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關(guān)鍵詞：建設(shè)單位 檔案管理 網(wǎng)絡(luò)共享

在電力基建行業(yè)中，電力檔案是其最真實(shí)的工程建設(shè)歷史記錄，也是電力工程建設(shè)的重要依據(jù)與必備條件，對于整個(gè)電力工程的建設(shè)有著極為重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值與意義。在對電力檔案的管理工作中，它的科學(xué)化與信息化程度對今后的電力基建行業(yè)建設(shè)有著非常重要的影響。所以，做好電力檔案的管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是非常有必要的。

一、建設(shè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）對聲像資料的管理不到位

在部分電力工程建設(shè)單位，對于電力信息檔案的管理工作，一般只重視對于相關(guān)技術(shù)信息資料的收集與整理，經(jīng)常忽視對聲像資料的整理，甚至有的建設(shè)單位沒有相關(guān)的聲像資料。相對于紙質(zhì)的文獻(xiàn)資料而言，聲像資料更加形象生動，對歷史事件能夠準(zhǔn)確反映其原貌，能及時(shí)、有效地提供給單位相關(guān)資料，并且能供多人同時(shí)享用。許多電力信息檔案管理者受傳統(tǒng)的管理思維方式的影響，使單位原有的錄音、攝像等相關(guān)聲像設(shè)備得不到充分利用，對于與電力工程建設(shè)相關(guān)的錄音、影像等資料沒有進(jìn)行很好的管理，致使單位的聲像檔案不完備，影響了電力工程建設(shè)單位的發(fā)展。

（二）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)水平較低

受多種因素的影響和制約，大多數(shù)電力工程建設(shè)單位對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)水平相對較低，對檔案的計(jì)算機(jī)管理處于較為落后的程度，檔案管理中的軟硬件設(shè)備更新不夠及時(shí)，難以適應(yīng)電力企業(yè)的快速發(fā)展。另外，我國的檔案信息網(wǎng)站相對較少，網(wǎng)絡(luò)上所公布的檔案信息數(shù)量缺乏，并且檔案信息的內(nèi)容較為單一，缺乏創(chuàng)新，各網(wǎng)站之間還出現(xiàn)信息內(nèi)容的重復(fù)錄入。這些因素對于電力工程建設(shè)單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)產(chǎn)生一定的影響，檔案管理工作急需進(jìn)行創(chuàng)新與突破。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

在電力工程建設(shè)單位的信息檔案管理工作中，人是較為關(guān)鍵的因素，對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與管理都離不開檔案管理人員，對軟硬件與各種計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用都要通過檔案管理人員才可以充分發(fā)揮其作用。因此，作為檔案管理人員，必須要靈活掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做檔案信息的引導(dǎo)員。但是目前，在電力基建行業(yè)，檔案管理人員的整體素質(zhì)普遍較低，難以適應(yīng)飛速發(fā)展的電力企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境，行業(yè)內(nèi)嚴(yán)重缺乏同時(shí)精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)與檔案管理技術(shù)的綜合型人才。因此，電力基建行業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)急需提高。

二、建設(shè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享的條件

（一）網(wǎng)絡(luò)自動化建設(shè)

當(dāng)前，我國已經(jīng)研究開發(fā)出多個(gè)網(wǎng)絡(luò)化專用軟件，在許多行業(yè)內(nèi)都采用了較為成熟的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了對檔案信息的收集、檢索、整理與利用等多種服務(wù)功能的網(wǎng)絡(luò)自動化管理。在電力工程建設(shè)單位的檔案管理工作中，對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)自動化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享，能夠有效地改善建設(shè)單位的檔案管理手段，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。

（二）網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施建設(shè)

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國的通訊技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了很大的發(fā)展。九十年代以來，我國已經(jīng)先后實(shí)現(xiàn)多個(gè)網(wǎng)站與國際互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行接軌。目前為止，全國已有多個(gè)建設(shè)單位開始運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工程制圖，網(wǎng)絡(luò)硬件的迅速發(fā)展，為我國建設(shè)單位的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理提供了非常重要的條件與基礎(chǔ)。

三、加強(qiáng)建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的有效對策

（一）強(qiáng)化對檔案信息中聲像資料的管理

一方面，作為電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，要及時(shí)更新觀念，摒棄傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，創(chuàng)新管理思維模式，加強(qiáng)對于聲像資料的歸檔與利用，加大資金與人員投入力度，制定科學(xué)、合理的管理制度，將聲像資料的收集與整理等工作列入檔案管理內(nèi)容中。

另一方面，作為檔案信息的管理者，要對聲像資料引起格外重視，對于在電力工程建設(shè)過程中收集的照片、影像等資料，要進(jìn)行及時(shí)整理，在移交聲像資料時(shí)要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，避免產(chǎn)生遺失檔案信息的現(xiàn)象。

（二）加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在對檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理工作中，標(biāo)準(zhǔn)化是信息自動化與網(wǎng)絡(luò)化的重要前提，作為檔案管理者要做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的協(xié)調(diào)工作，制定科學(xué)、合理的設(shè)備管理、技術(shù)應(yīng)用以及業(yè)務(wù)工作等方面的管理規(guī)范與統(tǒng)一原則，以行業(yè)內(nèi)部的發(fā)展趨勢為依據(jù)，制定出在網(wǎng)絡(luò)管理過程中應(yīng)該遵守的管理標(biāo)準(zhǔn)，例如計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的使用標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通訊管理標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)庫管理標(biāo)準(zhǔn)等。在實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享過程中，盡量減少對人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。作為電力基建行業(yè)，各單位要在組織的協(xié)調(diào)管理下，盡量選用高質(zhì)量的、統(tǒng)一的管理應(yīng)用軟件，促進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

（三）提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)化管理水平

在對檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理工作中，迫切需要一批同時(shí)具備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理技術(shù)的復(fù)合型管理人才。作為電力基建行業(yè)，要加快對檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及檔案管理能力的培訓(xùn)，促進(jìn)其對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的靈活掌握，更新管理人員的管理觀念與知識結(jié)構(gòu)，提高他們的檔案管理水平。另外，要加大對復(fù)合型專業(yè)人才的引進(jìn)，對他們進(jìn)行相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其快速適應(yīng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理工作，為電力基建行業(yè)的檔案管理做出更大的貢獻(xiàn)。

結(jié)語：

總而言之，作為電力基建行業(yè)的電力檔案管理者，必須要順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新觀念。不斷加強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)，提高電力檔案管理的信息化與科學(xué)化水平，為整個(gè)電力基建行業(yè)拓寬檔案信息的服務(wù)管理渠道，加強(qiáng)對電力檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與管理，實(shí)現(xiàn)電力信息的網(wǎng)絡(luò)共享，為今后電力基建行業(yè)的發(fā)展留下有價(jià)值的檔案信息。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃愛芹. 電力基建檔案整理的常見問題[J].檔案管理，2010（05）

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關(guān)鍵詞：建設(shè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

前言：

建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄巍５恢币詠砣藗兪褂脗鹘y(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時(shí)間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識,它已進(jìn)入人類社會的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也不高，但建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。

一、建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

2.建設(shè)單位檔案管理自動化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個(gè)自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。

2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。

3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。

3.開發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時(shí)各館應(yīng)揚(yáng)長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。

4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

信息社會把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。面向21世紀(jì)，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

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所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過信息化形式向社會提供服務(wù)作為重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以對檔案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

但是，當(dāng)前的事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會因?yàn)橄到y(tǒng)功能的限制，只把一些個(gè)人檔案和信息輸入計(jì)算機(jī)。在調(diào)閱檔案和資料檢索時(shí)，仍然只習(xí)慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實(shí)際上并沒有得到實(shí)施，檔案管理不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。新形勢下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)模式，進(jìn)行信息化建設(shè)。

2制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃

在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時(shí)，應(yīng)服從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點(diǎn)與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實(shí)可行的檔案管理信息化長遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計(jì)劃，形成一個(gè)規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對事業(yè)單位信息服務(wù)的目標(biāo)支持，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，給未來發(fā)展留下擴(kuò)展空間。

3建立起一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實(shí)時(shí)歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時(shí)，也是檔案數(shù)字化的重要標(biāo)志和重要手段。

在檔案的信息化建設(shè)之中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)一體化系統(tǒng)，把本單位各個(gè)部門的信息統(tǒng)籌考慮進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。

還應(yīng)選用那些使用有升級能力和開發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)管理的需求，具有強(qiáng)大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。建設(shè)信息檔案的網(wǎng)站時(shí)，要選用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。選用的產(chǎn)品應(yīng)符合當(dāng)前國內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最好是當(dāng)前或未來的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國內(nèi)外一些實(shí)力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級換代，減少重新開發(fā)的成本。設(shè)備的設(shè)置應(yīng)盡量合理化，要考慮到網(wǎng)絡(luò)吞吐能力、響應(yīng)時(shí)間和傳遞速度，等等。

4逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ)，也是對檔案原件進(jìn)行保護(hù)的一個(gè)重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過使用先進(jìn)的信息手段，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在網(wǎng)上，以提供服務(wù)。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對所有館藏進(jìn)行全文數(shù)字化，而是對館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，以突出重點(diǎn)，進(jìn)而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應(yīng)，相互補(bǔ)充。

5檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，應(yīng)該按照國家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，應(yīng)既符合國家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實(shí)際的操作。應(yīng)對各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問題。

6檔案的信息化建設(shè)要有對檔案人員的素質(zhì)要求

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關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

現(xiàn)在，社會信息化加速發(fā)展，企事業(yè)單位的科研，生產(chǎn)與管理活動也進(jìn)入了信息化建設(shè)時(shí)期。所以網(wǎng)絡(luò)化和信息化的全面流行也不足為奇了，當(dāng)然，這也是企業(yè)事業(yè)單位實(shí)行現(xiàn)代化管理的方向。在這種形式背景下，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)則成為了順應(yīng)時(shí)展的必然選擇。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

事業(yè)單位，就是不以盈利為目的，提供各種社會服務(wù)為直接目的的社會組織，事業(yè)單位在社會的發(fā)展過程中是一個(gè)不能忽視的組織。首先，這個(gè)組織并非以盈利為目的，所有的專職人員的選拔都是公平公正的，另外，其經(jīng)費(fèi)的提供等方面都是社會上提供的，所有的任何盈利費(fèi)用也會采取捐款措施。當(dāng)然，談到事業(yè)單位檔案管理，也是個(gè)不可忽視的問題。檔案管理在每一個(gè)單位都存在，當(dāng)然也不局限在事業(yè)單位。檔案管理是有一定的工作基礎(chǔ)的，工作單位有一定的工作經(jīng)驗(yàn)和人員儲藏才能有檔案管理的基礎(chǔ)，但是談及到現(xiàn)在檔案管理信息化的現(xiàn)狀，首先就是事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)的不重視性?？赡苁怯捎谛畔⒒芾韯倓傔M(jìn)去人們的視線中，所以事業(yè)單位的管理層并沒有真正的意識到信息化管理對事業(yè)單位的檔案建設(shè)有多大的利益，于是出現(xiàn)了實(shí)際工作中疏于管理和指導(dǎo)檔案管理的現(xiàn)象。除此之外，檔案管理在事業(yè)單位的另一個(gè)問題就是檔案管理沒有專職的人員進(jìn)行管理，檔案管理缺少人才選拔，沒有競爭自然沒有人意識到崗位的重要性，所以經(jīng)常會出現(xiàn)檔案管理室缺少專職人員的現(xiàn)象。還有，就是專職檔案管理人員沒有團(tuán)隊(duì)意識，對學(xué)習(xí)的熱情不高。既然檔案管理要向信息化靠攏，那么這些專職人員就應(yīng)該本著一顆虛心好學(xué)的心進(jìn)行信息化的學(xué)習(xí)和培養(yǎng)。

二、信息化檔案管理在實(shí)行中遇到的瓶頸問題

（一）檔案管理缺乏系統(tǒng)性的管理體制

檔案管理信息化本來就是在原本的檔案管理體質(zhì)上的一種改革，所以要能讓整個(gè)管理體制上有一個(gè)系統(tǒng)性的調(diào)整，也能增加檔案管理的效率和速率。而如今，信息化檔案管理遇到的瓶頸問題之一就是沒有一個(gè)系統(tǒng)性的體制管理，在登記和歸納等方面沒有系統(tǒng)的人事安排和電子信息的預(yù)留，而且，由于事業(yè)單位的工作性質(zhì)，可能會對檔案管理不重視，檔案的整體質(zhì)量也不高。建立一個(gè)系統(tǒng)性的體制進(jìn)行全面的多方面的實(shí)施和應(yīng)用，才能使事業(yè)單位的檔案管理越來越趨于信息化。

（二）檔案軟件差異性

雖說信息化檔案管理不局限于電腦操作，但是也不能脫離電腦操作。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，開發(fā)的軟件不能互用，也就是說沒有一個(gè)統(tǒng)一的既適用于文件檢索又可以應(yīng)用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。不同的事業(yè)單位的檔案軟件系統(tǒng)都是不同的，那么若想將事業(yè)單位進(jìn)行全面化的信息化管理，如果系統(tǒng)不同，如何做到統(tǒng)一管理呢。而且，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷的出版信息編輯成果。這一問題的出現(xiàn)也大大的阻礙了事業(yè)單位檔案的信息化管理。

（三）檔案信息管理人員素質(zhì)有待提高

由于事業(yè)單位的工作性質(zhì)的限制，檔案管理室的建設(shè)并不像其他的工作地點(diǎn)那樣好，所以，檔案管理人員就會對檔案管理信息有漠不關(guān)心。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。而就現(xiàn)在的事業(yè)單位的檔案部門人員來看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才。很多人不會操作較復(fù)雜的現(xiàn)代化電子設(shè)備，甚至有現(xiàn)代文盲。所以，盡管采用很多的現(xiàn)代化設(shè)備，如果不能充分的發(fā)揮作用，檔案電子信息化的實(shí)現(xiàn)恐怕又要遙遙無期了。

（四）檔案管理技術(shù)沒有創(chuàng)新

不僅對于事業(yè)單位的檔案管理，在當(dāng)今社會中，很多的職業(yè)和技術(shù)都需要創(chuàng)新，創(chuàng)新才能有新的發(fā)現(xiàn)，才能有新的發(fā)展。很顯然，在現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案管理中，檔案的管理并未有太大的創(chuàng)新，檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔文件資料是在光盤上或一些軟硬盤上進(jìn)行，顯然，現(xiàn)行的檔案管理和分類方法及一些相關(guān)規(guī)定已經(jīng)不能完全適應(yīng)。

三、如何在事業(yè)單位中進(jìn)行現(xiàn)代化信息化檔案管理

事業(yè)單位中進(jìn)行現(xiàn)代化電子信息化管理已經(jīng)成為了一種趨勢，就是說在現(xiàn)代化發(fā)展的過程中，將檔案管理與電子信息化相結(jié)合會有很大的效益出現(xiàn)。所以探索出如何在事業(yè)單位中進(jìn)行現(xiàn)代化信息化管理很有必要。

（一）事業(yè)單位管理層的重視

不論在現(xiàn)在還是過去，一個(gè)單位中的運(yùn)行都會有一定的階級，當(dāng)然，要想將一個(gè)項(xiàng)目或一件事情很好的貫徹和落實(shí)，該單位的領(lǐng)導(dǎo)層必不可少。所以，對于事業(yè)單位的信息化檔案管理來說，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要從意識上重視檔案管理信息化建設(shè)。第一，要有足夠的資金支持，支持購買一些現(xiàn)代化先進(jìn)的電子設(shè)備，還有進(jìn)行人才培訓(xùn)等。這是為信息化建設(shè)保障物質(zhì)提供基礎(chǔ)。第二，要從心底中存在事業(yè)單位信息化的理念。領(lǐng)導(dǎo)要有這樣的現(xiàn)代化信息觀念，才能真正的影響到其手下工作的職員，才能更好的利用資源提供幫助。只有這樣，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層才能放遠(yuǎn)目光，積極的促進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)。

（二）健全事業(yè)單位的檔案管理安全保密制度

事業(yè)單位的檔案管理對于事業(yè)單位來說至關(guān)重要。因?yàn)槭聵I(yè)單位不是以盈利為目的的單位，所以它主要是為了服務(wù)社會而存在。所以，其保密制度是事業(yè)單位檔案管理信息化工作的核心要素。倘若進(jìn)入到信息化電子檔案管理，就要對整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性做一定的工作。一定要小心謹(jǐn)慎黑客或是一些病毒的攻擊。另外，對于計(jì)算機(jī)或是檔案管理中的電子設(shè)備自身的軟硬件安全問題也要提高警惕，保證內(nèi)部資源傳播的安全性，減少不必要的損失。除此之外，要保證內(nèi)部資料的機(jī)密性，比如要在電子檔案室門口設(shè)立一些防盜鎖都是十分必要的。

（三）檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

在電子化滲入到檔案管理之前，事業(yè)單位的檔案管理模式十分簡單單一，而且，其管理并不是十分嚴(yán)苛，而將其與電子信息化結(jié)合之后，檔案管理的方式就會有必然的改變。首先，在數(shù)據(jù)處理，公文處理和檔案管理方面要有機(jī)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，自動的完成各類檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，繪制出各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。其次，要將記錄和檢索的方式進(jìn)行電子版的轉(zhuǎn)變，原來是很簡單的紙質(zhì)版的記錄登記和檢索，而電子版要采用以電腦為基礎(chǔ)的環(huán)形工作區(qū)域。所以要將檔案指導(dǎo)，編研下作從有形實(shí)體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變。而且，信息技術(shù)重建檔案管理的運(yùn)行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境等也越來越來越不適應(yīng)電子化信息管理，所以從管理體系到組織機(jī)構(gòu)，這些內(nèi)容都是需要變革的地方。只有從多個(gè)方便進(jìn)行全面的改革變新才能真正適應(yīng)電子信息檔案管理。

四、結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理是國家和社會的寶貴的歷史資源，因此，加強(qiáng)檔案管理的信息化工作，是事業(yè)單位面臨的重大課題之一。事業(yè)單位應(yīng)該從根本上進(jìn)行改變，認(rèn)識到信息化改革的重要性，檔案管理部門也應(yīng)該從根本上得到認(rèn)識，學(xué)會人才培養(yǎng)和管理，進(jìn)行協(xié)調(diào)的電子檔案管理，從戰(zhàn)略高度上重視和加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作，以檔案管理信息化來促進(jìn)事業(yè)單位的不斷進(jìn)步，使事業(yè)單位更好地服務(wù)社會。

參考文獻(xiàn)：

[1]李莉虹.關(guān)于加強(qiáng)人事檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].山西建筑，2010（06）.

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1.檔案管理現(xiàn)代化在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用

檔案管理信息化主要是檔案的管理模式、實(shí)體發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，信息化的檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案向社會傳遞重要的服務(wù)信息，電子檔案的優(yōu)勢在于在檔案材料的保存、修改以及查詢等方面都更加的方便快捷，并且通過網(wǎng)絡(luò)媒介來傳送信息時(shí)，也有利于檔案的工作人員對信息材料進(jìn)行分類、匯總、管理等工作。檔案管理的信息化在一定的意義上減輕了工作人員的任務(wù)量，是檔案管理的成本有所降低，同時(shí)也提高了檔案管理工作的效率。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展中的作用越來越被重視。因此，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)值得引起每一個(gè)檔案管理的工作人員的重視。

2.制定符合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃

在對檔案管理信息化制定規(guī)劃時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該遵循服務(wù)于事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本方針，結(jié)合自身的特點(diǎn)以及發(fā)展的目標(biāo)，通過一系列的調(diào)研以及論證，從而制定出有利于檔案管理信息化建設(shè)的一個(gè)近期和遠(yuǎn)期目標(biāo)，從而不斷的形成一個(gè)相對比較完善的網(wǎng)絡(luò)管理體系，進(jìn)而推進(jìn)檔案信息化的整體發(fā)展。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要注意檔案信息化系統(tǒng)實(shí)際使用的效果，支持事業(yè)單位信息服務(wù)目標(biāo)，充分的促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理朝著信息化的方向進(jìn)一步發(fā)展。

3.為檔案管理信息化的良好實(shí)施建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案的信息管理部門需要在網(wǎng)站上成立一個(gè)檔案的信息站點(diǎn)，那么檔案信息網(wǎng)站的出現(xiàn)是通過網(wǎng)頁的形式為檔案管理工作人員提供相關(guān)的服務(wù)，方便檔案的工作人員在網(wǎng)絡(luò)上查詢、歸檔以及下載等。這樣的網(wǎng)頁服務(wù)已經(jīng)成為了檔案信息化管理的一個(gè)重要的標(biāo)志與手段。同時(shí)，在事業(yè)單位的檔案信息化管理中，事業(yè)單位管理信息系統(tǒng)又納入了檔案管理的操作系統(tǒng)，從而形成了一個(gè)全方位的傳送系統(tǒng)，從而能夠更有效的實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享，有哪次，對于加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)來說，建立一個(gè)使用的檔案信息網(wǎng)站有著非常重要的作用。

要建立檔案信息網(wǎng)，首先，最重要的就是選擇具有升級功能以及再開發(fā)能力的檔案信息管理操作系統(tǒng)，從而方便檔案網(wǎng)絡(luò)管理的不斷發(fā)展與更新的需要，能夠凸顯出檔案信息網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)功能。其次，要選擇能夠滿足我國相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的規(guī)范設(shè)備，最好是在市場上流行的主流產(chǎn)品，或者可以的話，與國外以及國內(nèi)的相關(guān)公司取得聯(lián)系，量身定做出適合于事業(yè)單位檔案管理的操作系統(tǒng)，從而保障檔案信息化建設(shè)能夠很好的進(jìn)行，確保事業(yè)單位的檔案管理部門對檔案管理信息系統(tǒng)可以不斷的更新以及升級，從而降低一定的成本。

4.加快事業(yè)單位檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化發(fā)展

事業(yè)單位能夠進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要的基礎(chǔ)前提，就是確保檔案信息資源的數(shù)字化，同時(shí)檔案信息資源的數(shù)字化也是對檔案資源原件得以保存的一個(gè)重要手段，目前，我國主要是通過先進(jìn)的信息手段來對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理，將檔案部門的各種其他形式的管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息化的管理模式，成立一個(gè)比較完善的、全面、規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)庫，為人們提供便捷的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。目前，我國館藏檔案的全文數(shù)字化，只是針對館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，不是針對所有館藏進(jìn)行的全文數(shù)字化工作，主要是以館藏的檔案資源數(shù)字化為重點(diǎn)。對于建立數(shù)字化檔案的管理模式，要明確并不是完全取消傳統(tǒng)檔案管理的模式以及檔案載體，而是為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，形成一個(gè)現(xiàn)代化信息管理與傳統(tǒng)信息管理兩種模式相互共存相互發(fā)展的合作關(guān)系。

5.加強(qiáng)對檔案工作人員素質(zhì)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案信息化的有效建設(shè)

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關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化建設(shè)

人事檔案管理在事業(yè)單位管理中直接關(guān)系到人事檔案的完整以及人才的聘用，為了全面提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平，普遍采用了信息化建設(shè)的手段，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的信息技術(shù)，提高事業(yè)單位人事檔案管理的效率和質(zhì)量，當(dāng)下人事檔案管理信息化建設(shè)中存在很多問題和不足，阻礙著人事檔案管理信息化建設(shè)的水平，這就需要查找當(dāng)下人事檔案信息化建設(shè)中存在的諸多問題，然后針對這些問題采取有效的改進(jìn)舉措，進(jìn)而有效地改善當(dāng)下人事檔案管理存在的問題和不足。

一、我國人事檔案管理的發(fā)展情況及存在問題

首先，不能夠及時(shí)的完善信息化建設(shè)的設(shè)備和系統(tǒng)。在當(dāng)下的人事檔案信息化建設(shè)中，需要完善信息化建設(shè)所需的軟硬件資源，但是經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，由于人事檔案管理里面依然陳舊，對計(jì)算機(jī)技術(shù)等設(shè)備配備不足，導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理的過程中，依然以人力手動為主，不能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)設(shè)備先進(jìn)技術(shù)的快捷方便等優(yōu)勢，影響到人事檔案管理的發(fā)展和信息化的程度，影響到人事檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。其次，由于人為等因素在信息化建設(shè)中存在著不規(guī)范操作的行為。由于缺乏相關(guān)的機(jī)制和體系，使得信息化建設(shè)出現(xiàn)了不規(guī)范的現(xiàn)象，這樣既影響到信息化建設(shè)的水平，也不利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化操作，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案管理信息化建設(shè)形同虛設(shè)，趨于形式。在信息化建設(shè)的過程當(dāng)中沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致了事業(yè)單位人事檔案管理水平低和作用差的結(jié)果，人事檔案管理無法充分發(fā)揮其作用。最后，檔案管理人員的素質(zhì)影響到信息化建設(shè)的水平。事業(yè)單位在進(jìn)行人員招聘的過程當(dāng)中，由于缺乏對工作人員信息化技術(shù)掌握情況的考核和測試，而且部分人事檔案管理人員的年齡非常的大，對于信息化設(shè)備的使用技能差，而且年齡結(jié)構(gòu)老化，使得他們在接觸新事物的過程當(dāng)中接觸和理解能力有限。尤其是很難掌握信息化管理的技術(shù)，這與他們固有的傳統(tǒng)觀念有很大關(guān)系。另外更重要的就是事業(yè)單位對于檔案管理的重視程度不高，檔案管理人員變動比較頻繁，造成了信息化建設(shè)的脫節(jié)、停滯。

二、改善事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新舉措

為了有效地解決當(dāng)下人事檔案管理的信息化建設(shè)中存在的不足和問題，應(yīng)該采取以下有效舉措：第一，加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視，投入足夠的人力物力和資金。人事檔案作為人才信息的重要佐證，必須要加強(qiáng)對人事檔案管理的重視程度，尤其是要推進(jìn)信息化建設(shè)，切實(shí)的提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平和效率，因此，事業(yè)單位應(yīng)該投入足夠的資金完善人事檔案信息化管理了軟硬件條件，配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、訂書器、復(fù)印機(jī)等信息化技術(shù)設(shè)備，確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。第二，建立檔案管理信息化的管理機(jī)制和行為規(guī)范。為了避免信息化建設(shè)中不規(guī)范的問題，必須要完善相關(guān)的機(jī)制和體系，制定各個(gè)環(huán)節(jié)的工作流程和規(guī)章制度，加強(qiáng)管理，避免不規(guī)范的現(xiàn)象出現(xiàn)，而且要嚴(yán)格規(guī)范操作，對各個(gè)辦公室要明確職責(zé)，及時(shí)的上報(bào)各種檔案資料，這樣既能夠保證檔案管理的信息化建設(shè)的效率，也能夠提高檔案管理信息的普及度。所以通過完善檔案管理建設(shè)的相關(guān)機(jī)制和體系，確保人事檔案管理信息化的有效實(shí)用，而不是趨于形式、浮于表面。第三，注重提高事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，所有的工作作業(yè)都是由人來完成的，因此必須要提高事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)，尤其是要提高其信息化技術(shù)設(shè)備使用的技術(shù)和水平。面對當(dāng)下管理人員素質(zhì)低下、職業(yè)能力比較差、綜合素質(zhì)較低等問題，要全面加強(qiáng)培訓(xùn)，建立一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)強(qiáng)、專業(yè)化的檔案管理人員隊(duì)伍。事業(yè)單位可以通過參觀考察，專業(yè)培訓(xùn)、專題講座等多種手段，全面提高事業(yè)單位管理人員綜合素質(zhì)。第四，在進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)確保檔案的安全性與保密性。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)本身就是一把雙刃劍，因此，人事檔案管理信息化建設(shè)過程當(dāng)中，一定要確保檔案信息庫的安全，避免人事檔案信息被隨意泄露，侵犯他人的隱私，給人事檔案管理帶來安全隱患。所以在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的同時(shí)要加強(qiáng)保密意識和安全使用技能，通過對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密處理，避免人事檔案信息泄露。同時(shí)一定要提高人事檔案管理人員的職業(yè)操守，避免其隨意泄露個(gè)人信息，對于惡意泄露他人信息的行為要加強(qiáng)處理，以產(chǎn)生警示作用，通過安全和保密的舉措，提高人事檔案管理的安全度。

三、結(jié)語

面對當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的基礎(chǔ)設(shè)施不完善、信息化建設(shè)的管理標(biāo)準(zhǔn)體系缺乏以及人員素質(zhì)參差不齊等問題，有必要創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)。因此需要事業(yè)單位加強(qiáng)對信息化建設(shè)的投入力度，通過改變傳統(tǒng)的理念，增強(qiáng)資金、人力、物力的投入，改善軟硬件條件，從而有效的提高我國檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化、科學(xué)化、合理化，從而推動我國事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)而推動人事檔案管理進(jìn)入新的臺階，促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展。

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所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過信息化形式向社會提供服務(wù)作為重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以對檔案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

但是，當(dāng)前的事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會因?yàn)橄到y(tǒng)功能的限制，只把一些個(gè)人檔案和信息輸入計(jì)算機(jī)。在調(diào)閱檔案和資料檢索時(shí)，仍然只習(xí)慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實(shí)際上并沒有得到實(shí)施，檔案管理不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。新形勢下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)模式，進(jìn)行信息化建設(shè)。

2制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃

在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時(shí)，應(yīng)服從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點(diǎn)與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實(shí)可行的檔案管理信息化長遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計(jì)劃，形成一個(gè)規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對事業(yè)單位信息服務(wù)的目標(biāo)支持，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，給未來發(fā)展留下擴(kuò)展空間。

3建立起一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實(shí)時(shí)歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時(shí)，也是檔案數(shù)字化的重要標(biāo)志和重要手段。

在檔案的信息化建設(shè)之中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)一體化系統(tǒng)，把本單位各個(gè)部門的信息統(tǒng)籌考慮進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。

還應(yīng)選用那些使用有升級能力和開發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)管理的需求，具有強(qiáng)大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。建設(shè)信息檔案的網(wǎng)站時(shí)，要選用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。選用的產(chǎn)品應(yīng)符合當(dāng)前國內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最好是當(dāng)前或未來的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國內(nèi)外一些實(shí)力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級換代，減少重新開發(fā)的成本。設(shè)備的設(shè)置應(yīng)盡量合理化，要考慮到網(wǎng)絡(luò)吞吐能力、響應(yīng)時(shí)間和傳遞速度，等等。

4逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ)，也是對檔案原件進(jìn)行保護(hù)的一個(gè)重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過使用先進(jìn)的信息手段，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在網(wǎng)上，以提供服務(wù)。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對所有館藏進(jìn)行全文數(shù)字化，而是對館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，以突出重點(diǎn)，進(jìn)而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應(yīng)，相互補(bǔ)充。

5檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，應(yīng)該按照國家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，應(yīng)既符合國家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實(shí)際的操作。應(yīng)對各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問題。

6檔案的信息化建設(shè)要有對檔案人員的素質(zhì)要求

篇8

事業(yè)單位的檔案信息不僅記錄著我國社會、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，也關(guān)系著事業(yè)單位人才的考核和培養(yǎng)，因此，事業(yè)單位內(nèi)的檔案有著極為重要的作用。對事業(yè)單位而言，檔案管理工作不僅是一個(gè)重點(diǎn)，還是一個(gè)難點(diǎn)。當(dāng)前，事業(yè)單位的檔案管理模式不斷轉(zhuǎn)型，越來越離不開信息化的建設(shè)，而傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越難以適應(yīng)新時(shí)代的需要。因此，事業(yè)單位應(yīng)積極進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案管理，簡化管理流程，使管理更為高效。

一、檔案管理信息化趨勢

21世紀(jì)以來，以計(jì)算機(jī)為主的信息技術(shù)取得了跨越式發(fā)展，其以省時(shí)、高效的特點(diǎn)很快便在各個(gè)領(lǐng)域得到了普及。檔案管理工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，所涉及到的企業(yè)與人員的檔案較多，無論是存儲還是查找都是一項(xiàng)巨大的工程。而隨著信息化趨勢的不斷發(fā)展，檔案管理可以依靠數(shù)字信息方式來進(jìn)行存儲與查找，且檔案可以得以長久保存和快速傳遞。同時(shí)，利用信息化的檔案管理方式還可以不斷完善新的信息理方式，能降低管理成本，實(shí)現(xiàn)資源在線共享，建立單位與用客戶之間的聯(lián)系和交流，優(yōu)化管理體制。由此可見，事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理具有一定的必然性。然而，在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中依然存在一些問題，使得檔案管理信息化進(jìn)程受到了阻礙，下面我們將就其進(jìn)行分析。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的問題

每一個(gè)新事物的產(chǎn)生與發(fā)展過程中，都會遇到諸多的問題，有些問題阻礙了新事物的發(fā)展，也有些問題則一定程度上促進(jìn)了新事物的發(fā)展。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的一些問題，對信息化進(jìn)程提出了挑戰(zhàn)，也對事業(yè)單位檔案管理工作人員提出了要求。

1、信息化管理體系不完善

事業(yè)單位的檔案管理工作人員很多都不是科班出身，他們沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，更沒有經(jīng)歷檔案的信息化進(jìn)程。另外，很多工作人員身兼數(shù)職，沒有足夠的精力去管理檔案，使得檔案混亂無序。同時(shí)，一些檔案的資料不真實(shí)、不準(zhǔn)確，檔案管理體系不完善，管理思路混亂，管理方式落后，使得事業(yè)單位的檔案管理工作十分不正規(guī)。

2、信息安全問題被忽視

事業(yè)單位檔案管理納入信息化進(jìn)程是一種進(jìn)步，然而卻也具有一些風(fēng)險(xiǎn)，尤其是信息安全風(fēng)險(xiǎn)，更是比較突出。檔案管理與信息技術(shù)掛鉤，一旦信息技術(shù)遭受黑客攻擊或者病毒侵襲，那么檔案將面臨著泄密或者被篡改的威脅。但是，很多事業(yè)單位的檔案管理人員并沒有重視到這一點(diǎn)。

3、管理人員意識淡薄

檔案管理的信息化是一個(gè)必然趨勢，但是當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作人員卻并沒有充分認(rèn)識到這一趨勢，他們依然習(xí)慣于利用傳統(tǒng)的手工操作，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理方式，對于信息化進(jìn)程的認(rèn)識不足，意識淡薄。而且，一些檔案管理人員認(rèn)為自己的工作并不重要，只是一些保管的事務(wù)性工作，并非單位的主要工作，只要做好檔案的保管工作就可以，所以他們的工作熱情比較低下，對檔案工作缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)知。

三、推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的舉措

在推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程中，事業(yè)單位與檔案管理人員都應(yīng)強(qiáng)化認(rèn)識，作出改變。

1、完善信息化管理體系

完善信息化管理體系應(yīng)從以下兩個(gè)方面著手：

（1）制定信息化管理體系的總體規(guī)劃

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，應(yīng)制定信息化管理體系的總體規(guī)劃，從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的全局戰(zhàn)略出發(fā)，制定符合本單位發(fā)展的長遠(yuǎn)規(guī)劃，從而使檔案管理形成一個(gè)完善的體系，以推動事業(yè)單位的檔案信息化進(jìn)程。

（2）制定內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體系

事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，不僅要制定總體規(guī)劃，還要實(shí)行檔案信息化管理體系的內(nèi)部優(yōu)化，結(jié)合自身發(fā)展，按照國家標(biāo)準(zhǔn)制定內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體系，從而更為和諧地發(fā)展與完善。

2、強(qiáng)化信息安全

前文提到，檔案管理與信息技術(shù)掛鉤，只要信息技術(shù)遭受黑客攻擊或者病毒侵襲，那么就會導(dǎo)致檔案面臨著泄密或者被篡改的威脅。為此，事業(yè)單位應(yīng)注意到這一層面的潛在威脅，強(qiáng)化檔案管理的信息安全。

（1）強(qiáng)化檔案信息安全管理制度建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化檔案信息安全管理制度的建設(shè)，使電子檔案受到嚴(yán)密制度的保護(hù)，禁止非規(guī)定計(jì)算機(jī)接入與訪問電子檔案網(wǎng)服務(wù)器，禁止移動設(shè)備對電子檔案的輸入與輸出，禁止非檔案管理人員直接接觸電子檔案，以一系列的制度來完善檔案管理，強(qiáng)化信息安全。

（2）強(qiáng)化檔案信息管理系統(tǒng)的定期維護(hù)

檔案信息管理系統(tǒng)的安全與否直接決定著檔案的信息安全。因此，事業(yè)單位應(yīng)加大力度，強(qiáng)化定期維護(hù)，每周都要進(jìn)行例行檢查，定期進(jìn)行病毒檢測與病毒查殺、不斷進(jìn)行數(shù)字化掃描，通過多種系統(tǒng)維護(hù)方式來確保檔案信息安全。

3、提高管理人員意識

檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，即便其不是事業(yè)單位最主要的工作，卻也是最重要的工作。因此，檔案管理人員應(yīng)提高工作熱情，認(rèn)清檔案管理信息化管理的趨勢，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，切實(shí)強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任意識、服務(wù)意識，提高自身信息管理意識，提高自身專業(yè)素質(zhì)，以便在檔案管理崗位上做到最好。

篇9

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是實(shí)現(xiàn)資源共享。傳統(tǒng)檔案管理方法在收集及保存信息上工作量較大，且紙質(zhì)文件在查閱和利用時(shí)也不夠便捷。檔案管理信息化建設(shè)，可將各類信息均納入數(shù)據(jù)庫，并保存在電子磁盤，不論是收集、保存還是利用、借閱，均能大大提升效率，并且通過信息網(wǎng)絡(luò)還能實(shí)現(xiàn)檔案資料的及時(shí)查閱與共享，只需輸入關(guān)鍵字就能查閱到需要的資料。二是提升管理效率。傳統(tǒng)檔案管理主要以人工錄入為主，不僅效率低，需投入大量人力，也容易出錯。而實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)后檔案的檢索與管理不僅快速也更加精密，大大提升了檔案管理效率。三是實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)化文件為主，填寫和整理起來工作量很大，更新周期也長，加之紙張容易老化和被損壞，一些資料文件就容易遺失。而檔案管理信息化建設(shè)主要以電子文檔形式保存資料，可備份，不易遺失和損壞，節(jié)省成本提高工作效率的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）積極樹立檔案管理信息化建設(shè)意識。事業(yè)單位應(yīng)積極樹立檔案管理信息化建設(shè)意識。一方面，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)發(fā)揮帶頭作用，充分認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的意義，并主動將檔案管理信息化建設(shè)工作納入日常重要工作范疇。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極給事業(yè)單位工作人員灌輸信息化意識，提高單位員工的思想覺悟和意識，促使單位員工積極參與檔案管理信息化建設(shè)的工作中來。此外，事業(yè)單位還應(yīng)強(qiáng)調(diào)檔案管理信息化建設(shè)并不單單是檔案管理部門的工作，而是需要單位所有人員共同配合開展的工作。

（二）全面提升檔案管理人員的綜合能力。事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)就必須強(qiáng)化檔案管理人員的綜合能力，培養(yǎng)一支高素質(zhì)、專業(yè)性強(qiáng)的信息化檔案管理隊(duì)伍。具體而言，事業(yè)單位應(yīng)定期給檔案管理人員提供專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容以檔案管理信息化知識與技能為主，幫助員工優(yōu)化已有技能和掌握新技能。同時(shí)，還應(yīng)對檔案管理人員實(shí)施再教育學(xué)習(xí)，培養(yǎng)他們的愛崗敬業(yè)精神及職業(yè)素養(yǎng)，打破他們思想上的束縛，促使他們積極與時(shí)俱進(jìn)，更好地展現(xiàn)自身價(jià)值。培訓(xùn)同時(shí)還應(yīng)提供實(shí)踐機(jī)會，培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)實(shí)施考核，考核通過者方能繼續(xù)擔(dān)任崗位工作。

（三）注重檔案管理硬件設(shè)施的強(qiáng)化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)必須有安全、有效的硬件設(shè)施做基礎(chǔ)，事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識到這一點(diǎn)，并積極強(qiáng)化硬件設(shè)施的投入與建設(shè)。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大硬件設(shè)施的投入，如撥發(fā)資金及時(shí)更換陳舊設(shè)備、定期維修保養(yǎng)已有硬件設(shè)備等。其次，單位應(yīng)強(qiáng)化計(jì)算機(jī)的安全管理，如安裝防火墻、定期殺毒、修復(fù)、設(shè)置登錄密碼等。再次，單位應(yīng)采購內(nèi)存較大的硬件，備份好重要資料，以防重要資料遺失后無法找回。此外，單位還應(yīng)強(qiáng)調(diào)每位檔案管理人員必須正確、合理操作計(jì)算機(jī)，避免錯誤操作造成檔案資料損壞或遺失。

（四）制定健全的檔案管理信息化制度。完善的管理制度是開展檔案管理信息化建設(shè)工作的重要保障，事業(yè)單位應(yīng)緊密結(jié)合實(shí)際情況，綜合考慮多方面因素，不斷改進(jìn)并完善檔案管理信息化建設(shè)制度，確保各項(xiàng)制度切實(shí)可行。如崗位責(zé)任制度，明確每位人員的崗位職責(zé)與權(quán)限；責(zé)任追究制度，明確每位人員應(yīng)承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任，避免出現(xiàn)問題后相互推諉；檔案收集、整理及歸檔制度，確保收集檔案的完整性、真實(shí)性和清晰性；檔案管理監(jiān)督制度，避免個(gè)別人員投機(jī)取巧，為檔案管理信息化建設(shè)埋下安全隱患等。

（五）傳統(tǒng)與信息化結(jié)合實(shí)現(xiàn)雙管齊下。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必然發(fā)展趨勢，但當(dāng)前很多事業(yè)單位仍然以傳統(tǒng)檔案管理方法為主，而信息化建設(shè)亦是一項(xiàng)長期工程，加之傳統(tǒng)檔案管理方法也有其優(yōu)勢，故事業(yè)單位應(yīng)將傳統(tǒng)檔案管理方法與信息化建設(shè)相結(jié)合，取其精華與優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)雙管齊下。具體而言，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，在傳統(tǒng)檔案管理模式中逐漸融入信息化元素，不斷實(shí)踐與改進(jìn)，總結(jié)出一套切合實(shí)際、可行性高的檔案管理方法。然后再以此為基礎(chǔ)，強(qiáng)化信息化建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)量與效率。

篇10

關(guān)鍵詞：建設(shè)事業(yè)單位；基礎(chǔ)平臺；檔案管理；信息化；人員素質(zhì)；策略

中圖分類號：G275.9

檔案是指公司從事經(jīng)營、管理工作中形成的對企業(yè)和社會有利用與保存價(jià)值的各種文字和圖表以及聲像還有實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。對于任何事業(yè)單位來說，事業(yè)單位檔案管理都是一種隱性工作，無論是對日常的事業(yè)單位工作還是特殊的事業(yè)單位工作都需要靠檔案管理提供有力的支撐和基礎(chǔ)以及保證。隨著二十一世紀(jì)社會的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)體制的改革以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展并廣泛投入使用，我國的事業(yè)單位對檔案的數(shù)量與需求也愈來愈大。但盡管如此，很多事業(yè)單位對其本單位的檔案的管理還往往不夠完善和科學(xué)，其在事業(yè)單位檔案管理中還存在這很多問題。由此可見，為了適應(yīng)社會現(xiàn)代化的需求，對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行信息化改革已經(jīng)成為計(jì)算機(jī)科技發(fā)展的必然趨勢，是工作中的重中之重。

1 我國事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀

1.1 我國事業(yè)單位缺乏管理檔案的專業(yè)人員?，F(xiàn)今在很多事業(yè)單位存在一個(gè)實(shí)際性問題就是：事業(yè)單位檔案管理人員的實(shí)際能力和其自身的素質(zhì)未跟上時(shí)代的發(fā)展和信息化的潮流，這個(gè)問題的存在很容易導(dǎo)致各事業(yè)單位的檔案管理工作長期處于一個(gè)低層次的水平。在我國的事業(yè)單位中，存在一個(gè)普遍的現(xiàn)象即：缺乏管理檔案的專業(yè)型人員。這主要是因?yàn)槟壳霸诠芾頇n案的管理人員的年紀(jì)大都偏大，并且?guī)缀醵嘉磪⒓舆^專業(yè)的檔案管理的培訓(xùn)，所以，他們對于檔案管理信息化改革建設(shè)很難適應(yīng)。很多管理檔案的人員在進(jìn)行對檔案的管理工作時(shí)的態(tài)度不認(rèn)真，缺乏耐心和責(zé)任心，而正是由于管理人員這種不佳的工作態(tài)度，才會導(dǎo)致檔案中所存在的缺漏問題不能及時(shí)的被發(fā)現(xiàn)和提出，從而因管理不完善而導(dǎo)致我國事業(yè)單位的檔案的作用不能夠得到很好的發(fā)揮。由此可見，為了使我國事業(yè)單位中的檔案管理工作能夠順利地進(jìn)行，對事業(yè)單位的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)性培訓(xùn)和考核是非常有必要的。

1.2 事業(yè)單位檔案管理目標(biāo)不明確，領(lǐng)導(dǎo)不重視。很多事業(yè)單位的檔案管理方面還存在著不明確管理目標(biāo)的問題。事業(yè)單位檔案管理對于事業(yè)單位發(fā)揮著很重要的影響作用，只有好的、能夠明確管理目標(biāo)的事業(yè)單位檔案管理才能夠使事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化和制度化以及科學(xué)化變?yōu)榭赡?，才能使事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值得到體現(xiàn)。

當(dāng)前，我國事業(yè)單位的很多領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理制度的了解都并不系統(tǒng)和完善，他們并未認(rèn)識到事業(yè)單位檔案的工作的重要性（即：管理事業(yè)單位檔案的工作與單位的每一個(gè)員工的利益都有著很緊密的聯(lián)系，除此之外，其對于國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展也發(fā)揮著很重要的作用），從而不重視單位的檔案管理工作，而只是一味地去引進(jìn)人才和培養(yǎng)人才。所以，作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，為了為自己的員工及其自身和企業(yè)爭取利益最大化，從而達(dá)到為國家創(chuàng)造更多財(cái)富的目的，則必須要認(rèn)識到事業(yè)單位檔案的工作對于其所在單位和單位員工以及其自身的重要性，必須要足夠地重視單位檔案的管理工作。

1.3 我國事業(yè)單位檔案管理的信息化程度不夠。如今，隨著社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)廣泛普及到人們的生活和工作中，但盡管如此，很多事業(yè)單位的管理檔案的工作仍然未做到全面的信息化，很多事業(yè)單位的重要的檔案信息，還是采用“有紙化”的管理方式對其進(jìn)行管理。這足以說明人們還未能全面地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)?！坝屑埢睓n案管理方式的不足之處就在于查找信息困難，且不能夠抵抗天氣的影響。在查找信息時(shí)，要花費(fèi)很長的時(shí)間進(jìn)行查找，其效率是比較低的；另一方面，一旦天氣潮濕，檔案就容易收到破壞，并且修復(fù)困難，很容易造成重要信息的缺失。由此可見，為了使信息的查找趨于簡單化，為事業(yè)單位檔案信息安全提供保障，從而使事業(yè)單位檔案管理的基本職能和潛力挖掘得到充分地體現(xiàn)，事業(yè)單位有必要對其檔案管理工作進(jìn)行信息化改革，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字技術(shù)，為檔案管理搭建更扎實(shí)的物質(zhì)和技術(shù)以及管理的平臺。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化的建議策略

2.1 提高管理人員專業(yè)素質(zhì)。人員素質(zhì)對于事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展?jié)摿σ约捌浒l(fā)展方向有著決定性作用，除此之外，其對于檔案信息化建設(shè)的各個(gè)進(jìn)程也有著和重要的作用。故此，為了使單位工作人員的綜合能力和專業(yè)素質(zhì)得到一定的提高，則有必要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際對其進(jìn)行鍛煉。為了培養(yǎng)符合工作實(shí)際需要的人才，適應(yīng)時(shí)展的潮流，則必須要對管理人員專業(yè)素質(zhì)予以提高。對此，事業(yè)單位要加強(qiáng)對管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平和工作技能以及綜合素質(zhì)進(jìn)行專業(yè)型培訓(xùn)和考核，并結(jié)合實(shí)際將專業(yè)知識融入到檔案管理中，對工作人員進(jìn)行定崗定位，使其能夠在自己工作崗位上發(fā)揮獨(dú)特的優(yōu)勢。除此之外，為了激發(fā)員工學(xué)習(xí)的積極性，可適當(dāng)?shù)慕ⅹ剟钪贫龋澮怨膭?，從而培養(yǎng)出高素質(zhì)的、符合崗位需要的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的人才。

2.2 完善事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件的開發(fā)工作。強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的信息化改革和建設(shè)，則有必要完善事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件的開發(fā)工作。只有對檔案信息化建設(shè)予以重視，并且開發(fā)和完善符合檔案管理工作實(shí)際的檔案管理工作的應(yīng)用軟件，才能夠使事業(yè)單位檔案的信息化水平和科學(xué)化程度以及其工作效率得到有效地提高。

2.3 明確事業(yè)單位檔案管理目標(biāo)。為了使事業(yè)單位檔案管理工作更加規(guī)范化和制度化以及科學(xué)化，充分體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值，則應(yīng)當(dāng)以信息化作為保障，充分利用信息技術(shù)對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理，而要做到這種程度，則必須要明確事業(yè)單位檔案管理的目標(biāo)。為了使事業(yè)單位檔案管理的各項(xiàng)工作更加快捷和方便以及準(zhǔn)確，從而為事業(yè)單位和公眾以及社會的提供全面的服務(wù)，則應(yīng)當(dāng)更好的利用網(wǎng)絡(luò)和科技數(shù)字，充分發(fā)揮信息的作用，徹底改造事業(yè)單位的檔案管理工作，將事業(yè)單位的檔案管理目標(biāo)和工作體系與信息技術(shù)進(jìn)行緊密的結(jié)合，推動“有紙化”辦公轉(zhuǎn)向“無紙化”辦公。

3 結(jié)束語

當(dāng)前事業(yè)單位核心具有管理性和基礎(chǔ)性工作即為事業(yè)單位檔案工作，管理事業(yè)單位的檔案不僅僅對其單位的領(lǐng)導(dǎo)者的決策產(chǎn)生著直接性的影響，而且也對其事業(yè)單位的人才的培養(yǎng)以及考核工作產(chǎn)生著直接性的影響。作為社會進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展的產(chǎn)物，在一定程度上，事業(yè)單位檔案管理信息化對社會進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展有著催化劑的作用。為了適應(yīng)我國時(shí)代的發(fā)展的潮流，有必要將事業(yè)單位檔案的信息化改革建設(shè)貫穿到整個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部以及整個(gè)事業(yè)單位外部的各個(gè)方面。為了為單位的員工以及單位本身爭取最大的利益，并且為國家創(chuàng)造更多的社會財(cái)富，那么作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與決策人員則有必要對事業(yè)單位的檔案管理的信息化改革建設(shè)和發(fā)展予以高度重視，并加大改革力度，要將信息化和網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)理念與事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際相結(jié)合，充分地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)對事業(yè)單位的檔案采取數(shù)字化和科學(xué)化的管理方式，從而使得事業(yè)單位的檔案管理工作變得日益趨向規(guī)范化和合理化，為事業(yè)單位組織建設(shè)等工作提供支撐力量和質(zhì)量保障，進(jìn)而達(dá)到使事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)，一步步趨于深入化和全面化以及現(xiàn)代化的目的，進(jìn)一步地保護(hù)事業(yè)單位的檔案以及事業(yè)單位的信息資源，發(fā)揮出使事業(yè)單位檔案工作在服務(wù)方面以及管理方面的潛在功能得到更好的發(fā)揮。以上文章通過對我國事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析并對其作出相應(yīng)的建議，充分說明了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性，對于事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)有著重要的積極作用。

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