導(dǎo)語：如何才能寫好一篇電子檔案管理系統(tǒng)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關(guān)鍵詞】Web技術(shù)；電子檔案；管理系統(tǒng)；設(shè)計(jì)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)得以廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域，它采用高效的信息處理、提煉等優(yōu)勢(shì)運(yùn)用至檔案管理中，讓人們更容易使用檔案信息，從而順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)。針對(duì)上述情況，本次研究提出設(shè)計(jì)Web的電子檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，檔案管理人員能夠快速查詢、檢索、修改、歸檔等操作，大大提升檔案管理工作的效率。

1.電子檔案管理系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)

本次設(shè)計(jì)的電子檔案管理系統(tǒng)是在WEB技術(shù)基礎(chǔ)上上，WEB技術(shù)能為信息安全提供重要保障，進(jìn)而減少系統(tǒng)信息安全方面的開支?？紤]到公司日常檔案管理流程及需求，在參考類似檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)后，設(shè)計(jì)出本系統(tǒng)系統(tǒng)具體架構(gòu)，見圖1。

2.電子檔案管理系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

2.1登錄模塊電子檔案管理系統(tǒng)用戶主要為管理員和用戶，用戶在系統(tǒng)上注冊(cè)成功后，憑借用戶名稱和密碼登錄系統(tǒng)。在登錄界面用戶需要選擇自己的身份，系統(tǒng)依據(jù)用戶身份在相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)表內(nèi)查詢用戶賬戶、密碼是否存在，只有正確無誤的用戶名和密碼才能進(jìn)入系統(tǒng)。用戶身份檢驗(yàn)是確保系統(tǒng)安全、保障系統(tǒng)穩(wěn)定性的關(guān)鍵，用戶身份檢驗(yàn)?zāi)苡行ьA(yù)防非法授權(quán)用戶使用與入侵，進(jìn)而維護(hù)合法用戶的權(quán)益。用戶登錄系統(tǒng)界面見圖2。2.2數(shù)據(jù)錄入模塊檔案管理員可利用數(shù)據(jù)錄入模塊，編輯、修改各類檔案數(shù)據(jù)并實(shí)現(xiàn)檔案文本與各類電子檔案原件之間的掛接。數(shù)據(jù)錄入流程見圖3。用戶在進(jìn)行案卷、問卷錄入過程中，系統(tǒng)能夠提供添加、編輯、排序、刪除等操作，可任意復(fù)制某個(gè)記錄。修改操作后可重新替代原始檔案，確保用戶在檢索查詢操作時(shí)，直接瀏覽經(jīng)過修改的新文件。同時(shí)，詳細(xì)記錄修改信息及舊檔案，便于用戶時(shí)刻掌握檔案修改情況。除此以外，電子文件批量掛接功能能把用戶已經(jīng)錄入的檔案記錄及電子檔案原件依據(jù)設(shè)定的規(guī)則自動(dòng)對(duì)應(yīng)，便于查詢用戶在檢索條目時(shí)瀏覽電子原件。2.3設(shè)置權(quán)限模塊電子檔案管理的主要功能之一，就是幫助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)用戶可依據(jù)需要隨機(jī)在本機(jī)上完成檢索、查詢、下載各類檔案資料。必須注意，檔案具有保密性的特點(diǎn)，設(shè)置權(quán)限模塊促使管理員不僅能保障有權(quán)用戶有效利用檔案，也可適當(dāng)限制用戶對(duì)部分檔案的使用權(quán)限，確保檔案信息的安全、可靠性。檔案管理員通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)對(duì)每位及各部門檔案權(quán)限等進(jìn)行設(shè)置，并細(xì)化至某個(gè)案卷或者文件的權(quán)限，為用戶賦予臨時(shí)權(quán)限。權(quán)限設(shè)置完成后，檔案管理員除臨時(shí)賦予權(quán)限外，日常無需開展繁瑣的檢索、歸還等工作，用戶在網(wǎng)絡(luò)上即可實(shí)現(xiàn)檔案查詢、瀏覽等操作。其流程見圖4。2.4查詢檢索模塊電子檔案管理最主要的作用是在網(wǎng)上對(duì)檔案實(shí)施檢索，在用戶權(quán)限允許范圍內(nèi)，直接在瀏覽上查詢所需的檔案原文，也支持下載至本地機(jī)器上便于用戶使用。檢索查詢模塊為用戶提供檢索、瀏覽、下載等多種功能，用戶根據(jù)分類、案卷、主題詞語等進(jìn)行檢索，也可利用對(duì)用戶來說更為直觀的卡片完成檢索。除此以外，管理人員可對(duì)用戶庫(kù)、日志庫(kù)實(shí)施組合檢索，并根據(jù)需要打印檢索信息，操作流程見圖4。查詢檢索模塊支持多種檢索方法，其中，組合檢索過程中用戶可依據(jù)項(xiàng)目、文件信息中的字段進(jìn)行不同條件的組合，達(dá)到條件表達(dá)式檢索的效果?？ㄆ瑱z索方法把項(xiàng)目、文件的錄入界面展現(xiàn)出來，用戶會(huì)將其了解的信息填入相對(duì)應(yīng)字段中，即能查到滿足條件的檔案。2.5統(tǒng)計(jì)報(bào)表模塊統(tǒng)計(jì)是對(duì)電子檔案庫(kù)內(nèi)各類檔案的工程項(xiàng)目庫(kù)、文件庫(kù)及案卷庫(kù)中的字段實(shí)施自定義統(tǒng)計(jì)，并輸出相應(yīng)報(bào)表。該模塊可提供修改、刪除、復(fù)制統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等功能，在此基礎(chǔ)上打印相應(yīng)的信息，執(zhí)行步驟如圖6所示。2.6設(shè)計(jì)合理的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)就是在特定應(yīng)用環(huán)境中，構(gòu)造合理的數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯模式及物理結(jié)構(gòu)，以此創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)及應(yīng)用系統(tǒng)，確保其能有效地保存、管理數(shù)據(jù)，滿足不同用戶的需求。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)在系統(tǒng)開發(fā)中發(fā)揮著重要的作用，也是整個(gè)系統(tǒng)的核心。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要依據(jù)需求、邏輯結(jié)構(gòu)、物理結(jié)構(gòu)等進(jìn)行。在此基礎(chǔ)上，筆者對(duì)公司電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)。系統(tǒng)依托Web的計(jì)算方法，使用瀏覽器操作便捷性更強(qiáng)，客戶端無需安裝專用軟件，整個(gè)系統(tǒng)的管理維護(hù)操作更加簡(jiǎn)單、快捷。電子檔案管理系統(tǒng)中主要包含檔案表、檔案歸還表、借閱表等，其中，檔案借閱表包含編號(hào)、日期、機(jī)構(gòu)、經(jīng)手人等信息，具體見表1。

3.結(jié)語

本文以Web技術(shù)為研究視角，深入分析用戶對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的需求，基于web技術(shù)詳細(xì)設(shè)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)及各功能模塊，以期為各部門更好地管理檔案做出重要的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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篇2

本文在項(xiàng)目實(shí)踐和文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上對(duì)電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機(jī)制進(jìn)行了研究。

1 制度安全

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所包括的公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列工作都是基于紙質(zhì)公文制定的。其中，紙質(zhì)公文的管理是由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。電子公文檔案和紙質(zhì)檔案的保密一樣，需要具備高度的保密意識(shí)和相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。電子公文檔案由于其自身的特點(diǎn)，不但能無限制地復(fù)制，還能進(jìn)行編輯和修改。因而，其保密性更應(yīng)該被重視，對(duì)系統(tǒng)安全保密的任務(wù)也更加嚴(yán)峻。要從制度上加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，針對(duì)電子文件的這些特殊性給予更多關(guān)注，有目的地加強(qiáng)他們的檔案安全保密意識(shí)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)。電子公文從文件向檔案轉(zhuǎn)化以及存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)都需要有指定專人，各人對(duì)自己的工作環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)。制度安全措施是電子公文檔案管理安全機(jī)制的保障。

2 物理安全

物理安全策略的目的是保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、應(yīng)用程序服務(wù)器、打印機(jī)和通信鏈路等物理實(shí)體免受自然災(zāi)害、人為破壞和攻擊。確保系統(tǒng)有良好的電磁兼容環(huán)境、建立完備的安全保護(hù)措施防止非法進(jìn)入系統(tǒng)操作環(huán)境和各種盜竊、破壞措施發(fā)生。

系統(tǒng)的光存儲(chǔ)方案從另一層面保證了數(shù)據(jù)的安全性。磁、光、電三種存儲(chǔ)介質(zhì)中，光盤的壽命最長(zhǎng)，可達(dá)到50年以上，可用作長(zhǎng)期存儲(chǔ)數(shù)字化公文的介質(zhì)。而磁、電存儲(chǔ)介質(zhì)的壽命較短，只能用作臨時(shí)存儲(chǔ)數(shù)字化公文的介質(zhì)。由于一次性寫入光盤具有一次寫入多次讀出、不能改寫、不受磁沖擊、離線存儲(chǔ)不耗電、存儲(chǔ)壽命長(zhǎng)的特點(diǎn)，所以，本文采用一次性寫入光盤存儲(chǔ)電子公文檔案。

有了物理安全措施，就可以保證電子公文檔案信息載體的安全和系統(tǒng)設(shè)備硬件的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，使系統(tǒng)的實(shí)體硬件不受自然和人為破壞，為系統(tǒng)安全建立了良好的前提。

3 網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全措施是主要針對(duì)電子公文檔案管理系統(tǒng)所運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)及其節(jié)點(diǎn)所面臨的網(wǎng)絡(luò)攻擊威脅和系統(tǒng)的脆弱性而采取的保護(hù)措施。電子公文檔案系統(tǒng)最大的優(yōu)越性就是用戶在異地可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地利用。因此，網(wǎng)絡(luò)安全就成為用戶真實(shí)有效地利用檔案的保障。這也是系統(tǒng)安全機(jī)制的重要內(nèi)容。

保證網(wǎng)絡(luò)安全主要采用物理隔離、應(yīng)用防火墻以及網(wǎng)絡(luò)身份認(rèn)證等安全措施。本文在項(xiàng)目實(shí)施中，使數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器和提供遠(yuǎn)程訪問的Web服務(wù)器分離，在Web服務(wù)器和接入Internet的路由器之間安裝了防火墻，為網(wǎng)絡(luò)安全提供了硬件支持。嚴(yán)格、分等級(jí)的網(wǎng)絡(luò)用戶身份認(rèn)證保證了通過Web訪問系統(tǒng)的用戶合法性。

4 數(shù)據(jù)庫(kù)安全

安全性對(duì)于一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)來說至關(guān)重要，所謂數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性，是指保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)避免不合法的使用，以免數(shù)據(jù)的泄露、更改或破壞。

本文在項(xiàng)目實(shí)施中選用的是最成熟的非關(guān)系全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)Trip。Trip數(shù)據(jù)庫(kù)的安全機(jī)制是多層次的，系統(tǒng)的登錄采用用戶身份認(rèn)證的方法；對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問采用授權(quán)的方法，在數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)、記錄級(jí)、字段級(jí)三個(gè)層面分別進(jìn)行授權(quán)，控制用戶的訪問權(quán)限和訪問內(nèi)容；當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)意外發(fā)生破壞時(shí)，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的恢復(fù)，甚至可以根據(jù)日志文件進(jìn)行跟蹤、審核，找出破壞的原因；對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的備份，可以簡(jiǎn)單地將數(shù)據(jù)庫(kù)BAF文件進(jìn)行整體備份，當(dāng)該文件比較大時(shí)，甚至可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行拆分和合并處理。

TRIP有四級(jí)用戶權(quán)限：系統(tǒng)管理員（system）、文件管理員（文件經(jīng)理FM）、用戶管理員（用戶經(jīng)理UM）和一般用戶（user）。每個(gè)TRIP系統(tǒng)只有一個(gè)系統(tǒng)管理員，其用戶名為system，他有完全的、最高系統(tǒng)權(quán)限，只有他才可以生成文件管理員、用戶管理員。文件管理員（FM）有權(quán)建造數(shù)據(jù)庫(kù)，并授權(quán)給用戶或用戶組去訪向該數(shù)據(jù)庫(kù)。只有經(jīng)他授權(quán)的用戶（包括生成文件管理員的系統(tǒng)管理員）才能使用他生成的數(shù)據(jù)庫(kù)。用戶經(jīng)理（UM）有權(quán)建立新的用戶或用戶組。一個(gè)TRIP系統(tǒng)可以有不限量的文件經(jīng)理或用戶經(jīng)理。如圖1所示。

圖1 TRIP用戶權(quán)限圖

5 應(yīng)用程序安全

管理電子公文檔案的應(yīng)用程序安全是系統(tǒng)安全的核心。為了確保電子檔案的安全性，本文在業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用程序中建立了一套完整的安全機(jī)制，首先從源頭上確保檔案數(shù)據(jù)的安全。同一單位中的不同部門可共用一套電子公文檔案管理系統(tǒng)。但按照檔案的類別，每個(gè)部門管理員分別建立自己的數(shù)據(jù)庫(kù)并管理自己的檔案，如果他不授權(quán)給別的部門（或個(gè)人），那么，別人也無權(quán)查看，更無權(quán)管理。每個(gè)部門是TRIP中的組，部門中的人員即是該組中的用戶。部門管理員默認(rèn)授權(quán)給部門組。對(duì)于WEB檢索，提供三種權(quán)限的操作：只能查看檔案目錄、可以在線查看檔案原文但不能下載、能看能下載，系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的權(quán)限控制其進(jìn)行相應(yīng)的操作，嚴(yán)禁越權(quán)操作。

當(dāng)然，為了系統(tǒng)的安全性，系統(tǒng)需要定期或不定期（人工）地備份數(shù)據(jù)庫(kù)，而一旦歸檔，所有的歸檔文件將寫入不可擦寫的光盤中，光盤放在光盤庫(kù)中，同時(shí)服務(wù)器硬盤的歸檔文件將全部刪除，使之成為不可修改的真正意義的檔案。

除此之外，還采用了安全審計(jì)技術(shù)來確保系統(tǒng)的安全性。用戶對(duì)系統(tǒng)的任何操作及對(duì)數(shù)據(jù)的訪問都會(huì)形成系統(tǒng)審計(jì)日志被記錄下來。系統(tǒng)會(huì)定期審計(jì)日志并形成審計(jì)報(bào)告，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)隱患以及非法操作。

篇3

隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)迅速增加，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的根本點(diǎn)是加強(qiáng)創(chuàng)新。只有通過對(duì)新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對(duì)新時(shí)期提出社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析

(一)社會(huì)保險(xiǎn)的參保人數(shù)增長(zhǎng)迅速

我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)，增長(zhǎng)迅速。2009年底，全國(guó)參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國(guó)家人權(quán)行動(dòng)計(jì)劃(2011-2012年)》指出，到2012年，中國(guó)城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)超過2.23億，基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1.2億，工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1.4億，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長(zhǎng)?？梢?，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案與日俱增，當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的要求也在提高，需要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。

(二)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施改革計(jì)劃

近幾年來，國(guó)內(nèi)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實(shí)施了各種改革計(jì)劃，早在2009年最后一次國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議決定將在2010年內(nèi)開展全國(guó)范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度。從2010年7月1日起，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)申報(bào)繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險(xiǎn)種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)三項(xiàng)擴(kuò)至五項(xiàng)，新增工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革都為新時(shí)期的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。

(三)負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的部門分散

我國(guó)公民個(gè)人社保檔案分散在不同的管理部門中管理?，F(xiàn)行社會(huì)保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案;民政局管理著社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、城市最低生活保障金;商業(yè)保險(xiǎn)公司管理著公民個(gè)人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費(fèi)，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們?cè)诶霉駛€(gè)人社保檔案時(shí)，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€(gè)人就業(yè)及保險(xiǎn)金交納情況，需要到幾個(gè)不同的管理機(jī)構(gòu)去了解，這樣就給公民個(gè)人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便;而且這種分散的管理，使整個(gè)社會(huì)保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如涉保人死亡以后，其所涉及的個(gè)人保險(xiǎn)賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險(xiǎn)金。

(四)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作缺乏硬指標(biāo)考核

社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對(duì)于社會(huì)保障工作，社保檔案工作沒有硬指標(biāo)來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，因此讓部分檔案工作者放松了對(duì)工作的要求。社會(huì)保險(xiǎn)的五個(gè)險(xiǎn)種檔案并非一個(gè)部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實(shí)現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報(bào)道深圳農(nóng)民工的退保潮現(xiàn)象，就是因?yàn)椴煌氖∈兄g不能共享社保繳費(fèi)信息，從而導(dǎo)致社保對(duì)于候鳥型的打工者來說只是帶不走、挪不動(dòng)的地方糧票。

(五)社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大

社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對(duì)稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報(bào)模式的實(shí)現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡(jiǎn)化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時(shí)了。現(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問題。

二、我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問題

(一)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視

由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面，強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放等方面，忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。

(二)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制不規(guī)范

由于我國(guó)目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會(huì)保險(xiǎn)文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會(huì)保險(xiǎn)檔案專職人員難落實(shí)。有些社會(huì)保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時(shí)抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量。

(三)社會(huì)保險(xiǎn)檔案存檔的條件差

由于場(chǎng)地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問題無法解決，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場(chǎng)所存放檔案，歷年累積的社會(huì)保險(xiǎn)檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫(kù)房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。

(四)缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

社保檔案管理缺乏國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動(dòng)部與國(guó)家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地﹑市制定和公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國(guó)許多地﹑市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。 三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法

(一)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會(huì)在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個(gè)數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲(chǔ)存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人;全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入;而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。

(二)根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理

根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲(chǔ)存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對(duì)不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以件或卷進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定永久、長(zhǎng)期和短期三種保管期限。

(三)建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動(dòng)及社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運(yùn)營(yíng)模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺(tái)、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個(gè)層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動(dòng)者的流動(dòng)和工資收入的變動(dòng)，對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者按號(hào)碼設(shè)立檔案卡，并用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存，記錄公民個(gè)人歷年的工資收入情況。在全國(guó)設(shè)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者的情況進(jìn)行追蹤記錄;并建立全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時(shí)也可替他們預(yù)測(cè)，比如退休時(shí)可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。

(四)在全國(guó)統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu)

在國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個(gè)全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問題，實(shí)行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國(guó)社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計(jì)劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國(guó)各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項(xiàng)目服務(wù)中心。負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部統(tǒng)一保管。

篇4

關(guān)鍵詞：人力資源；社會(huì)保障；檔案管理系統(tǒng)

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)的原則和目標(biāo)

電子信息技術(shù)在人資與社保檔案管理中應(yīng)用廣泛，與傳統(tǒng)管理方式不同，信息化管理需要經(jīng)紙質(zhì)檔案統(tǒng)一錄入到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備中。再結(jié)合實(shí)際應(yīng)用需求構(gòu)建出管理系統(tǒng)。這種新型管理方式可節(jié)省檔案查找時(shí)間，將電子資料備份到移動(dòng)存儲(chǔ)工具中，即使發(fā)生突然時(shí)間也能保障這部分資料的安全。工作開展過程中管理人員通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行整理、保管，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)查看或者人力資源調(diào)動(dòng)需要調(diào)離檔案時(shí)也可以通過信息共享來實(shí)現(xiàn)，確定檔案需要調(diào)用后再進(jìn)行紙質(zhì)檔案移動(dòng)，并將電子版本一并轉(zhuǎn)存。管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)是以使用功能為目標(biāo)的，仍以國(guó)家統(tǒng)一的管理原則為依據(jù)，能夠幫助提升檔案的可利用率，在安全方面不會(huì)受到影響。

2 系統(tǒng)技術(shù)構(gòu)架設(shè)計(jì)

構(gòu)架設(shè)計(jì)是針對(duì)主要功能模塊來進(jìn)行的，設(shè)計(jì)技術(shù)關(guān)系到運(yùn)營(yíng)階段穩(wěn)定性，同時(shí)也關(guān)系到運(yùn)算時(shí)間的降低。人力資源與社會(huì)保障檔案管理工作在各地區(qū)都需要實(shí)施，因此設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)應(yīng)考慮其通用性。借助于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)具有資源共享功能，設(shè)計(jì)工作是分層開展的，為保障資料信息安全性，最常用的信息共享方式是局域網(wǎng)連接，資源對(duì)內(nèi)開放。系統(tǒng)構(gòu)架的運(yùn)算速度要達(dá)到使用標(biāo)準(zhǔn)，這樣可以減少查找資料所用時(shí)間，雖然設(shè)計(jì)與程序編寫過程復(fù)雜繁瑣，但最終呈現(xiàn)在工作人員面前的管理界面卻簡(jiǎn)單易懂，在崗人員通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)都能夠勝任。

2.1 三層體系結(jié)構(gòu)

檔案管理是為人力資源與社會(huì)保障工作開展提供基礎(chǔ)保障。因此在對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行時(shí)要分別從這三方面工作特征進(jìn)行考慮，結(jié)合傳統(tǒng)管理工作開展過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行探討，將解決方法體現(xiàn)在系統(tǒng)構(gòu)成中。電子檔案是由紙質(zhì)檔案掃面錄入制作而成，總頁(yè)數(shù)與原檔案相同，設(shè)計(jì)時(shí)要遵從這一特異性，保持檔案原有結(jié)構(gòu)組成。從管理者、錄入者與調(diào)取查看者三重角度進(jìn)行考慮，提高檔案的安全性與使用效率。系統(tǒng)自身還有具有抵御病毒入侵的能力，記錄瀏覽情況。

2.2 基于J2ee技術(shù)的架構(gòu)優(yōu)勢(shì)

良好的可移植性是J2EE體系的優(yōu)秀特征，基于J2EE框架下開發(fā)的軟件不依賴任何特定操作系統(tǒng)、中間件平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)及硬件環(huán)境。由于不同地區(qū)的經(jīng)濟(jì)水平存在差異，因此各地人力資源與社會(huì)保障機(jī)構(gòu)能夠提供的軟硬件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在比較大的差別，而構(gòu)架合理的基于J2EE的應(yīng)用系統(tǒng)具有一次開發(fā)，多種環(huán)境部署的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于軟件企業(yè)來說，減少了大量由于兼容性引起的重復(fù)性開發(fā)成本。另外，J2EE標(biāo)準(zhǔn)允許客戶自由定制與J2EE兼容的第三方的成熟的組件，這種高度自由的集成性減少了項(xiàng)目開發(fā)中的所需的工作，由于不同地區(qū)的人力資源與社會(huì)保障檔案管理業(yè)務(wù)開展的情況不同，系統(tǒng)的用戶量、并發(fā)請(qǐng)求數(shù)、數(shù)據(jù)吞吐量均有較大的差別，因而各地采購(gòu)的硬件平臺(tái)所能提供的性能并不統(tǒng)一，這就要求人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理信息系統(tǒng)能夠適應(yīng)不同的硬件部署環(huán)境并提供不同的服務(wù)性能，而JZEE良好的平臺(tái)遷移能力能夠提供良好的支持。系統(tǒng)既可以運(yùn)行在大型服務(wù)器集群上，也可以運(yùn)行在較為低端的PC服務(wù)器上，滿足不同用戶的性能需要。

2.3 網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

網(wǎng)絡(luò)最內(nèi)層是數(shù)據(jù)層，將運(yùn)行著大型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器集群存放于防火墻與網(wǎng)關(guān)之后，實(shí)行IP控制訪問，存儲(chǔ)著所有系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器集群系統(tǒng)在保證安全性，可靠性的同時(shí)，必須具有強(qiáng)大的容錯(cuò)能力和災(zāi)難控制能力，具備無縫切換、易于升級(jí)、故障報(bào)警和實(shí)時(shí)擴(kuò)充能力，并支持冗余電源系統(tǒng)。另外，為了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全，應(yīng)指定完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，包括不同時(shí)間的備份及不同介質(zhì)的備份，不同時(shí)間的備份是指與主數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)時(shí)同步的熱備份數(shù)據(jù)庫(kù)，以及定時(shí)備份數(shù)據(jù)文件的備份服務(wù)器，不同介質(zhì)的備份是指將數(shù)據(jù)文件分別存放在硬盤、光盤或者磁帶上的備份服務(wù)器或磁帶機(jī)。網(wǎng)絡(luò)中間層是應(yīng)用層，放置處理客戶端請(qǐng)求并連接數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用服務(wù)器，其上需安裝并運(yùn)行中間件平臺(tái)環(huán)境，并對(duì)外開放訪問，使業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)客戶端均可訪問至該服務(wù)器。

3 系統(tǒng)功能架構(gòu)

通過以上分析，可以得出人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理信息系統(tǒng)主要提供人力資源與社會(huì)保障日常業(yè)務(wù)中涉及的勞動(dòng)者檔案的采集處理、整理歸檔、業(yè)務(wù)關(guān)系、檔案存放、檔案借閱查詢等業(yè)務(wù)。

3.1 檔案管理。包括對(duì)業(yè)務(wù)檔案材料的電子化收集，預(yù)歸檔文件管理，檔案整理歸檔，文件級(jí)檔案管理，案卷級(jí)檔案管理，全宗管理等功能。

3.2 檔案利用。包括檔案借出，檔案歸還，借閱過期提醒，檔案檢索，檔案編研，檔案訂閱等業(yè)務(wù)模塊。

3.3 庫(kù)房管理。對(duì)檔案存放庫(kù)房管理，監(jiān)控庫(kù)房存放情況。

3.4 查詢統(tǒng)計(jì)?？梢圆樵儥n案借閱情況，檔案存放位置，檔案業(yè)務(wù)信息，及檔案的電子化文件，統(tǒng)計(jì)檔案文件情況。

3.5 權(quán)限管理。對(duì)于不同級(jí)別的操作人員分配不同的操作權(quán)限。系統(tǒng)對(duì)功能進(jìn)行了分層設(shè)計(jì)，包括通信接口層、數(shù)據(jù)處理層、基本操作層、業(yè)務(wù)應(yīng)用層、綜合分析層，不同層次的功能針對(duì)不同需求的用戶，包括IT運(yùn)維管理人員、業(yè)務(wù)操作人員、業(yè)務(wù)管理人員、分析決策人員和普通客戶。完備的功能設(shè)計(jì)滿足了系統(tǒng)管理、運(yùn)行的各種業(yè)務(wù)需求。

4 接口技術(shù)方案

接口采用Web Service技術(shù)，Web Service技術(shù)是應(yīng)用程序通過內(nèi)聯(lián)網(wǎng)或者因特網(wǎng)和利用軟件服務(wù)的一種標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制，采用POJO方式提供應(yīng)用服務(wù)。對(duì)于以前的中間件平臺(tái)提供了強(qiáng)大的服務(wù)實(shí)現(xiàn)手段，但是，這些系統(tǒng)有一個(gè)共同的缺陷，那就是它們無法擴(kuò)展到互聯(lián)網(wǎng)上：它們要求服務(wù)客戶端與系統(tǒng)提供的服務(wù)本身之間必須進(jìn)行緊密藕合，即要求一個(gè)同類基本結(jié)構(gòu)。不支持跨平臺(tái)的信息交換.而對(duì)比后我們就發(fā)現(xiàn)，Web Service的很顯然具有以下優(yōu)點(diǎn)：

4.1 跨平臺(tái)：完全基于XML（可擴(kuò)展標(biāo)記語言）、XSO（XMLSchema）等獨(dú)立于平臺(tái)、獨(dú)立于軟件供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)。

4.2 自描述：Web Service使用WSOL標(biāo)準(zhǔn)語言進(jìn)行自我描述，包括服務(wù)的方法、參數(shù)、類型、返回值等相關(guān)的完備信息。

4.3 模塊化：Web Service是應(yīng)用程序組件，我們可以使用任何開發(fā)平臺(tái)來開發(fā)，并且按照模塊進(jìn)行封裝。

4.4 跨防火墻：Web Service使用http協(xié)議進(jìn)行通信，可以穿越防火墻。

結(jié)束語

電子檔案管理要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行，現(xiàn)有檔案管理與存儲(chǔ)系統(tǒng)在使用功能上已經(jīng)足夠完善，當(dāng)仍存在一些可以優(yōu)化的項(xiàng)目。設(shè)計(jì)人員應(yīng)結(jié)合人力資源與社會(huì)保障檔案管理需求來開展系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作，使電子檔案管理理念在現(xiàn)實(shí)工作中得以落實(shí)。

參考文獻(xiàn)

篇5

1電子文件與電子檔案的概念區(qū)分

在我國(guó)電子檔案管理的理論研究與實(shí)踐工作中，普遍存在名詞術(shù)語概念模糊、使用混亂的現(xiàn)象。術(shù)語使用的不統(tǒng)一、不規(guī)范嚴(yán)重影響我國(guó)檔案管理的理論研究、實(shí)踐工作以及國(guó)際交流的有效開展。其中最核心的概念———電子文件與電子檔案，迄今沒有明確、統(tǒng)一的概念區(qū)分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統(tǒng)稱為“電子文件”而不作細(xì)分；在特定的情況下，尤其是在實(shí)際工作中，則往往根據(jù)需要自行命名與區(qū)分，存在較大的隨意性。業(yè)界早已明確界定并達(dá)成共識(shí)的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時(shí)代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時(shí)備選和使用，把原本簡(jiǎn)單明了的事情推向復(fù)雜含混的泥潭。

1.1概念區(qū)分的必要性

1.1.1理論研究的需要

統(tǒng)一討論的焦點(diǎn)，這是順利開展理論研究的重要前提。國(guó)際上，文件和檔案在不同階段對(duì)應(yīng)的術(shù)語主要有documents、records、archives。這三個(gè)術(shù)語應(yīng)該如何翻譯，我國(guó)檔案界也尚未統(tǒng)一意見，其中最大的問題在于對(duì)records的翻譯。主流的觀點(diǎn)認(rèn)為應(yīng)該將records翻譯為“文件”，但也有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯為“檔案”［2］，更有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯成其他的術(shù)語，如“記錄”［3］。事實(shí)上，records一詞應(yīng)該如何翻譯，并不僅僅是文字使用上的差別，而是折射出我國(guó)電子檔案管理理論中術(shù)語概念的模糊與混亂。正是因?yàn)槲覈?guó)尚未明確電子文件、電子檔案的概念及其實(shí)質(zhì)內(nèi)涵，才導(dǎo)致翻譯時(shí)的混亂。在我國(guó)，對(duì)于電子環(huán)境中的文件和檔案，人們普遍稱之為稱為“電子文件”，其理由是兩者的界限并不像紙質(zhì)文件與檔案那樣清楚。［4］這種說法并不完全符合實(shí)際。盡管電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換而來的，但是兩者的內(nèi)涵與外延并不相同。倘若都統(tǒng)稱為“電子文件”，則是忽略了電子檔案特有的價(jià)值形態(tài)與本質(zhì)特征，不利于正確認(rèn)識(shí)處于生命周期不同階段的電子文件和電子檔案的不同內(nèi)涵與特征；更重要的是，將電子文件與電子檔案統(tǒng)稱為“電子文件”，在學(xué)術(shù)交流與討論中往往會(huì)出現(xiàn)混亂局面，不同的研究者所講的“電子文件”，可以根據(jù)各自的理解與需要任意指代整個(gè)生命周期的不同階段而不作明確的區(qū)分。從理論研究的角度出發(fā)，明確區(qū)分電子文件與電子檔案的概念已勢(shì)在必行。只有明晰這兩個(gè)基本概念及其內(nèi)涵，才能統(tǒng)一學(xué)術(shù)研究與討論的焦點(diǎn)，為理論研究和發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)：一方面，這有利于準(zhǔn)確地翻譯與引進(jìn)國(guó)外的相關(guān)理論，更好地進(jìn)行國(guó)際交流與合作，為我國(guó)的理論研究提供準(zhǔn)確而有用的參考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中電子文件階段與電子檔案階段的研究重點(diǎn)與相關(guān)理論，明確檔案學(xué)界的研究對(duì)象與研究領(lǐng)域，真正建立起電子檔案管理的理論體系。

1.1.2實(shí)踐工作的需要

明確管理邊界，這是順利開展檔案工作的重要前提。處于整個(gè)生命周期連續(xù)管理過程中不同階段的文件和檔案，其管理對(duì)象、方法及過程均有所不同。但目前我國(guó)檔案界的主流思想仍持只有“電子文件”、沒有“電子檔案”的觀念。倘若統(tǒng)稱為“電子文件”，那么我國(guó)檔案部門的工作范圍與管理權(quán)限就變得模糊不清，反而給檔案工作自身的發(fā)展設(shè)置了思想、觀念以及行動(dòng)上的障礙。從實(shí)踐工作的角度出發(fā)，亟需區(qū)分電子文件與電子檔案的概念。這一方面有利于檔案部門在分清處于不同階段的電子文件與電子檔案的內(nèi)涵、管理邊界、管理方法、管理系統(tǒng)功能要求的情況下，更好地開展核心業(yè)務(wù)；另一方面也有利于明確檔案部門拓展業(yè)務(wù)邊界的努力方向。檔案部門針對(duì)紙質(zhì)載體開展現(xiàn)行文件利用的成績(jī)和事實(shí)證明，我們的確不需要通過模糊文件與檔案的概念來為拓展業(yè)務(wù)提供理論支持，因?yàn)楹斓倪壿嬘肋h(yuǎn)支持不了清晰的主張。

1.2概念明晰

盡管紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)概念，對(duì)不同階段所對(duì)應(yīng)的術(shù)語進(jìn)行明確區(qū)分：EDMS中流通的是電子文件，其對(duì)應(yīng)的英文術(shù)語為electronicdocuments，而ERMS和數(shù)字檔案館中的均為電子檔案，其對(duì)應(yīng)的英文術(shù)語為electronicrecords。

2電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)

前端控制、全程管理的管理原則主張將檔案管理的工作起點(diǎn)盡可能地向前延伸，從“文件形成”、“系統(tǒng)設(shè)計(jì)”開始，把需要和可能在“文件形成階段”實(shí)現(xiàn)的要求盡量在“文件形成階段”實(shí)現(xiàn)，并對(duì)“文件”的整個(gè)形成過程實(shí)行管理控制。然而在實(shí)際工作中，檔案部門沒辦法將檔案管理工作延伸到“文件形成階段”，畢竟文件形成部門有其自身的職責(zé)范圍，檔案部門并沒有實(shí)際的管理權(quán)限去要求、控制文件如何形成。真正意義上的全程管理不僅是檔案管理，而應(yīng)是類似于“大文件”管理的宏觀管理，或許這樣才能做到前端控制。對(duì)于電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)，可以參照傳統(tǒng)檔案管理的方式進(jìn)行思考與確認(rèn)。

2.1紙質(zhì)檔案管理的邏輯起點(diǎn)

在傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，檔案工作的開展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規(guī)律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經(jīng)環(huán)節(jié)，譬如一份歷史檔案，或許它并未經(jīng)過“歸檔”也能成為檔案；但從檔案管理的實(shí)際業(yè)務(wù)流程來看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，它標(biāo)志著文件工作的完結(jié)，管理責(zé)任與權(quán)限由業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)移至檔案部門，也意味著對(duì)文件保存價(jià)值的認(rèn)定。因此，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，“歸檔”具有相對(duì)固定的時(shí)間，是明確的文件工作邏輯結(jié)點(diǎn)和檔案管理工作邏輯起點(diǎn)。需要強(qiáng)調(diào)的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點(diǎn)是針對(duì)實(shí)際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點(diǎn)，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。

2.2電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)

按照傳統(tǒng)意義上的歸檔來理解電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件歸檔，僅指將具有保存價(jià)值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。［15］但由于電子文件具有與紙質(zhì)文件不同的特征，如不及時(shí)、全面將文件及元數(shù)據(jù)歸檔，很可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門有必要將歸檔工作前移，這樣才能實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對(duì)接，更好地維護(hù)檔案真實(shí)、完整、安全。在廣東省黨政機(jī)關(guān)全面推廣的檔案管理系統(tǒng)中，歸檔被分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩個(gè)環(huán)節(jié)。在預(yù)歸檔階段，業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關(guān)元數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)歸檔，檔案部門對(duì)此進(jìn)行審核、鑒定，最終對(duì)具有檔案價(jià)值、符合要求的電子文件進(jìn)行正式歸檔。經(jīng)過兩個(gè)環(huán)節(jié)的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實(shí)、全面地反映形成機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，更好地保證檔案的原始記錄性。由于電子文件具有特殊性，要維護(hù)其完整性、真實(shí)性，檔案部門需要在預(yù)歸檔階段對(duì)電子文件進(jìn)行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充完善，系統(tǒng)也會(huì)顯示所缺失的要素。電子文件預(yù)歸檔后，檔案部門對(duì)預(yù)歸檔的電子文件具有管理權(quán)限，因?yàn)殡娮游募唤?jīng)預(yù)歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會(huì)作為審計(jì)日志內(nèi)容記錄下來，檔案部門需要對(duì)預(yù)歸檔的文件進(jìn)行維護(hù)與審查。在國(guó)外的理論和實(shí)踐中，都強(qiáng)調(diào)電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS）通過捕獲納入具有檔案價(jià)值的信息。所謂捕獲（capture），是指將文件或數(shù)字對(duì)象納入檔案管理系統(tǒng)（ERMS），設(shè)定元數(shù)據(jù)對(duì)文件進(jìn)行著錄并將其置于背景之中的過程，從而使文件得到長(zhǎng)期、恰當(dāng)?shù)墓芾?。?］從電子文件捕獲的操作范圍、時(shí)間、方式來看，捕獲與傳統(tǒng)歸檔有所區(qū)別，捕獲的對(duì)象可以是任何電子文件，而歸檔的對(duì)象只是具檔案保存價(jià)值的電子文件，前者的范疇大于后者，［7］且二者在實(shí)際工作中不屬于線性流程關(guān)系，我們也不能籠統(tǒng)地把傳統(tǒng)的歸檔等同于捕獲。但從實(shí)質(zhì)上說，文件的捕獲對(duì)應(yīng)于本土化的語言和管理方式也就大體相當(dāng)于歸檔工作的預(yù)備階段。因此，結(jié)合我國(guó)國(guó)情，并參照廣東省黨政機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)際情況與成功經(jīng)驗(yàn)，可將“預(yù)歸檔”看作國(guó)外的“捕獲”，這樣的理解更加符合我國(guó)“本土”情況，更容易將電子檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作相對(duì)應(yīng)，便于明晰歸檔或捕獲是電子檔案管理工作的邏輯起點(diǎn)。對(duì)電子檔案管理而言，其實(shí)際工作的邏輯起點(diǎn)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理一致，只有文件業(yè)務(wù)和管理的相關(guān)工作結(jié)束，作為文件歸宿的檔案管理工作才能正式開展。從實(shí)際管理權(quán)限來看，相比傳統(tǒng)檔案管理，雖然電子檔案的歸檔時(shí)機(jī)有所提前，在實(shí)際工作中可表現(xiàn)為電子文件的預(yù)歸檔或捕獲，但電子文件的預(yù)歸檔賦予檔案部門審查與鑒定的權(quán)力，正式歸檔則是賦予其保存與維護(hù)的職責(zé)，因此，歸檔意味著文件工作的結(jié)束，也標(biāo)志著檔案工作的開始。

2.3明晰邏輯起點(diǎn)

無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門獲得實(shí)際管理權(quán)限開始的。實(shí)際中若沒有相應(yīng)權(quán)限，管理工作就無從開展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，在事實(shí)上是難以做到的。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，檔案部門的工作從文件預(yù)歸檔開始，文件在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）中形成和辦理之后，及時(shí)將其進(jìn)行預(yù)歸檔或及時(shí)捕獲，至此，檔案部門對(duì)電子文件有了實(shí)實(shí)在在的管理權(quán)限，即便這些文件還未經(jīng)過正式歸檔，檔案工作實(shí)際已經(jīng)由此展開。綜上，電子政務(wù)系統(tǒng)中的歸檔可分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩部分，而結(jié)合我國(guó)實(shí)際情況，可將預(yù)歸檔看作國(guó)外所提出的“捕獲”。與紙質(zhì)檔案管理相對(duì)應(yīng)，檔案部門從文件預(yù)歸檔環(huán)節(jié)開始就對(duì)其具有實(shí)際管理權(quán)限與責(zé)任，管理工作就此展開，文件工作也就此結(jié)束，因此，電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)仍是歸檔或捕獲。

3全程管理與前端控制的理論反思

全程管理與前端控制已經(jīng)成為業(yè)界普遍提倡和認(rèn)同的原則和理論，特別是前端控制理論，更被稱為“電子文件時(shí)代的新思維”。［8］“全程管理原則是指對(duì)電子文件從其產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統(tǒng)完整的管理鏈條”?！扒岸丝刂剖侵笧榱舜_保電子文件的完整齊全、真實(shí)可靠，檔案部門和檔案工作者應(yīng)該在電子文件生成之初（甚至是電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初）就對(duì)電子文件進(jìn)行前期的監(jiān)督與控制”。［9］

3.1全程管理與前端控制理論的不合理之處

3.1.1現(xiàn)實(shí)中的尷尬

無論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門的角度出發(fā)，強(qiáng)調(diào)要從形成階段開始對(duì)電子文件的整個(gè)生命周期實(shí)行管理。然而，這兩個(gè)理論在現(xiàn)實(shí)中存在一定的矛盾與尷尬：如果實(shí)現(xiàn)了對(duì)整個(gè)生命周期的管理，那么是將檔案部門視為全過程的管理者，此時(shí)并不需要強(qiáng)調(diào)所謂的“前端”與“后端”，因?yàn)樗鼈兌急粰n案部門共同規(guī)劃和管理著，應(yīng)該受到同等的重視；而如果強(qiáng)調(diào)前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對(duì)前端的管理在實(shí)際上難以實(shí)現(xiàn)。因此，這兩個(gè)理論不僅本身就存在邏輯關(guān)系上的矛盾，而且在實(shí)踐中也存在難以實(shí)現(xiàn)的尷尬。

3.1.2實(shí)踐中的不可行

InterPARES項(xiàng)目的主持人露西安娜•杜蘭蒂教授在第十七屆國(guó)際檔案大會(huì)上指出，在從電子文件到電子檔案的整個(gè)生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責(zé)。［10］也就是說，在實(shí)踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權(quán)職，雙方在實(shí)踐中并不存在誰領(lǐng)導(dǎo)誰，或者誰管理誰的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔(dān)從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責(zé)任。對(duì)于我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案室而言，它的工作前接文件形成部門，后接檔案館，正處于整個(gè)生命周期的“中端”。一般而言，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案室與業(yè)務(wù)部門之間是平等的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)支持的關(guān)系，并不存在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，因此檔案室無權(quán)對(duì)前端的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理；機(jī)關(guān)檔案室與檔案館之間也只有業(yè)務(wù)交接關(guān)系，無權(quán)對(duì)檔案館工作進(jìn)行干預(yù)。因此，機(jī)關(guān)檔案室無法實(shí)現(xiàn)前端控制，更無法做到全程管理，應(yīng)該認(rèn)清自身在整個(gè)生命周期中的樞紐地位，充分發(fā)揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過程流暢、規(guī)范、安全。因此，在實(shí)踐工作中，檔案部門的職責(zé)應(yīng)該是負(fù)責(zé)電子檔案的管理與保存，并從整體出發(fā)，積極關(guān)注與參與相關(guān)工作，而不可能做到針對(duì)電子文件的“前端控制”，或擔(dān)負(fù)起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。

3.2機(jī)關(guān)檔案室在全生命周期管理中的定位

從理論和實(shí)踐上看，檔案部門都無法做到全程管理與前端控制，檔案部門的職責(zé)是保證歸檔文件真實(shí)、可靠、完整、可用。機(jī)關(guān)檔案室既是電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，也是數(shù)字檔案館接收永久電子檔案的直接來源，處于整個(gè)生命周期“中端”位置的它，更應(yīng)該具有手明晰的定位。

3.2.1建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)

對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)而言，與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關(guān)鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續(xù)的檔案管理工作正常開展，更好地發(fā)揮檔案部門的作用。因此，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。

3.2.2開展專業(yè)的檔案管理工作

機(jī)關(guān)檔案室的工作包含兩個(gè)方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務(wù)，為機(jī)關(guān)管理和機(jī)關(guān)職能活動(dòng)提供必要的檔案信息支持，同時(shí)也要充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，為本單位的信息化建設(shè)提出專業(yè)性的檔案管理需求與意見；二是要向檔案館移交長(zhǎng)期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續(xù)性，為檔案館工作提供必要的基礎(chǔ)支撐。此外，當(dāng)下我國(guó)的數(shù)字檔案館建設(shè)還處在起步階段，機(jī)關(guān)檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供有用的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與參考實(shí)例，促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)工作的順利開展。因此，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應(yīng)該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續(xù)性。

3.2.3積極關(guān)注全過程管理

正如露西安娜•杜蘭蒂教授所強(qiáng)調(diào)的：隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點(diǎn)———不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子檔案。［11］而早在1997年國(guó)際檔案理事會(huì)的電子檔案管理指南中，也指出檔案部門在電子文件、電子檔案全生命周期中職責(zé)的有限性。［12］對(duì)此，我們的理解是：全程管理是一個(gè)多部門分工協(xié)作的過程，檔案部門作為其中的一個(gè)重要角色應(yīng)該具備整體的眼光，為全過程管理提出相應(yīng)的意見與建議，積極參與電子文件相關(guān)管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等的制定，做到“全程關(guān)注”。具體來說，機(jī)關(guān)檔案室可根據(jù)檔案管理的業(yè)務(wù)需求，為前端文件形成部門提出工作建議，為本單位的信息化建設(shè)提供參考意見，并為檔案館積累和輸送檔案。

4電子檔案的真實(shí)性問題

電子檔案的真實(shí)性是檔案部門尤為關(guān)注的核心問題之一。電子形式載體與傳統(tǒng)載體的巨大差異使得信息記錄難以具有傳統(tǒng)載體的穩(wěn)定性和固化性，對(duì)于以維護(hù)檔案原始記錄性為使命的檔案部門而言，這無疑帶來了新的管理問題。在實(shí)際工作中，機(jī)關(guān)檔案室擔(dān)負(fù)著接收和整理電子文件的重要職責(zé)。在電子文件轉(zhuǎn)化成為電子檔案的過程中，機(jī)關(guān)檔案室在保障電子文件和電子檔案真實(shí)性中的作用和責(zé)任是重要而有限的。

4.1真實(shí)性的內(nèi)涵

在國(guó)際上，以InterPARES項(xiàng)目為代表，圍繞電子檔案的“真實(shí)性”問題做了許多研究，對(duì)于Inter－PARES詞典中“真實(shí)性”（authenticity）這一概念的定義，［13］筆者的理解是：指一份記錄作為檔案的可信賴性，即檔案與它在文件階段形成時(shí)的原始狀態(tài)一致，沒有被篡改或誤用。這一理解中的“真實(shí)性”是針對(duì)檔案而言的，這也與我國(guó)檔案管理工作的權(quán)限與職責(zé)相符，即維護(hù)檔案的原始記錄性。在我國(guó)的研究中，則將“真實(shí)性”需求劃分為兩個(gè)方面：一是文件在形成過程中的真實(shí)，即一份文件客觀反映和真實(shí)記錄了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)；二是文件在形成之后的真實(shí)，表現(xiàn)為文件（檔案）在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產(chǎn)生時(shí)的本來面貌。［14］對(duì)應(yīng)上述概念，真實(shí)性要求可分兩個(gè)部分：一是形成的電子文件在移交到檔案保管者那里之前是真實(shí)的，即文件的真實(shí)性，包括兩層含義———文件未被篡改、損壞，以及文件內(nèi)容真實(shí)性即文件所記錄的內(nèi)容是真實(shí)、客觀的；二是對(duì)被移交到保管者那里的電子檔案的真實(shí)性，在實(shí)際工作中表現(xiàn)為文件在業(yè)務(wù)結(jié)束被歸檔后，仍保持其原始面貌，即對(duì)文件真實(shí)性的維護(hù)。

4.2真實(shí)性保障的內(nèi)在要求

我國(guó)研究中“真實(shí)性”所包含的兩方面要求實(shí)則對(duì)應(yīng)了文件形成部門與檔案部門不同的管理職責(zé)。對(duì)于文件的真實(shí)性及文件內(nèi)容真實(shí)性的保證，關(guān)鍵取決于文件形成部門，而非檔案部門；對(duì)于文件原始面貌的維護(hù)才是檔案部門應(yīng)有的職責(zé)。保障和延續(xù)電子文件真實(shí)性的任務(wù)是由文件形成部門和檔案部門共同承擔(dān)的，其中，文件形成部門起決定性作用，檔案部門則對(duì)“真實(shí)性”進(jìn)行拷貝與維護(hù)。（1）形成部門決定文件真實(shí)性。首先，文件在生成和辦理過程中是否被篡改或破壞，是前端文件形成甚至系統(tǒng)設(shè)計(jì)與維護(hù)的工作，并不是由檔案部門決定的，檔案部門負(fù)責(zé)保障歸檔后的文件不被篡改或破壞，而不能保證文件在形成過程中沒有遭受損壞。其次，文件的內(nèi)容與客觀事實(shí)是否相符，更應(yīng)由文件形成單位負(fù)責(zé)，絕非檔案部門可以決定。如果形成單位都無法證明形成的文件是否與客觀工作、事實(shí)相符，檔案部門更加無法去探究前端系統(tǒng)中文件的可信度。因此，文件形成單位負(fù)責(zé)保證文件形成過程的真實(shí)性，檔案部門不應(yīng)該也無法干預(yù)這個(gè)過程。也就是說，形成單位給了檔案部門怎樣的文件，原則上檔案部門的職責(zé)就是盡最大可能地保存其原始狀態(tài)，不會(huì)因?yàn)槲募恼鎸?shí)性有一點(diǎn)瑕疵而不予歸檔保存。形成單位提交的檔案是真實(shí)的，檔案部門得收，即便提交文件的內(nèi)容不是完全真實(shí)的，檔案部門也得保存其原始狀態(tài)，因?yàn)檫@種不真實(shí)的電子文件依然是業(yè)務(wù)工作的真實(shí)記錄。（2）檔案部門維護(hù)檔案真實(shí)性。雖然文件的真實(shí)性不由檔案部門決定，但文件一經(jīng)歸檔成為檔案后，檔案部門就有義務(wù)與責(zé)任保證歸檔后文件（即檔案）的真實(shí)性，如在管理過程中出現(xiàn)檔案被篡改或誤用的情況，檔案部門就需對(duì)此負(fù)責(zé)。從對(duì)In－terPARES項(xiàng)目“真實(shí)性”定義的理解出發(fā)，針對(duì)檔案真實(shí)性，檔案部門需要防止歸檔后的檔案被篡改或誤用，保證檔案的原始狀態(tài)，以維護(hù)其真實(shí)性。由此可知，拷貝電子文件的真實(shí)性，并盡最大可能為電子檔案的保存提供合適的環(huán)境，維護(hù)電子檔案的原始性與真實(shí)性才是檔案部門的職責(zé)所在。此外，檔案部門應(yīng)對(duì)前端文件形成部門給予相對(duì)充分的信任，因?yàn)椴粌H僅只有檔案需要“真實(shí)性”，文件形成單位的工作開展也同樣需依賴文件的真實(shí)屬性。

4.3檔案部門對(duì)真實(shí)性的管理職責(zé)

總的來說，檔案部門的責(zé)任在于固守檔案的本質(zhì)屬性，維護(hù)電子檔案的真實(shí)性，而非保證電子文件的真實(shí)性。并且要明確，不僅應(yīng)在保存過程中維護(hù)檔案真實(shí)性，還應(yīng)在為用戶提供檢索利用時(shí)對(duì)真實(shí)性進(jìn)行維護(hù)。因此，檔案部門的職責(zé)實(shí)際與傳統(tǒng)檔案管理相一致：第一，在文件歸檔時(shí)驗(yàn)證其真實(shí)性，尤其是對(duì)元數(shù)據(jù)的完整性和合規(guī)性情況進(jìn)行鑒定；第二，建立包容性極強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，以更好地在文件歸檔和檔案移交時(shí)實(shí)現(xiàn)真實(shí)性的對(duì)接與拷貝，以包容性管理來維護(hù)歸檔文件的原始性，從而最大程度地保證歸檔文件的真實(shí)性；第三，在未來的保存、遷移、利用中持續(xù)地維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性。

5電子檔案的長(zhǎng)期保存問題

電子檔案的長(zhǎng)期保存是檔案部門和檔案學(xué)界共同關(guān)注的重要問題之一。

5.1研究概況及其邏輯根源從檔案學(xué)界的研究情況看，電子檔案長(zhǎng)期保存研究希望解決的關(guān)鍵問題是保證電子檔案具有長(zhǎng)期的真實(shí)性和可讀性。電子檔案載體技術(shù)的天然特性給長(zhǎng)期真實(shí)性和可讀性帶來了與紙質(zhì)載體全然不同的管理障礙，主要表現(xiàn)在對(duì)設(shè)備的依賴性、信息與載體可分離性、易更改性等方面［15］。以此為出發(fā)點(diǎn)，國(guó)內(nèi)繞這一問題開展了較多研究，其中，從我國(guó)的具體研究主題看，現(xiàn)有的相關(guān)研究主要從電子檔案長(zhǎng)期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作機(jī)制［19］、標(biāo)準(zhǔn)體系［20］、技術(shù)方案［21-22］等方面展開，同時(shí)也不乏對(duì)國(guó)外研究與實(shí)踐的介紹［23-24］，以及特殊形式檔案信息資源長(zhǎng)期保存問題的研究［25］。在上述研究中，目前已經(jīng)形成仿真、封裝、遷移、開放性描述等一系列共識(shí)性的管理策略。從總體而言，國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)界對(duì)該問題的研究基本都可概括為“策略性”研究。這一研究的根源在于，使電子檔案具有長(zhǎng)期的真實(shí)性和可讀性。然而深入分析這一問題的研究特點(diǎn)，我們可以發(fā)現(xiàn)，在電子檔案的長(zhǎng)期保存問題中，檔案學(xué)界與檔案部門實(shí)際上具有一定的職責(zé)側(cè)重和特定的角色定位。

5.2反思檔案管理工作原則在傳統(tǒng)的和電子化的檔案管理中，我們可以總結(jié)出檔案管理工作的固有原則，這些原則主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是電子檔案的長(zhǎng)期保存問題并非檔案界可以獨(dú)立解決的，檔案部門應(yīng)當(dāng)突出自身的專業(yè)特色與核心職責(zé)；二是檔案部門在電子檔案的長(zhǎng)期保存中，應(yīng)該對(duì)電子檔案的真實(shí)性、可讀性實(shí)行維護(hù)性的管理。具體而言，在電子檔案長(zhǎng)期保存策略之中，仿真、封裝、遷移等措施的根本性技術(shù)是由計(jì)算機(jī)技術(shù)研發(fā)領(lǐng)域提出、攻關(guān)和實(shí)現(xiàn)的，檔案界則是通過對(duì)這些技術(shù)進(jìn)行分析、選擇和應(yīng)用，來構(gòu)建電子檔案長(zhǎng)期保存的適用策略，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期保存。其中，檔案界的角色是技術(shù)的選用者以及策略的研究、制定和實(shí)施者，而非關(guān)鍵技術(shù)的主要研發(fā)者，因此檔案界對(duì)電子檔案長(zhǎng)期保存的貢獻(xiàn)主要在于管理策略。以紙質(zhì)條件為參照，我們同樣可以發(fā)現(xiàn)相似的角色定位。在紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存中，為了保證紙質(zhì)檔案具有長(zhǎng)期真實(shí)性和可讀性，檔案部門采取的措施主要包括檔案實(shí)體的物理管控以及檔案文獻(xiàn)修復(fù)工作，其目的是保證檔案不被篡改、信息內(nèi)容可讀和檔案實(shí)體存續(xù)。從根本上而言，檔案部門無法決定紙張的使用壽命，因?yàn)檫@最終取決于造紙技術(shù)；檔案部門也無法決定檔案形成機(jī)構(gòu)的紙張選擇，因?yàn)檫@取決于檔案形成部門業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要。在紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存中，檔案部門的角色與職責(zé)是在獲取檔案的管理權(quán)限之后，將檔案放置在一定條件下進(jìn)行維護(hù)性管理，其根本目標(biāo)并非“絕對(duì)永久”地保存檔案實(shí)體，而是通過管理性、技術(shù)性策略，盡可能地延長(zhǎng)檔案實(shí)體保存時(shí)限，使檔案能夠盡可能長(zhǎng)久地為社會(huì)提供利用服務(wù)。因此，從時(shí)間和空間上看，檔案部門對(duì)紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期保存的管理職責(zé)具有相對(duì)獨(dú)立性，與業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)者之間存在明確的角色區(qū)分。電子檔案的長(zhǎng)期保存與上述情況具有本質(zhì)上的相似性，在社會(huì)技術(shù)的發(fā)展中，檔案部門應(yīng)該以相對(duì)穩(wěn)定的管理職責(zé)與管理方式來應(yīng)對(duì)社會(huì)活動(dòng)方式的多元化趨勢(shì)，因此檔案學(xué)界和檔案部門都應(yīng)該找到并明確檔案長(zhǎng)期保存工作的核心價(jià)值與角色定位，從而以具有學(xué)科特色的管理體系來完善實(shí)際工作。在近年國(guó)外與國(guó)際性的實(shí)踐中，同樣體現(xiàn)著這樣的邏輯關(guān)系與工作原則：（1）OAIS參考模型。OAIS參考模型的制定者是美國(guó)空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會(huì)（CCSDS），美國(guó)的ERA、英國(guó)的Cedars、加拿大的ADRI等項(xiàng)目都以該參考模型為電子檔案長(zhǎng)期保存研究和開發(fā)的基礎(chǔ)。［26］檔案界等保管領(lǐng)域并未研發(fā)出這一根本性的架構(gòu)模型，而是對(duì)OAIS模型進(jìn)行分析與應(yīng)用，是制定管理策略的重要依據(jù)?；贠AIS的長(zhǎng)期保存管理模式又體現(xiàn)著維護(hù)性的管理思想，比如OAIS模型提倡通過檔案信息包進(jìn)行長(zhǎng)期保存，而使用信息包向利用者提供檔案利用，從而保證檔案信息包的安全、穩(wěn)定。（2）Inter－PARES研究項(xiàng)目。InterPARES項(xiàng)目的開展離不開其他學(xué)科領(lǐng)域的參與和支持，在電子檔案真實(shí)性維護(hù)與長(zhǎng)期保存的研究過程中，該項(xiàng)目吸納了來自法律、歷史、計(jì)算機(jī)技術(shù)與工程、信息科學(xué)及化學(xué)等多學(xué)科的專家學(xué)者為其提供專業(yè)領(lǐng)域的智力與技術(shù)支持。［27］檔案界從其他學(xué)科領(lǐng)域提供的專業(yè)知識(shí)中，選用與管理目標(biāo)相契合的技術(shù)和方法，明確管理取向與管理需求，制定管理策略。（3）美國(guó)NARA云歸檔計(jì)劃。美國(guó)NARA2014-2018財(cái)年的戰(zhàn)略規(guī)劃明確將云環(huán)境下形成和使用的檔案納入管理范疇。針對(duì)這些檔案，主張研究和推進(jìn)“云歸檔”及相關(guān)的保存策略。［28］這也反映了“維護(hù)性”的管理思想———提倡檔案部門在尊重檔案形成機(jī)構(gòu)活動(dòng)方式的前提下，以固有的檔案管理原則與方法為基礎(chǔ)，形成對(duì)前端活動(dòng)方式具有適應(yīng)性和包容性的管理策略，保證從既有活動(dòng)交流方式中形成、固化的檔案材料得到及時(shí)、有效管理。

5.3對(duì)電子檔案長(zhǎng)期保存實(shí)行維護(hù)性管理

從工作性質(zhì)上看，電子檔案的長(zhǎng)期保存無疑屬于檔案部門的工作職責(zé)范疇；然而從更深層的內(nèi)在需求上看，其工作效果卻并非僅僅取決于檔案部門。檔案部門在電子檔案的長(zhǎng)期保存中具有相對(duì)獨(dú)立的工作職責(zé)與角色定位，這不僅根植于檔案工作的核心價(jià)值，也是社會(huì)分工專業(yè)化的發(fā)展需求所致。因此，在電子檔案的長(zhǎng)期保存問題中，檔案部門應(yīng)進(jìn)一步反思自身的根本價(jià)值、固有原則、社會(huì)意義與實(shí)際邊界，檔案學(xué)界則應(yīng)以此為基礎(chǔ)繼續(xù)開展更具專業(yè)意義的理論性與應(yīng)用性研究。

6電子檔案管理的雙套制現(xiàn)狀與單軌化趨勢(shì)

電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會(huì)發(fā)展邁向信息化時(shí)代初期的普遍做法，在主流信息載體從紙質(zhì)向電子更替的過渡性時(shí)期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。然而隨著技術(shù)發(fā)展與社會(huì)活動(dòng)方式變化，雙套制與雙軌制則顯現(xiàn)出了一定的不適應(yīng)性。

6.1雙套制與雙軌制面臨的挑戰(zhàn)

在檔案信息化建設(shè)中，“雙套制”指文件歸檔后紙質(zhì)版本與電子版本共存，或稱“雙套歸檔”；［29］目前檔案學(xué)界對(duì)“雙軌制”的定義可以總結(jié)為，在文件形成、流轉(zhuǎn)的全過程中，電子形式與紙質(zhì)形式始終共存，這實(shí)際也意味著在文件流轉(zhuǎn)的終端，也將以“雙套制”進(jìn)行歸檔，在檔案管理的過程中也仍然按照“雙套”執(zhí)行管理，因此雙軌制既是文件管理的“雙軌”，也是檔案管理的“雙軌”。一般認(rèn)為，雙套制和雙軌制的優(yōu)勢(shì)在于，對(duì)電子形式而言安全可靠，對(duì)紙質(zhì)形式則便于查詢利用、整合共享，二者形成互補(bǔ)的效果。［30］這也是雙套制與雙軌制得到廣泛應(yīng)用的內(nèi)在原因。盡管如此，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，社會(huì)對(duì)于以電子形式為載體的活動(dòng)方式越發(fā)適應(yīng)和依賴，紙質(zhì)形式逐漸成為電子形式的一種“硬拷貝”（hardcopy），雙套制與雙軌制從以往以紙質(zhì)為主轉(zhuǎn)變成為以電子為主，這就使得雙套制的管理方式產(chǎn)生了一定的弊端：（1）資源浪費(fèi)。從調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，實(shí)際工作中許多單位往往會(huì)在文件階段以電子形式形成和流轉(zhuǎn)，到歸檔時(shí)就將電子形式的文件打印成紙質(zhì)硬拷貝，再將電子版與紙質(zhì)版同時(shí)歸檔，在檔案管理過程中，需對(duì)兩個(gè)版本同時(shí)進(jìn)行維護(hù)；而在檔案部門進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，往往由于電子版本管理不善或未予歸檔，而又要將紙質(zhì)檔案統(tǒng)一進(jìn)行掃描，形成電子檔案。在這一反復(fù)處理的過程中，實(shí)際對(duì)資源造成了不小的浪費(fèi)。由于電子檔案的管理不善，同時(shí)造成重復(fù)勞動(dòng)和存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)，而在電子—紙質(zhì)—電子的轉(zhuǎn)換過程中，期間又經(jīng)歷了并不必要的紙質(zhì)形式階段，直接導(dǎo)致紙張資源浪費(fèi)，也對(duì)檔案管理人員造成了更大的工作負(fù)擔(dān)。因此，如果能夠完善電子形式的管理手段，就能避免出現(xiàn)上述資源浪費(fèi)的問題。（2）對(duì)檔案原始性與完整性的管理失效。雙套制與雙軌制在管理效果上無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案真實(shí)性與完整性的有效管理。對(duì)于以電子形式形成、流轉(zhuǎn)的原生電子檔案而言，通過打印硬拷貝歸檔，實(shí)際造成了背景信息（context）的損失———無法有效保留支撐電子檔案真實(shí)性、完整性的元數(shù)據(jù)。如此一來，后續(xù)對(duì)于紙質(zhì)版本檔案的管理，其客體對(duì)象都是原始性已經(jīng)損耗的檔案，這種紙質(zhì)版本僅承載了檔案的信息內(nèi)容。對(duì)于原生電子檔案而言，只有同質(zhì)歸檔管理才能最大限度地一并保存其重要修改記錄和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，也才能最大限度地保護(hù)檔案的原始性與完整性。從管理流程而言，采用完整的同質(zhì)流程對(duì)電子檔案進(jìn)行收集、保管、利用、傳輸和移交，是對(duì)電子檔案原始性和完整性的連續(xù)性管理。因此，對(duì)于以原生電子檔案為主且具備一定條件的單位或領(lǐng)域而言，電子檔案管理單套制和單軌制是更具適應(yīng)性和有效性的管理方式。

6.2雙套制與雙軌制的根源分析與轉(zhuǎn)變需求

雙套制與雙軌制的廣泛推行，從其根源上而言，可以說是出于對(duì)電子形式載體原始性、穩(wěn)定性的不信任，因而對(duì)電子檔案采取相對(duì)謹(jǐn)慎的管理方式。在信息化建設(shè)早期，由于電子形式載體管理技術(shù)尚未成熟，電子檔案瞬間丟失、無法找回，或篡改不可溯的現(xiàn)象比比皆是，相較之下，紙張的穩(wěn)定性與可控性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于當(dāng)時(shí)的電子形式載體，并且紙張的使用為人們所熟悉和信任，因此，雙套制和雙軌制成為檔案管理中的通用方式。在后續(xù)研究中，學(xué)者們對(duì)電子檔案的“原始性”問題展開了研究，提倡以“真實(shí)性”、“可靠性”等概念對(duì)紙質(zhì)條件下的“原始性”進(jìn)行拆解詮釋，以此取代傳統(tǒng)的“原始性”觀念。［31］隨著對(duì)電子檔案真實(shí)性問題研究的深入，目前已經(jīng)形成有效的電子檔案真實(shí)性問題解決思路與實(shí)施技術(shù)，電子檔案管理者與使用者對(duì)于該問題的觀念也正逐漸發(fā)生變化。實(shí)際上，在社會(huì)生活的其他領(lǐng)域，電子形式這一虛擬化的信息載體已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用。比如，在銀行業(yè)務(wù)、證券業(yè)務(wù)、電子商務(wù)等事務(wù)中，數(shù)字化信息早已成為業(yè)務(wù)活動(dòng)中的主要甚至唯一形式，社會(huì)對(duì)于這類事務(wù)幾乎不存在不信任感，對(duì)電子形式予以信任在這些領(lǐng)域中習(xí)以為常；會(huì)計(jì)檔案管理領(lǐng)域也正積極開展電子檔案管理單軌化的推進(jìn)工作，國(guó)家發(fā)改委辦公廳、財(cái)政部辦公廳、國(guó)家稅務(wù)總局辦公廳、國(guó)家檔案局辦公室于2013年12月向多市、多單位通知（發(fā)改辦高技[2013]3044號(hào)），要求各單位組織開展電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案綜合試點(diǎn)工作，據(jù)了解，相關(guān)工作已經(jīng)取得一定進(jìn)展和成效?？梢?，在以電子形式為業(yè)務(wù)活動(dòng)開展主要方式的領(lǐng)域，其對(duì)于電子形式信息的信任度較高，也更積極推動(dòng)相關(guān)技術(shù)的改造和應(yīng)用，推行業(yè)務(wù)全流程電子化。對(duì)于檔案管理而言，隨著技術(shù)發(fā)展與社會(huì)活動(dòng)方式變化，對(duì)于電子形式等虛擬載體的不信任將逐漸消退，并建立起穩(wěn)定的信任感。任何主流載體都不是等到真實(shí)性能夠得到完全保證，且長(zhǎng)期保存問題得到完全解決時(shí)才得以普遍使用的，社會(huì)選用一種介質(zhì)作為主流信息載體往往是出于實(shí)用主義的考慮，即滿足方便、快捷、可共認(rèn)等基本要求即可。這其中對(duì)于載體實(shí)際也有一定的真實(shí)性和穩(wěn)定性要求，不具有真實(shí)性、穩(wěn)定性的載體是無法成為主流介質(zhì)的。檔案部門對(duì)于這種真實(shí)性和穩(wěn)定性固然具有更嚴(yán)格的要求，然而隨著電子形式日益普遍化，計(jì)算機(jī)領(lǐng)域也正不斷完善其技術(shù)特性，從而使其更好地滿足社會(huì)活動(dòng)需要。因此，檔案部門的專業(yè)性管理要求應(yīng)該通過完善管理策略、優(yōu)化管理流程、鞏固管理制度、改善管理方法來實(shí)現(xiàn)，從循序漸進(jìn)的實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，逐步與技術(shù)部門共同建立起經(jīng)過反復(fù)驗(yàn)證的技術(shù)管理體系與信任體系，為電子檔案管理的單軌化提供支撐，從而滿足原生電子檔案長(zhǎng)期真實(shí)性、完整性、易用性、可讀性、安全性的要求。

6.3國(guó)際趨勢(shì)———電子形式單套制歸檔與單軌制管理

電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理也正成為許多國(guó)家機(jī)構(gòu)的趨勢(shì)。目前，美國(guó)、澳大利亞等國(guó)家都逐漸推進(jìn)電子檔案的單套與單軌管理，而不再形成或接收紙質(zhì)檔案。（1）美國(guó)。2012年8月24日，美國(guó)總統(tǒng)辦公室以備忘錄形式，向聯(lián)邦各機(jī)關(guān)由管理預(yù)算辦公室（OMB）和國(guó)家檔案館與檔案管理局（NARA）制定的《政府檔案管理指令》，其中目標(biāo)1.1和1.2要求分別對(duì)電子檔案和電子郵件以電子方式實(shí)行“單套制”管理：①到2019年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)將以電子形式管理所有永久電子檔案；②到2016年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)將以可利用的電子格式管理永久及定期電子郵件檔案。［32］（2）澳大利亞。自2011年7月起，澳大利亞國(guó)家檔案館持續(xù)敦促所有聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)向電子形式的檔案管理轉(zhuǎn)型，鼓勵(lì)其以電子形式形成、管理和保管檔案，并在必要時(shí)對(duì)接收的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描，從而不再形成新的紙質(zhì)檔案。［33］上述實(shí)踐都反映出同一趨勢(shì)———當(dāng)電子形式成為主流活動(dòng)交流方式時(shí)，檔案部門也應(yīng)對(duì)電子檔案實(shí)行適應(yīng)性的全電子化管理。從上述國(guó)家的推行力度看來，這對(duì)于許多領(lǐng)域而言，既是必然的趨勢(shì)，也是迫切的需求。6.4推動(dòng)我國(guó)電子檔案管理單軌化原生電子信息的規(guī)?；瘧?yīng)用是社會(huì)發(fā)展歷程中的一種“自然選擇”結(jié)果，要最大程度地維護(hù)原生數(shù)字記錄的原始性與憑證性價(jià)值，就要實(shí)現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理，這也是檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)之一。在我國(guó)，雙套制與雙軌制管理已經(jīng)顯示出一定弊端，許多領(lǐng)域的電子檔案管理單軌化具有必然性與迫切性。要推動(dòng)我國(guó)電子檔案管理單軌化，首先應(yīng)該建立起對(duì)電子形式虛擬載體的信任，其次應(yīng)該加快完善管理策略、制度、流程和方法，在鞏固自身理論和方法的同時(shí)，加強(qiáng)與其他領(lǐng)域的合作，從實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，逐步完善法規(guī)體系，在必要領(lǐng)域盡早實(shí)現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔和單軌化管理。

7結(jié)語

篇6

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子檔案管理，就是通過計(jì)算機(jī)等手段來記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過程簡(jiǎn)單易操作，不會(huì)用到筆墨等辦公用品，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點(diǎn)：

1.1 在時(shí)間上

電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理存在著一定的差異，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時(shí)歸檔，或者在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網(wǎng)絡(luò)把文件發(fā)送給管理的機(jī)構(gòu)并進(jìn)行歸檔，這一點(diǎn)，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時(shí)間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設(shè)定計(jì)劃或者安排時(shí)間，以便相關(guān)部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進(jìn)行回收和處理。這一過程既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術(shù)操作的能力，并且會(huì)操作相關(guān)的軟件。操作過程為：工作人員通過相關(guān)的管理軟件，在各個(gè)檔案上粘貼標(biāo)簽，每一份檔案都有單獨(dú)的編號(hào)，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質(zhì)檔案管理比較簡(jiǎn)單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲(chǔ)方面

電子存儲(chǔ)方式和紙質(zhì)的管理方式也存在差異。電子檔案是在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)上存儲(chǔ)，但計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保存。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改進(jìn)，一般情況下要進(jìn)行備份，還要對(duì)文件的具體格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，操作完成后才進(jìn)行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理只需要保存好紙質(zhì)的資料，使之不受損壞即可，但是對(duì)環(huán)境的要求會(huì)比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復(fù)雜，需要對(duì)待管理的檔案進(jìn)行分類，并需要對(duì)資料進(jìn)行編目，在接受文件的第一時(shí)間，工作人員需要給每一份檔案一個(gè)唯一的編號(hào)，同時(shí)還有給出相應(yīng)的類別號(hào)、檔案號(hào)、文件號(hào)，以便在使用時(shí)能夠方便查找。這樣，在查找使用時(shí)，就可以通過專業(yè)的檢索工具進(jìn)行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計(jì)算機(jī)上操作，無需固定地點(diǎn)和時(shí)間，但需要注冊(cè)用戶的個(gè)人信息，在使用時(shí)通過個(gè)人帳號(hào)和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關(guān)部門進(jìn)行申請(qǐng)，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個(gè)過程效率比較低，浪費(fèi)時(shí)間。

2 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

用計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節(jié)省了寶貴的時(shí)間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)省去了不必要的花費(fèi)，現(xiàn)如今隨著專業(yè)管理軟件的開發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。

采取計(jì)算機(jī)信息技術(shù)這種形式進(jìn)行檔案管理，不僅提高效率，也對(duì)環(huán)境保護(hù)作出了一些貢獻(xiàn)。首先就是采用網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點(diǎn)不僅節(jié)省了資金，同時(shí)也減少了對(duì)樹木的砍伐，保護(hù)了樹木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開支，避免了不必要的浪費(fèi)。

2.2 電子檔案管理的缺點(diǎn)

使用這種方式進(jìn)行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點(diǎn)：

1.立法不夠完善，雖然我國(guó)法律部門已經(jīng)制定了一些關(guān)于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實(shí)施環(huán)境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)，受法律保護(hù)范圍不夠明確，法律實(shí)施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們?cè)诖祟I(lǐng)域進(jìn)行進(jìn)一步的研究和完善。

2.計(jì)算機(jī)等電子信息技術(shù)的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生硬盤損壞現(xiàn)象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們?cè)诩夹g(shù)上進(jìn)一步的完善，我們需要加強(qiáng)電子備份，運(yùn)用云技術(shù)等新興技術(shù)手段進(jìn)行保存，并且還要通過加設(shè)密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進(jìn)行維護(hù)。

3.用于管理電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備容易發(fā)生過期、老化或亟待更新等問題，長(zhǎng)時(shí)間保存或許會(huì)出現(xiàn)無法讀取等嚴(yán)重后果。這就需要相關(guān)的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對(duì)于工作人員的技能要求較高，因?yàn)殡娮訖n案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業(yè)的技術(shù)儲(chǔ)備以及長(zhǎng)期的工作經(jīng)驗(yàn)。因此需要長(zhǎng)期鍛煉或進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。

3 可采取的措施

（1）根據(jù)電子檔案的存儲(chǔ)特點(diǎn)和方式，進(jìn)行科學(xué)的計(jì)劃安排，確定傳輸時(shí)間，并在年內(nèi)進(jìn)行信息匯總處理，及時(shí)增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備完成的，所以應(yīng)招募合格的信息操作人員，并及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。

（3）保管時(shí)應(yīng)注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設(shè)備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備維修更新技術(shù)有一定的了解，以便能夠及時(shí)處理設(shè)備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。

（4）健全電子檔案查詢使用的相關(guān)制度，設(shè)立實(shí)名制，并進(jìn)行權(quán)限限制，確保使用者通過身份進(jìn)行實(shí)名登陸，以確保檔案的安全。

篇7

［關(guān)鍵詞］電子政務(wù)；檔案管理；安全保障

1電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的問題

1.1文件歸檔存在的問題

電子文件歸檔中存在的問題可以分技術(shù)障礙、管理缺陷兩方面。（1）技術(shù)層的障礙。主要體現(xiàn)在3個(gè)方面：①業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主要功能就是處理業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)具備低冗余、高效率的特點(diǎn)，而檔案管理則因其要保證在較長(zhǎng)年限內(nèi)的安全性，則需要高度的冗余；②電子政務(wù)系統(tǒng)可擴(kuò)展性被限制，檔案管理功能嵌入面臨著很大的挑戰(zhàn)；③在對(duì)數(shù)據(jù)的管理權(quán)限上，業(yè)務(wù)部門比檔案部門更加完整，但是，當(dāng)清除積存數(shù)據(jù)導(dǎo)致鏈接變動(dòng)時(shí)，檔案部門可能不能及時(shí)找到所需的檔案，從而影響了管理和維護(hù)的進(jìn)度。（2）管理上的缺陷。①管理權(quán)限得不到保障。電子檔案是存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)部門中的，所以業(yè)務(wù)部門的管理權(quán)限應(yīng)比檔案部門的更大；②責(zé)任主體不明確。電子檔案的管理權(quán)限實(shí)際上是由檔案、業(yè)務(wù)部門共同分享的，一旦發(fā)生丟失或篡改的問題，很難確認(rèn)責(zé)任歸屬。

1.2安全保障不足

現(xiàn)階段電子檔案的安全面臨著很多的問題，從影響因素上看可以分為以下3方面。（1）技術(shù)原因。系統(tǒng)的技術(shù)水平直接關(guān)系著電子檔案的安全性，一旦存在黑客攻擊、病毒、軟件與硬件存在漏洞、系統(tǒng)與設(shè)備發(fā)生故障等情況，均會(huì)造成電子檔案的丟失或者損壞。（2）社會(huì)或者自然因素。比如：檔案保管場(chǎng)地自身的條件、火災(zāi)、地震等因素均會(huì)產(chǎn)生很大的影響。（3）管理上的問題。比如：權(quán)限不明、操作不規(guī)范、工作人員失誤等。

1.3整合共享方式不統(tǒng)一

電子檔案整合共享概念的內(nèi)涵非常模糊，從廣義與狹義，宏觀、中觀與微觀層面看均具有不同的內(nèi)涵，這也就造成了電子檔案整合共享不能避免的復(fù)雜性。此外，整合共享具有很多的模式，就檔案實(shí)體而言，通常采用分散或者集中式的管理，使整合共享中經(jīng)常遇到途徑單一或多樣、橫向或縱向的體制、一致或異構(gòu)的系統(tǒng)等矛盾，所以根據(jù)實(shí)際情況來看，整合共享的途徑、方式會(huì)有各種各樣的模式，不能統(tǒng)一。

1.4電子檔案移交不規(guī)范

在檔案雙軌制的背景下，電子檔案的移交面臨著一定的問題。（1）檔案的有機(jī)聯(lián)系缺失。當(dāng)前的電子檔案移交中，大多移交的是單份的電子數(shù)據(jù)，未形成可以反應(yīng)整體的檔案，從而使移交檔案缺乏關(guān)聯(lián)。（2）檔案的元數(shù)據(jù)不完整。雙軌制的實(shí)施使人們存在備份的依賴心理，導(dǎo)致移交工作的不規(guī)范，進(jìn)而造成元數(shù)據(jù)的丟失。（3）移交工作的效率被限制。由于紙質(zhì)、電子檔案的移交上存在時(shí)間差的問題，造成了工作量、成本的大幅增加。

1.5前端控制和全程監(jiān)管的矛盾

前端控制和全程監(jiān)管在現(xiàn)實(shí)中存在著一定的矛盾。前端控制、全程監(jiān)管都是基于檔案部門的位置，要求自形成初始，對(duì)電子文件進(jìn)行全程的管理。但是，兩者存在一定的矛盾，若實(shí)行了全程管理，檔案部門則為主要的管理者，對(duì)前后環(huán)節(jié)進(jìn)行同等的規(guī)劃和管理，就不再需要前后端的理論；但是如果重視前端控制，那么檔案部門就成為了后面環(huán)節(jié)的管理者，就不能很難實(shí)現(xiàn)對(duì)前面環(huán)節(jié)的管理。

2提高電子檔案管理水平的對(duì)策

2.1規(guī)范檔案移交

隨著對(duì)檔案管理需求的不斷提高，在線歸檔已越來越重要，且應(yīng)當(dāng)作為歸檔的主要方式；而離線歸檔能夠解決特殊格式或者一些的檔案材料，所以也是不可缺少的，可作為輔助手段。因此，對(duì)于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案應(yīng)采用“在線為主，離線為輔”的歸檔方式。在歸檔規(guī)范方面應(yīng)做到如下四點(diǎn)：①雙軌制管理是現(xiàn)階段的主要管理模式，所以應(yīng)當(dāng)將明確并區(qū)分電子、紙質(zhì)兩種檔案移交的基本方法；②整理分析電子檔案在線移交中的問題，一定要遵循檔案的原始形式，預(yù)防復(fù)制形式下的雙套歸檔，并慢慢轉(zhuǎn)向單套歸檔；③明確檔案移交各個(gè)階段中檔案館、檔案室的各自責(zé)任，以保證檔案的完整、安全；④制定檔案移交的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并完善移交的技術(shù)，促進(jìn)單軌化的轉(zhuǎn)型。

2.2安全保障措施

電子檔案的安全會(huì)受到很多因素的影響，所以，要進(jìn)行全方位的考慮：①技術(shù)上，強(qiáng)調(diào)自主研發(fā)管理系統(tǒng)的重要性，制定相應(yīng)的加密、殺毒、備份、隔離等措施；②管理上，提高工作人員的安全意識(shí)，建立健全的監(jiān)督管理體系，提高管理人員的專業(yè)水平等；③法律法規(guī)上，對(duì)檔案管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，確定檔案的憑證性，從而使檔案的安全管理工作規(guī)范化。

2.3整合共享策略

檔案管理工作應(yīng)從檔案本身拓展到現(xiàn)行文件的生成背景、環(huán)境及整個(gè)過程，因此在信息整合中應(yīng)做到如下兩點(diǎn)：①明確整合共享的內(nèi)涵，在實(shí)踐中基于信息、實(shí)體的整合共享聯(lián)系密切，應(yīng)當(dāng)把兩種相結(jié)合，形成信息、實(shí)體一體化的共享方式；②分散式和集中式電子檔案的整合共享策略的實(shí)施效果是不同的，建議從共享效率、整合深度上分析各自的優(yōu)缺點(diǎn)和應(yīng)用的條件。

3結(jié)語

篇8

關(guān)鍵詞：供水系統(tǒng)；機(jī)電設(shè)備；檔案收集；優(yōu)化管理

一、機(jī)電工程檔案資料的內(nèi)容

1.綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；招投標(biāo)文件，計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震資料等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；機(jī)電工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.機(jī)電工程及輸送電線路、變壓器，高壓控制柜，復(fù)控開關(guān)、低壓控制柜，電機(jī)、變頻器，設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報(bào)告：圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等：原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或變壓器試驗(yàn)檢測(cè)資料等試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；泵房?jī)?nèi)輸水管打壓試驗(yàn)等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料：施工技術(shù)總結(jié)等。

3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖：室內(nèi)高低壓柜電路圖，室內(nèi)各種電線竣工圖；機(jī)電工程竣工圖；以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

4.機(jī)電設(shè)備資料收集內(nèi)容。溫宿縣城鎮(zhèn)供水二期設(shè)備安裝及供水管網(wǎng)項(xiàng)目（二）第一標(biāo)段：供水設(shè)備及相關(guān)機(jī)電設(shè)備采購(gòu)及安裝，用電設(shè)備資料清單.天津天能干式電力變壓器安裝使用說明書，主要材料/構(gòu)配件/施工設(shè)備報(bào)送表、國(guó)家消防裝備質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)中心檢驗(yàn)報(bào)告、惟海滅火器合格證及手提式檢驗(yàn)結(jié)果匯總表、干式變壓器控制器產(chǎn)品合格證、給水用PP-R管材、管件質(zhì)量合格證、長(zhǎng)城電纜有限公司電力電纜產(chǎn)品合格證、控開產(chǎn)品合格證、新型低噪音節(jié)能型外轉(zhuǎn)子風(fēng)機(jī)使用說明書，EV2100系列變頻器用戶手冊(cè)、LR系列基本型二氧化氯發(fā)生器產(chǎn)品合格證及使用說明書、BWD3K130系列干式變壓器電腦溫控器使用說明書、干式變壓器試驗(yàn)報(bào)告、新疆一開電氣制造有限公司開關(guān)柜出廠檢查試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書、DJW45-2000-630智能型萬能式斷路器使用說明書、有源濾波器監(jiān)測(cè)試驗(yàn)報(bào)告、CZW系列單吸臥式離心泵使用說明書及產(chǎn)品介紹、D系列電磁隔膜計(jì)量泵操作說明書、MDI型電動(dòng)葫蘆使用說明書、山東省慶云縣國(guó)營(yíng)管件廠的法蘭化學(xué)成份檢驗(yàn)結(jié)果合格證書、蝶閥合格證，多功能水泵控制閥合格證、管道伸縮節(jié)合格證、金屬氧化物避雷器安裝使用說明書、塑料球閥合格證、電抗器合格證、以及其他需要收集的相關(guān)材料。

二、機(jī)電工程檔案資料的特征

1.真實(shí)性和全面性。真實(shí)性是對(duì)所有文件、機(jī)電檔案資料的共同要求，但對(duì)供水行業(yè)機(jī)電工程的文件和檔案資料來講，這方面的要求更為迫切。機(jī)電工程文件和檔案資料只有全面反映機(jī)電工程的各類信息，形成一個(gè)完整的供水系統(tǒng)，才更有實(shí)用價(jià)值，片面地引用往往會(huì)起到誤導(dǎo)作用。所以，機(jī)電工程文件和檔案資料必須真實(shí)反映供水建設(shè)工程的施工情況，包括發(fā)生的事故和存在的隱患。

2.分散性和復(fù)雜性。供水建設(shè)工程項(xiàng)目周期長(zhǎng)且影響因素多，運(yùn)行工藝復(fù)雜，建筑材料種類多，建設(shè)階段性強(qiáng)且互相穿插，由此導(dǎo)致了供水建設(shè)工程文件和檔案資料的分散性和復(fù)雜性。這個(gè)特性決定了機(jī)電建設(shè)工程文件和檔案資料的多層次、多環(huán)節(jié)及相互關(guān)聯(lián)的復(fù)雜系統(tǒng)。

3.繼承性和實(shí)效性。隨著機(jī)電設(shè)備安裝技術(shù)、施工工藝、新材料和施工企業(yè)管理水平的不斷提高，機(jī)電建設(shè)工程文件和檔案資料可被繼承和不斷積累。同時(shí)，機(jī)電建設(shè)工程文件和檔案資料具有很強(qiáng)的實(shí)效性，其作用會(huì)隨著時(shí)間的推移而衰減，因此，文件和檔案資料一經(jīng)形成就必須盡快送達(dá)有關(guān)檔案保管部門，否者會(huì)造成嚴(yán)重后果。

4.隨機(jī)性。機(jī)電建設(shè)工程文件和檔案資料產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過程中，工程前期、工程開工、施工和竣工等各個(gè)階段和環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生各種各樣文件和檔案資料。雖然各類報(bào)批文件的產(chǎn)生具有規(guī)律性，但還是有相當(dāng)一部分文件和檔案資料的產(chǎn)生是由于具體工程事件引發(fā)的，因此具有隨機(jī)性。

5.多專業(yè)性和綜合性。機(jī)電建設(shè)工程文件和檔案資料涉及機(jī)電安裝、設(shè)備調(diào)試、消防等各個(gè)專業(yè)，也涉及力學(xué)、電學(xué)電子、聲學(xué)等多種學(xué)科，依附于不同的專業(yè)對(duì)象而存在，且同時(shí)綜合了質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)、合同、組織、協(xié)調(diào)等方面的內(nèi)容，又依賴于不同的載體而流動(dòng)，因此，具有多專業(yè)性和綜合性的特點(diǎn)。

三、機(jī)電設(shè)備工程檔案管理需要解決的問題

1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是機(jī)電設(shè)備工程檔案存在的主要問題。我們公司專門成立檔案收集小組全程跟中服務(wù)，安排工程項(xiàng)目檔案歸檔率較好，能達(dá)到了90%左右，較差的單位情況就不同了。很多機(jī)電設(shè)備工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料，或只有機(jī)電設(shè)備工程主體檔案，沒有配套工程檔案，清水池和泵房鏈接件、地下管線、城市管網(wǎng)和泵房銜接體等檔案材料寥寥無幾。

2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)供水系統(tǒng)機(jī)電檔案工作需要。

四、機(jī)電設(shè)備工程檔案有效管理的優(yōu)化措施

1.思想上要重視機(jī)電工程檔案管理工作。機(jī)電設(shè)備工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后公司內(nèi)部機(jī)電設(shè)備檔案很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以公司內(nèi)部檔案資料應(yīng)定期或不定期檢查評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。 2.建立健全檔案整理制度是做好供水機(jī)電設(shè)備工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)供水系統(tǒng)機(jī)電設(shè)備工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)施工單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合供水行業(yè)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)和任務(wù)，規(guī)范檔案資料的收集、整理。

3.嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合檔案歸檔要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位可以不結(jié)清尾款，以確保供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)。

4.加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和供水行業(yè)的不斷發(fā)展，供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案管理隊(duì)伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把供水行業(yè)工程檔案質(zhì)量關(guān)。

5.加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)部材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。加強(qiáng)對(duì)施工的監(jiān)督和管理，檢查機(jī)電設(shè)備工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。

6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)供水行業(yè)工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。當(dāng)前，美國(guó)、德國(guó)、荷蘭對(duì)縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。近幾年，公司也開始對(duì)機(jī)電設(shè)備照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄，對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。提高各部門的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門對(duì)檔案資料的利用，提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號(hào)；對(duì)外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號(hào)采用其自然形成（特定）的編號(hào)。

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【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子數(shù)字化；管理模式；系統(tǒng)軟件；優(yōu)勢(shì)；功能

檔案管理工作在新時(shí)期下，借助科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)與功能，得到了質(zhì)量與效率上的升華。目前，檔案管理工作以被各企業(yè)中視為重點(diǎn)提高管理水平的對(duì)象，對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用非常重視。實(shí)現(xiàn)智能化檔案管理模式，利用電子軟件系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)與功能，不但提高了檔案管理專業(yè)水平，同時(shí)還是得檔案資源受到安全保護(hù)，保證其數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可靠性，使得檔案信息為企業(yè)l展與抉擇方面發(fā)揮重要的參考作用。

一、檔案管理現(xiàn)狀

在高科技應(yīng)用性、使用性、功能性越來越強(qiáng)大的新時(shí)代里，很多企業(yè)中均已借助高科技的力量來推動(dòng)發(fā)展速度。檔案管理也已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)抄錄模式上轉(zhuǎn)變成現(xiàn)今的電子數(shù)字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式中的不足，同時(shí)還能夠大大減少紙質(zhì)抄錄的工作量，一定程度上節(jié)省了紙張費(fèi)用，以及存儲(chǔ)資料文檔所占的庫(kù)房空間，減少人力。

然而由于很多企業(yè)中對(duì)電子數(shù)字化軟件系統(tǒng)的操作能力非常低，對(duì)辦公程序存在不懂、不熟悉的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲(chǔ)等各環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，例如：對(duì)所收集的檔案信息在編制過程中因格式、文字等方面處理能力差，就會(huì)使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級(jí)檔案管理部門對(duì)信息處理結(jié)果其不滿意，很難完成接收與認(rèn)同，進(jìn)而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴(yán)重到檔案信息不能及時(shí)歸檔保存，造成檔案信息處理困難。

因此，為了更好的使企業(yè)檔案管理人員能夠熟練接收此項(xiàng)工作，并保證操作能力、技術(shù)能力以及管理能力，我國(guó)相關(guān)部門與計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)公司共同針對(duì)此種現(xiàn)象進(jìn)行更深一步的研究，經(jīng)過不斷努力研發(fā)出一項(xiàng)具有專業(yè)性質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)管理統(tǒng)一化、維護(hù)自動(dòng)化的檔案管理系統(tǒng)，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統(tǒng)軟件具備高效、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)單、實(shí)用等優(yōu)點(diǎn)?；诖?，我們更應(yīng)該對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢(shì)及功能加以了解。

二、專業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多優(yōu)勢(shì)

1.提高工作效率

檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間和資源；如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補(bǔ)充，簡(jiǎn)單易行，省去了對(duì)其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時(shí)隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關(guān)文件輸出時(shí)也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報(bào)歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果直接加密上傳到上級(jí)管理部門，節(jié)省了人力和時(shí)間。

2.能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息

應(yīng)用一般的辦公軟件只能夠?qū)崿F(xiàn)單個(gè)文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費(fèi)時(shí)間，也浪費(fèi)資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對(duì)檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點(diǎn)開目錄文件就可以同時(shí)采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報(bào)等檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對(duì)相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對(duì)各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找，使用者可以更好地對(duì)事件的來龍去脈進(jìn)行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復(fù)等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務(wù)提醒等。

3.更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能

一般的辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進(jìn)行查檔時(shí)，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機(jī)分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統(tǒng)軟件。

三、專業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多功能

1.收文登記

文書人員收到公文后，將文件信息輸入系統(tǒng)，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)生成編號(hào)，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數(shù)據(jù)可提交到軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中保存，方便以后查詢及入檔時(shí)調(diào)??；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統(tǒng)中調(diào)出對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充打印。

2.發(fā)文登記

可以各個(gè)部門一個(gè)總號(hào)或多個(gè)號(hào)；軟件系統(tǒng)可以按年度自動(dòng)對(duì)發(fā)文進(jìn)行編號(hào)；發(fā)文登記之后，可打印發(fā)文登記簿，發(fā)文登記簿既可以自動(dòng)銜接上次結(jié)束時(shí)的行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可以分期分批統(tǒng)一打??；登記時(shí)內(nèi)容在備選項(xiàng)中進(jìn)行選擇即可，如“主送”“抄送”“標(biāo)題”等；發(fā)文檔案數(shù)據(jù)同樣可以到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行調(diào)取。

3.組建檔卷

可依據(jù)本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類方案。如“年度―機(jī)構(gòu)（問題）―保管期限”分類法、“保管期限―年度―機(jī)構(gòu)（問題）”分類法、“年度―保管期限―機(jī)構(gòu)（問題）”分類法等；檔案文件進(jìn)行輸入時(shí)，對(duì)于收文和發(fā)文，只需搜索相應(yīng)序號(hào)，即可調(diào)出將相應(yīng)文件；會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話及其他文件手工輸入即可；檔號(hào)為系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生，檔號(hào)格式可以自定義輸入。

4.公文查詢

可對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢；可指定一個(gè)或多個(gè)匹配條件進(jìn)行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內(nèi)容，由系統(tǒng)自動(dòng)記錄查詢、打印記錄。盡管檔案管理系統(tǒng)軟件的功能強(qiáng)大，優(yōu)勢(shì)明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應(yīng)用，謹(jǐn)慎行事，方能讓檔案管理系統(tǒng)軟件更好地為檔案管理工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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電子文件管理在實(shí)際工作中的優(yōu)勢(shì)和作用

1.節(jié)約了人力、物力

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，在保存過程中，首先要按照總行文件要求劃分期限，還要在紙質(zhì)檔案上編制檔號(hào)，建立全引目錄，以便查找，同時(shí)在存放過程中還要占用一定的庫(kù)房空間。工行無紙化審批系統(tǒng)建立以后與綜合檔案管理系統(tǒng)充分進(jìn)行銜接，短期文件只需在系統(tǒng)中進(jìn)行電子歸檔，無須再打印紙質(zhì)檔案保存。電子文件直接取代了以往的紙質(zhì)文字材料，這在一定程度上節(jié)約了人力、物力。

2.簡(jiǎn)化了借閱流程和遠(yuǎn)距離借閱問題

傳統(tǒng)的檔案管理，保存的是紙質(zhì)檔案，如果工作需要借閱檔案，只能是到檔案部門現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱，在借閱手續(xù)完全符合條件的情況下，由檔案人員按照檔案檢索目錄進(jìn)行手工查找，查閱完畢，還要重新放回檔案庫(kù)房，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而工行綜合檔案管理系統(tǒng)解決了這個(gè)難題，由綜合檔案管理員給部室或支行綜合檔案監(jiān)管員開通客戶端，查看本部室或支行的文件，不需要專程到現(xiàn)場(chǎng)借閱，只需要通過網(wǎng)上瀏覽即可，解決了遠(yuǎn)距離借閱問題。

3.實(shí)現(xiàn)了文檔一體化管理的要求

檔案是重要文件的歸宿，電子文件和電子檔案聯(lián)系更加緊密，信息化條件下，電子文件和電子檔案管理的一體化是必然趨勢(shì)和客觀要求。工行在電子文件管理方面，由于公文審批系統(tǒng)與綜合檔案管理系統(tǒng)的啟動(dòng)使用，大大方便了工作，擬稿人借助計(jì)算機(jī)完成初稿后，形成電子文件，然后通過公文審批流程逐級(jí)簽批之后，由機(jī)要保密部門登記發(fā)文，手工歸檔進(jìn)入綜合檔案管理系統(tǒng)，由檔案部門根據(jù)電子文件的內(nèi)容來劃分保管期限，進(jìn)行二次歸檔，保證了歸檔后電子文件的真實(shí)、完整和長(zhǎng)期可讀性，從而全面實(shí)現(xiàn)了電子文件從形成、簽批、登記、發(fā)文、歸檔等一體化管理的要求。

4.提高了工作效率

傳統(tǒng)的檔案借閱，在查詢時(shí)比較繁瑣，需要借助于檔案全引目錄，找出文件的存放位置，再對(duì)應(yīng)找出實(shí)體檔案，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而工行綜合檔案管理系統(tǒng)的建立使用，要求檔案人員只需把電子文件全部錄入綜合檔案管理系統(tǒng)，然后通過系統(tǒng)功能進(jìn)行查詢即可。在查詢時(shí)，輸入文號(hào)或標(biāo)題中的關(guān)鍵字就可以直接查詢出要找的電子文件，方便快捷，大大提高了工作效率，受到業(yè)務(wù)部門的普遍好評(píng)。

5.可以監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)檔案歸檔的及時(shí)性

2007年總工行投產(chǎn)了個(gè)貸檔案管理系統(tǒng)和法人客戶檔案管理系統(tǒng)，兩個(gè)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)部門的PcM2003、CM2002系統(tǒng)充分對(duì)應(yīng)銜接起來，方便了查詢。檔案部門通過系統(tǒng)的查詢功能，可以掌握業(yè)務(wù)檔案歸檔的及時(shí)性，確保在總行文件規(guī)定的時(shí)間內(nèi)個(gè)貸、法人等業(yè)務(wù)檔案能夠及時(shí)移交歸檔，防止檔案流失，保證工行資產(chǎn)的安全。

6.解決了異地業(yè)務(wù)監(jiān)測(cè)問題

2007年總工行投產(chǎn)的個(gè)貸檔案管理系統(tǒng)和法人客戶檔案管理系統(tǒng)，具有直通車的功能，按照定制的系統(tǒng)管理員角色，總行不直接到現(xiàn)場(chǎng)檢查，就可以直接監(jiān)測(cè)到各一級(jí)分行和各二級(jí)分行檔案管理情況。通過非現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)測(cè)，即通過系統(tǒng)查詢功能，找出要監(jiān)測(cè)的一級(jí)分行或二級(jí)分行，了解有關(guān)檔案歸檔情況，查看個(gè)貸或法人客戶某一筆貸款的影像、貸款合同、發(fā)放時(shí)間等貸款相關(guān)要素，找出問題所在，及時(shí)向有關(guān)分行檔案部門反映或進(jìn)行通報(bào)。同樣一級(jí)分行也可以直接監(jiān)測(cè)到各二級(jí)分行，這樣就解決了異地業(yè)務(wù)監(jiān)測(cè)問題，節(jié)約了出差費(fèi)用成本，提高了工作效率。

電子文件管理中存在問題

1.法人客戶檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)部門C1d2002系統(tǒng)銜接失調(diào)

工行CM2002系統(tǒng)是操作部分信貸業(yè)務(wù)的最主要平臺(tái)，自影像掃描功能投產(chǎn)后，影像查詢及下載功能為實(shí)際工作提供了較大便利，也為檔案部門進(jìn)行電子文件的歸檔打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，檔案人員憑借信貸部門的掃描影像以及相關(guān)資料進(jìn)行電子歸檔，但兩個(gè)系統(tǒng)銜接有時(shí)不太好，信貸部門通過CM2002系統(tǒng)把掃描的影像歸檔之后，檔案部門在法人客戶檔案系統(tǒng)中無法看到影像，造成電子文件無法歸檔，給工作帶來很大的影響。

2.電子文件錯(cuò)刪之后，無法恢復(fù)，給工作造成不便

工行綜合檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用以來，需要定期進(jìn)行刪除系統(tǒng)中的垃圾數(shù)據(jù)和錯(cuò)發(fā)的電子文件，在刪除過程中會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)刪的情況，一旦錯(cuò)刪，系統(tǒng)將無法恢復(fù)電子文檔，需要與機(jī)要保密部門溝通，對(duì)電子文件進(jìn)行重新手工歸檔，增加了發(fā)文機(jī)構(gòu)的工作量，同時(shí)也不利于工作。

3.電子文件歸檔之后，系統(tǒng)無法看到電子文檔

工行在電子文件管理過程中，目前實(shí)行的是電子文件隨時(shí)歸檔制，改變了過去一般一年歸一次的狀況。在電子文件歸檔過程中，有些電子文件無法歸檔，原因是總行在開發(fā)綜合檔案管理系統(tǒng)軟件時(shí)，設(shè)計(jì)了對(duì)檔號(hào)重復(fù)的檔案不能重復(fù)歸檔。檔案人員在具體操作過程中，對(duì)個(gè)別電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，系統(tǒng)提示檔號(hào)重復(fù)，而通過系統(tǒng)查詢又找不到該檔號(hào)，也看不到該檔號(hào)歸檔的電子文件，造成系統(tǒng)中檔案存放位置的缺失或不連續(xù)性。

4.分行之間綜合檔案管理系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一，造成系統(tǒng)指導(dǎo)困難

工行在系統(tǒng)開發(fā)利用中，二級(jí)分行和一級(jí)分行綜合檔案系統(tǒng)不銜接，畫面、軟件程序不一致，造成一級(jí)分行系統(tǒng)指導(dǎo)困難。對(duì)二級(jí)分行在系統(tǒng)運(yùn)用中出現(xiàn)的問題，一級(jí)分行無法及時(shí)幫助解決。

5.無紙化公文審批流程呈現(xiàn)操作流程較長(zhǎng)、操作不適應(yīng)的狀況

具體表現(xiàn)為：系統(tǒng)遇業(yè)務(wù)高峰時(shí)運(yùn)行較慢、逐級(jí)審批經(jīng)手人員較多，如遇簽批人出差，就會(huì)造成公文審批受阻，無法使整個(gè)審批流程繼續(xù)運(yùn)行，同時(shí)各級(jí)人員職責(zé)分工不明確，仍存在雙軌制操作等。

應(yīng)采取的對(duì)策

1.加強(qiáng)部門之間的互動(dòng)溝通

針對(duì)法人客戶檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)部門CM2002系統(tǒng)銜接失調(diào)問題。建議總行在開發(fā)軟件或系統(tǒng)升級(jí)過程中，業(yè)務(wù)部門和檔案部門要充分進(jìn)行溝通，通過系統(tǒng)這個(gè)平臺(tái)，把兩個(gè)部門的業(yè)務(wù)充分聯(lián)系起來，以便于工作。

2.建立健全系統(tǒng)管理

工行綜合檔案管理系統(tǒng)推廣運(yùn)用已經(jīng)將近十年，通過系統(tǒng)的逐步升級(jí)換代，綜合檔案系統(tǒng)的功能正在逐步健全，對(duì)加強(qiáng)電子文件管理、方便工作利用、提高檔案管理水平起到了很大的促進(jìn)作用。針對(duì)系統(tǒng)在運(yùn)用過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，建議總行要及時(shí)增加補(bǔ)丁予以補(bǔ)救，以保證系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行。

3.電子文件的安全系數(shù)有待提高

目前工行在實(shí)際工作中，借閱電子檔案的人數(shù)居多，只要符合借閱手續(xù)，可以直接把電子文件通過NOTES發(fā)到借閱人信箱，這在很大程度上存在安全隱患。因此，檔案人員在借閱檔案時(shí)，一定要嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真審查，借閱單在經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字以后，還要檢查所借電子文件是普通或是商密文件，如果是商密文件，嚴(yán)禁通過網(wǎng)絡(luò)傳輸借閱，只能現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱，以保證電子文件的安全性。

4.做好電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略

由于系統(tǒng)升級(jí)以及其他方面的影響，可能會(huì)造成部分電子文件丟失，為防止此類情況發(fā)生，檔案部門除了日常工作中在溫濕度、防磁等方面，要注意保護(hù)電子文件，發(fā)現(xiàn)問題，隨時(shí)向科技部門反映外，同時(shí)還要積極配合科技部門做好電子檔案的拷貝、備份工作，科技部門要對(duì)電子檔案離線做好準(zhǔn)備工作，按照總行要求，有計(jì)劃、有步驟地開展電子檔案離線工作，確保電子文件的完整無缺。

5.對(duì)電子化審批流程進(jìn)行整合

建議通過系統(tǒng)的不斷升級(jí)、完善，審批權(quán)限的合理配置，以及流程的合理整合，最終達(dá)到責(zé)任制項(xiàng)下直接審批制，減少中間環(huán)節(jié)相關(guān)人員的審批流程，為電子化審批流程開辟綠色通道。

6.完善業(yè)務(wù)部門和檔案部門的系統(tǒng)對(duì)接