導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇財(cái)政部電子檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1. 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》正式實(shí)施的時(shí)間是（）。

A．2017年12月11日 B．2017年1月1日

C．2017年7月1日 D．2017年1月1日

2.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)的部門應(yīng)是（）。

A．單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)

B．單位的檔案機(jī)構(gòu)或檔案人員所屬機(jī)構(gòu)

C．單位的人力資源機(jī)構(gòu)

D．單位的有關(guān)業(yè)務(wù)部門

3.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。這里所說(shuō)的單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案的時(shí)間應(yīng)為（）。

A．1.5年 B．半年 C．2年 D．1年

4. 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)也是一種重要的會(huì)計(jì)檔案，它的編制部門是（）。

A．單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu) B．單位行政辦公室

C．單位人力資源部門 D．單位檔案管理機(jī)構(gòu)

5.根據(jù)規(guī)定，負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作的部門應(yīng)是（）。

A．單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu) B．單位辦公室

C．單位人力資源部門 D．單位檔案管理機(jī)構(gòu)

6.根據(jù)規(guī)定，屬于企業(yè)永久保存的會(huì)計(jì)檔案是（）。

A．總賬 B．銀行對(duì)賬單

C．財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

7.根據(jù)規(guī)定，保存期為30年的會(huì)計(jì)檔案是（）。

A．總賬 B．銀行對(duì)賬單

C．財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

8.下列不屬于永久保管的會(huì)計(jì)檔案是（ ）

A．總賬 B．會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

C．年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

9.保存期為30年的會(huì)計(jì)檔案并不少，但（）例外。

A．總賬 B．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)

C．會(huì)計(jì)憑證 D．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

10. 關(guān)于會(huì)計(jì)檔案所涵蓋的范圍，以下說(shuō)法正確的是（）。

A．會(huì)計(jì)檔案，即為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

B．會(huì)計(jì)檔案既包括紙質(zhì)的會(huì)計(jì)資料，也包括一些電子的會(huì)計(jì)資料

C．由于銀行對(duì)賬單和銀行存款余額調(diào)節(jié)表均不屬于企事業(yè)單位的原始憑證，所以它們也就不屬于會(huì)計(jì)檔案資料

D．財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位等的基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)（決算）不屬于會(huì)計(jì)檔案資料

11.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書，以下說(shuō)法錯(cuò)誤的是（）。

A．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書均應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)填制

B．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書均屬于會(huì)計(jì)檔案資料

C．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書的保管期限并不完全相同

D．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書產(chǎn)生（或填制）的時(shí)間并不一致，涉及的當(dāng)事人也不完全相同

12.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案，以下說(shuō)法正確的是（）。

A．總賬、明細(xì)賬是會(huì)計(jì)檔案，而固定資產(chǎn)卡片和輔助賬不是會(huì)計(jì)檔案

B．銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷，單位負(fù)責(zé)人不需要在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

C．對(duì)各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷的部門是立檔單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員

D．根據(jù)規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管半年

13.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的銷毀，以下說(shuō)法錯(cuò)誤的是（）。

A.保管期滿未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不得銷毀

B.正在建設(shè)期間的建設(shè)單位會(huì)計(jì)檔案不得銷毀

C.會(huì)計(jì)檔案銷毀需要單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

D.會(huì)計(jì)檔案銷毀需要單位檔案管理機(jī)構(gòu)與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷

14. 關(guān)于會(huì)計(jì)檔案保管，以下說(shuō)法錯(cuò)誤的是（）。

A. 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為十年和三十年

B.會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起

C.單位的總賬和年度財(cái)務(wù)報(bào)告均屬于永久保存的會(huì)計(jì)檔案

D.會(huì)計(jì)檔案的保管辦法所規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限

15. 按照規(guī)定，主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作，并共同制定全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度，對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)的部門，是指（）。

A.財(cái)政部 B. 國(guó)家檔案局

C. 財(cái)政部和國(guó)家檔案局 D. 人大財(cái)經(jīng)委員會(huì)和檔案部門

16. 關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案，以下說(shuō)法錯(cuò)誤的是（）。

A. 電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交

B. 屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料，必須屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案

C.電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷

D.檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全

二、多項(xiàng)選擇題（每題2分，共計(jì)34分）

1.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告屬于會(huì)計(jì)檔案的一個(gè)重要內(nèi)容，而這里所說(shuō)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告具體包括（ ）。

A.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 B.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

C.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

2. 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的依據(jù)是（ ）。

A．《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》 B．《中華人民共和國(guó)預(yù)算法》

C．《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》 D．《中華人民共和國(guó)檔案法》

3.《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》使用的范圍包括（ ）。

A．國(guó)家機(jī)關(guān) B．社會(huì)團(tuán)體 C．企事業(yè)單位 D．其他組織

4. 對(duì)于會(huì)計(jì)賬簿，以下屬于會(huì)計(jì)檔案的包括（ ）。

A．總賬、明細(xì)賬 B．有關(guān)輔賬簿

C．日記賬 D．固定資產(chǎn)卡片

5.對(duì)于會(huì)計(jì)憑證，以下屬于會(huì)計(jì)檔案的包括（ ）。

A．原始憑證 B．文件與合同

C．記賬憑證 D．預(yù)算

6. 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中所規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容有很多，比如其他會(huì)計(jì)資料就包括（ ）等。

A．銀行存款余額調(diào)節(jié)表 B．銀行對(duì)賬單

C．納稅申報(bào)表 D．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)

7.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存并形成電子會(huì)計(jì)檔案，必須同時(shí)滿足許多條件，這些包括（ ）。

A．形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸

B．能夠采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改

C．形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

D．能夠建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響

8.單位在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)進(jìn)行移交。以下屬于正確說(shuō)法的是（ ）。

A．紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝

B．電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定

C．特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交

D．單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)

9.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為（ ）。

A．10年 B．30年 C．20年 D．15年

10.單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，并組織單位有關(guān)部門共同進(jìn)行，這些部門應(yīng)當(dāng)包括（ ）。

A．會(huì)計(jì) B．審計(jì) C．紀(jì)檢監(jiān)察 D．有關(guān)業(yè)務(wù)部門

11. 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，包括擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。為了明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)還需要有關(guān)機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員簽署相關(guān)意見。這些機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員包括（ ）等。

A．單位負(fù)責(zé)人 B．檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人

C．會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 D．檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人

12.根據(jù)規(guī)定，單位電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由以下部門共同派員監(jiān)銷完成（ ）。

A．單位檔案管理機(jī)構(gòu) B．單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)

C．單位信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu) D．單位人力資源部門

13.對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證，以下說(shuō)法正確的是（ ）。

A．不得銷毀

B．紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷

C．電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存

D．涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證需要保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止

14.根據(jù)規(guī)定，對(duì)于單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)資料中予以列明。這些資料包括（ ）。

A．會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書 B．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

C．財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

15. 單位因分立原因會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的保管發(fā)生一定的變化，以下說(shuō)法正確的是（ ）。

A．單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案

B．單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案

C．單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)

D．單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由中介機(jī)構(gòu)保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)

16. 對(duì)于單位之間交接會(huì)計(jì)檔案，以下說(shuō)法正確的是（ ）。

A．移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)

B．交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督

C．電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交

D．檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全

17.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案，以下說(shuō)法錯(cuò)誤的是（）。

A.會(huì)計(jì)檔案是各單位檔案的重要種類之一，也是國(guó)家全部檔案的重要組成部分

B.查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，可根據(jù)需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行拆封

C.凡是具備單獨(dú)會(huì)計(jì)核算的單位，都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案，這是會(huì)計(jì)檔案特征中的

普遍性所決定的

D. 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，只能保存磁性介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，不能保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案

三、判斷題（每題2分，本題共計(jì)50分）

1.會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。 （）

2. 由于財(cái)政部門屬于會(huì)計(jì)工作的主管部門，因此，財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作，制定全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度，對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 （）

3.縣級(jí)以下地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作,并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 （）

4.根據(jù)規(guī)定，單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位不可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。（）

5.《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中所規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案有很多，但是會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)屬于單位檔案的重要內(nèi)容，不屬于會(huì)計(jì)檔案所包括的內(nèi)容。 （）

6.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。 （）

7. 不管是行政單位，事業(yè)單位，還是企業(yè)，按照規(guī)定，固定資產(chǎn)卡片的保管期限應(yīng)為固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。 （）

8. 根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管1年，因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。但是單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)兩年。 （）

9. 根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案臨時(shí)保管期間，出于工作的需要，單位出納人員可以在此期間兼管會(huì)計(jì)檔案。 （）

10. 單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),符合要求的才能接收。 （）

11. 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。為了保證會(huì)計(jì)檔案的安全，單位保存的會(huì)計(jì)檔案一律不得對(duì)外借出。 （）

12.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。根據(jù)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限，是從會(huì)計(jì)檔案歸檔保管后的第一天算起。 （）

13．會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》所規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。 （）

14. 單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)牽頭進(jìn)行。 （）

15. 單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。對(duì)于保管期滿的會(huì)計(jì)檔案一定要進(jìn)行銷毀。 （）

16. 根據(jù)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案銷毀工作應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。但是對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)有信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)派員參與監(jiān)銷。 （）

17. 單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案。應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 （）

18.根據(jù)規(guī)定，單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由上級(jí)主管單位統(tǒng)一保管。 （）

19.根據(jù)規(guī)定，單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。 （）

20. 根據(jù)規(guī)定，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在建設(shè)項(xiàng)目達(dá)到預(yù)定使用狀態(tài)時(shí)及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 （）

21. 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。 （）

22. 一個(gè)單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，也適用于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。 （）

23.不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶，其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等不適用于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。 （）

篇2

【摘要】本文根據(jù)會(huì)計(jì)電算化檔案的特點(diǎn),分析了高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題,提出了加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】高校;會(huì)計(jì)電算化;檔案管理

會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料,具有不可再生的特點(diǎn),它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟(jì)工作責(zé)任和進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)在了解學(xué)校狀況、預(yù)測(cè)經(jīng)費(fèi)開支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)決策時(shí)都必須借助會(huì)計(jì)檔案記載的各種信息,會(huì)計(jì)檔案是高校必不可少的經(jīng)濟(jì)信息資源,具有極為重要的經(jīng)濟(jì)意義的法律意義。會(huì)計(jì)電算化在為我們提供快捷、高效服務(wù)的同時(shí),不同程度地存在著某些問(wèn)題。怎樣做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個(gè)新課題,需要不斷深入地研究和總結(jié)。

一、高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題

(一)會(huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整

目前大部分高校雖已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化,但由于對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來(lái)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,而沒(méi)有移交存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和開發(fā)使用的全套電算化會(huì)計(jì)的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進(jìn)行了會(huì)計(jì)軟件的升級(jí),而原有的會(huì)計(jì)軟件及資料卻未能及時(shí)進(jìn)行整理歸檔,隨著時(shí)間的推移,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用,會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性就得不到保證。會(huì)計(jì)電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務(wù)方式已經(jīng)制約了會(huì)計(jì)電算化檔案的利用,更無(wú)法適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案的改革發(fā)展。

(二)會(huì)計(jì)電算化檔案自身存在的問(wèn)題

1.機(jī)制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機(jī)制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會(huì)計(jì)主管等,但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會(huì)計(jì)憑證,內(nèi)容不完整,責(zé)任不明確。

2.備份打印輸出不及時(shí)。有些高校不及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出,過(guò)于依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ),沒(méi)有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料,從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3.硬件設(shè)施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的會(huì)計(jì)電算化檔案保護(hù)措施;沒(méi)有選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,沒(méi)有實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

(三)會(huì)計(jì)電算化檔案管理缺乏專門人員

會(huì)計(jì)電算化檔案管理要求管理人員既要懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),又要懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。目前許多高校比較重視教學(xué)和科研的人才引進(jìn),對(duì)檔案的管理不夠重視,有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案,遇有上級(jí)主管部門檢查時(shí)忙于應(yīng)付,檔案意識(shí)滯后。個(gè)別高校的檔案室多采用打開柜門,讓財(cái)務(wù)部門的同志自己查閱會(huì)計(jì)檔案,有的甚至沒(méi)辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱,既不符合會(huì)計(jì)檔案管理的要求,也無(wú)法滿足高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的信息需求。

(四)會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度有待完善

目前,國(guó)家關(guān)于會(huì)計(jì)電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等幾個(gè)文件,僅對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求而談,未提及會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題及其防范。隨著會(huì)計(jì)電算化的普及,會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容增多了,對(duì)環(huán)境的要求提高了,而很多高校沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這些變化,認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化,沒(méi)有及時(shí)修訂學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒(méi)有及時(shí)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化檔案保管人員的崗位職責(zé),也沒(méi)有及時(shí)采取相應(yīng)的保障措施來(lái)改善會(huì)計(jì)電算化檔案的保管環(huán)境等,會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問(wèn)題越來(lái)越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的要求。

二、加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的對(duì)策

(一)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)

各類檔案設(shè)備的購(gòu)建,專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案

管理制度的出臺(tái),都離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的積極支持。因此,會(huì)計(jì)人員一方面要大力宣傳國(guó)家的財(cái)經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章,增強(qiáng)大家的會(huì)計(jì)電算化檔案管理意識(shí);另一方面,積極主動(dòng)地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí),將會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作納入學(xué)校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經(jīng)費(fèi)投入,完善硬件環(huán)境,不斷升級(jí)軟件,確保會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行。

(二)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作,計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及又對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作者提出新的更高的要求,會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會(huì)計(jì)檔案的關(guān)鍵,針對(duì)目前高等學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)中,缺乏既懂檔案管理知識(shí)又精通財(cái)會(huì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才,不能適應(yīng)新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作需要的情況,高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng),進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù),不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。

(三)建立和健全會(huì)計(jì)電算化檔案管理的制度體系

國(guó)家制定系統(tǒng)的、細(xì)化的會(huì)計(jì)電算化檔案管理辦法,以法規(guī)制度的形式加以強(qiáng)制,在方法上指導(dǎo)各單位的會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作,是做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理的保障。財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認(rèn)為,目前高?？筛鶕?jù)財(cái)政部的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等管理規(guī)章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會(huì)計(jì)電算化檔案的管理制度體系,保證會(huì)計(jì)電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務(wù)。具體可以制訂以下制度:

1.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的定期備份制度。會(huì)計(jì)電算化檔案應(yīng)定期備份到磁性介質(zhì)。一般準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,并設(shè)立備份登記簿,登記備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表,應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤備份,交會(huì)計(jì)檔案保管員保管。注意應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),盡量少采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。

2.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化檔案,包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。要保存各版本的檔案?jìng)浞?并在存儲(chǔ)介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的種類和版本號(hào),同時(shí)標(biāo)注與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對(duì)應(yīng)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報(bào)表應(yīng)定期打印輸出,并由記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員等相關(guān)人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會(huì)計(jì)檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。

3.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放在兩個(gè)建筑物內(nèi),即對(duì)所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份,每份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,并貼上寫保護(hù),貼上封簽,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、刻錄的光盤等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等紙介質(zhì)檔案,按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等的簽章才能存檔保管,以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任,保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下,可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”欄中注明相應(yīng)的電子檔案的檔號(hào)及保存地址,以相互對(duì)照利用。

4.建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。每次調(diào)閱,必須有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督,根據(jù)調(diào)閱權(quán)限,在調(diào)閱登記簿中詳細(xì)登記調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和部門單位、調(diào)閱理由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會(huì)計(jì)檔案借出。本院教職工來(lái)調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意,由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。外單位人員來(lái)調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案,必須持有單位正式介紹信,經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后,由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性前提下,使會(huì)計(jì)電算化檔案得以充分利用。

5.建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制

度。針對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點(diǎn),在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意:對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施加以保護(hù);要有用戶設(shè)別控制管理;要有加密的機(jī)內(nèi)操作日志管理,監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制,防止越權(quán)使用。對(duì)于普通數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù),僅供一定需要的人員使用;而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等,則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。

6.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的銷毀制度。對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)電算化檔案,由檔案保管人員會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見,編制銷毀清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、卷號(hào)、數(shù)量、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容,單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊(cè)上簽署意見。銷毀時(shí),由單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷,并將實(shí)際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊(cè)進(jìn)行準(zhǔn)確核對(duì)。銷毀后,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字。對(duì)于保管期滿但涉及債權(quán)債務(wù)未了的、在建工程的、涉外業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案,均不得銷毀。

7.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的立卷制度?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定,各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。高校一般可以根據(jù)檔案保管年限和管理類別進(jìn)行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性,沒(méi)有國(guó)家政策的調(diào)整,一般不予變更。

8.建立會(huì)計(jì)電算化各管理崗位責(zé)任制度。主要內(nèi)容包括:根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求設(shè)置各工作崗位的職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn);各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對(duì)各會(huì)計(jì)電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項(xiàng)工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

9.建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負(fù)責(zé)制;提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

10.建立會(huì)計(jì)電算化檔案移交制度。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時(shí),要按移交清冊(cè)逐項(xiàng)移交,接替人員要逐項(xiàng)核對(duì)點(diǎn)收,交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊(cè)上簽名。移交清冊(cè)應(yīng)當(dāng)一式三份,交接雙方各執(zhí)一份,存檔一份。

隨著高校會(huì)計(jì)電算化的不斷深入,高校應(yīng)充分重視會(huì)計(jì)電算化檔案的管理,不斷解決存在的問(wèn)題?？梢岳脮?huì)計(jì)電算化檔案的數(shù)據(jù)信息,設(shè)計(jì)和建立一套高校管理與決策的支持系統(tǒng),以充分實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化檔案的再利用。良好的會(huì)計(jì)檔案管理是保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用,更好地為決策服務(wù)的保證。

【主要參考文獻(xiàn)】

[1]財(cái)政部,國(guó)家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法.1998.

[2]財(cái)政部.會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范.1996.

篇3

[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)；檔案管理；事業(yè)單位

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）08-0209-01

1 會(huì)計(jì)檔案的分類

會(huì)計(jì)檔案主要記錄與單位業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)相關(guān)的重要資料、各種收據(jù)和歷史記錄等，方便單位查證和核算，包括會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證以及財(cái)務(wù)相關(guān)報(bào)告。主要有以下幾類。

（1）會(huì)計(jì)憑證類：匯總憑證、賬目憑證、原始憑證以及其他會(huì)計(jì)憑證。

（2）會(huì)計(jì)賬簿類：日記賬、輔助賬簿、明細(xì)賬目、總賬目、固定資產(chǎn)卡以及其他會(huì)計(jì)賬簿。

（3）財(cái)務(wù)報(bào)告類：年度、季度和月度的財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附注、附表和相關(guān)文字說(shuō)明等。

（4）其他類：銀行對(duì)賬單、銀行款項(xiàng)調(diào)節(jié)表、會(huì)計(jì)檔案流向清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案注銷清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案托管清冊(cè)以及其他需要留檔的會(huì)計(jì)核算相關(guān)資料。

2 當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 電子數(shù)據(jù)檔案應(yīng)用不廣

隨著會(huì)計(jì)電算化的推進(jìn)，大部分事業(yè)單位都放棄了舊式手工紙質(zhì)記賬方式，而采用電算化進(jìn)行會(huì)計(jì)工作，給會(huì)計(jì)核算工作帶了諸多便利。財(cái)政部門專門頒布的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，進(jìn)一步明確了會(huì)計(jì)電算化的重要性，并詳細(xì)定義了電算化會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，規(guī)范了電算化會(huì)計(jì)檔案的管理防護(hù)工作，要求做好防潮、防火、防塵和防磁細(xì)節(jié)，養(yǎng)成備注雙份重要會(huì)計(jì)檔案的自主意識(shí)，以備查證。但是，目前仍有很多單位因?yàn)殡娮釉O(shè)備和工作人員自身問(wèn)題等各種原因，忽視電子數(shù)據(jù)備份的重要性，只是把計(jì)算機(jī)打印的賬本和憑單等歸納到會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，沒(méi)有做好雙份備注工作。也有些單位單純依賴計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)備份，一旦電腦出現(xiàn)故障就可能造成備份數(shù)據(jù)丟失，或者財(cái)務(wù)軟件更新后未保存原有數(shù)據(jù)，致使電子數(shù)據(jù)無(wú)法查閱。

2.2 部門預(yù)算方法新形勢(shì)的要求

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》于1999年1月1日實(shí)施，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，其中的部分規(guī)定已無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)需求。2002年，我國(guó)已經(jīng)開始全面實(shí)行部門預(yù)算，所有事業(yè)單位都實(shí)行了編制部門預(yù)算方法，這種部門預(yù)算方法在事業(yè)單位中得到廣泛接受和實(shí)施，并取得良好反響。部門預(yù)算方法統(tǒng)一和規(guī)范了編制預(yù)算辦法，使財(cái)政保障的程度顯著升高，有效促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)事業(yè)的和諧發(fā)展。在事業(yè)單位實(shí)行部門預(yù)算方法時(shí)，進(jìn)行的“二上二下”編程會(huì)產(chǎn)生一系列對(duì)應(yīng)的輸出表，是部門預(yù)算的相關(guān)細(xì)則業(yè)務(wù)材料，在會(huì)計(jì)工作中的意義重大，有著較強(qiáng)的可比性和連貫性，如果只是保存其文書檔案的話，無(wú)法對(duì)財(cái)務(wù)情況進(jìn)行準(zhǔn)確、有效地分析利用。

2.3 會(huì)計(jì)檔案管理工作主管部門不明確

很多企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理的主管部門是由出納兼任的，明顯違反了行業(yè)規(guī)則。在實(shí)際會(huì)計(jì)工作中，主管部門很少關(guān)注《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，檔案部門的年度檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)也沒(méi)有將會(huì)計(jì)檔案人員包括在內(nèi)，會(huì)計(jì)檔案管理處于無(wú)人管束的境地。企業(yè)的會(huì)計(jì)工作很受重視，每年都會(huì)投入資金對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這些培訓(xùn)雖然偶爾會(huì)涉及會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容，但大都偏重于理論方面，缺乏實(shí)踐指導(dǎo)意義。這導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量不高，檔案封面信息填寫不齊全，裝訂不夠規(guī)范，檔案分類歸納不夠到位，很多檔案沒(méi)有目錄或者目錄不夠詳細(xì)，使得會(huì)計(jì)檔案管理的處于混亂狀態(tài)。

2.4 單位財(cái)務(wù)部門和檔案部門職責(zé)不明確

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫且由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管?！焙芏鄦挝浑m然設(shè)立了檔案機(jī)構(gòu)單位，但是會(huì)計(jì)檔案仍然由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行保存，由于檔案機(jī)構(gòu)處理的檔案比較繁多，很難及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行及時(shí)歸檔和整理，會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，這樣的處理方法明顯不妥，影響到檔案的處理有效性。

3 如何解決會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題

3.1 加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的管理

會(huì)計(jì)的信息化程度越來(lái)越高，電子檔案比紙質(zhì)檔案有更多的優(yōu)勢(shì)，很多檔案都以電子檔案的形式保存，但把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并不意味著檔案管理工作的結(jié)束，還應(yīng)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》的要求，對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，根據(jù)檔案重要性的不同，選擇電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)。載有會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的光盤和磁盤應(yīng)該放在防潮防磁的容器里。

3.2 修訂會(huì)計(jì)管理辦法的規(guī)范操作制度

應(yīng)該擴(kuò)大對(duì)賬單的定義，不僅僅局限于銀行出具的對(duì)賬單，部門預(yù)算表也應(yīng)該納入會(huì)計(jì)檔案中，使會(huì)計(jì)檔案起到還原企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和組織活動(dòng)歷史畫面的作用。

3.3 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)

人才是企業(yè)發(fā)展的源動(dòng)力，對(duì)于會(huì)計(jì)部門也是如此。財(cái)政部門和檔案部門應(yīng)定期對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理人員檔案分類、立卷、裝訂、移動(dòng)、編寫目錄等具體操作，把會(huì)計(jì)檔案管理納入企業(yè)日常工作檢查中。

主要參考文獻(xiàn)

篇4

會(huì)計(jì)委派制是由政府部門和產(chǎn)權(quán)管理部門以所有者身份，委派會(huì)計(jì)代表政府和產(chǎn)權(quán)管理部門監(jiān)督國(guó)有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)管理的一種制度。實(shí)行會(huì)計(jì)委派制度是我國(guó)會(huì)計(jì)管理工作中的新生事物，是對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)委派制有兩種形式，一種叫“會(huì)計(jì)委派直接管理”，另一種叫“財(cái)務(wù)集中制”。

1.“會(huì)計(jì)委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會(huì)計(jì)人員。在這種形式下，委派對(duì)象大多是單位的財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)，管理方式大多采用直接管理，即對(duì)會(huì)計(jì)人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動(dòng)等實(shí)行集中統(tǒng)一管理，會(huì)計(jì)人員獨(dú)立，并實(shí)行在單位之間定期輪崗制度。

2.“財(cái)務(wù)集中制”形式。即在基層成立行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財(cái)務(wù)自、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，不配備會(huì)計(jì)人員，只設(shè)報(bào)賬員，將招考來(lái)的會(huì)計(jì)的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會(huì)計(jì)人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會(huì)計(jì)核算權(quán)從單位行政管理權(quán)分離出來(lái)，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)告，保管會(huì)計(jì)檔案等財(cái)務(wù)活動(dòng)，實(shí)行“集中管理，分戶核算”，融會(huì)計(jì)服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。委托單位資金的所有權(quán)、審批權(quán)、使用權(quán)不變，委托單位有權(quán)向會(huì)計(jì)核算中心查詢本單位的財(cái)務(wù)狀況、資金結(jié)余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權(quán)的范圍內(nèi)對(duì)單位資金享有財(cái)務(wù)核算權(quán)和資金使用的監(jiān)督權(quán)，無(wú)支配和使用權(quán)。

目前，會(huì)計(jì)委派制下會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀大致是：

一、委派會(huì)計(jì)受財(cái)政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進(jìn)行會(huì)計(jì)工作，所形成的會(huì)計(jì)檔案由委派會(huì)計(jì)整理立卷，會(huì)計(jì)檔案實(shí)體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級(jí)，會(huì)計(jì)檔案管理方式卻發(fā)生了變化。各村的財(cái)務(wù)全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會(huì)計(jì)統(tǒng)一核算、報(bào)賬，各村形成的會(huì)計(jì)檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會(huì)計(jì)檔案。

二、會(huì)計(jì)集中核算地區(qū)或部門，在會(huì)計(jì)核算中心形成的會(huì)計(jì)檔案由核算中心進(jìn)行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會(huì)計(jì)檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定》及時(shí)向委托單位返回，而是自行保管。由于會(huì)計(jì)核算中心是新成立的機(jī)構(gòu)，大多是租用或騰出幾間房當(dāng)做辦公的地方，辦公用房十分緊張，報(bào)銷、辦公擠在一起，沒(méi)有專門的會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房和專門的檔案員，加之各單位的報(bào)賬人員頻繁往來(lái)，環(huán)境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會(huì)計(jì)檔案也基本沒(méi)有規(guī)范整理，混亂堆放在柜子里。

綜上所述，不難看出會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案管理仍存在一些問(wèn)題，其主要表現(xiàn)為：

1.有的會(huì)計(jì)核算中心沒(méi)有或不及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案。這不符合《檔案法》特別是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)核算中心成立后形成的會(huì)計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而形成的，盡管會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門類，應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。

2.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒(méi)有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。”然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成大量的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

3.會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視制訂詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒(méi)有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無(wú)目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

4.財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來(lái)新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無(wú)論財(cái)政部門還是檔案部門都沒(méi)有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒(méi)有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只管會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問(wèn)津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

5.會(huì)計(jì)檔案管理制度亟待完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒(méi)有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。

針對(duì)會(huì)計(jì)管理體制的改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)的上述問(wèn)題，筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作：

1.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

篇5

關(guān)鍵詞：電子發(fā)票；高校財(cái)務(wù)管理；挑戰(zhàn)

電子發(fā)票的應(yīng)用可簡(jiǎn)化報(bào)銷流程，提升效率，節(jié)約成本，但是在使用過(guò)程中也存在易偽造、監(jiān)管難、重復(fù)報(bào)銷等難題。如何克服這些難題將是高校財(cái)務(wù)所面臨和必須迎接的挑戰(zhàn)。

一、電子發(fā)票概述

2012年以來(lái)，國(guó)家財(cái)政部開始推行為財(cái)政票據(jù)電子化工作，旨在提高票據(jù)監(jiān)管能力。目前，已有許多高校和財(cái)政廳有關(guān)單位在使用財(cái)政電子發(fā)票。在財(cái)政部和國(guó)家檔案局為電子發(fā)票的技術(shù)實(shí)現(xiàn)制定了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，2015年年底，國(guó)家稅務(wù)總局在全國(guó)范圍內(nèi)推行增值稅電子發(fā)票，并在2016年年初開出了第一張電子發(fā)票；從此，電子發(fā)票逐漸在各行各業(yè)被頻繁使用。

二、電子發(fā)票的優(yōu)勢(shì)分析

（一）對(duì)于票據(jù)使用方，電子發(fā)票節(jié)約成本。傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票帶來(lái)了大量的票據(jù)管理工作，需票據(jù)專管員按照規(guī)定流程領(lǐng)購(gòu)、使用、核銷、保管和銷毀票據(jù)而言，而電子發(fā)票不僅大大節(jié)約人力物力財(cái)力上的成本，而且避免了上述的繁雜流程，減少了不必要的錯(cuò)誤。（二）對(duì)于票據(jù)印制發(fā)售方，電子發(fā)票減少了傳統(tǒng)發(fā)票印刷、庫(kù)存管理、發(fā)票發(fā)售、發(fā)票開具等各環(huán)節(jié)的工作量，使發(fā)票的管理工作簡(jiǎn)單化。（三）快捷安全。電子發(fā)票符合無(wú)紙化和即時(shí)電子商務(wù)的特點(diǎn)，它可以在交易完成時(shí)及時(shí)向消費(fèi)者提供發(fā)票，提高服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)提高工作效率。（四）便于存儲(chǔ)管理。電子發(fā)票以信息方式存儲(chǔ)，可以在線檢查、下載和打印，便于查詢和保存，不需要特殊的存放地點(diǎn)，用戶也不需要考慮發(fā)票的損壞和丟失。

三、電子發(fā)票在高校財(cái)務(wù)管理應(yīng)用中面臨的挑戰(zhàn)

（一）如何鑒別電子發(fā)票的真實(shí)性和唯一性伴隨著電子發(fā)票的頻繁使用，財(cái)務(wù)人員接觸到的電子發(fā)票越來(lái)越多，但是目前高校財(cái)務(wù)工作仍以紙質(zhì)發(fā)票為主。另外，基于電子發(fā)票可重復(fù)打印的特點(diǎn)，電子發(fā)票是否已報(bào)銷尚無(wú)行之有效的方法。這就給財(cái)務(wù)人員的賬務(wù)處理提出了很大的挑戰(zhàn)。（二）如何將電子發(fā)票與高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)對(duì)接隨著高校財(cái)務(wù)信息化程度的不斷提高，更多的財(cái)務(wù)軟件在建立了以大數(shù)據(jù)云服務(wù)等技術(shù)為特征的技術(shù)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，并與主要的電子商務(wù)交易平臺(tái)相連接，主要為實(shí)現(xiàn)開票、流轉(zhuǎn)、收款、報(bào)銷等程序上的無(wú)縫連接。那么，如何避免重復(fù)報(bào)銷和虛假入賬，并將電子發(fā)票與高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)相連接，是當(dāng)前高校財(cái)務(wù)報(bào)銷工作中的最大難點(diǎn)。（三）如何將電子發(fā)票與高校財(cái)務(wù)收入系統(tǒng)對(duì)接高校目前的主要收入來(lái)自于財(cái)政撥款收入、捐贈(zèng)收入、學(xué)費(fèi)收入等方面。在電子金融票據(jù)，尤其是非稅收入票據(jù)日益普及的情況下，高校財(cái)務(wù)管理所面臨的問(wèn)題是如何將電子發(fā)票與高校財(cái)務(wù)收入系統(tǒng)對(duì)接。雖然目前已有許多高校在使用電子發(fā)票，但電子發(fā)票想要作為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的原始憑證，就必須下載和打印，并加蓋專門的財(cái)務(wù)印章才可以。據(jù)了解，陜西省高校財(cái)務(wù)收入系統(tǒng)尚未與非稅收入電子發(fā)票實(shí)現(xiàn)電子化對(duì)接，而應(yīng)用電子化處理尚在電子發(fā)票的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中。（四）如何進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案的管理隨著電子發(fā)票的日漸普及，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案保管的方式受到了沖擊。2015年12月，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》由財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合，2016年1月1日起正式開始實(shí)施，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確了對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案與會(huì)計(jì)資料的具體管理要求。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案涉及確認(rèn)歸檔、查詢借閱、移交流轉(zhuǎn)、庫(kù)房保管等諸多程序，所以，當(dāng)前高校財(cái)務(wù)管理最緊迫的問(wèn)題就是如何建立有效的電子化檔案管理平臺(tái)，并與財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接。

四、電子發(fā)票在高校財(cái)務(wù)管理的前景展望

區(qū)塊鏈在本質(zhì)上是一種分布式的數(shù)據(jù)庫(kù)，在解決電子發(fā)票實(shí)際應(yīng)用方面提供了有力幫助。（一）區(qū)塊鏈技術(shù)可有效確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)的安全性在區(qū)塊鏈系統(tǒng)中，電子發(fā)票不能被篡改或偽造，這主要體現(xiàn)在電子發(fā)票記錄交易信息時(shí)將會(huì)被打包成塊并加密，同時(shí)，它將利用加密機(jī)制確保電子發(fā)票的唯一性，一旦電子發(fā)票被認(rèn)證，它將被廣播到所有節(jié)點(diǎn)中。（二）區(qū)塊鏈技術(shù)可有效解決重復(fù)報(bào)銷、虛假入賬難題利用區(qū)塊鏈技術(shù)交易數(shù)據(jù)不可篡改的特性，將發(fā)票、報(bào)銷、入賬等各個(gè)信息記錄在整個(gè)過(guò)程中，使得信息的輸入需要多方確認(rèn)，以便實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的高校流轉(zhuǎn)和使用的唯一性，解決其重復(fù)報(bào)銷、虛假入賬的問(wèn)題，從而維護(hù)各方利益。（三）區(qū)塊鏈技術(shù)助力電子會(huì)計(jì)檔案管理無(wú)紙化辦公是高校財(cái)務(wù)辦公的必然趨勢(shì)。使用電子發(fā)票時(shí)，使其內(nèi)外部分別與高校財(cái)務(wù)和供應(yīng)商對(duì)接，在逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一點(diǎn)錄入，全過(guò)程共享。如果這樣，電子會(huì)計(jì)檔案信息就面臨著被隨意訪問(wèn)、復(fù)制和篡改的風(fēng)險(xiǎn)。那么，可以利用區(qū)塊鏈的存儲(chǔ)、更新、分布式的數(shù)據(jù)記錄和去中心化機(jī)制，以及攻擊單個(gè)節(jié)點(diǎn)無(wú)法破壞或控制整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，解決會(huì)計(jì)檔案信息中被隨意訪問(wèn)、復(fù)制和篡改等相關(guān)問(wèn)題。目前，區(qū)塊鏈技術(shù)在電子發(fā)票管理中的運(yùn)用還處于探索階段，那么，財(cái)稅區(qū)塊鏈的建立便是跨行業(yè)融合的又一創(chuàng)新，這就需要考究技術(shù)的前沿性和儲(chǔ)備性，積極把握區(qū)塊鏈技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，為區(qū)塊鏈技術(shù)在財(cái)稅管理的應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]韋蔚.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校財(cái)務(wù)工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)——以電子發(fā)票為例[J].商業(yè)會(huì)計(jì),2017(08)

篇6

1 會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案的范圍擴(kuò)大了，管理的內(nèi)容也增加了，除了按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理外，還要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。電子會(huì)計(jì)檔案管理需要檔案管理人員不僅懂會(huì)計(jì)知識(shí)，還要具備較高的計(jì)算機(jī)軟硬件操作技能。目前，我國(guó)絕大部分企事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，會(huì)計(jì)檔案的管理工作比以前更加繁重，管理成本也提高了，具體表現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容增加，管理難度加大，需要的管理人員也相應(yīng)增加，并且對(duì)管理人員的素質(zhì)要求也提高了，會(huì)計(jì)檔案所占用的庫(kù)房面積也增加，生成、打印和保管會(huì)計(jì)檔案的機(jī)器設(shè)備投入更大。也就是說(shuō)，實(shí)現(xiàn)電算化后，會(huì)計(jì)檔案管理的人力、物力和財(cái)力等相應(yīng)增加，管理范圍增加了，難度加大了。會(huì)計(jì)電算化只是將會(huì)計(jì)人員從繁重的會(huì)計(jì)核算等工作中解放出來(lái)了，會(huì)計(jì)檔案管理的工作不但沒(méi)有減輕，反而更重了，難度更高了。

目前的會(huì)計(jì)檔案管理工作存在哪些問(wèn)題？我們?nèi)绾尾拍軠p輕會(huì)計(jì)檔案管理工作的任務(wù)，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率呢？

1.1 會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定不切實(shí)際。1999年1月1日施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為3年～25年的定期保管和永久保管?，F(xiàn)在的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，很多企業(yè)存續(xù)的時(shí)間很短，根據(jù)2013年8月份國(guó)家工商總局的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，中國(guó)企業(yè)的平均壽命6.09年，60%的中國(guó)企業(yè)平均壽命僅5年，中小企業(yè)的壽命就更短，平均壽命僅2.5年。而我們目前的法規(guī)規(guī)定會(huì)計(jì)檔案要保管15年、25年乃至永久，其實(shí)際意義究竟何在？作為法律責(zé)任的主要承擔(dān)者的企業(yè)已經(jīng)不復(fù)存在，檔案留著還有什么用？即使有法律責(zé)任要追溯，向誰(shuí)追溯？這一規(guī)定顯然與目前的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)不符，特別是對(duì)中小企業(yè)和民營(yíng)企業(yè)更是不切實(shí)際。國(guó)有企業(yè)和大型的企業(yè)集團(tuán)存續(xù)時(shí)間稍長(zhǎng)，平均壽命也不過(guò)7年～8年，當(dāng)然也不排除像“同仁堂”、“六必居”這樣的百年企業(yè)，但這樣的企業(yè)在中國(guó)屈指可數(shù)。

同時(shí)，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十三條規(guī)定，單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。很多中小企業(yè)沒(méi)有業(yè)務(wù)主管部門，那么，這些已經(jīng)終止的中小企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該由檔案館代管，或者由財(cái)產(chǎn)所有者代管。但保管這些會(huì)計(jì)檔案是需要成本的，這個(gè)成本由誰(shuí)來(lái)承擔(dān)？檔案館的人員和空間也是非常有限的，已注銷企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案全部由檔案館來(lái)代管顯然是不現(xiàn)實(shí)的。財(cái)產(chǎn)所有者通常認(rèn)為企業(yè)已經(jīng)沒(méi)有了，與企業(yè)有關(guān)的法律責(zé)任也應(yīng)該終止了。會(huì)計(jì)檔案“是扔還是留”也是很多業(yè)內(nèi)人士的困惑，實(shí)際情況是，隨著企業(yè)的注銷，很多企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案也就慢慢散失了。

1.2 會(huì)計(jì)檔案管理方式不統(tǒng)一。盡管很多會(huì)計(jì)人員都知道紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該并存，但是究竟哪些會(huì)計(jì)檔案需要紙質(zhì)保存，是原始憑證？還是會(huì)計(jì)報(bào)告？或者是全部的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案？實(shí)際的情況是，有的企業(yè)保留了所有的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和對(duì)應(yīng)的電子會(huì)計(jì)檔案，有的企業(yè)只保留了電子會(huì)計(jì)檔案，當(dāng)稅務(wù)部門來(lái)檢查時(shí)，再把所有的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案打印出來(lái)。但是，有的企業(yè)又反映稅務(wù)局查賬的時(shí)候根本不看打印的賬本，只看手工賬。還有電子會(huì)計(jì)檔案要定期備份，哪些電子會(huì)計(jì)檔案需要定期備份？用什么介質(zhì)備份？多久備份一次？眾說(shuō)紛紜，這就給企業(yè)的會(huì)計(jì)人員造成很大困惑，不知何去何從。

1.3 會(huì)計(jì)檔案銷毀工作不及時(shí)?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條規(guī)定，保管期滿的會(huì)計(jì)檔案可以進(jìn)行鑒定后銷毀。但是在實(shí)踐中，保管期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定銷毀的企業(yè)寥寥無(wú)幾。以鄭州市的二十幾家大型企業(yè)為例，廠齡40年左右的有6家企業(yè)，超期保存的會(huì)計(jì)檔案占所有會(huì)計(jì)檔案的60%左右，廠齡在30年左右的12家企業(yè)，超期保存的會(huì)計(jì)檔案占所有會(huì)計(jì)檔案的40%左右。這些占用了大量庫(kù)房和檔案管理人員的檔案平時(shí)也很少被利用，被調(diào)查企業(yè)都希望銷毀這些期滿的會(huì)計(jì)檔案以節(jié)約管理成本。但是會(huì)計(jì)檔案的銷毀要按規(guī)定的程序進(jìn)行，在銷毀前要申請(qǐng)、造冊(cè)和鑒定等一系列繁雜的程序，特別是鑒定工作，不僅工作量大，而且沒(méi)有統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，如果會(huì)計(jì)檔案一旦鑒定不當(dāng)而銷毀，法律責(zé)任誰(shuí)來(lái)承擔(dān)？這一系列問(wèn)題不僅使期滿會(huì)計(jì)檔案不能及時(shí)銷毀，占用大量庫(kù)房，而且使得查找和利用會(huì)計(jì)檔案也變得十分困難。

1.4 會(huì)計(jì)檔案管理成本過(guò)高。一張張的光盤、磁盤等電子會(huì)計(jì)檔案日益增加，并且還要定期備份，這些電子會(huì)計(jì)檔案的保管對(duì)庫(kù)房環(huán)境和管理人員的素質(zhì)要求更高。另外，還要再把這些電子會(huì)計(jì)檔案打印出來(lái)，不僅耗費(fèi)電腦、打印機(jī)、紙張，勞力費(fèi)神，而且厚厚的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案也占用大量的庫(kù)房。特別是那些公共服務(wù)行業(yè)，比如銀行、保險(xiǎn)公司和通訊行業(yè)每年的業(yè)務(wù)量巨大，需要大量的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證。僅以中國(guó)人保財(cái)險(xiǎn)為例，僅2012年其資金支出業(yè)務(wù)量就超過(guò)3000萬(wàn)筆，使用發(fā)票數(shù)量超過(guò)7000多萬(wàn)張，再加上相應(yīng)的紙張、倉(cāng)儲(chǔ)、運(yùn)輸、打印裝訂和人工成本，管理成本超過(guò)千萬(wàn)元。推及開來(lái)，整個(gè)保險(xiǎn)行業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理成本會(huì)有多高，整個(gè)中國(guó)企事業(yè)單位的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理成本又有多高呢？耗費(fèi)巨大的財(cái)力、物力和人力，而這一切與我們目前一直倡導(dǎo)的“低碳會(huì)計(jì)”、“綠色會(huì)計(jì)”背道而馳。目前，會(huì)計(jì)檔案管理存在上述諸多問(wèn)題，那么，會(huì)計(jì)檔案管理該何去何從？會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化將解決以上這些問(wèn)題，是會(huì)計(jì)檔案管理的未來(lái)趨勢(shì)。

2 會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化就是將所有的原始憑證通過(guò)影像掃描、電子簽名、OCR等先進(jìn)的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成電子文件，通過(guò)會(huì)計(jì)軟件而隨之生成的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)檔案都以電子文件的形式出現(xiàn)和管理。只保留極少數(shù)重要的原始憑證紙質(zhì)檔案，原始憑證也不再附在記賬憑證后面作為附件來(lái)裝訂，不需要打印紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。即從原始憑證的輸入開始一直到最后的財(cái)務(wù)報(bào)告的生成，整個(gè)流程都通過(guò)電腦來(lái)完成，全程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化采集和數(shù)字化處理。日常活動(dòng)也都通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來(lái)獲取、查找、利用和管理會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案節(jié)省空間。會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)全程數(shù)字化后，每年的會(huì)計(jì)檔案只有幾張光盤（或磁盤等）和一本原始憑證，數(shù)字化前每個(gè)月的會(huì)計(jì)檔案都比這個(gè)要多不知多少倍。以一個(gè)小型企業(yè)最低限度來(lái)估算，每年至少也需要12本憑證，一本總賬，兩本日記賬和一本活頁(yè)式的明細(xì)賬，財(cái)務(wù)報(bào)告幾十頁(yè)吧。相比之下，是不是節(jié)省了很多存放空間，這里只是列舉了一個(gè)小型企業(yè)，那么大中型企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案更多，可能是小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的幾倍到幾十倍。數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案為我們節(jié)省了巨大空間，一間庫(kù)房存放幾十年的會(huì)計(jì)檔案都綽綽有余，不像現(xiàn)在很多企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案室爆滿，需要好幾間甚至十幾間庫(kù)房來(lái)存放，而且成堆的檔案，很難查找和管理。

2.2 數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案方便查找和管理。會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，一切會(huì)計(jì)檔案都可通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查找、統(tǒng)計(jì)分析、計(jì)算和管理，實(shí)現(xiàn)了資源共享，大大提高了工作效率，也提高了檔案的利用率，同時(shí)也避免了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。比如需要查找一張2年前的原始憑證，我們只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)定查找內(nèi)容，就可以看到這張憑證的具體內(nèi)容和存放地點(diǎn)，只需幾分鐘的時(shí)間便可做到。同樣，對(duì)于保管到期需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，可以先在電腦上進(jìn)行銷毀前的鑒定，不需要一本本地翻閱紙質(zhì)憑證和賬本，節(jié)省了大量時(shí)間和勞力。

2.3 數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案大大節(jié)省了管理成本。數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案不但節(jié)省存放空間，方便查找和管理，而且也節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。由于土地資源的稀缺，房?jī)r(jià)不斷上漲，在這個(gè)寸土寸金的時(shí)代，節(jié)省了存放空間就等于節(jié)省了資金。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化可以減少大量紙質(zhì)憑證、賬簿和報(bào)表的打印、傳遞、裝訂和保管成本，也符合國(guó)家“十二五”規(guī)劃提出的綠色、低碳發(fā)展理念。2012年底，中國(guó)電信廣東省分公司和中國(guó)聯(lián)通兩家企業(yè)率先開展了會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的試點(diǎn)工作，中國(guó)電信廣東省分公司已從中嘗到了甜頭，每年帶來(lái)直接經(jīng)濟(jì)效益約1000萬(wàn)元，眾多企業(yè)都翹首以盼實(shí)行檔案數(shù)字化管理。2013年12月，財(cái)政部印發(fā)了《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》，從2014年1月開始實(shí)施，這一法規(guī)的實(shí)施也加快了會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

3 會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化需要解決的問(wèn)題

3.1 數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的安全性。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的保密性、安全性非常重要，試想，正在傳輸數(shù)據(jù)突然出現(xiàn)死機(jī)，內(nèi)部會(huì)計(jì)信息對(duì)外泄露，未經(jīng)授權(quán)的人可以輕易獲取、篡改企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案，計(jì)算機(jī)遭受病毒侵襲，這對(duì)企業(yè)將是多大的損失。目前，財(cái)政部和國(guó)家檔案局已經(jīng)鼓勵(lì)中國(guó)聯(lián)通等企業(yè)開始了這方面的嘗試，我們也可以借鑒各商業(yè)銀行的經(jīng)驗(yàn)，銀行系統(tǒng)已經(jīng)在會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化方面先行了一步，取得一定的成績(jī)，可以采取統(tǒng)一身份認(rèn)證、設(shè)置權(quán)限、密碼保護(hù)、數(shù)據(jù)監(jiān)控等措施確保數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的安全性和保密性，同時(shí)還可以嘗試建立“災(zāi)難恢復(fù)中心”確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)萬(wàn)無(wú)一失。

3.2 會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的IT人才。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化不僅需要專業(yè)的會(huì)計(jì)知識(shí)，還需要較高水平的計(jì)算機(jī)技能，而我國(guó)目前這方面的人才非常短缺。全國(guó)各大高校至多設(shè)置了會(huì)計(jì)電算化這樣的常規(guī)課程，僅僅具備這一知識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在一般的企業(yè)中，基本沒(méi)有這方面的人才，只有很少數(shù)的大型企業(yè)通過(guò)自己研發(fā)，才培育出會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的專業(yè)IT人才。不過(guò)我們可以通過(guò)社會(huì)培訓(xùn)等方法來(lái)培育這方面的人才，為會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的早日實(shí)現(xiàn)鋪平道路。

篇7

1 “會(huì)計(jì)委派直接管理”形式

即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會(huì)計(jì)人員。在這種形式下，委派對(duì)象大多是單位的財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)，管理方式大多采用直接管理，即對(duì)會(huì)計(jì)人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動(dòng)等實(shí)行集中統(tǒng)一管理，會(huì)計(jì)人員獨(dú)立，并實(shí)行在單位之間定期輪崗制度。

2 “財(cái)務(wù)集中制”形式

即在基層成立行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財(cái)務(wù)自主權(quán)、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，不配備會(huì)計(jì)人員，只設(shè)報(bào)賬員，將招考來(lái)的會(huì)計(jì)的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會(huì)計(jì)人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會(huì)計(jì)核算權(quán)從單位行政管理權(quán)分離出來(lái)，取消各單位的銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)告，保管會(huì)計(jì)檔案等財(cái)務(wù)活動(dòng)，實(shí)行“集中管理，分戶核算”，融會(huì)計(jì)服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。

3 目前，會(huì)計(jì)委派制下會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)為：

3.1 有的會(huì)計(jì)核算中心沒(méi)有或不及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案

這不符合《檔案法》特別是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)核算中心成立后形成的會(huì)計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而形成的，盡管會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門類，應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。

3.2 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒(méi)有同步歸檔

會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。

”保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性。然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成大量的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

3.3 會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視制訂詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒(méi)有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無(wú)目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

3.4 會(huì)計(jì)檔案管理制度亟待完善

制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒(méi)有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。

4 針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的上述問(wèn)題，我認(rèn)為，醫(yī)院財(cái)務(wù)方面應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作：

4.1 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制

實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

4.2 加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量

會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

篇8

關(guān)鍵詞:高職院校 內(nèi)部控制 會(huì)計(jì)檔案 會(huì)計(jì)電算化

隨著高職院校教育資源整合力度的不斷加大，一院多區(qū)的財(cái)務(wù)核算工作量迅速提升。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用，替代傳統(tǒng)手工記賬，極大地提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，為加強(qiáng)會(huì)計(jì)的全面核算和監(jiān)督創(chuàng)造了有利條件，讓會(huì)計(jì)人員有更多的精力加強(qiáng)學(xué)院財(cái)務(wù)管理。但是在會(huì)計(jì)電算化建設(shè)中還存在著相應(yīng)的內(nèi)部控制措施不完善，會(huì)計(jì)電算化檔案保存不當(dāng)?shù)葼顩r。因而建立、健全適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度，進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)檔案管理，是當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化建設(shè)過(guò)程中不可忽視的重要工作。

一、會(huì)計(jì)電算化建設(shè)中存在的問(wèn)題

(一)會(huì)計(jì)核算流程和會(huì)計(jì)崗位設(shè)置尚未科學(xué)完善

傳統(tǒng)手工記賬方式下，憑證的填制、傳遞、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過(guò)具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章，會(huì)計(jì)賬簿由會(huì)計(jì)人員逐筆登錄，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理客觀實(shí)在。會(huì)計(jì)電算化方式下，憑證及會(huì)計(jì)科目的運(yùn)用由出納人員在憑證填制過(guò)程一次性錄入，會(huì)計(jì)人員在復(fù)核和記賬后系統(tǒng)自動(dòng)記賬，記賬憑證打印出來(lái)后由會(huì)計(jì)人員直接裝訂成冊(cè)。這就與《規(guī)范》中關(guān)于“打印出的機(jī)制記帳憑證要加蓋制單人員、審核人員、記帳人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員印章或者簽字”相違背。

傳統(tǒng)手工記賬方式下，財(cái)務(wù)崗位設(shè)置最少應(yīng)有出納、會(huì)計(jì)兩個(gè)崗位，像資產(chǎn)管理、收入核算等崗位等可由會(huì)計(jì)兼任。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，軟件的安裝、日常維護(hù)及數(shù)據(jù)庫(kù)的管理等構(gòu)成了電算化核算模式下的一項(xiàng)重要內(nèi)容。但當(dāng)前部分高職院校中懂財(cái)務(wù)知識(shí)又熟知計(jì)算機(jī)的財(cái)務(wù)人員比較少，有的學(xué)院由出納員兼任系統(tǒng)管理員，有的未設(shè)此崗位，或委托其他院系人員維護(hù)，這對(duì)財(cái)務(wù)信息的安全造成了相當(dāng)大的壓力。

(二)內(nèi)部管理制度尚未建全

據(jù)調(diào)查當(dāng)?shù)匚逅呗氃盒５臅?huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度建設(shè)情況，發(fā)現(xiàn)其中相當(dāng)一部分院校沒(méi)有《規(guī)范》中要求的管理制度。有些院校甚至憑證錄入人員、審核人員、記賬人員的用戶名和密碼都由一個(gè)人管理，或者審核記賬環(huán)節(jié)全由憑證錄入人員用其用戶名和密碼登陸系統(tǒng)后代為審核、記賬，這就失去了會(huì)計(jì)相互約束和監(jiān)督的職能，勢(shì)必造成違規(guī)事件發(fā)生。

(三)會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在漏洞

1、電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度尚不完善

在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，許多院校未根據(jù)財(cái)務(wù)核算模式的變化及時(shí)制定或修訂相關(guān)的電算化會(huì)計(jì)檔案制度。電算化會(huì)計(jì)檔案的制作、傳遞、查閱、保存等仍沿用以前手工記賬時(shí)的制度。

2、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不全面

檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力不高，制約著電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利發(fā)展。部分會(huì)計(jì)人員重紙質(zhì)檔案，輕電子檔案。部分院校只將打印出的紙質(zhì)檔案予以存檔，沒(méi)有將會(huì)計(jì)電算化的數(shù)據(jù)資料做二次異體存儲(chǔ)，一旦所用的計(jì)算機(jī)或服務(wù)器出現(xiàn)病毒或操作不當(dāng)，將對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)造成不可逆轉(zhuǎn)的破壞。

3、電算化會(huì)計(jì)檔案載體存在問(wèn)題

電算化條件下,會(huì)計(jì)檔案載體本身發(fā)生了巨大變化,它除了包括打印輸出的記賬憑證等紙制檔案外,還包括財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)及相關(guān)文檔資料。由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上,在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,這種通過(guò)技術(shù)手段實(shí)施的信息篡改、修改等違法行為具有很強(qiáng)的隱蔽性,發(fā)現(xiàn)難度非常大。

二、會(huì)計(jì)電算化建設(shè)的相關(guān)對(duì)策

(一)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，穩(wěn)步推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化建設(shè)

1、不斷提高會(huì)計(jì)人員會(huì)計(jì)電算化操作水平

不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)進(jìn)行知識(shí)更新，以勝任實(shí)際工作的需要?？山M織本單位會(huì)計(jì)人員分期分批進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化知識(shí)培訓(xùn)，逐步使多數(shù)會(huì)計(jì)人員掌握會(huì)計(jì)軟件的基本操作技能；具備條件的單位，使一部分會(huì)計(jì)人員能夠負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)軟件的維護(hù)，并培養(yǎng)部分會(huì)計(jì)人員逐步掌握會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作。

2、循序漸進(jìn)、逐步提高會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用水平

根據(jù)《規(guī)范》要求，各單位開展會(huì)計(jì)電算化工作，可根據(jù)具體情況，循序漸進(jìn)。例如：可先實(shí)現(xiàn)帳務(wù)處理、報(bào)表編制、往來(lái)帳款核算、工資核算等工作電算化，然后實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)核算等工作電算化，再進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)分析和財(cái)務(wù)管理工作電算化；在技術(shù)上，可先采用微機(jī)單機(jī)運(yùn)行，然后逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。也可根據(jù)單位實(shí)際情況，先實(shí)現(xiàn)工作量大、重復(fù)勞動(dòng)多、見效快項(xiàng)目的電算化，然后逐步向其它項(xiàng)目發(fā)展。

(二)進(jìn)一步優(yōu)化會(huì)計(jì)核算流程，完善會(huì)計(jì)崗位設(shè)置

嚴(yán)格按照《規(guī)范》要求，科學(xué)合理的設(shè)置會(huì)計(jì)崗位。在賬務(wù)核算過(guò)程通?？稍O(shè)出納、會(huì)計(jì)、系統(tǒng)管理員三個(gè)基本崗位，收入、票據(jù)、固定資產(chǎn)管理等崗位可根據(jù)會(huì)計(jì)相互牽制原則由上述人員兼任。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化的初始、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及軟件系統(tǒng)日常維護(hù)工作；出納員負(fù)責(zé)憑證的錄入、打印，現(xiàn)金及銀行日記賬的打印及日常保管工作；會(huì)計(jì)人員除由本人在財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中審核和記賬并初步核實(shí)科目和金額的正確性外，還應(yīng)將出納員傳遞的記賬憑證再次逐一審核，發(fā)現(xiàn)科目及內(nèi)容錯(cuò)誤要及時(shí)取消復(fù)核和記賬，讓出納員予以修正。

(三)完善與會(huì)計(jì)電算化核算方式相配套的內(nèi)部控制制度

1、制訂單位自己的《會(huì)計(jì)電算化工作實(shí)施細(xì)則》

細(xì)則中應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化核算方式下的崗位設(shè)置、內(nèi)部審計(jì)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)、計(jì)算機(jī)硬件等使用要求等做出詳細(xì)規(guī)定，并根據(jù)當(dāng)?shù)刎?cái)政部門的要求和國(guó)家政策的變化不斷修訂，讓財(cái)務(wù)人員在任何時(shí)期都能做到有規(guī)可依。

2、制定會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部審計(jì)制度

內(nèi)部審計(jì)是學(xué)院內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制的主要方式，制定電算化內(nèi)部審計(jì)操作規(guī)范，審查電算化會(huì)計(jì)帳務(wù)處理是否正確；審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，對(duì)不妥或錯(cuò)誤的的賬務(wù)處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整并分析原因；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法，防止發(fā)生非法修改電子數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。

(四)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理

1、完善和修訂單位《會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》

在細(xì)則中將會(huì)計(jì)電算化電子檔案及紙制檔案保存時(shí)限、保存介質(zhì)、存放環(huán)境、電子數(shù)據(jù)正確性和完整性的檢驗(yàn)措施、電子檔案移交方式給予詳細(xì)規(guī)定。建立健全相關(guān)規(guī)定是電算化會(huì)計(jì)檔案管理的最好保障。

2、定期打印整理各類會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表

紙制檔案便于保存，對(duì)于溫度、溫度、存放地點(diǎn)等比電子數(shù)據(jù)要求低，是當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化檔案信息的主要承載者。根據(jù)當(dāng)?shù)刎?cái)政部門要求及實(shí)際工作需要，主要打印如下會(huì)計(jì)賬簿：總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、收入明細(xì)賬、支出明細(xì)賬，往來(lái)款項(xiàng)明細(xì)賬；會(huì)計(jì)報(bào)表根據(jù)需要主要有收入支出總表、支出明細(xì)表、收入明細(xì)表、資產(chǎn)負(fù)債表等。

3、定期整理備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)

在一定的時(shí)間間隔內(nèi)（如一個(gè)會(huì)計(jì)年度），將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)完整備份存儲(chǔ)到移動(dòng)硬盤或光盤上，作雙備份或三備份。系統(tǒng)管理員應(yīng)將每次數(shù)據(jù)庫(kù)管理過(guò)程以電子文檔方式予以記錄，并作為會(huì)計(jì)檔案的一部分定期交會(huì)計(jì)檔案管理員予以保存。以便在計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)損壞后，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)，恢復(fù)原有的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

4、保證存儲(chǔ)介質(zhì)的存放環(huán)境良好

根據(jù)會(huì)計(jì)電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)注意將數(shù)據(jù)雙備份或三備份，注明會(huì)計(jì)檔案形成的時(shí)間及操作人員相關(guān)信息，存放于兩個(gè)或三個(gè)不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上。注意防潮、隔熱、防塵、防磁，對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案還應(yīng)定期進(jìn)行檢查復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽回的損失。

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)交互作用的“智能型”管理信息系統(tǒng)，是會(huì)計(jì)改革和會(huì)計(jì)工作現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)。健全和完善會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度,才能確保會(huì)計(jì)電算化工作在合法、健康、高效的軌道上運(yùn)行；而電算化會(huì)計(jì)檔案代表著未來(lái)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，我們應(yīng)該健全電算化會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理和控制，使電算化會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮出更大的作用。

參考文獻(xiàn):

[1]財(cái)政部:會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范.1996.6

[2]財(cái)政部:會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范.1996.6

篇9

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；電子檔案；傳統(tǒng)會(huì)計(jì)；紙質(zhì)檔案

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是手工勞動(dòng)形成的,電算化會(huì)計(jì)是用計(jì)算機(jī)來(lái)輔助會(huì)計(jì)核算和管理，是現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)領(lǐng)域的產(chǎn)物。它的主要特點(diǎn)是利用計(jì)算機(jī)輸入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)并校驗(yàn)數(shù)據(jù)的正確性，會(huì)計(jì)信息以不可見形式存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)載體中，同時(shí)也可以以靈活的方式及時(shí)滿足需要。軟件系統(tǒng)代替手工勞動(dòng)成為會(huì)計(jì)操作系統(tǒng)的關(guān)鍵，這就使會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生了翻天覆地的變革，也出了新的特點(diǎn)和問(wèn)題。

一、會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀和問(wèn)題

在1988年以前，會(huì)計(jì)憑證與會(huì)計(jì)賬簿一直都是以手寫為主要表現(xiàn)形式，并采用單純的紙質(zhì)載體來(lái)保存的，對(duì)于會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，各單位基本上做到了收集齊全、分類造冊(cè)、排列有序。對(duì)于經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)報(bào)告、財(cái)會(huì)活動(dòng)分析、會(huì)計(jì)工作移交清冊(cè)、上級(jí)審計(jì)等部門有關(guān)的文件資料等會(huì)計(jì)資料忽略管理。主要原因是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料按文書檔案辦法管理。但有的單位對(duì)各職能部門歸檔范圍不明確，這樣在實(shí)際工作中形成了兩不管，因此忽視了收集和管理，造成會(huì)計(jì)檔案資料殘缺不全，整理也不規(guī)范。主要存在以下三方面問(wèn)題：

會(huì)計(jì)檔案的歸檔及拆封問(wèn)題。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門應(yīng)按照國(guó)家財(cái)政部和國(guó)家檔案局的“《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及其實(shí)施辦法”整理好會(huì)計(jì)檔案，全部移交給檔案部門，不能自行封包保存或任人長(zhǎng)期分散保存。檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷（宗）冊(cè)的封裝，不得隨意拆封，這是會(huì)計(jì)檔案的拆封原則。個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。會(huì)計(jì)檔案的拆封，直接關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案的完整性與安全性。

會(huì)計(jì)檔案的管理及借閱問(wèn)題。對(duì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，不得隨意堆放，嚴(yán)防損毀、散失和泄密。調(diào)閱時(shí)，要嚴(yán)格辦理手續(xù)。本單位人員調(diào)閱，要經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意；外單位人員借閱，要有調(diào)閱單位的正式介紹信，并注明調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容，只能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容有關(guān)的資料，原則上檔案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）冊(cè)。如有特殊需要，如單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)部門需要查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證，或公檢法等監(jiān)察部門需要查詢與案件的關(guān)的會(huì)計(jì)資料等，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在不拆散原卷冊(cè)的前提下，可提供查閱或者復(fù)制原件，但必須辦理登記手續(xù)，以便備查。各單位應(yīng)當(dāng)建立會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度，為會(huì)計(jì)檔案的利用提供依據(jù)。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限問(wèn)題。會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》所列期限執(zhí)行。保管期限分為永久和定期兩種，屬于定期保管期限的檔案如因特殊需要，可以延長(zhǎng)保管期限。凡是在本單位會(huì)計(jì)核算中形成的記錄和反映會(huì)計(jì)核算的，對(duì)工作總結(jié)和考查及研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的會(huì)計(jì)資料作為永久保存。如年度會(huì)計(jì)報(bào)表（決算）、財(cái)政總預(yù)算、行政和事業(yè)單位的決算、稅收年報(bào)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等，要特別注意保存和管理。

二、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及存在的問(wèn)題

1.電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外、主要是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。即會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存貯形式且對(duì)存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存貯在計(jì)算機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到破壞。電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。實(shí)行電算化的時(shí)間越長(zhǎng)，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)地管理。電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時(shí)具有方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對(duì)管理和決策提供較好的支持。

2.電算化會(huì)計(jì)檔案的弊端

第一，會(huì)計(jì)電算化檔案對(duì)環(huán)境的依賴性強(qiáng)。會(huì)計(jì)電子檔案的使用依賴于計(jì)算機(jī)的硬件和軟件系統(tǒng)，會(huì)計(jì)電子檔案的儲(chǔ)存對(duì)周圍環(huán)境要求苛刻。磁性介質(zhì)對(duì)環(huán)境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對(duì)溫度還有一定要求，從而增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。如果不在數(shù)據(jù)安全方面加強(qiáng)管理，則數(shù)據(jù)丟失和毀損的可能性較之傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案大大提高。第二，會(huì)計(jì)電算化檔案缺乏直觀可視性。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是手工操作來(lái)完成的，從原始憑證到會(huì)計(jì)報(bào)表的編制都是靠人工來(lái)完成的，具有直觀可視性，不易被修改。而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)電子檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境中才能可視。數(shù)字化的特征使會(huì)計(jì)電子檔案缺乏視覺(jué)的直接感染力，導(dǎo)致會(huì)計(jì)電子檔案與會(huì)計(jì)信息使用者之間缺乏人性化的和諧關(guān)系。第三，會(huì)計(jì)電子檔案管理缺乏有效的安全與保密措施。由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“原貌”，會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性就難以保證。加之，電算化會(huì)計(jì)檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，因此，電子檔案在保密性和安全性等方面都比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案要求要高。

三、電算化會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的比較

1.電算化會(huì)計(jì)檔案較之傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)點(diǎn)

第一，較之傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案，電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞；電子檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中；電子檔案便于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財(cái)務(wù)檔案上網(wǎng)，不僅能滿足日常條件查詢．統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達(dá)到檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量；還可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越。第二，進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案的整理和再利用水平。電算化會(huì)計(jì)檔案通過(guò)整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。電算化會(huì)計(jì)檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)，使用起來(lái)更方便、更快捷、更直觀，而且通過(guò)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的整理，可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的決策依據(jù)。

2.兩種工作模式相輔相成，各有千秋

第一，電算化會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。首先提高了查全率和查準(zhǔn)率，拓寬了服務(wù)領(lǐng)域。但電子檔案的管理相對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理要更加復(fù)雜，傳統(tǒng)檔案之間的檔案移交多采用物理歸檔的方法，即將檔案的原件直接歸入檔案室內(nèi)保管；而電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔則對(duì)檔案部門的歸檔工作程序和內(nèi)容有了新的要求，即電算化會(huì)計(jì)檔案在歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。由此可見，傳統(tǒng)檔案在數(shù)字化時(shí)代依然有著不可替代的作用。 第二，傳統(tǒng)檔案對(duì)保密、保護(hù)和方便本機(jī)構(gòu)使用來(lái)說(shuō)具有優(yōu)勢(shì)，但過(guò)于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大。新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用，但檔案容易被修改且不留痕跡，存在易泄密、丟失等問(wèn)題。因此，應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì)，克服各自弊病，使檔案管理模式更加充實(shí)與完善。

四、實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理模式相結(jié)合的對(duì)策

首先，針對(duì)會(huì)計(jì)工作的專業(yè)特點(diǎn)，為更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，會(huì)計(jì)檔案宜采用紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理方式。會(huì)計(jì)資料在形成、保管、利用等方面都有自己的專業(yè)特點(diǎn)。大量的資料以紙質(zhì)形式存在，才具備原始資料所具有的憑證作用，為此還是以傳統(tǒng)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)保管為妥。同時(shí)由于電子檔案存在可修改性、可復(fù)制性等不安全性，電子檔案作為憑證性還缺乏可靠性。因此，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化管理的單位，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及形成的其他會(huì)計(jì)資料，都儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上，形成會(huì)計(jì)電子檔案，另外再打印一份內(nèi)容完全相同的紙質(zhì)文件，利用紙質(zhì)文件將電子文件的內(nèi)容固定，解決電子文件易變動(dòng)、易修改的問(wèn)題，使會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。這樣既兼顧了傳統(tǒng)的視覺(jué)閱讀習(xí)慣和維護(hù)原始憑證的法律效用，又能防范電子憑證的不安全性，可謂兩全其美。

其次，會(huì)計(jì)檔案專業(yè)性強(qiáng)，利用率高，會(huì)計(jì)檔案的收集管理還應(yīng)走電子文件和紙質(zhì)文件一并保存的“雙軌”制。對(duì)一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質(zhì)材料，可有選擇地通過(guò)掃描、攝影等方式，進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)化成儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上的電子信息，充分利用磁性介質(zhì)存儲(chǔ)量大、查閱方便的特點(diǎn)，快速、準(zhǔn)確定位，然后再查原始資料，能大大縮減翻閱、查找原件的時(shí)間，滿足信息利用者在計(jì)算機(jī)環(huán)境下隨時(shí)隨地快速查閱利用這部分資料的需求，最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。

作者單位：鄭州市財(cái)稅學(xué)校

參考文獻(xiàn)：

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企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。目前，各企業(yè)一般將會(huì)計(jì)檔案的管理重點(diǎn)放在收集、整理、編目和利用工作上，而鑒定銷毀工作沒(méi)有引起足夠重視。筆者認(rèn)為，在會(huì)計(jì)檔案的整個(gè)工作內(nèi)容中，定期開展鑒定銷毀工作同樣是一項(xiàng)非常重要且必不可少的工作。本文試對(duì)如何做好企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作提出幾點(diǎn)建議。

一、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作現(xiàn)狀

早在1984年6月，國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局就聯(lián)合頒發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（1998年8月修訂），對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限及過(guò)期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作做了明確規(guī)定。所以，應(yīng)當(dāng)說(shuō)會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作已經(jīng)有章可循。但是，由于過(guò)期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作政策性、業(yè)務(wù)性、程序性、責(zé)任性很強(qiáng)，使大家產(chǎn)生了畏難心理，導(dǎo)致目前沒(méi)能很好地開展此項(xiàng)工作，保管的過(guò)期會(huì)計(jì)檔案數(shù)量很大，擠占了有限的檔案庫(kù)房容量。

前幾年，面對(duì)檔案快速增加的現(xiàn)實(shí)，單位也曾成立了檔案鑒定委員會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)小組，開展過(guò)幾次檔案鑒定銷毀活動(dòng)，但主要是針對(duì)到期的短期普發(fā)性文書檔案和一些到期及無(wú)法再利用的設(shè)備檔案，而并未涉及會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀。針對(duì)過(guò)期會(huì)計(jì)檔案也曾做過(guò)一些鑒定工作，但也是只做鑒定而從未銷毀，使得這些應(yīng)該銷毀的會(huì)計(jì)檔案擠占了庫(kù)房容量，浪費(fèi)了人力物力。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作滯后的原因

1、工作責(zé)任性強(qiáng)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有所顧忌。在《檔案法》第十五條中，對(duì)“禁止擅自銷毀檔案”作出了明確規(guī)定，并在第二十四條中將這種行為明確列為應(yīng)當(dāng)追究法律責(zé)任的行為；《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)一定的鑒定和審批程序后予以銷毀也作出了規(guī)定。但以上兩個(gè)法規(guī)性文件卻均沒(méi)有對(duì)不開展此項(xiàng)工作的行為提出追究責(zé)任的要求，加上對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定時(shí)很難做到百分之百的準(zhǔn)確，所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出于避害趨利的心理，為了預(yù)防萬(wàn)一，往往一律從長(zhǎng)，一般不主動(dòng)開展過(guò)期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作。

2、缺乏效益觀念，忽視保管產(chǎn)出關(guān)系。保管檔案需要很多方面的費(fèi)用支出，如庫(kù)房費(fèi)用、處理費(fèi)用、保護(hù)費(fèi)用等等。隨著企業(yè)的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，檔案數(shù)量的無(wú)限增長(zhǎng)與有限的保存能力之間的矛盾日益突出。解決這個(gè)矛盾既可以通過(guò)擴(kuò)大庫(kù)房面積，也可以通過(guò)對(duì)到期檔案的鑒定銷毀，壓縮檔案存量來(lái)解決?，F(xiàn)在企業(yè)為了便利和保險(xiǎn)起見，往往寧肯增加費(fèi)用，放棄可能的效益而不想及時(shí)開展鑒定銷毀工作。

三、做好企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的對(duì)策

1、轉(zhuǎn)變觀念，堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的辯證統(tǒng)一。關(guān)鍵是要轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門的觀念。檔案保管和提供利用這個(gè)過(guò)程本身就是為了追求某種效益，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，更需要轉(zhuǎn)變只重視社會(huì)效益而忽視經(jīng)濟(jì)效益的觀念。在對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理中，要注重保管費(fèi)用等因素的考慮，適時(shí)開展鑒定銷毀工作，這對(duì)優(yōu)化館藏，提高效益具有重要意義。因此，在鑒定工作中應(yīng)摒棄不計(jì)成本、多多益善的觀念，要考慮每份檔案是否值得保存，值得保存多久。