導語：如何才能寫好一篇個人檔案法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關鍵詞：電子文件 個人資料 個人資料權利

隨著計算機的廣泛應用和辦公自動化的實現(xiàn)，電子文件大量產生。電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網絡上傳輸?shù)奈募1].電子文件的誕生標志著檔案開始發(fā)展到一個新的階段——電子檔案階段。信息技術融入檔案工作，使得檔案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上檔案電子化和網絡化后，最大限度的利用了檔案資料，產生了巨大效益。然而，電子檔案和許多新生的信息技術產物一樣，從出生時起就面臨著許多法律上的尷尬，如電子檔案的法律地位問題[2]、原始性問題[3]、保密性問題[4]等等。隨著國際社會對個人資料的保護，電子檔案所涉及的個人的權利問題成為一個十分敏感的法律問題，這個問題在我國的檔案管理中更是突出。

一、電子檔案與個人資料

電子檔案是傳統(tǒng)紙面檔案的電子化與網絡化產物，與紙質檔案有相同的本質，都是文件存在的一種方式。但是，電子檔案與紙質檔案也有明顯的特點[5]：首先，電子檔案中信息與載體可以分離（信息數(shù)據化、載體虛擬化）；其次，可復制性強，復制件和原件不易區(qū)分；第三，信息的穩(wěn)定性較弱，比如說修改相對容易，并不留痕跡，信息容易丟失等。電子檔案的這些特點使得電子檔案中的個人資料容易處理，也容易遭受侵害。電子檔案中記載的公民的基本特征和情況的資料，構成個人資料。所謂個人資料，也稱個人數(shù)據（personal data）是指自然人的姓名、性別、年齡、民族、籍貫、住址、學歷、職業(yè)、婚姻、家庭、健康、病歷、特征等單獨或與其他信息共同形成的，足以識別該個人的資料。這種資料以一定的媒介作為載體，在計算機和計算機網絡環(huán)境下，通常以網絡、光纖、硬盤和其它硬件設施為載體，采用豐富的表達方式，如符號、聲音、動畫、電影、錄像等等。

個人資料有如下特征：

1、個人資料的主體限于自然人，而不包括法人。自然人是基于出生而取得民事主體資格的人。自然人是個人資料的信息源，個人資料負載了自然人的人格利益，個人資料應得到法律保護，這是當代保護自然人一般人格權的必然選擇。民事主體的外延十分廣泛，除自然人外，還包括法人和非法人組織。法人和其他非法人組織雖然擁有它們在經營活動中形成的各種資料，但這些資料并不構成本文所研究、討論的個人資料。即純粹關于法人及其它非法人組織的資料不是個人資料。當然在法人及其它非法人組織營業(yè)活動中收集的關于其客戶、員工的資料中，有一部分或全部可能會構成個人資料。

2、個人資料是可以單獨或與其他信息結合共同識別特定自然人的資料。在紙張、證件、文件、硬盤、網絡服務器等媒體上儲存的個人信息是很豐富的，它們涉及個人的方方面面，包括姓名、性別、愛好、興趣、社會保險號碼、身份證號碼、個人習慣、肖像、漫畫、獎勵、職業(yè)、收入、學歷、婚姻狀況、病歷等等。其中，有些能直接指向某人，有些則不能直接指向而必須與其它資料一起才能用于識別某人。能直接指向的，筆者稱之為直接個人資料，如肖像、姓名、身份證號碼、社會保險號碼，即為此類。與其它信息結合才能指向的，稱之為間接個人資料，如性別、愛好、興趣、習慣、職業(yè)、收入、學歷等等，無法僅通過它們之一就能判斷出這是何人的資料。由此可見，間接個人資料并不是嚴格意義上的個人資料，它只是一種可能意義上的個人資料。需要指出的是，不論是直接或是間接個人資料，它們的要件在于足資識別某人。

3、個人資料并不必然為個人資料本人[6]所知。如個人上網時被網絡服務提供商非法收集的個人資料，醫(yī)生掌握的絕癥患者未知的個人現(xiàn)實疾病情況的資料，父母知道的而子女不知道的關于子女出生地、出生日期的資料等等。個人資料的這一重要特征，不論在理論和實踐中都有重要意義： A、個人資料不僅指個人知道的資料，其還包括本人不知而足以識別自己的資料； B、個人資料保護法保護的不僅是本人知道的個人資料，而且也保護本人不知道的關于本人的資料，這就提供了在本人不知情的情況下，對個人資料的保護。

4、個人資料是關于特定或得特定自然人屬人或屬事之資料。屬人的個人資料反映的是個人資料本人的自然屬性和自然關系，它主要包括本人的生物信息。屬事的個人資料反映的是本人的社會屬性和社會關系，它反映出資料本人在社會中所處的地位和扮演的角色。所謂“特定”是指“若某一個別資料得自于某人，而且只有該某人始可能產生此種結果者，該某人即為特定之人。至于以何種方式來辨識關系人和呈現(xiàn)其間之關系，則非所問?！彼^“得特定”是指“當某特定人雖然無法單獨以資料來確認，但藉由其他相關資訊之綜合研判，仍可得出系某特定人時，此時既可謂該資料系”得特定“為某當事人所有。例如，從大學考試所公布之成績統(tǒng)計表中，可以相當簡單地查知參加某一學科考試之唯一考生。”[7]

二、電子檔案中個人資料引發(fā)的法律問題

（一）問題的提出

在現(xiàn)代社會中，對個人資料的計算機處理和網絡傳輸經常引發(fā)各種問題，概括起來有如下幾種：

1、大量的個人資料在不知不覺中被收集、處理、傳播、利用，加上計算機資料比對，使個人資料本人成為無任何隱私可言的“透明人”，讓人們普遍感到不安；

2、非法收集、處理、保存和利用個人資料，使個人資料不能與人格保持同一性并帶來其他人格利益的損害等問題；

3、隨著信息技術和網絡的發(fā)展，個人資料經由計算機和網絡被非法或不當收集、處理、利用的可能性大大增強，人們的人格利益以外的合法權益受到個人資料泄漏的影響而處于極大的危險之中。這些問題使個人資料保護獲得越來越多的支持，引起各主要發(fā)達國家的關注。

就電子檔案而言，國內目前出現(xiàn)的一些情況和現(xiàn)象急需法律來調整和規(guī)范。例如，未經檔案所涉及的個人的同意以營利為目的向各有關組織出售其檔案記錄，檔案管理機關未對電子檔案采取足夠的安全措施致使個人資料泄露，檔案管理機關不允許檔案所涉及的個人查閱檔案中的個人資料，通過網絡可以查知電子檔案中的個人資料等等。

（二）保護的法律基礎

個人資料保護的法律基礎究竟為何，是個值得研究的問題。國內學者的著述和論文多認為，保護個人資料就是為了保護個人資料本人的隱私，個人資料本人享有的各種權利淵源于個人對其隱私信息的支配。筆者認為，這種觀點，值得商榷。舉一個例子，就能否定這種認識。交友網站上公開給網民閱覽的個人資料不構成隱私，沒有承載隱私利益，這時有人非法修改、刪除這些資料，如果援用隱私權的規(guī)定，個人資料本人將得不到任何救濟。

既然不是隱私權，個人資料的民法基礎究竟為何？筆者認為，個人資料的法律基礎在于保護個人資料所承載的民事主體精神性人格利益。個人資料不但是個人自然屬性、生物屬性的表現(xiàn)形式，而且是個人的社會屬性和各種社會關系的表現(xiàn)形式，其上承載了個人資料本人的各種精神性人格利益，侵犯個人資料必然造成本人的某種精神利益的損害，甚至帶來精神痛苦。為此，個人資料本人可以如姓名權人支配其姓名、肖像權人支配其肖像那樣，依法支配和控制其個人資料，保護其精神性人格利益，任何人不得非法干涉，否則構成侵權。

個人的精神性人格利益是難以列舉窮盡的，它的具體內容只能在個案中予以確定。對自然人精神性人格利益的保護，多采取保護精神性人格利益載體的方法來實現(xiàn)。對姓名權、肖像權的保護就屬于這種情況。因此，我們只能說個人資料承載了精神性人格利益，而不能抽象的確定究竟承載了那些精神性人格利益。應注意的是，個人資料保護的精神性人格利益也包括隱私利益，當某種個人資料構成隱私信息時，這種個人資料獲得隱私權和個人資料保護法的同時調整，發(fā)生競合。

那么，個人資料承載的利益可否是財產利益呢？筆者認為個人資料保護的核心意義在于精神性人格利益，而不是財產利益。有學者認為“個人資料是一種具有潛在價值的信息，個人對該資料享有無可爭議的所有權?！辈⒄J為“……所有權人均享有對個人資料的占有、使用、收益、處分權?！盵8]這種認識顯然不妥。個人資料是個人人格的外化，它本身體現(xiàn)的是人格利益而非財產利益，它不具有直接的財產內容。而且所有權的客體必須是獨立物和特定物，個人資料也無法滿足這一要求。把本人對個人資料的權利理解為所有權，會導致邏輯上的混亂。

個人資料體現(xiàn)的主要是人格利益而非財產利益，并不是說個人資料毫無價值。相反，同其它人格權客體一樣，個人資料可以間接表現(xiàn)出它的財產價值。[9]如名人的個人資料可以被利用于電影，名人可以從中獲得收益；個人資料被侵權后，本人可以要求精神損害賠償?shù)鹊?。正是個人資料的這種財產價值，使得個人資料被廣泛的非法收集、處理、保存和利用，使得個人資料保護問題更顯緊迫。

由于個人資料直接關涉?zhèn)€人的精神性人格利益，在社會各界的呼吁下，個人資料保護在發(fā)達國家很快得到了立法支持。美歐等發(fā)達國家先后出臺各自的個人資料保護法和相關法律、法規(guī)，如德國1977年《聯(lián)邦個人資料保護法》、英國1984年《自動化處理個人資料之利用與將其提供于公務規(guī)范法》、法國1978年《資料保護法》、日本1988年《有關行政機關電子計算機自動化處理個人資料保護法》；國際組織也制定了個人資料保護的相關規(guī)則，如經濟合作與發(fā)展組織1980年《隱私權保護及個人資料跨國流通準則》、歐洲理事會1981年《個人資料自動化處理時個人保護公約》、聯(lián)合國1990年《自動化資料檔案中個人資料處理的有關準則》。不僅如此，我國臺灣和香港地區(qū)也出臺了相關立法。

三、個人資料保護的原則

個人資料保護得到立法的支持后，很快形成了一些原則：

1、限制收集原則。這一原則的內涵主要是，對個人資料的收集原則上應加以限制；資料的收集應有法律上的依據或當事人的同意。

2、資料完整正確原則。這一原則的內涵主要是，收集、處理、保存和利用的個人資料應是關于個人的某一方面的完整的信息，資料的內容反映資料本人當前的而不是過去的實際狀況，資料不但是完整的而且是正確的。

3、目的明確原則。收集個人資料應基于特定目的，目的應當是合法的；利用個人資料原則上應與收集時的目的相一致；只有在為維護自身重要利益、社會公益或經資料本人同意的情況下，才可用于不同與收集時的目的。

4、利用限制原則。個人資料的利用除法律規(guī)定和經當事人同意外，不得為收集時目的以外的利用。

5、安全原則。收集、處理、保存和利用個人資料的主體應當盡謹慎小心之注意義務，采取各種可能的措施保證個人資料不被非法收集、處理、刪除、更改、利用并免于其它潛在的危險。

6、本人參與原則。本原則是指個人資料本人對其個人資料得依法進行支配和控制的權利，與個人資料相關的其他主體負有不干預權利人實現(xiàn)其權利的義務。

7、公開原則。這一原則是指收集個人資料應當公開，不應秘密進行。收集方式、方法、程序、個人資料目錄等內容應當公之于眾。這里需要指出的是，公開的信息不應包括個人資料的內容，這里的公開主要是為了使個人資料本人知道何人于何時在何地以何種方式收集、處理、保存和利用其個人資料。

上述這些原則的主要任務在于保障資料本人對其個人資料依法進行支配和控制，從而保護資料本人的存在于個人資料上的人格利益。

四、電子檔案中的個人權利與檔案管理者的義務

法律主要是通過規(guī)定當事人之間的權利義務來調整各種社會關系的，個人資料保護法同樣通過規(guī)定個人資料當事人之間的權利義務來調整他們之間的關系。

（一）本人所享有的權利

世界各國個人資料保護法均有當事人權利的明文規(guī)定，且各有不同。[10]在這里不能一一闡述，只能擇其要者和普遍規(guī)定者并根據學理予以介紹。本人依個人資料保護法和個人資料保護理論可以享有如下主要權利：

1、公開權。除法律另有規(guī)定外，本人可以決定，何時何地向何人公開其個人資料。

2、請求告知權。查詢權的基本內涵是本人可以要求檔案管理者告知是否保存了他的個人資料、保存了他的何種個人資料、保存了多少他的個人資料、個人資料的收集方式等有關其個人資料的信息。

3、保持個人資料正確完整的權利。本人有權要求檔案管理者就其保存的個人資料與本人的實際狀況一致。在不一致時可以要求更改、刪除錯誤的內容或補充不完整的內容，以確保檔案管理者收集的關于本人的某方面的信息的真實性。

4、閱覽及制給復制本權。本人可以依法查閱檔案管理者保存的個人資料，并請求檔案管理者制給復制本。

5、刪除權。依學說的一般觀點，資料收集、處理或利用后，原則上不應保存，除非法律有特別規(guī)定須要保存，始得保存。因而，在檔案管理者沒有法律規(guī)定和合同約定時，非法儲存本人的資料、超過范圍儲存資料、逾期儲存資料，本人均得要求予以刪除。

6、報酬請求權。報酬請求權，簡稱報酬請求權，是指本人因其個人資料被收集、處理與利用而得以向資料處理主體請求支付對價的權利。未經本人同意檔案管理者不得將其個人資料用于營利目的，檔案管理者將個人資料應用于營利目的應支付報酬。對檔案管理者非法將本人檔案資料用于營利目的所得收入，本人可以以不當?shù)美蠓颠€。[11]

7、損害賠償請求權。檔案管理者違反個人資料保護法致本人權益受損的，本人可以要求檔案管理者承擔損害賠償責任，但檔案管理者可以證明自己無過錯的不在此限，即在歸責原則上適用過錯推定原則。

本人享有上述權利，是為了本人能以積極的行為支配其個人資料，同時在個人資料受侵犯時又可以得到法律的救濟。從積極權利和消極權利兩方面入手保護本人基于其個人資料而享有的人格利益。

（二）檔案管理者負有的義務

檔案管理者的義務是與本人的權利相對的，檔案管理者作為本人檔案的建立者和使用者，對本人檔案中的個人資料負有如下幾項重要義務：

1、告知義務。檔案管理者應以適當?shù)姆绞较騻€人資料本人告知其收集個人資料的方式、程序、范圍、目的、使用期限等信息，方便本人知悉有關其個人資料檔案的收集、處理、保存、利用狀況。

2、保護本人電子檔案資料同一性的義務。電子檔案資料同一性是指收集、處理、保存和利用的個人資料與本人的實際情況相一致。建立電子檔案時，應如實收集、處理、保存和利用本人的個人資料。不得收集不真實的資料，也不得斷章取義地收集個人資料。處理后的資料要與收集時的資料相一致，處理后的資料與收集時的資料不一致的，要以收集時的資料進行校對。保存的資料要如實的反映本人信用的實際狀況。利用過程中的信用資料也應與本人的實際狀況相符。從這四個環(huán)節(jié)把握，才能保證本人信用資料的真實性、全面性，才不致于發(fā)生侵權。

3、維護本人電子檔案庫安全的義務。維護安全的義務，是為了防止本人檔案信息被非法收集、處理、保存和利用。據此，檔案管理者在人員、技術設施、管理制度上都應加強對本人電子檔案庫的保護。特別是那些將檔案網絡化的檔案管理者，更應注意預防黑客和計算機病毒的攻擊。

4、在本人行使查閱、復制、更改、刪除等權利時提供必要條件和方便的義務，如提供網絡的接入服務、告知檔案密碼、設置專人提供檢索服務等。

5、未經本人同意不得將本人電子檔案資料用于營利目的或其它目的。未經本人同意，將本人電子檔案資料用于收集個人資料時的目的以外的用途，要承擔相應的侵權責任，據此獲利的，要承擔不當?shù)美颠€責任。

6、承擔侵權責任。

檔案管理者承擔上述義務主要是為了協(xié)助本人權利的實現(xiàn)，在利用本人電子檔案的同時，對本人的個人資料提供最大限度的保護，以維護本人的合法權益。

要指出的是，以上介紹的權利和義務，在有個人資料保護的國家都得到普遍的承認，同時也適用于其它因個人資料保護而形成的其它關系。個人資料本人享有以上本人享有的權利、個人資料的其它當事人也負有以上檔案管理者負有的各項義務。

為捍衛(wèi)本人的精神性人格利益，檔案管理者收集、處理、保存和利用本人個人資料急需相關立法的調整。雖然現(xiàn)在還沒有個人資料的全國性立法，但可喜的是，我國地方性立法已開始保護特定領域的個人資料。[12]相信在不久的將來，我國將建立起個人資料的保護制度，對個人資料提供充分的保護。

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[1] 韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學學報》，2003年第1期。

[2] 徐富榮：《論電子檔案的法律憑據》，《檔案學研究》，2002年第2期。

[3] 何玲：《電子檔案原始性的認定》，《中國檔案》，2001年第2期。

[4] 康燕玲：《淺析電子檔案的安全保密及法律認可》，《河南社會科學》，2002年第4期。

[5] 韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學學報》，2003年第1期。

[6] 個人資料本人是指以個人資料識別的特定的自然人。

[7]羅明通等著：《電腦法（下）》，[臺]群彥圖書股份有限公司，1994年版，第525頁。

[8] 湯擎：《試論個人資料與相關的法律關系》，《法學論壇》，2000年第5期。

[9] 參見王澤鑒：《民法總則》，中國政法大學出版社，2001年7月第1版，第134頁。

[10] 例如，美國1974年隱私權法第d、h條；德國聯(lián)邦個人資料保護法第19條至21條，第33條至35條；瑞典修正咨詢法第8、10條。

[11] 卲建東等譯：《德國民法中的一般人格權制度》，梁慧星主編：《民商法論從》第23卷，第463頁。

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關鍵詞:高等學校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理；信息化；科學化

Abstract: This article from the learning, understanding, attempts to change the file management mode, accelerate archives informatization pace and do a good job in electronic information archives management work to talk about an individual to improve file management incollege level a few understanding.

Key words: university archives management measures;higher college; archives management; information technology; scientific

中圖分類號： 文獻標識碼： A 文章編號：

高校檔案記載著學校的教育歷史,更是全校師生員工德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄,具有重要價值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校工作中的重要地位。成人高校是高等學校的重要組成部分，由于歷史等諸多原因，目前成人高校檔案管理工作水平與《辦法》還有很大差距，我們要進一步學習，提高認識，促進成人高校檔案管理水平再上新臺階。

一、學習《高等學校檔案管理辦法》，找出差距

《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準,充分體現(xiàn)國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發(fā)展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。

目前,成人高校檔案管理工作的發(fā)展與教育發(fā)展的實際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響 有以下幾點：

1、改變檔案管理模式,適應成人高等教育事業(yè)發(fā)展的需要

在當前科學技術迅猛發(fā)展,知識經濟和信息化浪潮日益發(fā)展的背景下,成人高等教育學校建設開始出現(xiàn)新的局面,使原有的檔案門類、數(shù)量和內容遠遠不能滿足教育發(fā)展的需要。隨著成人教育改革和發(fā)展形勢的需要,檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉向以開發(fā)、利用和服務為主,提高檔案的利用,擴大服務功能。

2、加強檔案管理人員的隊伍建設,提高檔案人員的業(yè)務素質

要實現(xiàn)成人高校檔案的科學化管理,關鍵要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業(yè)道德修養(yǎng),使之能熱愛檔案管理工作,有強烈的事業(yè)心、責任感和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。同時,要加強對檔案管理人員的業(yè)務技能培訓，通過系統(tǒng)學習,使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發(fā)展和評估提供詳實的材料資源。

3、加強電子檔案管理,推進檔案管理現(xiàn)代化

隨著人類進入信息時代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發(fā)生了根本變化;隨著教育的改革與發(fā)展,成人高等教育檔案資料呈現(xiàn)出復雜、繁瑣、量大的特點,這對高校檔案機構提出了新要求,必須應用現(xiàn)代化信息技術手段實現(xiàn)對成人高校檔案的管理,實現(xiàn)檔案資源和檔案管理的信息化。

二、加快推進成人高校檔案信息化建設

成人高校檔案信息化建設是我國成人高校檔案工作未來發(fā)展的一個重要的趨勢。

1、成人高校檔案信息化建設的涵義

隨著經濟社會和科學技術的發(fā)展，信息技術在高校檔案工作中得到了廣泛應用，傳統(tǒng)檔案管理“為保管而保管，重保管輕利用”觀念已經無法適應信息社會發(fā)展的需要，高校檔案管理逐步開始從面向檔案實體保管重點向以檔案數(shù)字化為社會提供服務進行轉變。目前，應當從如下幾個方面來理解高校檔案信息化建設的涵義：一是信息技術是高校檔案信息化建設的基本推動力量，由于信息技術水平在不斷變化之中，檔案信息化目標也要進行動態(tài)調整。二是檔案信息資源是高校檔案信息化建設的核心。三是檔案網絡建設是高校檔案信息化建設的基礎。四是檔案信息資源社會共享是高校檔案信息化建設的目標。因此，概括而說，高校檔案信息化建設是指在檔案管理過程中以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源為核心，運用信息技術提高高校檔案工作現(xiàn)代化水平，以實現(xiàn)成人高校檔案信息德社會化服務為目標的動態(tài)過程。

2、成人高校檔案信息化與學校發(fā)展不相適應

成人高校檔案信息化建設，是高校檔案傳統(tǒng)管理到檔案信息管理的一場革命，實際上是以轉變觀念為前提的檔案工作創(chuàng)新。從根本上來說，信息化對高校檔案工作的最大挑戰(zhàn)不是對技術和設備的挑戰(zhàn)，而是對人的觀念具體到高校檔案工作而言，是對高校檔案管理理念的挑戰(zhàn)。當然還包括協(xié)調、資金、技術、管理、人才等方面的問題。

3、成人高校檔案信息化建設發(fā)展的舉措

成人高校檔案工作是學校管理工作的重要組成部分，在學校建設發(fā)展中具有重要作用。高校檔案管理部門要想辦法采取多種形式、借助各種手段，努力加強檔案法律法規(guī)宣傳教育，提高學校檔案工作人員和兼職檔案員的檔案意識，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，用發(fā)展的眼光審視高校檔案信息化建設的意義，讓檔案信息化觀念深入人心。建立檔案信息化協(xié)調機構。爭取多方支持，加大資金投入；完善技術和檔案信息制度；加強檔案信息化管理。

三、注重成人高校案管理工作科學化

隨著我國成人教育事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，成人教育的形式又多種多樣，獲得成人教育學歷的人數(shù)不斷增加，情況也相對比較復雜。做好成人教育檔案工作具有十分重要的意義。

1、提高成人高校檔案管理科學化的認識

做好成人高校檔案管理工作是“功在當代、利在千秋”的工作，檔案工作者應當感到無比自豪與光榮，本著“對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想”的思想，持之以恒地把檔案資源收集好、整理好、保護好、利川好，把握檔案工作發(fā)展新機遇。在服務利用上取得新進展。

2、成人高校檔案管理的規(guī)范化

首先要做到檔案管理人員從思想上深刻理解科學的檔案管理規(guī)范。成人高校檔案管理工作是一門綜合的邊緣科學，具有自身的理論和發(fā)展規(guī)律。其次，要加大對檔案管理人員培訓的人員應該加強理論和業(yè)務能力的學習，擯棄舊觀念，用規(guī)范來約束、指導自己的管理行為，在實踐工作中不斷研究探索新的管理方法。嚴格按照《辦法》要求規(guī)范檔案管理工作。

檔案管理的好與壞是一個單位管理水平和文明程度的重要標志之一，隨著成人高校各項改革的進一步深化，檔案工作中存在的問題在一定程序上制約了檔案的利用和開發(fā)，檔案管理已不適應成人高等教育發(fā)展的需要，要不斷改革、創(chuàng)新，促進檔案管理工作科學化。

3、創(chuàng)新管理方式，加強科學化建設

創(chuàng)新檔案管理方式是推動我國成人高校檔案管理科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的必由之路。隨著信息化社會進程的推進，檔案在宏觀調控、微觀管理、科學決策、人才預測等領域，將發(fā)揮出越來越大的作用，使成人高校檔案管理向“以用為主”的“人才”管理的模式拓展。

檔案是成人高校信息的資源庫,不斷把先進的科學技術手段應用于成人高校檔案管理之中,以提高工作效率，是高校改革與發(fā)展的需要,也是適應社會對檔案信息需求的客觀需要。利用先進的計算機技術和科學的檢索系統(tǒng)進行動態(tài)管理,積極開發(fā)研制檔案管理軟件,建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng),快速、準確、全面提供人事信息,改變過去單從紙質檔案了解檔案信息的傳統(tǒng)方式,使檔案數(shù)據化、信息化。

四、結語

總之，檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分，是成人高校資源管理與開發(fā)的基礎性工作,它集服務性與保密性于一體,對促進資源開發(fā)、構建和諧社會發(fā)揮著重要作用，加強和改進檔案管理是時代賦予我們的新課題、新任務。只有從制度上、觀念上更新,不斷地發(fā)現(xiàn)問題，找出原因，解決問題，積累寶貴經驗。我們要以再學習和宣傳《辦法》為契機，抓好《辦法》的貫徹和實施工作，以與時俱進、改革創(chuàng)新的精神，扎實推進新時期新階段成人高校檔案工作科學地向前發(fā)展，全面提升成人高校檔案服務學校和社會的能力和水平，開創(chuàng)成人高等學校檔案管理、服務與建設的新局面。

參考文獻：

[1]羅志超主編；《人事檔案管理工作現(xiàn)狀的分析與對策》[J]； 黑龍江教育學院學報；2011年第3期；

篇3

1、高校民生檔案利用需求

（1）高校學生的檔案利用需求

在校學生：學生信息核查需查閱學生入學錄取新生名冊；學生代表學校參加一些比賽、競賽、以及參加更高一級升學考試（如：專升本、考研等），亦需到之前就讀高校檔案部門，復印其錄取新生名冊、學習成績等學籍檔案材料。

畢業(yè)生：學生畢業(yè)后，畢業(yè)證、學位證、個人檔案丟失后要補辦，需回母校查閱在校期間的學籍檔案材料；部分企業(yè)改制過程中，部分職工人事檔案中報到證丟失，無法辦理養(yǎng)老保險；畢業(yè)生出國留學或落戶，需查閱在校期間學籍檔案材料；部分老校友畢與查閱同學家庭住址，或參加畢業(yè)周年紀念活動，查閱畢業(yè)生合影等；部分畢業(yè)生，其戶籍、身份證件及人事檔案中部分身份信息不一致，影響就業(yè)、社會福利等，希望能從檔案機構查到其有利檔案信息。

（2）教職工的檔案利用需求

在職教職工：主要利用的是職稱聘任文件、各類獎勵、教科研成果、課程建設、主編參編教材、著作、財務檔案等。

離退休教職工：查閱養(yǎng)老、補貼、醫(yī)療等黨和政府制定的有關離退休工作政策性文件；養(yǎng)老金發(fā)放情況、各類補貼等財務類檔案。

（3）其他與學校有關聯(lián)的用戶需求

近年來，我國各級政府出臺很多惠民政策。如，對歷史形成的“五七工”、“家屬工”、企事業(yè)單位聘任的臨時工、五六十年代精簡下放人員等，未參加養(yǎng)老保險的人員辦理參保服務，發(fā)放臨時性補貼等。但認定這些人員身份時必須找到證據材料。近年來，來陜西工院檔案部門查閱復印工資憑證、文書檔案等材料，辦理養(yǎng)老、補貼的“五七工”、“家屬工”及臨時工共計54人，精簡下放人員近20人。

由于信息技術在我國起步較晚，2001年之前畢業(yè)生學歷信息并未錄入國家學歷信息網，一些企業(yè)、各級學歷認證中心來電、來函檔案部門核實學生學歷信息。

2、做好高校民生檔案工作的幾點經驗

（1）高校檔案工作者要樹立正確的檔案工作理念

檔案工作者要轉變“重保管、輕利用”的理念。檔案機構是高校的輔助部門，而檔案利用服務和利用效果的滯后性，致使高校檔案工作一直在高校受重視的程度不及教學、管理等工作，投入也有限，檔案工作開展主要靠檔案部門領導重視和檔案工作人員自覺。由于檔案工作的“不被重視“，檔案工作者在開展工作時態(tài)度較為消極，哪些有價值的檔案沒有歸，歸檔材料會不會有人利用、利用率高低，部分檔案工作者并關注。案工作的最終目的是提供利用，沒有利用的檔案工作是沒有任何意義的。只有轉變觀念，從從檔案工作的目的為出發(fā)點，更好的服務社會、高校和個人，才能使公眾認可高校檔案工作、支持檔案工作。

檔案工作者要轉變“重工作、輕個人”的理念。高校檔案不但為高校教學、管理、科研等工作提供服務，也是學生、教職工等維護自身合法權益的重要原始憑證。近年來高校民生檔案利用率非常高，這就需要檔案工作者在為學校提供服務的同時，針對學生、教職工等服務對象的需求主動熱情提供服務，以滿足利用者對民生檔案的需求。

（2）不斷豐富檔案資源，優(yōu)化民生檔案結構

沒有豐富的檔案資源，就如“無米之炊”，無法滿足利用者的需求。

加強對兼職檔案人員培訓與指導。利用每年的檔案工作會議、兼職檔案員會議，以及歸檔時間，普及《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等檔案法律法規(guī)，同時對業(yè)務工作中的具體問題進行指導。

制定詳細的部門歸檔范圍。根據各部門職責制定詳細的歸檔范圍，兼職檔案員才能有據可依，做好預立卷工作――在平時工作中隨時將本部門處理完畢的、歸檔范圍內的文件材料分類、整理、保管，確保民生檔案收集齊全、完整。

征集由于歷史問題遺留在各部門或個人手中有價值的民生檔案材料。以陜西工業(yè)職業(yè)技術學院為例：檔案工作人員通過與各部門溝通和聯(lián)系，征集了歷年畢業(yè)學生未帶走的個人檔案、學歷證書、職大學部分學籍檔案等。

（3）以需求為導向，創(chuàng)新高校民生檔案服務工作

對利用率較高的民生檔案目錄摘錄出來，制作各類檔案專題目錄。以陜西工業(yè)職業(yè)技術學院為例：編制了《歷年錄取新生名冊匯編》、《歷年學籍卡、成績單匯編》、《歷年畢業(yè)生驗印名名冊匯編》；職稱文件、表彰、教科研成果、出版著作等方面檔案匯編成冊；將離退休教職切身利益相關的政策性文件進行整理匯編。

大力宣傳館藏民生檔案內容和利用方式。酒香也怕巷子深。通過各種渠道對館藏民生檔案內容、利用方式進行宣傳和介紹。如，在新生入學教育時，讓新生參觀高校檔案庫房，并對其講解館藏內容和查閱方式，在畢業(yè)生就業(yè)指導課程中增加個人檔案、畢業(yè)證丟失補辦手續(xù)等；通過學校門戶網、檔案網、展覽、廣播等方式，公開檔案查詢目錄或全文等。

篇4

關鍵詞：檔案館；微博；內容；影響力；交流；

1 前言

如今，“微博”正以其強大的信息傳播力、社會參與力、迅猛發(fā)展的影響力，改變著商業(yè)、教育、醫(yī)療、公民參政甚至小到垃圾內容監(jiān)測等，那么，一直以“默默無聞”自居的檔案館，是否抓住了“微博”這一契機，擴大其行業(yè)影響、改變其行業(yè)形象？

2 調研的數(shù)據來源、辦法和方向

本文以我國最大、最有影響力的新浪和騰訊作為調研平臺，通過查看微博的標簽、簡介，篩選出利用微博的實體檔案館并從檔案館應用微博的基本情況、微博的內容等方面探討我國檔案館應用微博的現(xiàn)狀。

3 應用微博現(xiàn)狀調研

3.1 基本情況調研：我國在新浪和騰訊網站上共有75家檔案館利用了微博。新浪有53家，騰訊有22家。其中，8家檔案館分別在新浪和騰訊同時注冊了微博。有35家檔案館以官方的名義和身份注冊的（以下稱“官方檔案館”），有40家檔案館以檔案館的名義，個人身份注冊的（以下稱“個人檔案館”）。

從這些數(shù)據可以看出：我國檔案館利用微博有了一定的規(guī)模，但數(shù)量還顯欠缺，并且大多數(shù)檔案館還沒有利用多家微博擴大自身的影響力；官方的較少于個人的檔案館微博數(shù)量，并且網站對檔案館（機構）注冊微博要求還不太規(guī)范，無論是官方或個人注冊的檔案館，在名稱上無顯著差別。

檔案館微博總數(shù)為6006條，其中，官方檔案館4072條，個人檔案館1934條。對微博內容進一步調研發(fā)現(xiàn)，“檔案微博”，即檔案館直接的與檔案館工作、業(yè)務等有關的微博2190條，官方檔案館2116條，個人檔案館74條；檔案館粉絲總數(shù)為23160個，官方檔案館的是21812個，個人檔案館為1348個。檔案館關注總數(shù)為8665個，官方檔案館6972個，個人檔案館1693個。

可見，檔案館了一定數(shù)量的微博并且粉絲數(shù)和關注數(shù)也較多，但數(shù)量與相近領域圖書館比較還略微顯少，[1][2]的“檔案微博”更少。其中，相比較而言，官方檔案館較個人檔案館多一些，對微博數(shù)與粉絲數(shù)進一步比較發(fā)現(xiàn)：微博數(shù)多的其粉絲數(shù)也較多，特別是“檔案微博”數(shù)越多的其粉絲數(shù)量就越多，即檔案館的影響力、吸引力也就越大。

3.2 內容調研：為進一步了解檔案館微博的內容情況，筆者對各檔案館微博的內容進行了分類與探討。

3.2.1 轉播信息：轉播其他網站或個人的微博信息。此類信息內容較復雜，分為“檔案微博”和“非檔案微博”?！皺n案微博”，大致包括歷史人物、事件、古建筑介紹和檔案知識等，此類信息官方檔案館轉播的較多。如，上海大學檔案館、中山大學檔案館、南平檔案館轉播了歷史人物、古銅器介紹和很多特殊的歷史時期的信息等?！胺菣n案微博”包括新聞類、知識類、生活常識類、明星生活類等信息，此類信息一般出自個人檔案館微博的較多。如，湖北民族學院檔案館發(fā)了473條都是轉播信息；西京學院檔案館，了972條微博，其中957條是轉播信息。

3.2.2 原創(chuàng)信息：就是檔案館直接的微博。包括“檔案微博”和“非檔案微博”?！皺n案微博”包括檔案館舉辦的各種活動的通知、檔案展覽、工作動態(tài)、節(jié)假日開閉館時間、科研獲獎、檔案征集結果、編研材料、歷史材料介紹，與用戶互動、答疑的信息等。此類微博直接與檔案館的工作、業(yè)務密切聯(lián)系，能較好地提高檔案利用服務的效率，樹立檔案館的形象，擴大其影響。官方檔案館的較多，如，江蘇無錫崇安檔案館、南昌大學檔案館和杭州市房產檔案館，其中，廣東東莞大朗檔案館不僅檔案微博較多，而且每條微博前都有信息歸屬標志，利于用戶的查找；“非檔案微博”，個人檔案館的較多，如，中國人民大學檔案館、滄海區(qū)檔案館、崇州市檔案館，大多屬于生活常識類、新聞類信息，與檔案工作聯(lián)系不大。

3.2.3 鏈接信息：以鏈接的方式出現(xiàn)的關于知識、新聞、檔案的利用、服務的微博。此類微博數(shù)量較多，方便用戶了解、觀看和利用。其中，官方檔案館大多是“檔案微博”。如，西北工業(yè)大學檔案館高校檔案實體分類法修改草案的鏈接和馮惠玲為《檔案學經典著作（叢書）》寫的序言轉載博文的推薦鏈接，上海大學、新疆阿克蘇和華南理工大學檔案館鏈接有“老照片介紹”、“檔案法規(guī)”用來說明開放檔案的依據、著名校友談成功經驗等的鏈接，其中，大朗檔案館在微博主頁上還設有專門的鏈接窗口等。個人檔案館微博鏈接信息中，與檔案無關的知識類、新聞類信息較多。如，菏澤市檔案館、華北電力大學檔案館、五河縣檔案館鏈接的多是新聞、交流、美食、名人生活信息等。

3.2.4 圖片信息。以圖片的形式的信息。此類信息無論是官方還是個人檔案館微博都較多。如，同濟大學、中山大學、華南理工大學、三臺縣檔案館，圖片信息較突出，都在檔案館主頁最醒目的地方有動態(tài)的圖片展示，只要打開微博，檔案館的工作動態(tài)圖片就連續(xù)更換，能清晰地看到檔案館工作人員及工作狀態(tài)和檔案館的設施等，給觀眾較強的直感。上海大學、中國金融、第一軍醫(yī)大學、同濟大學檔案館在主頁中央還有地圖設置，能清晰地找到檔案館的位置所在，方便用戶利用。個人檔案館，如，甘肅蘭州城市檔案館較多的圖片信息是生活類、新聞類、旅游類等內容。

3.2.5 視頻信息。能播放觀看的信息。此類微博信息較少，主要有中山大學、華南理工大學、南平、三臺縣檔案館，在它們的主頁上專門設有視頻窗口，即點即放，內容有關于檔案館的工作動態(tài)、城市的特色美景和檔案講座等。還有西安市城建、三臺縣、西北工業(yè)大學、大朗檔案館都了具有地方和內容特色的視頻信息。

3.3 影響力、交流溝通能力的調研。為了能更好地了解和掌握檔案館微博的影響力、交流溝通方面的能力情況，本文對檔案館微博的粉絲和關注對象作了進一步的調研。經調研，官方檔案館微博的粉絲數(shù)和關注數(shù)普遍高于個人檔案館微博，并且，官方檔案館的粉絲和關注人群中，檔案機構和從事檔案工作的人員較多，來自不同地域的較多，人群范圍較廣。如，粉絲數(shù)超過千的官方檔案館微博有上海檔案館、北京科技大學檔案館、遼寧撫順市檔案館、西北工業(yè)大學檔案館等，并且，它們都建立了“微關系”板塊，人群中很多都是官方檔案機構和檔案管理人員。

檔案館微博的關注數(shù)、粉絲數(shù)和微博數(shù)之間是互相聯(lián)系的，不僅微博數(shù)決定粉絲數(shù)，而且，大多數(shù)粉絲數(shù)來自關注數(shù)，也就是說，檔案館要得到用戶的信賴與愛戴，提升自身的影響力和黏合度，微博的內容是關鍵。如，粉絲數(shù)上百和過千的官方檔案館：順德、三臺縣和云南滇池學院檔案館等，把檔案館開展的主要工作內容或學生調檔前需要準備的工作，也包括“檔案館工作”、“利用服務信息”、“資源”、“機構信息”等做成一個總標簽，放在微博主頁的最上方，很醒目，贏得了不少的粉絲。上海大學檔案館有一條微博，把所有用戶關注的信息做了一個“總結”，放在了微博的最頂端，方便用戶利用。有的還在微博主頁上直接鏈接學生檔案辦理窗口、服務地點等。華南理工大學檔案館以校史為特色，了很多關于校史的微博，如，校史館開放時間，歷史人物、事件等材料的介紹，給人以新鮮感。西北工業(yè)大學檔案館、杭州市房產檔案館更是淋漓盡致地發(fā)揮和利用了微博的優(yōu)勢，把微博搭建成了一個與用戶及時交流、互動的平臺，極大地提高了檔案服務利用效率，有很多用戶對檔案館反饋了贊許的微博。尤其突出的是杭州市房產檔案館，有很多與用戶交流、答疑和及時回復問題等信息，很有可看性，這也是他們獲得較多粉絲的原因所在。也有官方檔案館微博，粉絲數(shù)和關注數(shù)較少的，多是因為他們開播時間較晚。個人檔案館微博也有粉絲數(shù)、關注數(shù)較多的，多屬個人人氣指數(shù)的表現(xiàn)，人群中，個人身份的較多，從事檔案工作的較少。如西京學院、北京市城市建設和西安市城建檔案館微博等。

4.總 結

通過調研，檔案館微博發(fā)展還是較快的，[3][4]微博內容也較充實、全面和各有特色，并且，所的微博與檔案館工作、業(yè)務等有密切的聯(lián)系；檔案館微博的影響力、吸引力還是較強的。有部分檔案館正在利用微博的優(yōu)勢，擴大自身影響、改變服務利用模式，建立與用戶、同行間的聯(lián)系、溝通與交流，檔案館的行業(yè)形象、快捷的服務信息傳播方式正以微博的形式展現(xiàn)在人們面前。并且，多數(shù)檔案館微博之間也較注意關注同行、注重同行間的交流學習與共同提高，聯(lián)系范圍廣泛，尤以官方檔案館微博較突出。但從檔案館微博整體現(xiàn)狀來看，與相近領域（圖書館微博）比較還是有差距的。同時感到，檔案館要很好地利用微博，還需進一步規(guī)范、吸取其他行業(yè)微博的經驗，通過實踐不斷摸索，才會有更好的發(fā)展。

注：本文為2013年度河南省檔案局科技項目： 2013-R-23《微博在檔案館中的應用研究》階段性成果。

參考文獻：

[1]李超.國內圖書館開通微博服務的現(xiàn)狀分析[J].圖書館雜志，2012（2）：24～28.

[2]陳琳.國內圖書館微博應用現(xiàn)狀研究[J].圖書館學研究，2012（12）：30～34.

[3]李龍.檔案館微博開通現(xiàn)狀的調查與分析[J].蘭臺世界，2012（1）：5～6.

篇5

關鍵詞：檔案；行政執(zhí)法；常態(tài)化；對策

《中華人民共和國檔案法》的頒布實施，結束了我國檔案行政執(zhí)法檢查單純依靠行政規(guī)章及政策文件進行工作的局面，開始了依法治檔的新時期。但是，目前的檔案行政執(zhí)法還存在不少亟待解決的問題，必須改變檔案行政執(zhí)法檢查階段性、集中式、突擊式為主的執(zhí)法狀況，將檔案行政執(zhí)法檢查工作納入經?；?、常態(tài)化。

一、檔案行政執(zhí)法檢查的內容

所謂檔案行政執(zhí)法檢查是指縣級以上人民政府檔案行政管理部門，依據《中華人民共和國檔案法》和其他檔案法律、法規(guī)、規(guī)章，對相對人采取的具體直接影響其權利義務，或者對相對人的檔案權利義務的行使和履行情況直接進行監(jiān)督檢查的行政行為。

二、檔案行政執(zhí)法檢查存在的問題

《檔案法》頒布、實施二十多年來，得到了較好地貫徹、執(zhí)行，社會檔案意識普遍提高，檔案工作進入了黃金發(fā)展時期。但是，也有一些不容忽視的問題，必須引起我們的重視，否則勢必影響和制約檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展。

1.社會組織和個人檔案意識和檔案法制觀念仍然比較淡薄

目前，各級黨政機關、企事業(yè)單位雖然都不同程度地加大了對檔案工作的投入，但是相對于招商引資、經濟建設等重點工作來說，對檔案工作的重視往往只是停留在口頭上，實際情況是“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”。對檔案工作不重視、敷衍了事、管理混亂甚至違反檔案法規(guī)的現(xiàn)象在各地區(qū)都不同程度地存在。其次是廣大人民群眾對檔案法律法規(guī)的了解還不夠，依法治檔的觀念還沒有真正形成。主要原因：一是對檔案工作和檔案法律法規(guī)宣傳力度不夠，老百姓對檔案工作知之甚少。二是社會文化水平不高，法律意識淡薄，出現(xiàn)輕視檔案，甚至損毀檔案的現(xiàn)象。三是由于檔案發(fā)揮作用具有間接性特點，容易被人忽視和遺忘。四是多數(shù)地區(qū)檔案部門設備簡陋，手段陳舊，服務水平一般，使檔案難以發(fā)揮作用，檔案事業(yè)在社會上不易造成較大影響。另外，檔案部門自身社會意識的薄弱也嚴重阻礙了檔案法規(guī)貫徹實施的深入。

2.檔案行政執(zhí)法檢查缺乏力度和深度

檔案行政執(zhí)法檢查工作的目的是為了找出缺點、不足，以利于今后更好地開展工作。檔案行政執(zhí)法檢查形式轟轟烈烈，但實際力度和深度卻明顯不足，在開展行政執(zhí)法大檢查工作中，檔案行政執(zhí)法檢查小組只能通過聽領導匯報、到檔案室走馬觀花看一看，對于檔案工作中存在的實際問題，也只能是“霧里看花”，很少發(fā)現(xiàn)問題，檔案行政執(zhí)法檢查的力度無形當中也就被削弱了。

3.檔案行政執(zhí)法人員執(zhí)法能力偏低

大多數(shù)檔案執(zhí)法人員是多年從事業(yè)務指導工作，但對法律知識卻了解不多。部分檔案行政執(zhí)法人員存在著不敢執(zhí)法、不會執(zhí)法、不懂執(zhí)法程序、不會填寫執(zhí)法文書等問題。

4.檔案依法行政水平不高，行政處罰不作為現(xiàn)象比較普遍

檔案行政執(zhí)法走過場、一般違法不下達整改通知書、嚴重違法不進行行政處罰或照顧人情關系等現(xiàn)象還普遍存在。

5.檔案執(zhí)法機構有名無實

有些單位雖然設有檔案執(zhí)法機構，配備了檔案執(zhí)法人員，但并不從事檔案執(zhí)法工作，不深入基層搞調查研究，搜集檔案違法線索，而是將其作為檔案業(yè)務工作的預備隊，哪里忙，去哪里擋，從事的都是與檔案執(zhí)法無關的其他業(yè)務工作。

三、檔案行政執(zhí)法檢查常態(tài)化的對策

1.實行行政執(zhí)法責任制，促進常態(tài)執(zhí)法制度化

行政執(zhí)法責任制是為了保障和監(jiān)督行政執(zhí)法單位嚴格履行法定職責，全面推行依法行政的重要措施，是督促行政執(zhí)法單位依法行政的一種層級監(jiān)督工作制度。將檔案常態(tài)執(zhí)法納入行政執(zhí)法責任制，可以保障常態(tài)執(zhí)法制度化，促進檔案行政執(zhí)法走向規(guī)范化。檔案行政執(zhí)法責任制是檔案行政管理部門根據依法行政的要求，以明確執(zhí)法責任制為前提，以檔案執(zhí)法行為合理、適當、規(guī)范、高效為基本要求，以評議考核和責任追究為監(jiān)督保障的行政執(zhí)法工作責任制度。推行檔案行政執(zhí)法責任制是依法行政的必要保障，是規(guī)范檔案行政執(zhí)法工作的重要舉措，是提高檔案部門依法行政水平的迫切要求。

2.加強隊伍建設，保證常態(tài)執(zhí)法優(yōu)質化

檔案行政管理部門是貫徹實施《檔案法》的主體，打鐵先要自身硬。要把那些政治素質好，通曉《檔案法》，熟悉檔案業(yè)務、剛正無私的優(yōu)秀人才充實到檔案執(zhí)法隊伍。關心他們的生活和學習，解決他們工作中遇到的難題；通過組織學習培訓、崗位練兵、實踐培養(yǎng)等多種途徑強化執(zhí)法隊伍建設，不僅要認真學習檔案法律、法規(guī)、規(guī)章，而且還要努力學習國家的基本法律及和檔案工作有密切聯(lián)系的相關法律、法規(guī)，使他們真正成為集調查、取證等法律程序的辦案高手，真正成為使用法律手段維護檔案安全和檔案工作健康發(fā)展的忠誠衛(wèi)士。

3.健全監(jiān)督機制，加強檔案執(zhí)法常態(tài)化

監(jiān)督檢查是行政執(zhí)法工作最主要，也是最行之有效的方法之一。檔案行政執(zhí)法監(jiān)督可由社會監(jiān)督和行政監(jiān)督組成，以檔案行政主管部門監(jiān)督為主，以國家權力機關、司法機關、上級政府和其他行政機關監(jiān)督為輔，對檔案行政執(zhí)法行為的全過程及基層單位貫徹檔案法律法規(guī)的情況進行監(jiān)察。檔案行政執(zhí)法人員也應主動接受監(jiān)督，在執(zhí)法過程中將執(zhí)法行為置于法律監(jiān)督之下，使檔案行政執(zhí)法正規(guī)化、規(guī)范化。

4.加大宣傳力度，營造良好社會氛圍

利用和創(chuàng)造一切宣傳機會，運用各種宣傳工具，有計劃、有步驟地開展學習宣傳活動，力爭使與檔案工作有關的公民、檔案的利用者都能了解檔案法規(guī)。檔案部門通過多種形式，宣傳《檔案法》、《檔案法實施辦法》以及其他相關的法律法規(guī)，讓更多的人了解檔案法規(guī)，特別是檔案的作用，突出強調公民在檔案事務中的權利、義務，為依法治檔打下廣泛的社會基礎。營造檔案行政執(zhí)法良好的社會氛圍，提升檔案部門的形象和社會地位。

5.落實檔案執(zhí)法工作的物質保障體系，確保檔案執(zhí)法工作順利開展

各級政府及有關部門要在人力、物力、財力等方面給予積極支持，解決必要的辦案經費，配備必需的辦公設備和交通、通訊工具，使檔案執(zhí)法工作能做到信息靈、行動快、效率高。

6.加大執(zhí)法力度，嚴格執(zhí)法程序

加大執(zhí)法力度就是加強檔案違法行為的發(fā)現(xiàn)和查處，通過執(zhí)法檢查，調查研究發(fā)現(xiàn)問題。原始證據往往是在執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)的，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就要及時取證。提取有力的證據，是嚴肅處理檔案違法案件的前提，否則，加大執(zhí)法力度就是一句空話。嚴格執(zhí)法程序，就是在檔案行政執(zhí)法中，嚴格按照程序辦事，每一個環(huán)節(jié)都不可或缺，尤其要保證相對人的權利；要嚴格執(zhí)行錯案追究制度，這樣既保證了相對人的利益，也維護了法律的尊嚴，提高了檔案執(zhí)法人員的素質。

參考文獻：

［1］ 樸蓮花，高風英，車鐵范.淺談檔案行政執(zhí)法［J］.蘭臺內外，2006，（1）.

篇6

一、以科學發(fā)展觀為統(tǒng)領，樹立依法治檔檔案資源建設新理念

1、履行職能，為檔案資源建設可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件

高校檔案館既是高校檔案管理的行政部門，又是永久保存和提供利用高校檔案的科學文化事業(yè)機構。其主要職能是貫徹執(zhí)行國家檔案法律、法規(guī)及規(guī)定，對高校各立檔單位的檔案及檔案工作進行管理、監(jiān)督、檢查和指導，并依法集中統(tǒng)一管理全校黨政管理、教學、科研、財會、基建、外事、出版、設備、產品、聲像等不同門類和載體的檔案。具體地說，就是依法對高校各學院(部)、各單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導，并依法對全校各門類檔案集中統(tǒng)一地進行管理和利用。高校檔案館的兩種職能對開展高校檔案資源建設工作、發(fā)展檔案事業(yè)有著巨大優(yōu)勢。高校檔案部門要充分發(fā)揮檔案管理職能的功能，認真履行監(jiān)督、檢查和指導職責，真正使兩種職能的優(yōu)勢成為檔案資源建設可持續(xù)發(fā)展的動力。

2、加強宣傳。從思想上強化檔案資源建設意識

檔案意識是人們對檔案的性質和價值的認識，以及對檔案工作地位和作用的認識。高校檔案部門要樹立“依法治檔”的思想理念，通過借助校園網、校報及檔案館網站等宣傳渠道，開展廣泛、深入、扎實的檔案法制宣傳活動，從思想上強化資源建設法律意識，增強高校各部門和教職工“依法治檔、依法管檔、依法用檔”的檔案意識和法律觀念；要“見縫插針”，利用各種機會和場合，呼吁各部門重視文件材料的收集、整理(立卷)及歸檔，注重工作中“痕跡”的保存；強化各部門及每一個教職工“既是檔案的制造者，又是檔案保護者”的法治意識和責任意識，形成人人懂檔案、知檔案、愛檔案、存檔案、用檔案的良好氛圍。

3、規(guī)范管理，為檔案資源建設提供制度保障

檔案資源建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，高校應根據國家檔案資源建設的有關法律法規(guī)，制定行之有效的檔案管理制度，明確和細化高校各門類和各部門檔案材料的歸檔范圍和保管期限，并用相應的法律、規(guī)定調整、引導和規(guī)范檔案資源建設。通過行政手段或實行部門年度工作定量考核等相應的激勵機制，大膽地在監(jiān)督中進行指導，在指導中進行監(jiān)督，確保檔案資源建設和規(guī)章制度的落實。在管理機制上，建立健全檔案工作管理網絡，將檔案工作納入教學、科研和管理人員的職責范圍；建立調離崗位監(jiān)督檢查和檔案移交歸檔制度，確保職責工作活動中形成的材料齊全完整；樹立職權法定和權責統(tǒng)一的觀念，對履行職責而不作為造成檔案積壓、損毀、丟失或將檔案據為已有的領導或個人，依法行使檔案監(jiān)督、檢查職責。

4、依法治檔，以業(yè)務指導促進檔案資源建設

《檔案法》明確規(guī)定“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。”同時，教育部、國家檔案局頒發(fā)的《高等學校檔案管理辦法》也進一步明確“高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據為已有”。根據這些法律依據，檔案部門可以大膽開展檔案業(yè)務監(jiān)督、檢查、指導，理直氣壯地收集屬于國家和學校所有的檔案材料。要樹立“依法治檔”的觀念，克服“求人歸檔”的思想，將檔案法律意識貫穿于檔案業(yè)務指導過程之中，并在指導過程中加強檔案法律法規(guī)的貫徹、落實。同時，要加大個人從事職務活動或非職務活動檔案材料收集、征集力度，使每一個教職工明確其職責范圍內形成的文件材料屬于國家和學校的，應當無條件地向學校檔案部門移交。

二、運用和諧社會思想理念樹立檔案資源建設新思想

1、強化指導，推進檔案資源建設健康發(fā)展

構建和諧的資源建設體系，必須協(xié)調處理好監(jiān)督與指導的關系。高校檔案資源建設不僅需要高校各級領導的大力支持，也需要各學院(部)、各單位及每一個教職工的密切配合，更需要運用和諧社會思想理念，加強檔案工作各環(huán)節(jié)的指導。高校檔案部門要廣泛深入各學院(部)、各單位，了解他們的工作情況，及時提醒和指導專(兼)檔案人員做好檔案的積累、收集、整理和歸檔工作。樹立和諧環(huán)境下資源建設思想，關注學校改革發(fā)展的重大問題和重大舉措，跟蹤教學、科研、管理等領域的發(fā)展方向，做到學校工作進展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，最大限度保留各類重大活動、重大事件的第一手資料。

2、重視民生檔案，拓寬檔案資源建設渠道

高校檔案部門要認真貫徹以人為本的科學發(fā)展觀，重視一切關于師生員工切身利益的檔案資源。要把實施《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》作為推動高校檔案基礎業(yè)務建設的重要手段，作為加強資源建設的重要舉措，及時調整、修改、擴大檔案歸檔范圍，建立符合高校工作實際、體現(xiàn)以人為本思想、重視民生的檔案資源建設體系。堅持以人為本，轉變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認識，重視所有涉及人的檔案的價值，切實將高校辦學過程中有關個人教育教學、勞動就業(yè)與培訓、收入與分配、醫(yī)療衛(wèi)生、房屋分配、學籍、學生誠信、心理咨詢及貧困生家庭情況等方面的檔案材料納入民生檔

案的視野，納入歸檔范圍、保管范圍、利用范圍，從根本上實現(xiàn)檔案工作的“兩個轉變”。

3、開展檔案搶救和保護工作，推動檔案資源建設

高校檔案部門應通過不同渠道，采取不同方式，對學校各個歷史時期遺留下來的，具有重要研究和利用價值的，國家需要永久保存的手稿、文件、紀錄、音像文件、電子資源等珍貴檔案史料和實物，實施有計劃、有步驟地搶救、搜集、征集和保護。要拓寬收集(征集)渠道，加強與各級各類檔案館、文史館、博物館及高校檔案館之間的交流，查找、搜集、征集涉及學校建設發(fā)展的檔案史料，通過“征集公告”，將檔案資源建設的視野擴展到學校各個層面和社會各個方面，搜集散失于社會、民間或個人手中的檔案史料；利用現(xiàn)代科學技術，定期跟蹤校園網、互聯(lián)網、廣播、電視、報紙、圖書等對學校及各類人士的相關報道；堅持檔案資源建設與檔案信息化建設同步，實現(xiàn)網上信息的采集和電子文件的全文查詢與歸檔；積極開展“口述校史”、“學校記憶”工程，搶救瀕臨遺失的校史資源和歷史記憶；采取積極主動措施，對積壓在各部門的珍貴檔案實施搶救和保護，并對內容獨特、價值珍貴但載體質量差檔案資料進行數(shù)字化處理。

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追夢人：這是一個很現(xiàn)實的問題，我們也時常碰到復員退伍軍人到檔案館查找檔案的情況，在他們的意識中自己的檔案應放在檔案館。我認為復員退伍軍人的檔案應當在一定程度上由檔案館管理，因為一是檔案館在安全保障上比較高；二是業(yè)務上，接收回來的復員退伍檔案能得到專業(yè)及時的整理歸檔；三是利用上，檔案館環(huán)境優(yōu)越，利用制度健全，能夠及時準確地為利用者提供服務；四是聲譽上，檔案館在社會上的聲譽度比較高，利用者對其比較信任。

楊彬：我曾在某區(qū)辦實習，對復員退伍軍人檔案問題有一些了解。復員退伍軍人檔案一般由專門管理復員退伍軍人以及接收復員退伍軍人檔案的辦管理，保管環(huán)境挺好的，防盜門窗一應俱全，而且樓道里還安裝有攝像頭。除了工作人員和復員退伍軍人本人，其他人不可查看該檔案。另外，檔案移交辦過程中大多情況下會有軍隊檔案科的人陪同，一方面交接辦事方便，另一方面就是怕檔案丟失。

誰的半世：復員退伍軍人檔案的利用大致有三種情況。其一是調走檔案。不管是復員退伍軍人還是普通人的檔案，如果調走檔案，必須先去你要調入的人才交流中心或者公司給你開具一個行政工資介紹信，拿著這個行政工資介紹信去你檔案所在地址進行調檔，如果沒有行政工資介紹信，檔案保管部門是有權拒絕調檔的。其二是查找檔案。如果說有公證處或者個人來查閱檔案，看所查檔案的不同也有不同的應對辦法。如果是辦理遺產公證等，則需要公證處發(fā)一個函交由檔案保管部門，另外，還需要一份死亡證明，在檔案保管部門的監(jiān)督下，由公證處進行查閱，最后在他所收集的資料上，蓋上檔案保管部門的章。其三是檔案證明。有些公司等需要你出具一份檔案證明，證明你的檔案是有人保管或者其他的用途，這個就很簡單，每個檔案保管部門都有這個證明條。只需要在電腦上查閱后確認你的檔案在所在檔案保管部門，就可以出具證明。

勿忘心安：我認為，部隊可以根據軍人入伍時間、所在軍區(qū)、兵種、服役時間等情況，對軍人的檔案進行不同的分類，這樣有利于對該部隊服役的軍人有一個整體上的了解。同時，也要重視電子檔案的建設，并盡量做到定期更新，這樣可以在軍人復員退伍前做好檔案的核實工作，這在一定程度上有利于保證軍人在復員退伍之前檔案完整、齊全。復員退伍軍人的檔案可由其所在區(qū)縣的辦負責收集。復員退伍軍人的檔案有一部分在專門的檔案保管機構，其保密性、真實性、完整性可以得到保障，但另謀職業(yè)的那部分復員退伍軍人，他們的檔案保管就需要多加謹慎了。復員退伍軍人檔案丟失問題多發(fā)于檔案從辦轉到街道辦事處或是個人手中。想解決這個問題，就要抓檔案保管工作，雖說街道辦事處不是專業(yè)的檔案管理機構，但它與檔案的聯(lián)系是十分緊密的。所以，提升街道辦事處的檔案保管工作水平也是大勢所趨。復員退伍軍人檔案的查閱與調走，需要開具證明，在檔案的利用上必須做到嚴格把關。

「悅：我認為，復員退伍軍人檔案不管由哪個部門管理，都應盡可能建立復員退伍軍人檔案信息庫，以方便復員退伍軍人快捷查閱相關數(shù)據。復員退伍軍人檔案錄入項目應包括檔案編號、姓名、民族、出生年月、入黨團年月、政治面貌、文化程度、家庭住址、家庭人口情況、入伍前工作單位、入伍時間、入伍地點、入伍后歷任職務名稱、所受獎勵、重大錯誤和處分、身體狀況、殘疾等級、退伍優(yōu)待金、醫(yī)療補助費、批準退伍機關、批準退伍日期、退伍后工作地點和單位、備考、兵種、所在軍區(qū)、退伍時間、生存狀態(tài)、死亡時間等一整套內容。

亓曉華：我認為，應從以下四個方面加強復員退伍軍人檔案管理：一是參照人事檔案管理相關規(guī)定，設計制作專門的檔案封皮、卷內文件目錄、案卷目錄，實現(xiàn)復員退伍軍人檔案標準化；二是嚴格審查登記，將復員退伍軍人檔案按照原有目錄逐一審查，并依據復員軍人退伍表準確無誤地登記個人基本情況；三是細致分類、排序，將退伍軍人檔案按退伍時間進行分類，在同一年度內按姓氏筆畫排序；四是實行雙向管理，把區(qū)分好的復員退伍軍人檔案認真填寫卷內文件目錄、案卷目錄，建立退伍軍人檔案數(shù)據庫，以方便復員退伍軍人檔案的管理和利用。

小魚兒：復員退伍軍人檔案的管理問題的確值得大家商榷。首先，管理單位應明確。有的地方復員退伍軍人的檔案在民政部門；有的地方復員退伍軍人的檔案在人社部門；有的地方在檔案館。上級對這些檔案在什么地方保管也沒有統(tǒng)一要求，這就給統(tǒng)一標準來管理帶來了不便。為保證復員退伍軍人檔案能夠收集齊全、完整，個人認為應明確保管單位，以防查找時互相推諉。其次，由于在實際工作中保存復員退伍軍人檔案的部門大多不愿讓檔案部門介入，致使這部分檔案整理保管混亂，因此，檔案業(yè)務指導一定要加強。無論在哪個部門，檔案部門都要及時跟蹤指導，確保復員退伍軍人檔案的整理規(guī)范有序。最后，最好移交到地方檔案館保管，這有利于查找利用，因為現(xiàn)在大部分老百姓都知道到檔案館來查找相關資料。

白樺：關于復員退伍軍人檔案管理問題，我特意咨詢了一下曾經整理過復員退伍軍人檔案的同志，一般存放在縣武裝部或民政局的，都是非安置的、自謀職業(yè)或回家務農的復員退伍軍人檔案。由于管理不規(guī)范，硬件、軟件不達標，導致復員退伍軍人檔案受損、缺件、遺失等現(xiàn)象時有發(fā)生。為防止檔案內容的缺失或檔案受損，我認為應改變移交機制，由部隊將復員退伍軍人的檔案以快遞加密件直接移交到檔案館管理，省去中間環(huán)節(jié)（縣武裝部或民政局），對于縣武裝部或民政局可將確定復員退伍軍人人員信息（比如姓名、性別、軍兵種、技術專業(yè)、職務等級等）報該單位備案，這樣做，不但能保證檔案的安全性、真實性，而且也規(guī)范了檔案的管理，為以后檔案的利用奠定了基礎。

田潤：民政部門不承認個人的“原件”，實際上是一個工作規(guī)范的問題，此件無論真假，都不應該在個人手里。據報道稱，一些部隊對于現(xiàn)役士兵檔案管理比較混亂，很多士兵都能接觸到自己的檔案，甚至能將原件據為己有，修改自己檔案現(xiàn)象屢見不鮮。如何保管好復員退伍軍人檔案，我認為，這個問題首先要從軍隊檔案部門抓起，服役期間的士兵個人檔案應該不屬于本人操心的事，收集保管好是軍隊檔案部門的職責。士兵復員退伍，應該由軍隊檔案部門攜帶整理好士兵檔案到當?shù)剞k或者民政部門移交，不足的也由他們負責及時補齊。針對這些情況，地方上應該和軍隊協(xié)商制定相應規(guī)定從源頭上保證檔案的真實完整。復員退伍軍人檔案移交地方后，檔案館應該積極按照《中華人民共和國檔案法》關于集中統(tǒng)一管理國家檔案的規(guī)定，和民政、人武部門協(xié)商，依法實行集中統(tǒng)一管理。復員退伍軍人檔案移交進館后，其利用可依照《檔案法》及《檔案法實施辦法》的有關規(guī)定進行。

不能不：復退軍人檔案的轉接確實不應由個人進行，應通過組織進行，這與人事檔案的管理與交接一樣，自己不能攜帶或保存自己的檔案。由部隊交到地方的不管哪個部門，都應在這個部門保存一定時間，才交到檔案館。因為，最初交到這個部門，說明這個檔案主要或可能是由這個部門負責此復退軍人的安置等工作。這個利用期過后，按規(guī)定移交到檔案館保存，特別是一些退伍后回農村或沒相對固定工作的交到檔案館十分必要，因為相關部門可能已很少用到這部分檔案了，且數(shù)量會相對很大。我館實際上是這樣的，復員退伍后參加了工作的，絕大部分都與參加工作后的職工或干部檔案合并了?，F(xiàn)在保存的復退軍人檔案大部分是農村的，當遇到參加超齡保險或得病還鄉(xiāng)定期補助等，就來檔案館查找。這類檔案屬專業(yè)檔案，不宜直接交到檔案館，要考慮當事人和安置部門的利用方便。

錢慧娟：大概了解了一下，正常程序來講，退伍軍人檔案由本人原部隊以機要件的形式寄至軍人所在地民政局安置辦。安置辦進行審查，符合安置條件的，填寫安置工作審批表。然后由本人帶上自己的介紹信、密封好的檔案及其他相關材料到單位報到。一般這種程序走下來，不會存在檔案由個人保管或修改的情況。除非個人自謀職業(yè)，檔案就轉至所在地勞動局，此時，可能存在自行保管本人檔案的現(xiàn)象。

王建祥：退伍軍人檔案通常情況下就應該在民政部門管理，它的利用價值就是在國家對退伍軍人有特殊政策時備以查考，如果過早地移交檔案管理部門，對它的利用價值的發(fā)揮并沒有好處，因為國家對特殊群體的特殊政策大都是通過民政部門來實施的。

周明明：退伍軍人檔案，嚴格說應分為兩種情況，一種是給安置工作的退伍軍人，其個人檔案應保存在所在單位的檔案室里；另一種，沒有給安置工作的退伍軍人，其檔案一般存放在當?shù)氐拿裾?。對于退伍軍人檔案的歸檔，可以仿照《干部人事檔案管理辦法》實行一人一卷。其中卷內資料可分為十大類，并編制案卷目錄，保管在鐵皮檔案柜里。不同退伍人員檔案可以按照退伍年份結合所在地，按人名的漢語拼音或筆畫順序排序。

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在檔案信息服務中保護隱私權的意義不僅僅在于維護當事人的合法權益，而且在于為檔案事業(yè)的發(fā)展營造良好的社會氛圍，推動檔案信息化進程，促進檔案社會價值的發(fā)揮。

（一）個人資料收集中的隱私權問題

檔案是一種重要的原始信息，且具有保密性。其中包括公民的一些重要的個人信息，大多數(shù)鮮為人知。雖然檔案法對保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密都作了嚴格的規(guī)定，同時制定了檔案的開放期限，但其法律相對方主要是機關、團體、企事業(yè)單位，對于個人重要檔案信息沒有給予明確的說明。事實上，在檔案所有人向檔案館移交、捐贈、寄存或檔案館自行收集關于公民的檔案之初，就應妥善處理好隱私權問題。

隱私權保護問題在傳統(tǒng)的個人資料收集過程中并不太引人注目，但在網絡化的今天，檔案館通過網絡收集個人資料變得快捷化、自動化、詳細化，隱私權問題相對也就更加突出。比如，檔案網站在接受訪問時往往要求用戶提供若干個人資料，包括年齡、性別、身份證號、職業(yè)、收入、工作單位、研究方向、聯(lián)系電話、傳真、電子信箱等；檔案網站可以利用一些追蹤軟件來持續(xù)掌握用戶的網上行為，判斷他們的檔案信息消費特點。

檔案網站采用先進的技術手段收集個人資料并非出于惡意，目的是通過對個人資料的分析與挖掘，找出可能連用戶自己都沒有意識到的檔案信息消費習慣或消費需求，改進服務工作，這是網絡環(huán)境中檔案信息服務和信息產品開發(fā)“量身定制”的個性化、多樣化的要求。但是，檔案網站在用戶毫不知情或無可奈何的情況下（例如有的網站拒絕為不提供個人資料的用戶服務）收集個人資料，就會侵犯用戶對其個人資料的占有權和支配權。

（二）個人資料傳輸和貯存中的隱私權問題

檔案信息傳輸和貯存過程中所涉及的隱私權問題，主要出現(xiàn)在檔案信息網絡化過程中。

網絡本身的安全性并不十分可靠，這是檔案信息網絡化服務中可能產生隱私權問題的又一個原因。由于技術的不完善，第三方（如“黑客”等）對當事人隱私權的侵犯既可以發(fā)生在檔案館與用戶通過網絡傳送個人資料或不同的檔案網站之間共享個人資料的某個環(huán)節(jié)，也可以發(fā)生在檔案網站貯存?zhèn)€人資料的過程中。比如，第三方可以直接侵入檔案網站的用戶數(shù)據庫，觀看、篡改、傳播個人資料，如果這種行為是出于惡意，那么當事人的隱私權無疑將受到極大的威脅。

（三）個人資料利用中的隱私權問題

不恰當?shù)乩脗€人資料是檔案信息服務中可能產生隱私權問題的第三個原因。

檔案利用與隱私權保護之間存在著矛盾，檔案利用必然涉及到公民的隱私權保護問題。如果涉及隱私的檔案被自由利用，就可能導致政治與經濟活動的混亂，使社會公民產生生活危機感，給社會的安寧團結帶來不利因素。因此，如何認識和正確處理好檔案利用與保護公民隱私權問題，是檔案利用工作在改革開放過程中的一個重要課題。由于這種侵權往往涉及到檔案館的管理職能及檔案館對個人資料的常規(guī)使用，所以控制和防止此種侵權的困難較大。

由于各種原因，目前在檔案開放利用工作中公民的隱私權得不到應得的保護甚至被人們所忽視，這無疑給檔案信息服務工作帶來了一定隱患。在目前我國隱私權的觀念尚未深入人心，在人們普遍缺乏隱私權保護意識的情況下，檔案部門在開放利用中忽視隱私權保護的行為還能被社會所容忍。但伴隨著我國法制化建設的進程，公民隱私權意識的加強，檔案部門在實際工作中如不能很好地貫徹法律的規(guī)定，忽視了對公民隱私權的保護，那么將會在很大程度上影響檔案信息服務工作的開展。

二、檔案信息服務中保護隱私權的對策

要使得公民的隱私權在檔案信息服務過程中得到保護，必須走依法治檔的道路，進行相關方面的檔案法律建設。目前我國《檔案法》中沒有明確規(guī)定檔案信息所涉及的隱私權問題，僅在部分條款中作有類似說明。

在檔案信息服務過程中，檔案利用是涉及隱私權的一個關鍵環(huán)節(jié)，在利用時應區(qū)別對待，通過控制使用這些涉及私人權益的檔案，限制其利用范圍，使隱私權受到必要的保護，做到合法利用。

做好檔案信息服務中的隱私權保護，檔案界和檔案館還應采取以下對策：

（一）制定檔案行業(yè)的隱私權保護政策

1997年9月27日，國家檔案局、國家保密局聯(lián)合頒發(fā)了《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》。該文件對于有效預防在檔案開放利用工作中發(fā)生對個人隱私的侵權，起到非常重要的作用。

（二）加強對個人檔案隱私權的管理與技術保護

1.在檔案管理中采取措施

這是合法利用檔案信息的前提條件，要求對涉及公民隱私權的檔案進行鑒定與區(qū)分，使之與一般檔案區(qū)別對待，分開保管，做到有關檔案的完整、安全和保密。目前，檔案法規(guī)對涉及公民隱私權檔案的劃分并不十分明確，在實際工作中不易操作，這種狀況亟待改善。

2.網絡化過程中的保護手段

相對于傳統(tǒng)的紙質檔案而言，在檔案信息網絡化過程中，可以采取的技術保護手段可謂多種多樣。現(xiàn)在已經有了Cookies軟件管理工具、個人隱私偏好平臺（P3P）、加密軟件、自動刪除個人資料軟件等由用戶自己保護個人資料的技術。檔案網站保護個人資料的技術也有很多種，比如：檔案館為了禁止未獲授權的人截取或查閱個人資料，可以通過設置本網站運行的服務器，自動使電子郵件傳輸?shù)揭粋€預先指定的服務器目錄機密郵箱，只供獲得授權的人查閱。

（三）提高檔案館保護隱私權的自律性

“自律”是檔案館保護隱私權的一條重要原則，即通過檔案館采取自律措施來規(guī)范自己在個人資料收集、存貯、傳輸利用中的行為，達到保護隱私權的目的。

1.檔案館應開展檔案開放利用的鑒定工作

組織鑒定小組及時鑒定需要開放利用的檔案，著重分析檔案涉及隱私的內容和本館檔案的類型，從而確定哪些檔案涉及個人隱私，屬于控制范圍。對個人資料的重要程度劃分等級，以決定采取不同的保護措施。檔案館還要建立一些規(guī)章制度，避免使所有的檔案館人員都能接觸到敏感的個人資料（如出身、種族、政治傾向、、犯罪記錄等），確保只有經過批準的檔案館人員才能收集、查閱、傳播這些個人資料。對于已到開放期的檔案，要嚴格按照《各級國家檔案館開放檔案辦法》、《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》中的相關規(guī)定，對擬開放檔案組織認真鑒定，以決定包含個人資料的檔案的開放時間、開放方式和范圍。

2.檔案工作者要注意保護他人隱私

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[關鍵詞]技校學生 成長檔案袋 檔案管理 評價激勵

成長檔案袋，是展示每位學生在學習過程中所做的努力和取得的進步，以及反映學生學習成果的一個集合體，同時也是教師觀察學生學習成果和學習進步的窗口。它以學生為中心，多方面和多角度地反映一段時間內學生在教師、家長和學校共同教育下成長進步的過程，為教師提供其他評價手段所無法提供的關于學生學習與發(fā)展的重要信息。

1 建立技校學生成長檔案的好處

1.1班級管理檔案幫助班主任更全面更細致地開展班主任工作

要管理好一個班集體，是件很不容易的事，離不開班主任細心的工作，建立班級管理檔案尤其重要，為此我建立了家庭情況統(tǒng)計表、特殊學生情況統(tǒng)計表、家訪記載等等，這樣在進行班級管理工作時就得心應手。例如冬天早晨長跑，按照要求每位學生都必須堅持跑完規(guī)定的路線，但我班有一位學生，我卻破例讓他在操場上慢跑，為什么呢？翻一翻班級工作檔案“特殊學生”一檔中，可以清楚地看到這名學生患有甲肝，醫(yī)囑：恢復階段忌做劇烈運動。低年級的學生一般性格活潑，愛說愛笑，可我經過觀察，發(fā)現(xiàn)有一學生性格內向、孤僻，智力開發(fā)晚，靈活性稍遜于其他學生，我就翻開班級管理檔案中學生家庭情況統(tǒng)計表中了解到該生父母離異，都不要他，由爺爺、婆婆代管，從小失去了父母之愛，故而產生了心理障礙，于是我就針對此情況，一方面與他父母聯(lián)系，一方面多加輔導，使之逐漸心理傾向健康，各方面也都有所進步。從以上可看出，班級管理檔案幫助我對癥下藥，減少了盲目性。

1.2使學生將被動約束變?yōu)樽晕壹s束、被動管理變?yōu)樽晕夜芾?/p>

成長檔案袋的價值還在于它可以增強：學生在評價過程中的積極參與意識；學生自我評價的責任感；學生與教師、父母和其他同學相互啟發(fā)和交流的機會；學生“自主學習”的責任和意識；

1.3學生檔案是綜合評價學生和評先選優(yōu)等的依據

每學期期末“三好學生”、“優(yōu)秀學生”、“優(yōu)秀團員”、“優(yōu)秀團干部”、獎學金等的產生，貧困學生補助基金的發(fā)放等，都涉及到班主任對學生進行的綜合評價。班主任平時積累了學生的點滴材料，熟知每一個學生的各科學習、遵守紀律、勞動表現(xiàn)、家庭經濟等等情況，對學生的評價就有根有據，評選出來的先進和優(yōu)秀就讓人口服心服，發(fā)放出去的貧困補助金才真正落到了實處。

1.4學生檔案是班主任與家長交流的資料

教育的本質是一種溝通。學校、家庭、社會三位一體的教育，早已被人們認識和接受。因此，班主任與家長的交流和溝通是經常不斷的。但這些交流與溝通并不一定都是有效的，并不一定都能產生教育的合力。班主任與家長的交流溝通，如果不把握好，事倍功半不說，還有可能導致學?；虬嘀魅闻c家長關系的破裂，從而直接影響教育目標的實現(xiàn)，影響學生的健康成長。

1.5學生檔案是學生畢業(yè)必不可少的材料和推薦就業(yè)的基礎

檔案能綜合反映學生在校期間德、智、體、美、勞諸方面發(fā)展的情況，當學生面臨畢業(yè)即將走上工作崗位時，檔案是學生的“資本”，因此，每個學生都希望他的檔案材料每一樣都是“好”的，但他做到了每一樣都好嗎？班主任不可能以壞充好，以劣代優(yōu)，必須實事求是，公平、準確地評價每一個學生。這就要求班主任在沒有私心的同時，有一個正確的工作態(tài)度和良好的工作方法，將學生的每一個優(yōu)點，每一個缺點，記錄得清清楚楚，在對學生進行評價時，好在哪里，差在何處，誰好誰差，有證有據，一目了然。

2 技校學生成長檔案的內容

成長檔案袋一般是以文件夾的形式把相關內容集中在一起。檔案內容應包括：學科學習計劃、針對此學科的學習成果、學科作業(yè)、合作學習的作品、反思性總結報告以及教師、家長或同伴對自己學習評價的觀察評語等。

3 如何有效管理技校學生成長檔案

3.1準備好檔案所需要的各種表格

在以上檔案內容中，無論是學生個人檔案，還是班級整體檔案，都涉及到很多表格，表格中實際上包含了大量的信息，因此，表格如果設計不好，檔案的信息就不全、不完整，檔案的用途就大打折扣。因此，在建立檔案前就必須將檔案涉及到的各種表格設計好，甚至打印好。

3.2紙質檔案與電子檔案相結合

具體做法是：第一，為每一個學生準備一個檔案袋，隨時收集、存放學生的各種個人紙質檔案材料；第二，為班級準備幾個檔案盒，隨時收集、存放班級的各種紙質檔案材料；第三，在電腦上為每一個學生準備一個文件夾，裝入設計好的各種表格，隨時收集、輸入學生的各種個人電子檔案材料；第四，在電腦上為班級建立一個管理系統(tǒng)，隨時收集、輸入班級的電子檔案材料。

3.3有強烈的收集意識，并及時存放

對學生及班級的任何材料，要有強烈的收集意識，不要怕麻煩。有時看似無用的材料在關鍵時卻派上了大用場，因此不要隨手將“廢物”扔掉，放一放再看是否有價值。并且對材料要及時記錄，及時存放，以免事后遺忘，使有用的材料失去它應有的意義。

3.4材料的分類、書寫和檔案的移交

材料有了，但雜亂無章，使用的時候常常找不到。因此，應根據檔案的屬性進行分類，清晰地列出目錄，使檔案材料有“歸屬”，對號入座，便于及時查找。為檔案材料保存時間長久，書寫時使用碳素墨水或藍黑墨水，絕不能使用圓珠筆。

建立技校學生成長檔案，我們就不能用傳統(tǒng)教育評價模式。因為傳統(tǒng)教育評價只著重評價學生的學力水平。而技校學生的評價還要包括道德水平評價、綜合水平評價，堅持德智體全面發(fā)展的原則。在評價方法上，強調評價方法多樣化，體現(xiàn)出現(xiàn)代素質教育背景下發(fā)展性教育評價的新方法。根據《中華人民共和國檔案法》以及國家有關學生管理工作的政策規(guī)定，學生畢業(yè)后，班主任應將完整齊全的學生個人檔案材料（紙質檔案）移交學校有關部門，嚴禁扣留材料或分批轉出。而班級檔案材料和學生個人的電子檔案材料，除移交學校有關部門妥善保存外，班主任最好也能夠備份保存，為今后的查找提供方便。

班主任對學生檔案的建立、管理工作，是一項長期、復雜、細致的工作，需要班主任有強烈的事業(yè)心和責任感，必須腳踏實地、一絲不茍，這是“太陽底下最光輝的職業(yè)——教師”所賦予我們的職責！檔案中點點滴滴的內容都體現(xiàn)了教師對學生的尊重與關愛。班主任工作是艱辛和勞累的，但更是充實與快樂的！

參考文獻：

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檔案安全監(jiān)管是檔案行政管理部門最基本、最長遠的一項任務，然而目前各級檔案行政管理部門卻對檔案監(jiān)管存在著認識上和工作上的偏差。

一是指導思想上存在著一定的偏差。我國檔案事業(yè)處在一個大發(fā)展時期，檔案工作領域快速拓展，檔案館庫建設任務繁重，檔案行政管理部門的工作重點放在檔案事業(yè)的規(guī)劃、具體業(yè)務的建設上，各極政府部門也要求檔案事業(yè)加大發(fā)展，社會對公共檔案的需要也日益增多，檔案監(jiān)管工作未能真正放到各級檔案行政管理部門的議事日程，對檔案監(jiān)管工作的認識還未能真正到位。

二是在理論建設上還存在較大缺失。理論是人們行動的指南，只有準確的理論才能指引人們準確的實踐方向。目前檔案行政管理部門對檔案監(jiān)管工作的理論構建還處在初級階段，僅明確了檔案監(jiān)管是檔案行政管理部門的一項職能，提出了統(tǒng)計工作、安全保管等方面的要求，未能形成完整的理論體系。特別是對如何明確監(jiān)管的范圍，監(jiān)管的工作標準，監(jiān)管的具體措施等還處在摸索階段，各地方的工作內容要求差異很大，各自為政，這就給監(jiān)管工作質量造成較大的隱患。

三是重服務輕監(jiān)管的觀念弱化了檔案監(jiān)管工作。檔案工作的服務性影響了一代檔案人的思維，為黨和政府做好服務，為社會服務是檔案工作的基本任務，但并不是我們全部的指導思想和工作內容。檔案工作的終極目標是提供服務。但對于檔案行政管理部門來說，本身沒有檔案業(yè)務，只能用規(guī)劃、組織、指導、監(jiān)管等手段來實施職能，保障各類檔案業(yè)務工作的正常開展。長期以來，檔案行政管理部門的業(yè)務指導量極大，幾乎占盡了絕大部分的工作內容。長期來對企業(yè)檔案的指導是壓在檔案行政管理部門身上一項艱巨任務，有的地方對家庭檔案也投入大量精力去組織指導，這種指導服務無可厚非，但是過分投入精力卻削弱了檔案行政管理部門的監(jiān)管工作，有的甚至造成監(jiān)管缺失。

四是檔案監(jiān)管的范圍模糊。事實上檔案行政管理部門目前還沒有一個明晰的檔案監(jiān)管范圍。檔案法明確“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導?！比欢@樣原則性的規(guī)定沒有得到具體的細化，似乎所有的檔案都要去監(jiān)管和指導，國家和省檔案部門也沒有提出明確的監(jiān)督范圍，造成基層檔案管理部門監(jiān)管工作沒有規(guī)范，操作上難以把握。事實上很多地方檔案行政管理部門對家庭檔案工作投入了很多精力去指導，卻未能對涉及千萬人利益的人事檔案進行有效監(jiān)管，對重要的干部檔案、公安戶籍檔案等重要檔案，也以有專門部門在管為理由，放棄監(jiān)管責任，這種監(jiān)管的偏差和缺失危害極大。象干部檔案、戶籍檔案，應當是主管部門負責業(yè)務指導，檔案行政管理部門負責案例監(jiān)管，業(yè)務指導與監(jiān)管不能混為一談，不指導不等于就不要去監(jiān)管。而去指導的家庭檔案則是屬于家庭文化范疇，不屬于監(jiān)管范圍。

五是監(jiān)理工作沒有形成系統(tǒng)性的工作要求、標準。檔案行政管理部門長期對基層檔案工作的監(jiān)管以登記統(tǒng)計和執(zhí)法檢查為基本方式。各地除了檔案館和縣市級機關的統(tǒng)計范圍要求基本相同外，專門檔案的登記統(tǒng)計就各不相同了。執(zhí)法檢查的范圍和具體的要求除了歸檔范圍和“八防”要求相同外，可操作性的監(jiān)管要求、措施就不多，不成體系。直接監(jiān)管范圍基本在與檔案行政部門同級別的黨政機關內，下屬單位的檔案由主管部門負責檢查監(jiān)管。在實施監(jiān)管檢查時又很容易被檔案業(yè)務檢查內容所沖淡。

檔案監(jiān)管工作上存在的以上種種問題，嚴重制約了檔案行政管理部門監(jiān)管工作的深入和健康發(fā)展，在一些損害檔案案例的突發(fā)事件發(fā)生時，難以保障檔案的安全，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展留下隱患。面對黨和國家向檔案部門提出的關注民生，為促進和諧服務的工作要求，面對社會變革帶來的全社會對檔案要求的強大壓力，加強全社會重要檔案的監(jiān)管已成為檔案行政管理部門的迫切任務。

目前檔案行政管理部門應從以下幾方面改善檔案監(jiān)管工作的狀況：

一、檔案行政管理部門要進一步明確監(jiān)管工作的指導思想，擺正檔案監(jiān)管工作的位置?！稒n案法》及各級各類檔案法規(guī)上明確規(guī)定，檔案行政管理部門具有監(jiān)督和指導職能，且監(jiān)督管理工作是主要任務，這是法律賦予的神圣職責，是一種國家意志。因此檔案行政管理部門責無旁貸，應當不斷地強化監(jiān)管工作，增強監(jiān)管工作的力度。各級檔案行 政管理部門要認識到社會發(fā)展的復雜性，洞察各種影響檔案保管安全的潛在危機，從各地發(fā)生的檔案損毀事件中引起警惕，吸取教訓，把確保本行政區(qū)域內檔案保管安全作為首要監(jiān)管任務，加強各種應對自然風險和人為破壞的防犯措施，力保萬無一失。要汲取金融、證券等國家管理部門在監(jiān)管工作上的經驗和教訓，要盡力在檔案監(jiān)管工作上有所作為。

二、檔案行政管理部門要盡早構建起完整系統(tǒng)的監(jiān)管工作理論，并對實際工作進行有效的指導。有準確系統(tǒng)的理論指導，是開展一切工作的前提?！稒n案法》明確檔案行政管理部門的監(jiān)管責任和任務已有21年，我們也作了長期有效的實踐探索，積累了很多經驗和理論。隨著社會形勢的發(fā)展，檔案事業(yè)和檔案監(jiān)管還要隨著形勢變化而改進發(fā)展，但不能無止境地探索，摸著石頭過河只能是初級階段，我們應當認真總結，及時構建起一套新時期檔案監(jiān)管理論，從而明晰一系列監(jiān)管的要求、方法。

三、檔案監(jiān)管應當有所為有所不為，不能眉毛胡子一把抓。檔案工作的涉及面十分廣、檔案種類多，《檔案法》所界定的對國家和社會有保存價值的各種檔案，都屬監(jiān)管范圍。而實際操作必須有重點有步驟地進行，有所為有所不為才能有真正的實效。要對黨和國家寶貴歷史財富的重要國家檔案進行監(jiān)管，這部分檔案一般保存在各級檔案館和國家機關中。要對事業(yè)單位和國有企業(yè)的檔案進行監(jiān)管，如教育、醫(yī)療機構的檔案，公用事業(yè)單位的檔案。要對涉及社會公共安全的屬于民企、外企的檔案進行監(jiān)管，如列入重點工程的基本建設檔案，上市企業(yè)的檔案，還要對村、社區(qū)和一些社團的檔案進行必要的監(jiān)管。監(jiān)管的程度上也要分層和區(qū)別，要將涉及到社會公共安全的檔案分列出來，作為重點監(jiān)管，如國家機關保管的檔案中象戶籍檔案、工商登記檔案、婚姻檔案、土地登記檔案、社保檔案、房產權登記檔案等必須重點加予監(jiān)管，且不能等同于其他一般檔案，應當加強監(jiān)管的強度，確保這些檔案的萬無一失。

四、檔案重點監(jiān)管的范圍應當隨著社會發(fā)展變化而調整。社會發(fā)展變遷會影響到檔案價值觀變化，檔案監(jiān)管的根本目的是讓檔案為社會服務。近幾年來一些領域檔案管理的失控，暴露了一些問題。比如個人檔案的管理隨著大批企業(yè)轉制，職工的下崗、退養(yǎng)等，職工檔案材料的歸檔，檔案的運轉、保管上出現(xiàn)了新問題，反映到檔案行政管理部門。這些職工檔案的監(jiān)管一直未真正納入各級檔案行政主管部門的視野，從目前和未來社會的發(fā)展需要出發(fā)，十分必要成為我們的重點監(jiān)管對象。此前我們化大力的企業(yè)檔案的指導管理，應當作一適當?shù)恼{整，國有企業(yè)檔案應繼續(xù)監(jiān)管，民企和外企的檔案就不能作為全部監(jiān)管范圍，只能作為指導服務的范圍，而且這種服務要盡可能地社會化，減輕檔案行政部門的工作量，騰出更多的精力去監(jiān)管社會的重要檔案。