導語：如何才能寫好一篇采購驗收制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

為了規(guī)范原料的采購驗收過程，通過明確原料的采購流程、檢驗要求和不合格的處理，確保原料在受控的情況下使用，以滿足配方設計的質(zhì)量要求，并使之符合相關法規(guī)和質(zhì)量安全控制的規(guī)定。

2.范圍

適用于本公司原料（單一飼料原料、玉米胚芽粕）和編織袋等的采購驗收。

3.職責

3.1采購部：負責選擇合格供方，簽訂符合質(zhì)量標準要求的合同，按流程要求實施申購，辦理不合格原料的退貨。

3.2倉管員：負責卸貨過程和庫存原料的質(zhì)量跟蹤，對不合格品進行隔離標識，嚴格按品管部通知安排的原料使用，及時辦理原料的出入庫手續(xù)。

3.3品管部：原料質(zhì)量的綜合判斷、異常情況的處理。

4.內(nèi)容

4.1采購驗收流程

4.1.1采購計劃

采購部根據(jù)原料月度需求、原料庫存表、市場價格波動分析、原料周轉(zhuǎn)率、原料特性和運輸時間等，提出采購計劃。

4.1.2溝通審批

采購部按采購計劃從合格供應商中咨詢原料質(zhì)量、價格和供貨期等信息，對比不同供應商的差異，通過提交相關領導審批。

4.1.3簽訂合同

經(jīng)領導審批后，采購部與相應的供應商簽訂原料采購合同，合同必須包含以下內(nèi)容：采購原料的通用商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、主成分指標、衛(wèi)生指標、單價、總價、驗收方法、交貨方式及日期、雙方責任等內(nèi)容。

4.1.4執(zhí)行合同

雙方按照合同約定事項執(zhí)行。

4.1.5原料到廠后，由庫管通過查驗貨物包裝、標簽檢查，并第一次取樣，填寫《原料驗質(zhì)、劃碼憑證》送化驗室進行原料初檢。

4.1.6倉管部根據(jù)品管部初步查驗結(jié)果，通知搬運工卸貨，或通知貨車司機退貨，未經(jīng)允許卸貨的原料所產(chǎn)生的責任由倉管部負責。

4.1.7質(zhì)檢員根據(jù)不同原料的特點，在卸貨過程或卸完貨后進行綜合取樣，然后送樣到化驗室進行化驗和留樣。

4.1.8卸貨完畢后，倉管員清點數(shù)量無誤，完善《原料驗質(zhì)、劃碼憑證》內(nèi)信息。

4.1.9所有原料必須符合《飼料原料目錄》的要求，標識清楚規(guī)范，否則，禁止接收。

4.2檢驗要求

4.2.1抽樣規(guī)范

4.2.1.1按《GB/T 14699.1 采樣》的要求，抽取具有代表性的樣品，做好抽樣登記和標識，并對來貨進行相關檢查：

Ø 包裝檢查：確認標簽和包裝標記是否符合規(guī)范要求（禁止出現(xiàn)化學桶或化工包裝袋），生產(chǎn)日期、有效期限、含量等是否合理,對存放時間過長，離失效期短的不予接收。注意包裝是否完整，有無破損，標簽、品名、規(guī)格、產(chǎn)地是否與合同相符。

Ø 色澤與氣味：是否與該產(chǎn)品應有顏色和氣味相符，有無發(fā)熱結(jié)塊現(xiàn)象。

4.2.1.2依據(jù)來貨的種類準備必要、干凈的抽樣工具，按不同原料的要求進行抽樣查驗

4.2.1.3原料卸前、卸中、卸后必須跟蹤檢查，防止變質(zhì)、摻假等不合格原料進入原料倉庫。中間如發(fā)現(xiàn)有異?，F(xiàn)象，則要求暫停卸貨，并抽樣重新檢定其質(zhì)量情況再決定能否卸貨或退貨。

4.2.1.4抽樣分布：按隨機抽樣的原則進行，要求對貨車外圍與中間按3：7抽取來貨，如貨物差異明顯則分裝檢測。

4.2.1.5抽樣要求：要具有針對性，從整批原料中取出足夠有代表性的樣品，取樣的角度、位置和數(shù)量應能代表整批原料，同時，要根據(jù)不同原料來貨特點，進行針對性的抽樣，使抽樣能充分反映出該批貨物的質(zhì)量狀況。

4.3.1.8編織袋的抽樣查驗：

Ø 編織袋來貨時，由倉管部發(fā)出《原料送檢單》，通知品管部進行查驗。

Ø 品管部按公司的編織袋標準要求予以查驗，每品種抽取至少兩個，檢查其尺寸、重量、印刷內(nèi)容、字體、外觀是否與標準要求相符，合格的來貨由質(zhì)檢員在送檢單上簽名，標明為卸貨可用，有一項不達標，必須再抽取10條以上復檢，仍不達標即判不合格，由質(zhì)檢員標明為不合格，退貨。

Ø 未經(jīng)品管部查驗的編織袋禁止入庫使用。

4.3感觀檢驗事項

4.3.1氣味：是否新鮮、正常，有無霉味、酸味、哈味、臭味、藥味等異味。

4.3.2色澤：是否正常，有無燒焦、變色現(xiàn)象。

4.3.3形狀：是否正常，是否有結(jié)塊，粒度是否符合要求等。

4.3.4其它：有無發(fā)熱、發(fā)酵、吸潮、污染和蟲害等。

4.3.5初檢裝樣：

4.3.5.1感官判定合格的原料安排卸貨，質(zhì)檢員抽取有代表性的樣品，采用四分法分樣，根據(jù)《原料驗收標準》和原料質(zhì)量分析狀況確定化學檢測項目，然后裝瓶化驗和留樣（注意要防止抽樣過程吸潮的問題）。

4.3.3.2對于不符合感官指標的原料，有氣味異常、外觀異常、標識不符和大面積淋濕等不合格原料進行退貨處理。

4.3.3.3根據(jù)不同來貨原料的特性，質(zhì)檢員要有重點監(jiān)控卸車過程中的質(zhì)量差異，發(fā)現(xiàn)問題及時制止卸車，并立即上報主管處理；卸完車的原料要跟蹤倉管員懸掛標識牌情況。

4.3.6化驗室檢驗

4.4.6.1化驗員接收到質(zhì)檢員采集的樣品后，根據(jù)標準的檢驗方法，按《原料驗收標準》規(guī)定的驗收指標進行檢驗。

4.4.6.2化驗員檢驗完畢后，填寫《物料檢驗報告單》，交由品管部主管審核。

4.5不合格原料處置

篇2

設置合理的組織機構(gòu)是物資管理活動順利進行的保證，為了保證物資管理有效開展，必須進行科學崗位分工，嚴格按著授權(quán)審批權(quán)限進行業(yè)務活動。企業(yè)通過完善的組織機構(gòu)設置和崗位分工體系，不斷提高物資管理活動質(zhì)量，才能實現(xiàn)本業(yè)務循環(huán)的控制目標。企業(yè)應設置使用部門、計劃審批部門、采購部門、驗收部門、倉庫管理部門、財務部門。上述組織機構(gòu)間的關系非常密切，各個部門的業(yè)務活動形成銜接和配合關系，組織機構(gòu)責任和權(quán)限明確、崗位適當分離和有效的制衡。

一、計劃的編制和申請

使用部門是形成采購需求的主要動因，也是接受物資的使用部門，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部制度和程序，編制采購計劃，提出申請和對采購物資的要求。使用部門主要職責：考擦本部門的物資需求；及時向計劃部門上報；按規(guī)定的格式編制計劃單，計劃單包括年計劃、月計劃、日計劃；并經(jīng)過審批程序報送有關部門；評價供應商物資質(zhì)量和服務等信息；參與驗收，監(jiān)督物資采購實施過程。

民營企業(yè)主要存在問題：一是物資需求量報不準；二是使用時間不固定；三是所需物資規(guī)格型號不準確。造成了物資積壓，供不及時，調(diào)換頻繁。主要原因是使用部門人員專業(yè)水平不夠，人員不穩(wěn)定，業(yè)務不熟練。解決的主要辦法是聘用專業(yè)人員，加強內(nèi)部培訓，崗位輪換不要太頻繁。

二、計劃審批

計劃部門是計劃審批的職能部門，屬于事前控制。計劃部門的任務是編制、匯總、實施和監(jiān)控企業(yè)的物資采購和資金支付計劃。主要的控制內(nèi)容包括：按著年度、季度、月、日等會計期間編制采購計劃，并按規(guī)定進行審批；當采購活動實際情況與采購計劃出現(xiàn)差異時，負責辦理采購計劃的調(diào)整手續(xù)；監(jiān)督采購計劃的執(zhí)行情況，對偏離計劃的差異進行分析，查明原因并提出解決方案；對日?；顒舆M行管理。

民營企業(yè)的優(yōu)點：權(quán)利集中，決策果斷，行為快捷。

民營企業(yè)主要存在問題：沒有專職的計劃人員，計劃負責人都是兼職，只是對數(shù)量的審批，沒有精力詢價和確認供應商；采購監(jiān)督力度差，沒有采購跟蹤，市場調(diào)研，總結(jié)分析；主要原因是民營企業(yè)人員少，一人多崗，工資成本低，沒有比較人工成本與材料成本誰低，不能通觀全局；解決的方法是設專職計劃人員，定期走訪客戶，建立供應商檔案，詢價人員與選擇供應商職責分離，建立貨比三家，比質(zhì)、比價、比服務。

三、采購實施

采購部門主要負責建立、實施本企業(yè)和供應商、市場主體的采購契約關系，編制和處理請購單，簽署采購訂單或合同，并執(zhí)行企業(yè)的采購流程，保證資金的合理有效使用，主管人員或?qū)徍耸跈?quán)人員還要負責審核采購發(fā)票的內(nèi)容是否完整、合法，最后采購部門對采購全過程進行控制和監(jiān)督。

民營企業(yè)主要優(yōu)點：靈活、機動，效率高。

民營企業(yè)存在問題：供應商不固定，資質(zhì)差，產(chǎn)品質(zhì)量低；供應商一般納稅人少，開發(fā)票經(jīng)常出差，小規(guī)模發(fā)票多；合同簽訂不規(guī)范，預付款較多，公司法律糾紛多，經(jīng)營風險大。主要原因是民營企業(yè)是家族企業(yè)，采購員都是近親，監(jiān)督力度差；沒有固定供應商，詢價和選擇供應商都由采購員決定；采購員法律意識淡薄，沒有責任追究制度。解決辦法建立責任追究制度，讓沒有關聯(lián)方的人采購，詢價與選擇供應商權(quán)利分離。

四、物資驗收

驗收環(huán)節(jié)也是采購活動過程中重要的控制措施，驗收部門要按著合同標準，負責對購進物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等屬性進行檢查。具體的控制內(nèi)容包括:根據(jù)購進物資的驗收結(jié)果，評價供應商的產(chǎn)品質(zhì)量，協(xié)助采購部門的選擇決策；制定驗收程序和驗收標準，并將信息傳達給采購部門；制定驗收人員管理制度，對購進的物資進行實際驗收。

民營企業(yè)主要優(yōu)點：驗收可觀、及時，能協(xié)助計劃、采購人員工作。主要原因驗收崗位不受重視，由非家族企業(yè)人員承擔，為了不失去工作能按制度驗收。

民營企業(yè)存在問題:驗收人員不專業(yè)，沒有專職驗收人員。解決辦法是按制度驗收，驗收時請專業(yè)人員和使用部門參加。

五、物資保管

采購的商品入庫后，倉庫管理工作一直伴隨著商品的使用過程。倉庫管理部門主要負責采購商品的接受、儲存和保管，實現(xiàn)商品在倉庫內(nèi)安全。主要控制內(nèi)容包括：負責制定倉庫管理制度，對接近商品的人員進行控制，出入庫登記；根據(jù)庫存商品的數(shù)量，負責審核使用部門的請購單；倉庫自身需要物資的請購；按著企業(yè)要求妥善保管物資。

民營企業(yè)的優(yōu)點：控制嚴格，跑、冒、滴、漏較少。

民營企業(yè)存在問題：出入庫登記是流水賬，沒有規(guī)范的保管賬，出入庫查找困難。主要原因管理層重視實物流程，不注重賬務管理，保管員工作量大，沒有時間和精力登記入賬。解決辦法減少保管員工作量，建立登記入賬制度，建立保管賬。

六、物資出庫與廢舊物資回收

物資出庫是成本控制的主要環(huán)節(jié)，由使用部門提出申請，部門領導審核，公司分管物資領導審批，才能出庫；合理制定出庫制度是成本控制和提高企業(yè)效率的關鍵點；出庫與責任成本相結(jié)合，才能提高企業(yè)效益。

民營企業(yè)出庫優(yōu)點：出庫靈活。

民營企業(yè)存在問題：手續(xù)時而簡單，時而復雜，不穩(wěn)定。過簡失去控制易丟失，過復雜效率低。主要原因沒有完善的管理制度，缺少懂管理的人才。解決辦法引進人才，加強內(nèi)部培訓，建立完善的管理制度。 物資回收：建立完善的廢舊物資管理制度，以舊換新，及時處理廢舊物資，盤活企業(yè)資產(chǎn)。按一定比例對廢舊物資管理人員獎勵。

七、材料核算

會計部門負責對采購付款活動的資金運動過程進行控制，并確認、計量采購業(yè)務活動的會計信息，以及進行采購資金的結(jié)算和使用控制。會計部門主要控制內(nèi)容包括：負責制定采購資金預算和使用規(guī)范；傳遞采購資金運動的結(jié)算單據(jù)和憑證；設置專門管理采購業(yè)務的會計崗位；對采購經(jīng)濟業(yè)務進行核算。

民營企業(yè)材料核算的特點:國家審計部門檢查少。

民營企業(yè)材料核算存在問題：出庫成本不準確；使用范圍不明確，預付款科目使用和明細準確。主要原因財務人員業(yè)務素質(zhì)低，采購員備用金較大。解決辦法建立完善的財務核算制度，減少預付款，減少現(xiàn)金支付，降低采購員的備用金額度。

篇3

(一)醫(yī)院內(nèi)部控制制度審計

醫(yī)用耗材采購的內(nèi)部審計除了對采購全過程的跟蹤審計之外，必須審查醫(yī)院內(nèi)部控制制度的健全性、完善性和有效性。耗材采購的相關部門都應制定相應的工作制度及流程，如采購流程、驗收制度等等，明確各部門或人員的職責權(quán)限及相應的請購審批手續(xù)，做到采購和付款過程中不相容職務相分離，如采購預算的編制與審批、采購預算的審批與執(zhí)行、請購與審批等。

(二)采購全過程審計

醫(yī)用耗材采購的內(nèi)部審計不同于常規(guī)財務審計模式，在耗材采購之前就應介入審查，審計的重點應從科室申請、采購招標、合同簽訂到驗收入庫及付款整個采購全過程中的行為是否規(guī)范進行。

第一，采購前的審計。

在醫(yī)院具有良好內(nèi)部控制制度的前提下，醫(yī)用耗材在采購前都應由需求科室填寫耗材采購申請表，并逐級經(jīng)相關部門或人員審批后，最終提交至醫(yī)院設立的專門統(tǒng)一負責采購的部門進行采購。審計人員則應重點對是否按要求辦理請購手續(xù)、采購申請是否按醫(yī)院規(guī)定經(jīng)權(quán)限人審批、是否超出部門預算等進行審計。

第二，采購招標審計。

醫(yī)用耗材采購一般采取公開招標、競爭性談判、詢價等方式，招議標由采購部門負責組織安排，提請使用部門、審計、監(jiān)察、財務及其他相關部門參與。招議標應遵循公開、公平、公正、誠實信用的原則，參與人員應對每個投標公司的資質(zhì)進行審查，整個過程應有完整、清晰的書面記錄，中標結(jié)果需全部參與人員簽字確認。內(nèi)部審計應重點對采購部門是否采取合理的方式進行招議標、相關部門是否都參與、投標公司提供的資質(zhì)文件是否符合要求、最終價格是否不超過政府采購中標價等進行審計。

第三，合同簽訂審計。

根據(jù)中標結(jié)果，采購部門負責簽訂合同（協(xié)議）。在合同審計中，首先審計人員應重點審查合同條款是否明確、齊全、內(nèi)容完整，切實可行并符合法律法規(guī)，以及有無損害醫(yī)院利益的條款；其次是合同簽約方以及耗材名稱、規(guī)格、價格等是否與中標結(jié)果一致，注冊名、規(guī)格是否與提供的醫(yī)療器械注冊證一致；此外對方提供的資質(zhì)是否齊全，如：醫(yī)療器械注冊證、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼、稅務登記證、許可證、法人授權(quán)委托書及身份證復印件等，若簽約公司是商，還需提供上級、廠家對簽約方的授權(quán)書及上述證照，并通過對資質(zhì)的審查確認合同主體經(jīng)營資格的合法性和有效性，即對經(jīng)營范圍和有效期限的審查。耗材采購可以分為臨時采購和長期采購。臨時采購特別是一些時間緊迫的，應重點審查采購申請的規(guī)范性以及采購價格的合理性。對于長期采購，經(jīng)上述步驟簽訂協(xié)議，在協(xié)議有效期內(nèi)，采購部門每周根據(jù)臨床、倉庫庫存需求填制申購表，經(jīng)相應權(quán)限人審批后，進行批量常規(guī)采購。在這后續(xù)采購中審計的重點還應包括審查采購部門采購業(yè)務環(huán)節(jié)記錄的規(guī)范性和可追溯性。

第四，驗收入庫審計。

醫(yī)院應建立嚴格的采購驗收制度，確定驗收方式，由專門的驗收人員對采購物資進行驗收。驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責驗收的人員及時報告，查明原因并及時處理。驗收入庫審計的重點是審查產(chǎn)品的入庫名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等內(nèi)容與實物、發(fā)票、合同是否一致，驗收程序是否合規(guī)，發(fā)現(xiàn)問題是否及時辦理退貨，驗收后是否及時準確入庫等。第五，付款審計。財務部門需加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責任和權(quán)力。該環(huán)節(jié)審計的重點是審查付款審批手續(xù)是否齊全，發(fā)票是否有效，發(fā)票上名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等與入庫單、合同是否一致，以及是否按合同規(guī)定的付款方式進行付款等。

二、醫(yī)用耗材采購管理內(nèi)部審計的建議

醫(yī)用耗材采購具有很強的時效性，涉及的范圍廣、品種類別多，且由于目前內(nèi)審人員大都為財務專業(yè)，缺乏對醫(yī)用耗材相關知識的掌握，這也就對醫(yī)院及內(nèi)審人員提出了一系列的要求。

(一)醫(yī)院應不斷完善內(nèi)部控制制度，創(chuàng)建良好的審計環(huán)境

加強信息化建設，建立完善的采購活動會計系統(tǒng)控制；加強耗材采購供應管理，做好采購業(yè)務各環(huán)節(jié)的記錄，確保采購業(yè)務的可追溯性。

(二)內(nèi)部審計應采取多種方式來進行

審計人員可以通過抽查某一家公司供應的所有耗材，或是選取某月采購的所有耗材，亦或是對某類耗材比如高值耗材的專項審計等方式來進行審計，加強對耗材采購的全方位審計監(jiān)督，維護醫(yī)院經(jīng)濟秩序。

(三)內(nèi)審人員需不斷加強業(yè)務學習，努力提高綜合素質(zhì)

對于新的內(nèi)部審計方法、國內(nèi)外先進審計經(jīng)驗、自身缺乏的醫(yī)療知識等都需不斷加強學習并掌握，并主動在實踐中增加業(yè)務能力，從而促使醫(yī)院內(nèi)審工作順利有效地開展。

三、結(jié)束語

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關鍵詞:企業(yè) 采購業(yè)務 內(nèi)部控制

存貨是指企業(yè)在日常活動中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程中或提供勞務過程中耗用的材料、物料等。內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務活動的有效進行，保護資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策與程序。存貨是企業(yè)流動資產(chǎn)的重要組成部分之一，是企業(yè)生產(chǎn)循環(huán)中重要的一環(huán)，而采購是存貨業(yè)務流程諸多環(huán)節(jié)中的重點環(huán)節(jié)之一。采購業(yè)務流程主要包括編制需求和采購計劃、采購申請、供應商的選擇、制定采購價格、采購合同的簽訂、驗收入庫、結(jié)算付款等環(huán)節(jié)。采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起點，既是企業(yè)“實物流”的重要部分，又與企業(yè)”資金流“密切相關。企業(yè)采購的物資和商品，在很大程度上決定了企業(yè)的生存和發(fā)展，因而企業(yè)應建立采購業(yè)務的授權(quán)制度和審核批準制度，對存貨進行集中采購，實行物歸一口原則，建立健全采購業(yè)務的內(nèi)部控制，加強采購業(yè)務的管理。

一、編制需求和采購計劃

需求部門應根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據(jù)需求計劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。需求部門在提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應商。采購計劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一部分，企業(yè)應當根據(jù)發(fā)展目標的實際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學安排采購計劃，防止采購過高或過低。采購計劃應納入采購預算管理，經(jīng)相關負責人審批后，嚴格執(zhí)行。

二、建立健全采購申請制度

企業(yè)應建立采購申請制度，生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提出采購申請。依據(jù)購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權(quán)，明確相關部門或人員的職責權(quán)限及相應的請購程序。具有請購權(quán)的部門對于預算內(nèi)采購項目，應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目，應先履行預算調(diào)整程序，由具備相應審批權(quán)限的部門或人員審批后，再辦理采購申請手續(xù)。具備審批權(quán)限的部門或人員應嚴格審批采購申請。

三、供應商選擇制度

選擇供應商是企業(yè)采購業(yè)務流程中非常重要的環(huán)節(jié)。供應商選擇不當，可能導致采購物資質(zhì)次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。企業(yè)應建立科學的供應商評估和準入制度，對供應商資質(zhì)信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應商網(wǎng)絡。采購部門應當按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應商，在切實防范舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。

四、采購合同管理

企業(yè)應根據(jù)采購需要、確定的供應商、采購方式、采購價格等情況與供應商簽訂具有法律約束力的采購合同，該合同對雙方的權(quán)利、義務和違約責任等情況作出明確規(guī)定。對大宗商品的采購應當采用招投標方式并簽訂合同協(xié)議，一般商品的采購可以采用詢價或定向采購方式并簽訂合同協(xié)議。雙方協(xié)商簽訂的合同條款，應符合國家和企業(yè)的相關規(guī)定。

五、采購價格管理

企業(yè)應制定科學的采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。采購價格應遵循“三同三比”的原則，即同名稱、型號規(guī)格比質(zhì)量，同質(zhì)量比價格，同價格的比費用，分別采取詢價、招標、專家會審、最高限價等形式確定采購價格。

六、驗收入庫制度

企業(yè)應制定明確的采購驗收標準，各級驗收部門或人員、采購部門、請購部門應當根據(jù)規(guī)定的驗收制度和批準的合同訂單、合同協(xié)議等采購文件，對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關內(nèi)容進行嚴格驗收，以確保其符合合同相關規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。對驗收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬，及時將入庫憑證傳遞給財務部門。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，相關機構(gòu)應當查明原因并及時處理。給企業(yè)造成損失的，采購部門要按照合同約定向有關單位進行索賠。

七、結(jié)算付款

篇5

1 目的

規(guī)范物資采購程序，控制物資計劃、定價、采購、驗收、結(jié)算五大環(huán)節(jié)，做好工程設計參謀。 2 適用范圍

公司所有地產(chǎn)項目使用物資。 3 職責分工

3.1設計單位：材料、設備選型，技術要求；

3.2施工單位：材料、設備采購計劃；按材料計劃要求書面申報材料價格。

3.3工程部：計劃、驗收標準和技術要求審核；審核價格申報表中的材料計劃是否符合施工要求。

3.4采購部：材料、設備核價、采購、所有進場物資的驗收；負責料價格審核、公布大宗工程材料市場價、材料價格爭議處理，匯總審批價格報工程成本管理中心。

3.5財務部：資金財務核算、賬務管理、質(zhì)量驗收、出入庫核算、材料驗收；負責材料價格審批的監(jiān)督、協(xié)助價格爭議處理

3.6辦公室：物資現(xiàn)場管理（門衛(wèi)管理：沒有采購部通知物資不允許進出場）； 4 采購方式

采購方式分公司統(tǒng)一采購（簡稱甲供）、施工單位采購（簡稱乙供）二種。

4.1甲供物資由公司根據(jù)工程項目的實際情況決定采購范圍，大致原

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4.2、上述材料物資范疇（模板）以外的其他材料物資由各施工單位按需據(jù)實采購供應。 5 物資采購程序

5.1甲供物資：接受采購計劃（采購部）-編制采購計劃（采購部）-編制詢價（采購部）、招標文件（由招標辦組織，使用單位提出材料驗收標準及技術要求，工程部確認審核）-組織招標（以集團審批意見為主）-簽定供貨合同（采購部）-物資運輸（供貨方）-現(xiàn)場驗收（驗收小組）-辦理入庫-領用出庫-發(fā)票入帳-辦理結(jié)算-質(zhì)保服務-支付質(zhì)保金。

5.2乙供物資：物資使用方提出采購計劃-工程部審核計劃（確認品牌或技術要求、驗收標準）-采購部確認采購價格-施工單位采購-采購部組織驗收-物資進場。 6 物資采購計劃的管理

6.1物資采購計劃分類:甲供物資分月度計劃、臨時計劃二類（表3）, 乙供物資報月度采購計劃（表4）。 6.2 物資采購計劃填報、審核與提交：

6.2.1工程部于工程準備階段填寫工程物資監(jiān)管計劃（表1）、項目主要物資采購控制表（表3）中的基礎內(nèi)容，由工程部、采購部、財務部共同確認采購方案，完善工程物資監(jiān)管計劃、項目主要物資采購控制表后上報公司領導審批。

6.2.2設計圖紙定稿后1月內(nèi)由工程預決算、工程部將采購計劃交項目部。

6.2.3如有漏報、臨時急用或需補報物資計劃的，須向采購部提交臨時用料計劃表，但每月不得超過3次。臨時采購計劃到貨時間由工程部、使用單位、采購部協(xié)商確定。

6.2.4因工期發(fā)生變更,物資采購計劃發(fā)生變化的,工程項目部須書面

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告之采購部,以便保證物資到貨的及時性或減少庫存中轉(zhuǎn). 6.3物資采購計劃的申報程序

6.3.1甲供物資申報程序:物資使用單位填報物資采購計劃申請表—使用單位審批—工程部審批—項目經(jīng)理—采購部—安排采購業(yè)務員采購。

6.3.2乙供物資申報程序:乙供物資使用單位填報物資采購價格審批表(表5)—使用單位審批—工程部審批—采購部核實單價—使用單位采購。

6.4物資采購計劃的管理

6.4.1物資采購計劃實行“誰使用、誰負責提供采購計劃”的原則 。甲供物資采購計劃由工程部負責申報，每月25日前將第三月采購計劃報采購部。供貨周期超過一月的物資工程部根據(jù)生產(chǎn)、采購周期相應提前。

6.4.2工程部審核采購計劃及驗收標準、質(zhì)量要求,對采購物資質(zhì)量負責。所有采購計劃、物資價格審批表必須有詳細的技術要求和驗收標準，因技術要求、驗收標準不合格除按制度進行考核外，因此而影響物資采購到貨時間而造成損失，由計劃申報單位承擔。采購物資技術要求和驗收標準由工程部、項目經(jīng)理、總工程師審核簽字確認生效。 6.4.3財務部工程預決算提供材料預算用量，控制采購總量。 6.4.4乙供物資采購價格審批表在3-7日內(nèi)完成價格審批手續(xù)。 6.4.5甲供物資因計劃不準剩余物資能退貨的退貨，費用由計劃單位支付，不能退貨的由計劃單位承擔所有損失 ，相關審批單位承擔相應責任。

6.5乙供物資審批價格爭議處理（單據(jù)傳遞管理辦法：甲供按照辦公室制度執(zhí)行，乙供物資由乙方填報后交甲方項目負責人、項目經(jīng)理簽字確認后，乙方傳遞至采購部，采購部審批后通知乙方前來領取采購部審批文件，乙方領取審批文件并在審批臺賬上簽字確認）

6.5.1對于采購部審批的物資價格，若施工單位爭議較大，由施工單位（于審批臺賬簽字確認時間3日內(nèi)）提出書面申請,交工程部負責

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人簽批,由項目負責人組織預決算、采購部、質(zhì)量安全管理處等相關人員對市場進行調(diào)查、復核，7日內(nèi)給予答復。

6.5.2若施工單位對復核后的價格還有較大爭議，由施工單位再次提出書面申請,交工程項目經(jīng)理簽批,由項目經(jīng)理組織預決算、采購部、質(zhì)量安全管理處等進行多處聯(lián)合市場調(diào)查，7日內(nèi)確定最終價格。 6.5.3在價格爭議期間，施工單位不得以價格為由停工或推遲工期。 6.5.4申報價格后因市場或施工要求需變更材料品種或規(guī)格型號的，施工單位應在材料進場前按上述程序重新申報審批，并注明原因。 7 物資采購驗收管理

所有進場物資必須嚴格驗收，沒有采購部通知所有物資不允許進入施工場地。甲供物資通知驗收責任主體為采購部，乙供物資通知驗收責任主體為項目負責人，物資進場管理責任主體為辦公室。 7.1物資采購驗收程序

7.1.1甲供物資—物資采購人員通知驗收小組到貨時間—采購部通知驗收小組人員到現(xiàn)場—驗收小組現(xiàn)場驗收—填寫驗收報告（表6）—辦理出入庫手續(xù)（表7、表8）—填寫設備\材料使用許可證（表9）—物資進入施工進場。

7.1.2乙供物資供（表5）—使用單位通知項目負責人到貨時間—項目負責人通知驗收相關人員—物資運輸?shù)浆F(xiàn)場—驗收小組現(xiàn)場驗收—填寫驗收報告（表6）—填寫設備\材料使用許可證（表9）—物資進入施工現(xiàn)場。

7.1.3乙供物資出場—使用單位通知項目負責人項目負責人通知驗收相關人員—填寫出場材料登記表—物資出場。 7.2物資驗收管理

7.2.1采購部負責組織工程部、監(jiān)理單位、使用單位、財務部成立聯(lián)合驗收小組。

7.2.2重要物資驗收：電梯、設備、大宗物資、主體工程、隱蔽工程所有進場物資都必須作為重要物資進行驗收，要求驗收小組全員驗收。

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工程用砂、石，由監(jiān)理人員或項目負責人驗收。

7.2.3驗收小組成員由各部門申報，原則上各部門驗收人員不能低于3人（甲方含監(jiān)理不少于3人），驗收人員經(jīng)公司批準后成立驗收小組成員庫，驗收時臨時從驗收小組成員庫中隨機抽取。

7.2.4采購物資原則上在確定供貨單位時,供貨單位必須送樣至工程部,由工程部、監(jiān)理單位、使用單位、采購部、供貨單位、質(zhì)安處共同確認樣品，不能送樣品的要確認詳細的技術要求及驗收標準。 7.2.5嚴格按樣品、采購合同中技術要求及驗收標準進行驗收，有樣品的嚴格按認可的樣品驗收，嚴格驗收型號、材質(zhì)、技術參數(shù)、等級、生產(chǎn)廠家、供貨數(shù)量、供貨時間與采購合同中一致，抽驗數(shù)量不能低于供貨量的10%。 合同中的技術要求及驗收標準最終由工程部提供，項目經(jīng)理、總工程師確認。

7.2.6不需專業(yè)機構(gòu)檢驗的物資在驗收現(xiàn)場要有明確的驗收意見。驗收合格物資、頒發(fā)設備\材料使用許可證，并在3日內(nèi)辦理入庫手續(xù)。 7.2.7現(xiàn)場驗收不合格、有質(zhì)量問題的產(chǎn)品，要有明確的處理意見，并填寫供應商不誠信問題處理報告單(表10)，迅速上報相關領導。 7.2.8所有進場物資（特別是施工材料）驗收合格方能進入施工場地，在未驗收合格之前嚴禁進入施工區(qū)域。夜間驗收要于當日下班前通知驗收小組（甲方由采購部負責通知，乙方由該項目負責人通知），原則上不夜間不進行驗收工作（施工急用物資除外）。 7.3樣品的管理

7.3.1所有使用物資能送樣品的原則上必須送樣品。

7.3.2物資原始樣板由公司領導、設計院、工程部、質(zhì)量安全處、招標中心、供貨單位共同簽名確認。

7.3.3所有樣品要分類登記，由監(jiān)理負責保管。 8 物資采購倉儲管理

8.1公司原則上不在施工現(xiàn)場設臵倉庫，實行零庫存管理。

8.2采購物資到現(xiàn)場后與使用單位共同驗收，驗收后直接與使用單位現(xiàn)場移交，直接進入施工單位的倉庫。

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8.3采購人員在與施工單位現(xiàn)場移交時辦理入庫、出庫的手續(xù)。 8.4使用單位庫存量與使用量之和原則上不超過總用量的95%。 8.5使用單位在入庫前發(fā)現(xiàn)物資的損壞、損耗由供貨單位承擔責任,入庫后的物資的損壞、損耗由保管單位承擔全部責任。 8.6倉庫盤存管理

8.6.1財務部根據(jù)材料物資類別、品種、規(guī)格、型號設立明細賬（表11）。并根據(jù)已確認的入庫單時序登記物資出入庫明細帳。

8.6.2每月25日為倉庫的結(jié)賬日，每月最后1-2日為盤點時間，財務部、采購部、工程部等部門共同盤存，認真統(tǒng)計上個月材料的入庫、出庫及結(jié)余情況。

8.6.3盤存的具體事項：

8.6.3.1盤存前，保管員必須將材料物資進行分類，按品種、規(guī)格和型號分門別類擺放整齊，并先按帳面數(shù)打印出物資臺帳。

8.6.3.2盤存時，逐一清點實物，細心做好賬、卡、物的核對工作，認真清點每種物資、仔細核對物資臺帳，對材料物資進行賬賬核對和賬實核對，并記錄盤存實際情況。

8.6.3.3盤存后，所有現(xiàn)場盤存人員必須在物資臺帳上簽名確認。對盤盈、盤虧的實物應及時查明原因并做好記錄，不能馬上查明原因的盤盈、盤虧，應及時注明待查原因，并在五天內(nèi)完成。

8.6.3.4盤存期間已收到而未辦妥入帳手續(xù)的貨品或已辦理出庫手續(xù)尚未提貨的貨品，應另行分別存放，并予以標示。

8.6.3.5所有盤存財務都以靜態(tài)盤點為原則，因此盤存開始后應停止材料物資的進出及移動。

8.6.3.6盤存使用的單據(jù)、報表內(nèi)所有欄位若遇修改處，均須經(jīng)所有盤存人員簽認始能生效。

8.6.3.7對盤盈、盤虧物資的處理由財務部出具《物資盤盈、盤虧處理意見報告表》(表12)，寫明盤盈、盤虧的材料物資類別、品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額和具體原因，并給出初步處理意見，經(jīng)財務部審核后根據(jù)盤盈、盤虧的金額大小報相關領導審批，5000元以內(nèi)（含

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5000元）的報項目經(jīng)理審批，超過5000元的對責任人進行責任追究后報公司董事長審批。審批后交財務部和采購部各一份進行賬務調(diào)整。

9 物資采購合同的管理

9.1采購合同采用由公司領導、法律部門審核的標準合同文本，非標準合同文本在簽定前必須通過法律部門審核。 9.2采購合同嚴格按合同審批程序進行報批。

9.3采購部、財務部、綜合辦公室合同原件各存檔1份，并進行分類編號管理。

9.4采購部對合同執(zhí)行情況進行跟蹤，每月匯總合同執(zhí)行情況形成報表上報（表13）。 10 物資采購結(jié)算管理

10.1供貨單位、采購部、財務部以驗收單據(jù)、采購合同共同核實結(jié)算金額，并確定付款額度。

10.2采購員負責填寫申請匯款單,并按集團規(guī)定程序報批,每月15日、30日集中按合同約定內(nèi)容支付兩次物資采購款。 10.3物資存在質(zhì)量問題未解決前禁止支付貨款。

10.4支付最后貨款（不含質(zhì)保金）前應開據(jù)全額發(fā)票入帳后辦理付款手續(xù)。 11 考核:

凡違反以上管理制度的，根據(jù)具體情況給予責任人50～1000元的考核。

12 本制度由采購部負責解釋、考核，自下發(fā)之日起執(zhí)行。 附件：工程材料進出場登記表

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附件：

工 程 材 料 進（出） 場 登 記 表

注：此表一式兩聯(lián)。第一聯(lián)由施工單位材料員保管并存放在現(xiàn)場，建設方工程管理人員隨時進行檢查，完工時作為工程結(jié)算的重要依據(jù)隨結(jié)算資料送工程成本管理中心；第二聯(lián)登記后即交工程成本管理中心存檔。

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施工單位負責人： 施工單位材料員：

工 程 材 料 價 格 審 批 表

工程名稱：

施工單位：

項目負責人簽字（審核材料計劃）： 物管部領導審核：

施工單位申報時間： 年 月 日

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關鍵詞：采購業(yè)務；控制；制度

中圖分類號：F253 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4117（2012）01-0222-01

采購業(yè)務的內(nèi)部控制制度設計,就是依據(jù)采購業(yè)務的業(yè)務發(fā)生頻繁、工作量大、運行環(huán)節(jié)多、貨物流動帶動資金流動、容易產(chǎn)生管理漏洞等工作特點,設計出規(guī)范整個業(yè)務流程和每個關鍵控制點的規(guī)定、方法、措施等,并規(guī)范執(zhí)行,嚴格監(jiān)督,認真考核,使采購業(yè)務規(guī)范化、標準化、制度化。

一、企業(yè)采購業(yè)務活動的內(nèi)容。采購業(yè)務涉及實物資產(chǎn)收入、使用和處置，又涉及資金支付結(jié)算事項。以制造業(yè)為例，企業(yè)的采購業(yè)務內(nèi)容主要包括：（一）生產(chǎn)或管理部門根據(jù)采購預算或計劃提出采購申請。企業(yè)的生產(chǎn)計劃部門一般會根據(jù)顧客訂單或者對銷售預測和存貨需求來分析決定生產(chǎn)授權(quán)，簽發(fā)預先編號的生產(chǎn)通知單和材料需求報告。（二）對采購申請作出審批。審批人根據(jù)職責、權(quán)限等程序?qū)Σ少徤暾堊鞒鰧徟?。（三）實施采購。采購的過程包括聯(lián)系商家、談判、簽訂采購合同等。采購合同應預先編號并經(jīng)過被授權(quán)的采購人員簽名。（四）驗收商品或勞務。采購物資或接受勞務后理應對著訂單或購貨合同進行驗收，由獨立部門或人員對貨物或勞務進行品種、規(guī)格、數(shù)量和其他內(nèi)容進行核實，并出具驗收證明資料。（五）支付款項。（六）進行賬務處理。以支票結(jié)算為例，在手工系統(tǒng)下，會計部門應根據(jù)已簽發(fā)的支票編制付款記賬憑證，并據(jù)以登記銀行存款日記賬及其相關賬薄。（七）對采購工作進行檢查和評價。

二、采購控制制度的具體設計。根據(jù)《內(nèi)部會計控制規(guī)范――采購與付款（試行）》的要求，實現(xiàn)企業(yè)采購業(yè)務的控制目標，單位應建立以下制度。（一）采購業(yè)務崗位分工制度。只有進行了科學的崗位分工，才能有效預防采購業(yè)務的中的弊端，保證采購業(yè)務活動的合法性、合理性和經(jīng)濟性。（二）采購業(yè)務授權(quán)批準制度。（三）請購制度。企業(yè)應建立采購申請制度，依據(jù)購置物品或勞務類型，確定管理部門，授予相應的請購權(quán)。（四）采購業(yè)務審批制度。對于超預算和預算外的采購項目，應明確審批程序，由審批人根據(jù)其職責、權(quán)限以及單位實際需要對請購申請進行審批。（五）采購業(yè)務驗收制度。（六）采購業(yè)務付款制度。（七）采購業(yè)務監(jiān)督檢查制度。企業(yè)應建立采購業(yè)務內(nèi)部會計控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機關或人員的職責權(quán)限，定期或不定期地進行檢查。

三、采購業(yè)務的具體內(nèi)部控制方法。以制造業(yè)企業(yè)為例，一般而言，我們把采購業(yè)務的環(huán)節(jié)歸納為采購預算、請購、采購作業(yè)、驗收入庫、貨款結(jié)算、賬務處理及檢查分析與評價六個環(huán)節(jié)。如下圖所示。

（一）采購預算。采購預算是根據(jù)銷售計劃或生產(chǎn)進度，由使用部門填報“采購預算申請單”，經(jīng)有關部門核準后，交采購部門編制。該環(huán)節(jié)具體控制工作有以下幾個方面。1、劃分申請采購部門。對于常備原料和生產(chǎn)用常備物料，通常由使用或倉儲部門提出申請；對于常備物料中非生產(chǎn)用物料和非常不物料，可以由總務部門提出申請。2、采購預算編制。采購預算編制依據(jù)是個申請采購單位已獲批準的“申請采購單”。采購預算內(nèi)容包括采購品名、規(guī)格、質(zhì)量標準、數(shù)量、單位價格等。3、采購預算批準。采購預算批準需要經(jīng)過單位預算管理委員會通過。如果單位未建立全面預算管理體制，單位主要原料及其他金額較大的存貨采購應有總經(jīng)理、主管存貨采購的副總經(jīng)理、“三總”（總工程師、總經(jīng)濟師、總會計師）和相關部門負責人通過會議或聯(lián)審等形式進行集體決策。（二）請購。采購部門收到請購單后和在最終發(fā)出購貨訂單前都必須對于對該數(shù)量、訂購對象及發(fā)出購貨訂單時間三個方面做出決定。請購環(huán)節(jié)應從以下方面進行控制。1、采購申請控制。有關部門或人員應按以銷定產(chǎn)和庫存合理的原則，根據(jù)單位預算和實際情況，及時向有關部門提出采購申請。凡是不需用、不急用的材料一律不得采購或提前采購。2、審批控制。審批人根據(jù)職責、權(quán)限和程序?qū)Σ少徤暾堖M行審批。對不符合規(guī)定的采購申請，審批人應該要求請購人調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準。（三）采購。采購作業(yè)是以審批過的請購為依據(jù)實施采購的過程，在這一過程中要決定供應商、采購價格、簽訂合同等事情，它是整個采購環(huán)節(jié)的關鍵控制環(huán)節(jié)。1、供應商的選擇。選擇供應商不僅要貨比三家，而且更要注意從企業(yè)的戰(zhàn)略出發(fā)，考慮原材料供應的長期性、穩(wěn)定性。2、采購價格的控制。采購價格是最容易出現(xiàn)違紀、違規(guī)問題的環(huán)節(jié)。采購價格的控制需從組織、程序、授權(quán)與批準等方面進行控制。通常要首先控制制定價格的標準，可以考慮成本項目、價格制定方法等因素。3、采購數(shù)量、時間的控制。采購數(shù)量控制是對訂購多少的控制。采購數(shù)量多，價格就便宜，但不是采購越多就越好。對采購數(shù)量的控制，采購部門應對每一份請購單審查其請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)。（四）驗收。驗收從以下兩個方面進行。1、憑證審核。憑證審核的內(nèi)容包括對入庫存貨的相關憑證加以確認。發(fā)現(xiàn)問題應及時與采購和生產(chǎn)部門聯(lián)系，并采取相應的措施。2、數(shù)量、質(zhì)量的檢驗。對數(shù)量的檢驗包括實際交貨量與交貨通知單的數(shù)量是否一致；實際數(shù)量與訂貨單副本數(shù)量是否一致；實際交貨量是否能達到生產(chǎn)作業(yè)計劃中的需要量等。（五）付款。付款環(huán)節(jié)則側(cè)重于現(xiàn)金流控制。付款申請由債權(quán)人已經(jīng)銷售發(fā)票提出，送交采購部門的采購人員，采購人員報采購部門主管審批，經(jīng)審批后的材料報送財會部門審核，審核無誤后，由出納直接付款。（六）采購業(yè)務檢查分析與評價。單位應定期與供應商和對應付賬款、應付票據(jù)、預付賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理。采購與付款業(yè)務監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括：采購與付款業(yè)務相關崗位與人員的設置情況，采購與付款業(yè)務授權(quán)審批制度的執(zhí)行情況，采購與付款業(yè)務驗收制度的執(zhí)行情況，應付賬款與預付賬款的管理。

作者單位：范麗娜 河北定興第一中學

姜永濤 華北電力大學科技學院動力系

參考文獻：

[1]國際內(nèi)部控制師協(xié)會（IIA）著.內(nèi)部控制實務標準[M].中國內(nèi)部控制協(xié)會編譯.北京:中國時代經(jīng)濟出版社,2003.

篇7

[關鍵詞]采購與付款業(yè)務流程；內(nèi)控

采購過程透明化、標準化,讓采購的每一個過程均留下痕跡,讓每一個業(yè)務都可追溯,對降低采購成本有舉足輕重的作用,是企業(yè)內(nèi)控制度的需要,本文擬以采購業(yè)務流程為線索,探討ERP環(huán)境下購貨與付款業(yè)務流程的內(nèi)部控制設計。

一、傳統(tǒng)方式的采購與付款業(yè)務內(nèi)控的局限性

由于技術條件的限制,目前我國大多數(shù)企業(yè)的采購與付款主要通過人工操作實施內(nèi)控。在現(xiàn)代企業(yè)中,僅僅依靠這些傳統(tǒng)的手段無法滿足內(nèi)控的要求,其存在的局限主要體現(xiàn)在以下兩個方面:

1.控制效率低下。在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要的內(nèi)容措施實施過程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作,這些工作大多依靠手工進行。現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境復雜、經(jīng)營內(nèi)容廣泛、地理分布遼闊,管理的區(qū)域越來越寬,管理的內(nèi)容越來越多,信息處理工作量非常大。如果采用傳統(tǒng)手段,效率低、速度慢、準確度差,需要花費大量的人力物力?，F(xiàn)代經(jīng)濟學理論認為,制度能否得到有效執(zhí)行的一個關鍵因素在于其交易成本的高低,因此,工作效率及經(jīng)濟效率低下可能造成企業(yè)的內(nèi)控制度流于形式。

2.難以避免主觀因素的影響?，F(xiàn)代企業(yè)提倡“以人為本”的管理理念,因此在制度的制定和執(zhí)行過程中不能忽視人性的弱點。在我國企業(yè),通過人工進行內(nèi)控難以逾越以下兩個障礙,給企業(yè)留下風險隱患:(1)人情障礙。我國社會有重視人情關系的文化傳統(tǒng),在對關鍵環(huán)節(jié)的控制中,難免發(fā)生由于控制人“抹不開面子、邁不開人情”而喪失原則的情況。(2)素質(zhì)障礙。員工在內(nèi)控程序執(zhí)行過程中,由于各人業(yè)務素質(zhì)的差異,難免發(fā)生錯誤或疏漏。

3.采購過程難以透明化、標準化。因在手工狀態(tài)下,對單據(jù)的查詢、追溯難度很大,難以實現(xiàn)采購信息透明化,因人為操作,雖制訂了相關的制度,但對其執(zhí)行的考核難發(fā)操作,故相關制度難免不流于形式,更談不上標準化采購。

二、利用ERP系統(tǒng)進行內(nèi)控的優(yōu)勢

利用ERP系統(tǒng)進行內(nèi)控可以有效彌補現(xiàn)有人工控制的缺陷:

1.通過ERP系統(tǒng)的建立,統(tǒng)一了信息平臺,使業(yè)務和財務數(shù)據(jù)均來源于一個平臺,保證了數(shù)據(jù)的唯一性。

2.在統(tǒng)一的平臺上工作,極大地提高了工作效率。

3.將業(yè)務流程通過ERP軟件系統(tǒng)固化了業(yè)務流程并實施控制,可以克服人為因素的干擾,做到一絲不茍、鐵面無私。

4.因采購與付款的業(yè)務過程可以通過ERP系統(tǒng)追溯查詢,采購信息通過ERP系統(tǒng)公開化、透明化。

三、如何實現(xiàn)ERP下的采購與付款業(yè)務內(nèi)控

ERP環(huán)境下的購貨與付款業(yè)務是優(yōu)化了材料采購和物資審批流程實施辦法以及財務工作業(yè)務流程、操作流程等,優(yōu)化了資金支出審批流程,提高了應對市場變化的反應能力和財務管理水平。通過崗位設置,將請購、審批、詢價、比價、采購、驗收、付款等崗位職責分離,從形式上保證了相應的獨立性,將請購、采購、驗收、庫房管理全部信息化,關鍵環(huán)節(jié)均留下可追溯的痕跡,做到采購全員監(jiān)督透明化管理,使公司物流管理更精細,相關內(nèi)控制度得到更有效的保證和執(zhí)行。具體業(yè)務流程如下:

1.請購與審批

該業(yè)務流程是:對專用物資的請購,由物資需求部門指定專人根據(jù)生產(chǎn)計劃進行請購,在ERP系統(tǒng)內(nèi)錄入請購單,根據(jù)物資用途注明請購類型、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關要求和標準、到貨時間等,由部門負責人審核請購物資的必要性和準確性,根據(jù)不同請購類型指定請購類型審核負責人,對該類型的請購合理性進行審核。

對通用物資的請購,在存貨管理模塊中預設本企業(yè)倉庫最低存貨量,只要現(xiàn)有庫存達到再訂購點就可以自動提出采購申請,由倉庫負責人進行審核。

為確保內(nèi)部控制程序的有效實施,在ERP系統(tǒng)中,應統(tǒng)籌考慮符合內(nèi)部控制要求的職責分工,請購與審批不能為同一人;請購權(quán)限的設定、請購項目的范圍、請購商品價格的預先設定和請購單的編制權(quán)限,應由具有相應授權(quán)的獨立部門和人員分別執(zhí)行,ERP系統(tǒng)內(nèi)的經(jīng)濟進貨量和最低存貨采購量的修改和增加必須附有相關批準文件。

在ERP環(huán)境下,系統(tǒng)應內(nèi)置嚴格的請購業(yè)務批準程序,并且這種程序可以在ERP系統(tǒng)定制固化。應內(nèi)置的批準程序包括符合企業(yè)請購政策的業(yè)務批準程序和不符合企業(yè)請購政策的業(yè)務的特殊批準權(quán)限授權(quán)。符合企業(yè)請購政策的業(yè)務批準程序包括采購量的審批和采購價格政策預前審批。在審核請購商品的品種、規(guī)格和數(shù)量時,應充分利用ERP的集成性,調(diào)用生產(chǎn)制造和進銷存等模塊的信息,設置不合格品種、規(guī)格和數(shù)量短缺報警機制,避免給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。

請購流程保證了物資采購從源頭得到控制

2.詢價與確定供應商,采購合同的訂立與審核

采購部門在收到請購單后,對經(jīng)過批準的請購單發(fā)出訂購單。對每張訂購單采購部門應在確定的合格供應商中進行詢價。對一些大額、重要采購項目,應采用競價方式確定供應商,以保證供貨的質(zhì)量、及時性和成本的低廉。詢價與確定供應商崗位應分離,不能為同一人。訂購單的內(nèi)容應當包括:商品的品名、數(shù)量、價格、廠商名稱和地址。ERP采購系統(tǒng)雖是一個有效的采購平臺,但即使如此,供應商的評估、選擇、談判、合同的簽訂等各個過程也需要用制度加以規(guī)范。ERP系統(tǒng)內(nèi)供應商的資信、到貨率直接影響到對供應商的評估,所以供應商信息資料需要專人維護,應建立有效的供應商評審機制,只有評審合格的供應商才能進入供應商目錄。評估程序的不當或資料的不準確容易造成選擇供應商的不恰當,由此形成的不能供按時、保質(zhì)保量供貨便是這一環(huán)節(jié)所面臨的風險。

在ERP環(huán)境下,系統(tǒng)應內(nèi)置嚴格的審核程序,確保訂購單所列內(nèi)容的完整性和可接受性,該程序的使用應由企業(yè)預先制定的最佳信息提供支持,該模塊應當具備及時更新的內(nèi)容。例如,某種商品近期的市場價格(或可接受價格的高低范圍)、規(guī)格、型號以及供應商的距離、信譽等。為確保信息更新的準確與及時,同樣信息的更新必須由特別授權(quán)的人員進行修改并附相應的文件。在ERP系統(tǒng)中,在接收到已批準的請購單之后,系統(tǒng)會自動生成訂貨單并連續(xù)編號,經(jīng)系統(tǒng)連續(xù)編號的訂貨單在經(jīng)授權(quán)的采購人員確認之后形成正式的采購訂單和采購合同,采購合同經(jīng)審批后生效,采購訂單會自動分別傳送至檢驗部門、倉庫管理部門、請購部門、財務部門。采購合同信息和采購訂單信息一致,采購合同除包含采購訂單具有的所有信息外,還具有更詳盡的付款信息和質(zhì)量保證信息等,采購合同作為物流和資金流聯(lián)系的紐帶,而采購訂單主要是物資信息,和在ERP內(nèi)將規(guī)定的內(nèi)部審核機制固化在系統(tǒng)內(nèi)上,應嚴格單據(jù)完整性檢查,審核項目不完整的單據(jù)將不能流轉(zhuǎn)到下一步驟。采購合同的訂立和審核不能為同一人。

3.驗收商品

驗收部門接受有效的訂單代表企業(yè)接收供應商發(fā)運來的商品,驗收應當逐一比較所收商品與訂購單的要求是否相符,如商品的品名、說明、數(shù)量、到貨時間等,然后盤點商品并檢查商品是否符合質(zhì)量要求。

驗收是采購業(yè)務的重要控制環(huán)節(jié),ERP系統(tǒng)中應當控制所收商品與訂單所列內(nèi)容相一致。驗貨入庫后相關的采購單在ERP內(nèi)部也會進行自動檢查,當差異超過了預先設置的界限時將會被拒收。只要實現(xiàn)了收貨員、驗貨員與記賬員的不相容職責分離,這一環(huán)節(jié)的風險是較小的。

為了防止驗收部門無法驗證某些特殊商品(例如化工產(chǎn)品)是否符合質(zhì)量標準,ERP系統(tǒng)中規(guī)定特殊商品的驗收必須經(jīng)授權(quán)的人員檢驗方可確認驗收。驗收之后,驗收部門在ERP系統(tǒng)中應對根據(jù)采購訂單生成的收貨單點擊確認,并由此生成連續(xù)的驗收單,作為驗收和檢驗商品的依據(jù)(特殊商品還需授權(quán)人員確認),驗收合格的物資自動傳送給倉庫部門作為其入庫的依據(jù)。與此同時,系統(tǒng)還會將生成的驗收單傳輸至財務部門,以備付款。

4.儲存已驗收的商品

本環(huán)節(jié)理想的控制程序是:單獨設立存放商品的存儲區(qū),確保實物資產(chǎn)的安全與完整。實行資產(chǎn)的保管與采購的其他職責相分離,減少未經(jīng)授權(quán)的采購和盜用商品的風險。在ERP系統(tǒng)中預設定期盤點提醒模塊,對已經(jīng)到期的商品的盤點工作,應由不同的部門來履行。

5.付款控制

企業(yè)財會部門在辦理付款業(yè)務時,應當對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核。

為了降低編制付款單過程中出現(xiàn)的遺漏、重復、錯誤計價或其他差錯風險,付款單應由系統(tǒng)根據(jù)采購合同給定的付款時間結(jié)合入庫單、驗收單、采購發(fā)票自動生成。系統(tǒng)中的付款單應記錄采購合同號,以便于體現(xiàn)合同與付款兩者之間的勾稽關系。開具付款單前系統(tǒng)內(nèi)部程序應能自動核查入庫單、驗收單、采購發(fā)票的完整性。在職責劃分上,開具付款單業(yè)務與存貨保管業(yè)務、存貨驗收業(yè)務和編制采購合同業(yè)務是不相容職務,不能由同一人執(zhí)行。

6.發(fā)票過賬

財務部門收到采購部門傳來的采購發(fā)票應核對:①確認供應商發(fā)票的內(nèi)容與請購單、合同、驗收單、入庫單是否一致、完整,供應商發(fā)票金額計算是否正確;②生成付款單計算的金額是否正確,是否有被授權(quán)人在憑單上確認付款和延期辦理付款的日期。所有未付憑單應保存在未付憑單部門的未付憑單檔案中,以待日后付款。

為確認購貨的真實性、確保購貨記錄的完整性、保證業(yè)務估價與分攤的正確性,ERP系統(tǒng)應具備單據(jù)追蹤能力,在購貨系統(tǒng)生成總賬所需憑證時,應能聯(lián)查驗收單、訂單、入庫單等,保證記錄購貨程序的完整性。

7.付款

為防止審批手續(xù)不全、賬戶信息錯誤帶來的不應有損失,財務部門授權(quán)的人員應審核已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額是否一致。此環(huán)節(jié)在確保系統(tǒng)形成的金額下付款,支付風險應當較小。

綜上所述,全面、有效的內(nèi)控離不開信息手段與傳統(tǒng)手段的協(xié)調(diào)配合。ERP系統(tǒng)可以方便地實現(xiàn)各個不同業(yè)務模塊之間信息的即時傳遞,可以使企業(yè)的內(nèi)控體系實時反映運營狀況,將內(nèi)部控制在事前、事中、事后都能得以很好的控制,相比手工狀態(tài)的內(nèi)控有質(zhì)的飛躍。但是,技術不是萬能的。首先,并不是所有的控制目標都可以量化,也不是所有的控制手段都可以通過程序進行模擬。僅憑ERP系統(tǒng)不能保證萬無一失。其次,ERP系統(tǒng)只是一種工具,能否發(fā)揮作用取決于管理當局的支持程度、系統(tǒng)使用者的素質(zhì)和態(tài)度以及企業(yè)的文化傳統(tǒng)、經(jīng)營方式等環(huán)境因素。因此,只有將管理思想與信息技術完美結(jié)合在一起,才是企業(yè)內(nèi)控有效的解決之道。

篇8

1、建立完善了一套完整的物資管理制度，包括物資的目標管理制度、物資的供應和使用制度及獎罰制度。使得物資的采購、加工、運輸、儲備、供應、回收和處理得到了有效的控制、監(jiān)督和考核，順利實現(xiàn)當期施工任務和物資效益的合理化。此外，對物資管理人員進行業(yè)務培訓及考核，實行獎罰并重的原側(cè)，進一步提升了物資管理人員的業(yè)務素質(zhì)。

2、把好物資采購關。要建立以領導分工負責，由財務、倉庫及采購人員組織的審查小組，嚴格審查材料采購合同，對采購物資實行三對比的辦法，即比材料質(zhì)量、比運距，堅持質(zhì)量擇優(yōu)而選、價格擇廉而買、路途擇近而運的原則，此外，采購人員還必須做到腿勤、眼勤、嘴勤，熟悉市場行情，掌握市場動態(tài)。在采購具體材料前首先要向供料單位索取產(chǎn)品合格證或出廠質(zhì)量證明單，并對證明單上所列各種材料、質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格認真審查，將證明單、合格證或試驗單送交驗收人員和資料員。采購、調(diào)撥人員在采購中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題和解決情況要作詳細記錄以便備查，對各種材質(zhì)證明要有登記和簽收手續(xù)。

3、嚴格物資進場驗收制度。大宗材料一律由現(xiàn)場收料員、領工員和班組長共同驗收，做好試驗并建立臺帳，其它材料由保管員驗收入庫。物資到場后，由現(xiàn)場材料員就其質(zhì)量和數(shù)量進行檢查、驗收并辦理手續(xù)?，F(xiàn)場材料員、管理員對進場入庫材料要嚴格執(zhí)行驗規(guī)格、驗品種、驗質(zhì)量、驗數(shù)量的四驗制度，明確了在以下情況下的物資不予驗收：(1)呆滯積壓、質(zhì)量低劣的材料；(2)無使用對象的特殊材料；(3)超儲備定額懸殊的一般材料；(4)打短線物資應視生產(chǎn)施工的需要，不能超過3-12個月的用量，超出者不予驗收；(5)成件包裝物資要進行抽查，凡質(zhì)量、數(shù)量等與收料單不相符的不予驗收。

4、做好進場入庫物資的保管工作，減少損失和浪費，防止流失。根據(jù)各類材料的特點，采取有效的保管措施，建立健全保管制度，標識牌完好無缺。做到先進先用，對于各種工料應采取隨班組轉(zhuǎn)移的辦法，按定額配備，增強職工的責任感，減少丟失和避免混用，情節(jié)嚴重的要給予重罰款。倉儲材料按不同規(guī)格科學合理擺放，標志鮮明，便于存取、查點。為了保證倉庫安全和材料不致變形，按材料性能分門別類，按類分庫，采取相應措施做好防滲、防潮、防腐、防火、防老化等工作。

存在的主要問題

1、由于物資工作項目雜、量大，雖然堅持完成了各項工作，但還沒有完全做到面面俱到，一些工作中存在“差不多”思想。

2、整體業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技術水平還有待進一步提高。

下半年工作重點

1、一如既往，積極探討物資供應路子，不斷完善公司物資供應的規(guī)范管理。

2、進一步規(guī)范落實本部門的崗位職責、工作要求和工作標準、物資倉儲管理、勞動紀律、質(zhì)量信息等目標任務。

3、進一步增強服務于生產(chǎn)一線意識，把牢進貨計劃關和質(zhì)量關，杜絕無計劃不審批進貨、超計劃和重復進貨，嚴格控制物資儲備定額，認真篩選合格的供貨廠商，積極配合技術部門把好質(zhì)量關。

篇9

【關鍵詞】全面加強財務工作采購管理庫存管理

隨著公司規(guī)模的擴大及內(nèi)部控制的需求，各公司的財控工作已更進一層滲透到公司的每一個角落，并已在實際工作中取得一定的成績。在公司財務控制中，物資管理問題已變得十分突出。本人結(jié)合各法規(guī)的學習心得及實際工作，針對物流控制的課題談談筆者的觀點：

一、全面加強財務工作

1.要有全面財務管理及實際操作經(jīng)驗的主管執(zhí)行此工作。他的做法及改革思路在很大程度上就代表公司財務管理的發(fā)展方向。同時要賦予他人相應的職權(quán)，以便開展工作。

2.財會部門的會計人員要明確分工，建立崗位責任制，做到人人有壓力，事事有人管。當然同時應建立相應的激勵機制，這樣才有利于長期提高工作積極性，發(fā)揮每一個會計人員良好的職業(yè)道德作風。

3.會計人員要做到所管轄的賬目、賬賬、賬物相符，及時保質(zhì)保量地上報各項財務報表，真實合法地提供各項財務數(shù)據(jù)。

4.認真履行財務監(jiān)控職能，與相關部門建立好物資單據(jù)的交接、監(jiān)管、控制的管理體系，與物資設備管理部門、采購供應部門、產(chǎn)品銷售部門要經(jīng)常溝通，及時協(xié)調(diào)，形成制度。發(fā)現(xiàn)問題，做到有規(guī)可循、有章可依，嚴格按制度辦事。

5.加強成本核算，嚴格各種支出費用審計，定期搞好財務分析，及時反映資金物化運動中各環(huán)節(jié)情況，當好領導參謀。

二、加強采購管理

1.選擇合格稱職的采購人員。一個好的采購員既要了解公司的經(jīng)營和生產(chǎn)，還要掌握原材料的性能知識，了解原材料的市場行情，熟悉財務制度。為加強控制，有關管理人員同樣要熟悉市場、銷售渠道及有關知識。發(fā)現(xiàn)采購人員有違規(guī)舞弊行為應立即調(diào)離崗位，及時處理，甚至除名，決不姑息，決不能讓其在經(jīng)濟上占有任何便宜，并追究責任。

2.建立物資采購計劃和審批制度。公司在總體計劃的基礎上有具體的采購供應計劃。具體物資采購時，應嚴格按照“先申請、審批再采購”的原則辦事。無申報審批手續(xù)的，倉庫不予驗收，財務不予報賬，一切經(jīng)濟責任自負?！跋葦睾笞唷钡淖龇ǎ蕴降?。否則，“例外”的事情屢禁不止。

3.加強采購質(zhì)量管理。要使公司的產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定，必須使用質(zhì)量穩(wěn)定的原材料。管理人員應對常用的原材料按照公司的產(chǎn)品質(zhì)量要求制定標準采購規(guī)格，并分送采購員，供應商，倉庫驗收員和有關管理人員。若采購員所進物資質(zhì)量不符合標準采購規(guī)格所提出的物資質(zhì)量要求，倉庫可以拒絕驗收供應商的貨物，并予以退回，經(jīng)濟責任自負，或采取價格折讓的方式。

4.加強采購間隔時間和采購數(shù)量管理。物資采購數(shù)量應根據(jù)生產(chǎn)狀況和庫存量的變化來決定，科學地制定合理采購間隔時間和原材料采購量，對企業(yè)減少積壓、降低成本是至關重要的。基本原則是既保證原材料的充足供應又無過多的剩余及過長時間的積壓。

5.采購價格的控制。原材料價格的高低直接影響公司直接成本和效益，應做到貨比三家。在確定供應商及價格前對市場行情進行廣泛調(diào)查，以取得公平、公開、保質(zhì)、低價的效果。另外，不管采購的物品價值大小，首先要有索取增值稅發(fā)票的概念。索取增值稅發(fā)票也是降低成本的一個方面。

三、強化物資的驗收、儲存管理

1.建立嚴格的驗收制度。所采購物資按類別、規(guī)格、供貨單位、數(shù)量及破損進行入庫前的驗收，并按物料編號開具收料單辦理入庫手續(xù)，對加強物資控制是至關重要。手續(xù)雖繁瑣，不能隨意減而淡之。驗收員一定要按操作程序進行驗收，驗收合格后要在有關賬單上加蓋驗收章并由采購員、質(zhì)檢員、驗收員簽字，以及主管人員同意賬單金額付款簽字，形成連鎖控制。2.加強儲存管理。倉庫保管員對入庫物資井然有序地分門別類、擺放整齊，并定期檢查，及時整理。這樣可以克服庫房物資儲存管理的混亂，杜絕原料滯存時間過長變質(zhì)、偷盜丟失、私自挪用等不良現(xiàn)象的發(fā)生，保證企業(yè)成本控制，同時要建立健全有關規(guī)章制度，如貨品標牌、保安、防火、衛(wèi)生等，進行有效控制。

3.堅持定期庫存盤點制度。庫存盤點能有效全面清點庫房的庫存物資，檢查原材料的實際存貨額是否與賬面額相符，及時發(fā)現(xiàn)問題，以便實施有效控制。有條件的情況下，要求每季對庫存進行一次盤點，但至少一年要一次全面盤點。盤點工作必須有財務人員參加，盤點時應對每一種庫存物資進行實際點數(shù)。實際存貨數(shù)與賬面庫存數(shù)進行比較，計算庫存短缺率，與公司規(guī)定的短缺率進行比較，按規(guī)定進行獎勵或懲罰。

四、加強物資發(fā)放管理

1.憑單發(fā)放。領料單上準確地記錄庫房向各部門發(fā)放物資的數(shù)量、經(jīng)辦人員及領導簽批，嚴格執(zhí)行憑單領料有利于杜絕無單領料，少報多領，控制庫房的庫存短缺，也有利于核算各部門的生產(chǎn)成本，控制原材料的種類和數(shù)量，減少各部門車間的積壓、耗費。同時領料單及時上報財務部，有利于財務核算、監(jiān)督。同時領料的用途要注明清楚，以便財務核算準確，費用考核正確。

2.嚴格控制補發(fā)料。補料單要詳細注明其原因，并由主管領導簽批。由于用料等人為操作不當造成的補料，應追究他人責任，不可弄虛作假。

3.生產(chǎn)訂單完單分析。每月應定期做完單分析，完工單要交財務部、生產(chǎn)控制、成品管理等相關部門。生產(chǎn)訂單數(shù)、實際投產(chǎn)數(shù)、合格品入庫數(shù)、不合格品數(shù)等逐一清楚，對提高投入產(chǎn)出率的分析及時提供了第一手資料。

4.提倡原材料主料盡用。雖然物料的領用控制是以生產(chǎn)訂單作依據(jù)的，但因為物料的包裝（如整卷、整筒、整包、整捆）等特殊原因可能造成主料有余，這時就應提倡盡用，否則天長日久，余下的料就變成滯存料了，這樣還大大降低了生產(chǎn)成本及物料成本。至于可能與銷售部門所訂的銷售訂單收貨的正付比差造成了矛盾，但從公司利益出發(fā)，公司部門之間是可以妥善處理的。

五、加強成品庫房管理

1.建立嚴格的成品入庫制度。強化成品入庫制度是保證公司生產(chǎn)的產(chǎn)品都能產(chǎn)生收入。成本控制固然重要，但企業(yè)產(chǎn)品若不能如數(shù)入庫，則企業(yè)計劃的預期收入就會落空，成本控制的效率就不能實現(xiàn)。放松這一環(huán)節(jié)，就可能出現(xiàn)有的人內(nèi)外勾結(jié)，鉆制度空子，使公司資金、利潤流失。很多公司花錢上了ERP或其他物流控制的系統(tǒng)，只要按系統(tǒng)的要求操作，且嚴格有序，就能達到目標。

篇10

關鍵詞：物資采購 三方驗收 企業(yè)和諧

1.課題研究的意義

物資驗收是物資采購的最后環(huán)節(jié)，不把好最后這一關，一旦偽劣、不合格的物資流入生產(chǎn)，后果不堪設想。它將會給企業(yè)造成嚴重的經(jīng)濟損失，甚至留下安全隱患。因此，煤炭企業(yè)必須強化物資驗收管理工作。企業(yè)要加強物資驗收管理，應從三方面入手。

2.多舉并措推進完善三方驗收管理制度

2.1 制定完善的物資驗收管理辦法

⑴聯(lián)合驗收。成立驗收小組，驗收小組應由以下成員組成：倉庫保管員、使用單位、修理廠。

⑵驗收的原則。無計劃、超計劃不驗收的原則；聯(lián)合驗收的原則；驗收人員簽字的原則；驗收記錄存檔的原則。

⑶驗收的準則。①采購資料及資質(zhì)證件的驗收。驗收小組要認真核對采購資料及資質(zhì)證件，要求必須證件齊全，采購資料與合同要求相符。②質(zhì)量的驗收。到貨物資驗收小組要按合同規(guī)定的標準、技術協(xié)議等進行驗收。③數(shù)量的驗收。物資數(shù)量原則上應全部驗收，按重量計量的全部檢斤稱重，按件數(shù)計算的全部點數(shù)，按理論換算的全部檢尺換算重量，以實際驗收的結(jié)果為實收數(shù)量。一切物資均需按合同規(guī)定的計量方法進行計量驗收，在規(guī)定誤差范圍內(nèi)按實發(fā)數(shù)量驗收進賬，超過允許誤差率者，則作為數(shù)量不符處理。符合下列情況的可抽樣檢驗：包裝嚴密，打開包裝容易損壞物資質(zhì)量或不易恢復原包裝的；供應渠道穩(wěn)定，信譽度較高，供貨數(shù)量大，包裝完整無損的；理論換算的物資規(guī)格整齊的。抽檢比例不少于一次進貨量的5%，抽樣的物資要有代表性，要按生產(chǎn)批次、規(guī)格型號的不同分別進行抽檢。抽檢中發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定要求或有問題時，要進行全部檢驗。

⑷驗收記錄及相關資料。物資驗收后，及時填寫驗收記錄，驗收小組成員分別簽名。驗收記錄要完整、準確、清晰、客觀、真實地反映驗收的全過程，用詞準確恰當，不主觀臆斷，模棱兩可。驗收記錄及供方提供的必要證件，定期歸納、存檔。合格的驗收記錄作為財務掛賬的依據(jù)。

⑸產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤、追溯。對新供貨方所供物資發(fā)放后，在使用過程中進行質(zhì)量跟蹤、追溯。填寫質(zhì)量信息反饋單，以便對發(fā)生的質(zhì)量問題及時處理。

⑹驗收時間。一般物資（除外委檢驗物資）無質(zhì)量異議的當日驗收完畢；大宗材料要在三日內(nèi)驗收完畢；大型設備要在五日內(nèi)驗收完畢；有質(zhì)量異議的物資，放入待驗區(qū)，請有關部門鑒定，時間不超過七天。

⑺責任追究及獎罰。驗收小組成員明確責任，各負其責，互相監(jiān)督。因責任心不強或弄虛作假而造成入庫物資質(zhì)量不合格，數(shù)量短缺的，對直接責任者免職、調(diào)離工作崗位并處以相應額度的罰款，對間接責任者處以相應額度的罰款；對堅持原則嚴格驗收，拒收不合格物資的驗收人員，根據(jù)拒收物資額度給予相應獎勵。

2.2 創(chuàng)建一個完善必要的計量、檢測條件

隨著科技的進步，現(xiàn)代化企業(yè)管理的升級，安全理念的提升，企業(yè)生產(chǎn)對物資的需求更注重的是物資內(nèi)在質(zhì)量及其性能，這對物資驗收工作提出了更高的要求，企業(yè)應當根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需要及時增添計量、檢測所需的儀器、設施等，加強檢測手段。若企業(yè)不具備檢測條件，而要求強制檢測的物資，送國家指定的專業(yè)檢測機構(gòu)檢測。另外，還應當定期對驗收人員進行業(yè)務培訓，學習先進的技術、檢測方法。

2.3 驗收人員應具備良好的業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德

⑴愛崗敬業(yè)。驗收人員必須熱愛自己的崗位，有高度的責任感，不怕吃苦、不怕臟、不怕累。

⑵不斷學習。當今社會，是科技時代、知識時代。新物資、新產(chǎn)品不斷地涌現(xiàn)，要想盡快地去認知、熟悉，就必須不斷地學習，更新知識，提高業(yè)務水平。

⑶堅持原則。物資驗收是一項原則性比較強的工作，驗收人員必須把堅持原則放在第一位，嚴格地遵守各項規(guī)章制度，對違反規(guī)定、違背原則的事堅決抵制。

⑷廉潔自律。在物資驗收工作中，會經(jīng)常與供貨方打交道，驗收人員必須廉潔自律，大公無私，不循私情，不吃、拿、卡、要，秉著客觀、公正的態(tài)度處理質(zhì)量方面的糾紛，維護本企業(yè)的利益，保持良好的企業(yè)形象。

3.取得效益

3.1促使企業(yè)現(xiàn)代化管理邁出了重要的一步

它作為全礦物資考核閉環(huán)管控系統(tǒng)的重要組成部分，將預算管理、計劃管理、生產(chǎn)管理、物資管理等緊緊地連在了一起。