導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案數(shù)字化技術(shù)要求，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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[關(guān)鍵詞]檔案信息數(shù)字化；目的；要求

一、檔案信息數(shù)字化的目的

檔案信息化假設(shè)的根本目的是最大限度地發(fā)揮檔案資源的價值。檔案部門配備電腦、構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)，只是營造了檔案信息里有的“高速公路”，這些“高速公路”能否真正發(fā)揮效能，取決于有無充足的運(yùn)送對象——數(shù)字檔案資源。對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化，旨在為信息傳輸“備貨”，其意義不言而喻。具體目的有以下幾個方面

（一）提高檔案信息的利用效率

數(shù)字化后的檔案可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中提供利用，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)傳輸面廣、越時越地、快捷便利的特點，解決傳統(tǒng)利用方式中同時利用帶來的矛盾。此外，數(shù)字化后的檔案可以與辦公OA系統(tǒng)生成的現(xiàn)行電子文件在同一系統(tǒng)中提供利用，極大提高了文檔信息利用率。

（二）保護(hù)歷史檔案

許多歷史檔案因無力老化或保管不當(dāng)而脆弱易損，如不及時搶救，很可能徹底損壞，通過制作其數(shù)字化副本代替原件流通利用，可保護(hù)重要?dú)v史檔案免遭進(jìn)一步損壞。

（三）規(guī)避安全風(fēng)險

通過異地存放多套數(shù)字化副本，確保檔案信息的安全，規(guī)避各種自然災(zāi)害或認(rèn)為損害對檔案信息可能帶來的災(zāi)難性后果。

二、檔案信息數(shù)字化的要求

（一）規(guī)范性要求

規(guī)范性是開展檔案信息數(shù)字化最基本的要求，也是確保數(shù)字檔案信息可用性的基本條件。規(guī)范性要求的內(nèi)容是：所有數(shù)字化的檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文件格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，并盡可能采取通用標(biāo)準(zhǔn)。

檔案數(shù)字化的目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式來提供檔案服務(wù)。因此，數(shù)字檔案信息的存儲與傳遞必須制定并采取各方認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，以避免因存儲格式和軟件平臺的不同而不斷轉(zhuǎn)換，造成資源浪費(fèi)和時間延誤，降低信息存儲與傳輸?shù)男?。目前，我國檔案界已制定了許多數(shù)字化規(guī)范，對檔案信息的數(shù)字化起到了很好的規(guī)范作用。例如2005年4月國家檔案局為紙質(zhì)檔案的數(shù)字化了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》有關(guān)照片、錄音、錄像和縮微影像檔案的數(shù)字化規(guī)范也在研究和待定之中。規(guī)范化還有助于選擇最佳的檔案數(shù)字化技術(shù)方案。

（二）安全性要求

安全是開展檔案信息數(shù)字化必須考慮的重要要素。安全要求有兩層含義：

1.確保檔案原件的安全

數(shù)字化需要對檔案原件進(jìn)行掃描、錄音或攝錄，因而有可能對原件進(jìn)行拆卷、加工或其他必要的處理。由于數(shù)字化檔案大多數(shù)是要繼續(xù)保存的，在數(shù)字化處理過程中必須最大限度地保護(hù)檔案原件，盡量避免造成檔案原件內(nèi)部特征和外部特征的不可逆變化。否則，一旦發(fā)現(xiàn)處理質(zhì)量不如人意或者處理好的數(shù)字化檔案信息被破壞和丟失，便沒有挽回的余地。對于具有文物或史料價值的檔案，遵守這一點尤為重要。為將數(shù)字化工作對檔案原件的安全威脅降至最低，必須仔細(xì)設(shè)計檔案數(shù)字化的工作流程，制定嚴(yán)格的操作規(guī)程，確保數(shù)字化工作安全有序地開展。

2.維護(hù)檔案信息的保密性

我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求“紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定”，“對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象要按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)。雖然數(shù)字化的檔案大多數(shù)是開放文件，不具有保密性，但為了保護(hù)檔案原件或為備份擬移交文件而進(jìn)行的數(shù)字化，則可能涉及到保密檔案。檔案數(shù)字化工程常常有外來人員參與或交由專門的數(shù)字化公司承擔(dān)，為此對參與數(shù)字化工作的公司和人員應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的安全保密教育，簽訂安全保密協(xié)議，限定其操作權(quán)限和保密責(zé)任。對于內(nèi)容十分敏感或者有非常嚴(yán)格使用范圍的檔案文件，應(yīng)考慮由專門人員采用專門的設(shè)施進(jìn)行數(shù)字化。數(shù)字化后應(yīng)將過程中存在操作終端或服務(wù)器中的相關(guān)文件徹底刪除，以免失密。

（三）效率性要求

檔案數(shù)字化工作面廣量大，耗時耗材，必須十分講究工作的效率與效益。效率原則有兩方面的要求。

1.要采取最優(yōu)化的技術(shù)方案

應(yīng)在充分研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案數(shù)字化方案，包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的文件格式、最有效的信息存儲模式和高效、經(jīng)濟(jì)的數(shù)字化加工系統(tǒng)。技術(shù)方案決定著整個數(shù)字化工程的成敗和效率，而高效率的數(shù)字化加工系統(tǒng)更是檔案數(shù)字化工程的“善事之利器”。數(shù)字化加工系統(tǒng)的效率與設(shè)備投入的多少并不成正比，高效的數(shù)字化加工系統(tǒng)是硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和工作流程的合理配置，一味追求高配置的硬件設(shè)備，講究掃描儀的掃描速度而忽視軟件處理效率和加工力量的配備，會因設(shè)備利用率低下而造成浪費(fèi)。多數(shù)情況下，配置兩臺中速掃描儀要比配置一臺高速掃描儀的性價比更高。

2.要實現(xiàn)檔案數(shù)字化工程的專業(yè)化和社會化

對傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化是檔案工作從紙質(zhì)時代向數(shù)字時代轉(zhuǎn)型的過渡性工作。在過渡階段，由于傳統(tǒng)檔案存量較多，需要集中處理，數(shù)字化任務(wù)比較繁重。但存量得到解決后，隨著無紙化辦公的進(jìn)一步發(fā)展，檔案數(shù)字化任務(wù)也就基本完成。因此，對大部分檔案館來說，數(shù)字化只是階段性工作，至少經(jīng)過一個階段后工作量會銳減。每個檔案館都配置龐大的數(shù)字化加工系統(tǒng)是沒有必要的，可以通過相互合作或通過外部的數(shù)字化公司來集中解決過渡時期的檔案數(shù)字化任務(wù)，由此以較低的成本獲得專業(yè)化服務(wù)，避免大量高配置設(shè)備的低利用率，從而提高整個社會的檔案數(shù)字化勞動效率。

三、小結(jié)

因此，原則上屬于歸檔范圍且永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。那種認(rèn)為“數(shù)字化檔案館系統(tǒng)以能否產(chǎn)生和積累數(shù)字化的檔案信息資源作為判斷其成敗的標(biāo)志”的觀點是值得商榷的，“有文比掃”更是巨大的資源浪費(fèi)。為避免網(wǎng)上數(shù)字化檔案信息的冗余與浪費(fèi)，保證全網(wǎng)檔案信息資源的全面、充足與系統(tǒng)，各檔案館在選定擬數(shù)字化檔案時，要加強(qiáng)協(xié)作，強(qiáng)化專題特色，側(cè)重將本館所藏的特色檔案首先轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源，從而實現(xiàn)整體上的互補(bǔ)，減少重復(fù)勞動。

參考文獻(xiàn)：

[1]張照余.檔案信息數(shù)字化工作的原則與組織[J].湖南檔案，2001（6）.

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關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化管理；理論；應(yīng)用

隨著社會發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，數(shù)字技術(shù)已廣泛應(yīng)用于社會生活的各個領(lǐng)域，各行各業(yè)。檔案管理現(xiàn)代化已成為發(fā)展趨勢，對增加檔案存儲量，提高傳播速度，提升檔案社會效益和經(jīng)濟(jì)效益有著極其重要的意義，是實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的必由之路。

一、檔案數(shù)字化管理概念和意義

1.概念：數(shù)字化,是指利用計算機(jī)信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號,或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，再以微型計算機(jī)對數(shù)字編碼進(jìn)行壓縮、調(diào)制與解調(diào)的信息處理技術(shù),通常稱為數(shù)字化技術(shù)。檔案數(shù)字化管理就是將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案的收集、編制、存儲、查找、檢索、傳輸、開發(fā)利用各個環(huán)節(jié)，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)、影像、實物檔案管理手段，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化，存儲集成化，傳遞網(wǎng)絡(luò)化，開發(fā)利用共享化，管理現(xiàn)代化。2.實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的意義：一是使傳統(tǒng)的檔案管理搭上電子科技發(fā)展現(xiàn)代化快車，實現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。二是增大檔案信息存儲量，提高了查找檢索速度，全面提高了檔案管理工作效率。三是檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，為檔案信息開發(fā)利用共享和極大的提高檔案行業(yè)的社會效益創(chuàng)造了條件。

二、檔案數(shù)字化管理內(nèi)容

1.檔案信息數(shù)字化。所謂檔案資源信息數(shù)字化，就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)、文字、圖像、電子文件、非數(shù)碼影像等檔案信息資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號和數(shù)字編碼，生成數(shù)字化檔案。這是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。檔案資源信息數(shù)字化一般分兩個大的方面：一是對館藏傳統(tǒng)的紙質(zhì)文字、圖像等檔案資源有選擇性的使用數(shù)字模擬整合技術(shù)將各種檔案信息數(shù)字化；運(yùn)用計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、語音輸入等技術(shù)將檔案原件等多媒體技術(shù)對不同載體形式與記錄方式的檔案信息進(jìn)行處理并再次顯示，從而實現(xiàn)檔案的數(shù)字化。有選擇性，就是對于大量的歷史檔案資源不能全部轉(zhuǎn)化，而是進(jìn)行科學(xué)性選擇，體現(xiàn)系統(tǒng)性和特色性原則。二是對現(xiàn)實中新生成的紙質(zhì)、電子、非數(shù)碼圖像，依靠以上技術(shù)直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。兩者形成完整的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案存儲、傳輸安全防護(hù)技術(shù)。檔案存儲、傳輸安全是檔案管理的基本要求。實行檔案數(shù)字化管理首先解決好存儲和傳輸安全問題，克服數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)傳輸中的泄密現(xiàn)象。在檔案數(shù)字化管理中采取加密技術(shù)確保檔案的非公開性或分等級公開；身份驗證技術(shù)確保用戶為網(wǎng)上合法用戶；簽署技術(shù)是證實該文確實出自作者，且內(nèi)容未被他人改動；防寫技術(shù)確保用戶只能讀取信息，而不能做任何改動；防火墻技術(shù)使本機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)與外界之間設(shè)置障礙，是保護(hù)層，阻止外界對本機(jī)構(gòu)的非法訪問，某種程度上減少了法律糾紛。通過以上技術(shù)措施，設(shè)置檔案信息存儲和網(wǎng)絡(luò)傳輸安全保護(hù)屏障，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理安全化。3.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化傳輸和信息資源的共享。檔案數(shù)字化管理為提升檔案信息社會化服務(wù)的效率和效益創(chuàng)造了條件，檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)多地檔案信息快速傳遞和共享是檔案數(shù)字化管理的重要內(nèi)容。通過創(chuàng)建檔案自身網(wǎng)絡(luò)平臺，以寬帶網(wǎng)為傳輸通道，在高速網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，使檔案信息不受空間、地域的限制，為用戶服務(wù)。并極大的提高信息轉(zhuǎn)播速度，擴(kuò)大傳播范圍。另一方面，由于各級、各地區(qū)檔案館或企事業(yè)的檔案各具特色，在高速發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)上只是一個節(jié)點，單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫，不能滿足全社會用戶的信息需求，而通過網(wǎng)絡(luò)升級就能實現(xiàn)各地的檔案信息資源共享。極大的提高檔案信息的利用效率。

三、實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的必備條件

目前，我國國家級和省級專業(yè)檔案館或知名高校實現(xiàn)或部分實現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，多數(shù)地方專業(yè)檔案館和基層企事業(yè)單位檔案室還沒有實現(xiàn)數(shù)字化管理，還不具備應(yīng)有的條件。但檔案數(shù)字化管理是方向是發(fā)展趨勢，全國檔案部門都要積極努力，創(chuàng)造條件，早日實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。推動我國檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。就目前而言，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理應(yīng)該具備以下三個主要條件。1.具備系列數(shù)字模擬整合、數(shù)字編碼、存儲、傳播設(shè)備。具體設(shè)備包括：計算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、語音輸入器、多媒體傳輸設(shè)備等。這就要求檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要對于實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理給予重視，增加投入，升級現(xiàn)有設(shè)備，改善現(xiàn)有工作條件，以符合檔案數(shù)字化管理要求。2.國家統(tǒng)一制定并嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，包括運(yùn)行管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定統(tǒng)一使用的硬、軟件系統(tǒng)、電子文件格式。以消除檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸、接受使用、共享檔案信息中的技術(shù)障礙和區(qū)域壁壘。實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)快速準(zhǔn)確傳輸和充分共享。3.配備符合檔案數(shù)字化管理的復(fù)合型檔案管理人員。檔案數(shù)字化管理需要新型管理人員隊伍，由于檔案數(shù)字化管理應(yīng)用涉及多個專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，包含：檔案學(xué)、計算機(jī)科學(xué)、電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、文學(xué)、堅定的政治立場和原則等。因此，檔案管理人員應(yīng)是具備以上知識專業(yè)和政治要求的復(fù)合型人才。配備復(fù)合型管理人員要通過對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)提高和引進(jìn)人才等多種方式逐步配備到位。對于符合條件的在崗檔案管理人員要給予一定的政治、經(jīng)濟(jì)待遇，增強(qiáng)其做好工作的積極性，激發(fā)其創(chuàng)造性。

作者:王靜敏 單位:河北省廣平縣林業(yè)局

參考文獻(xiàn)：

[1]李莉.淺談企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)的意義及內(nèi)容[J].城建檔案,2013(2).

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為什么會出現(xiàn)檔案數(shù)字化“前處理”階段呢？通過近幾年城建檔案數(shù)字化探索和實踐，我們感到：檔案數(shù)字化方便檔案的收集、保管和利用，是檔案工作現(xiàn)代化在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路，也是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求，但不能一蹴而就、一步到位，這是因為：

1.資金短缺。

各縣城建檔案數(shù)字化建設(shè)的撥款有多有少，普遍撥款不足，滿足不了實行城建檔案數(shù)字化必須添置一定數(shù)量計算機(jī)及其輔助設(shè)備的資金需求。如按常規(guī)我館一年財政撥款為5萬元，包括檔案維護(hù)費(fèi)及日常其他費(fèi)用，而購買一臺一般的文書掃描儀就要3～8萬元。資金緊缺成了開展檔案數(shù)字化建設(shè)的瓶頸。

2.基礎(chǔ)設(shè)施相對落后。

缺少硬件設(shè)備或者現(xiàn)有設(shè)備老舊，不能適應(yīng)數(shù)字化技術(shù)對數(shù)字處理的要求。如我館用于數(shù)字化建設(shè)的電子計算機(jī)只有4臺，這些計算機(jī)年齡在6～8歲左右。這種現(xiàn)象在縣級城建檔案普遍存在。

3.專業(yè)人員整體水平不高。

像我們這種基層城建檔案館，從業(yè)人員中檔案專業(yè)出身的較少，更不用說既有檔案專業(yè)又具有現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才了。城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個跨學(xué)科、多專業(yè)、涉及面廣的復(fù)雜系統(tǒng)工程，檔案管理人員的素質(zhì)影響整個城建檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

4.館藏檔案實體不夠規(guī)范。

目前縣級城建檔案中的多數(shù)工程檔案是由施工單位進(jìn)行編制，由于施工單位一般注重施工質(zhì)量及安全，對于檔案的編制，多數(shù)是臨時指派些未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員來做，使報送的檔案質(zhì)量較低，在檔案數(shù)字化建設(shè)中對這些檔案要重新進(jìn)行整理加工。

5.各檔案館大多存在著一定的信息安全隱患。

城建檔案的數(shù)字化管理，主要依賴于強(qiáng)大而穩(wěn)定的局域網(wǎng)作為技術(shù)支持,但由于計算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等攻擊，以及局域網(wǎng)運(yùn)行的不穩(wěn)定性，都對電子檔案的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

二、解決檔案數(shù)字化問題的辦法

資金、設(shè)施、技術(shù)、規(guī)范、安全是要實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化必須解決的五個實際問題。盡管困難重重，但也不是不能攻克,關(guān)鍵是要有“困難與機(jī)遇并存”意識，做好檔案數(shù)字化前處理中各項工作：

1.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)是一項需要較大投資的工程。

“前處理”階段中，城建檔案館要進(jìn)一步爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字城建檔案館建設(shè)工作的重視和支持，保證數(shù)字城建檔案館建設(shè)有必要的專項資金，同時發(fā)揮主動性拓展籌資渠道,否則數(shù)字城建檔案館建設(shè)將成一句空話。俗話說“巧媳婦難做無米之炊”，加大資金投入，確保資金到位，是數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的必要條件。

2.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)又是一項以先進(jìn)設(shè)施為依托的工程。

“前處理”階段中，必須夯實物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化建設(shè)要求具備一定的硬件設(shè)備，如專用服務(wù)器電腦工作臺、工程文檔高速掃描儀、工程文檔打印機(jī)、光盤刻錄機(jī)等都是必需的，檔案館增添設(shè)備、配件應(yīng)因地制宜，不貪大求洋，合理配置，適度超前。

3.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)更是一項依靠技術(shù)支撐的工程。

“前處理”階段中，必須加強(qiáng)人才隊伍的建設(shè)，一方面加大力度，公開公平選調(diào)熱衷于城建檔案事業(yè)，并在計算機(jī)領(lǐng)域能靈活使用檔案管理軟件，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用等工作的復(fù)合型人才，另一方面加強(qiáng)培訓(xùn)，對在職人員進(jìn)行應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法以及良好的信息道德等各種形式的再教育，使他們逐步適應(yīng)城建檔案數(shù)字化的工作需要。

4.除上述三項外，數(shù)字化城建檔案館建設(shè)“前處理”階段中，同時需要認(rèn)真做好承上啟下規(guī)范化銜接工作。

（1）對現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。縣級城建檔案館要在短期內(nèi)進(jìn)行全部檔案數(shù)字化可能難以做到，可采取分步實施的辦法解決：先選擇利用率相對高的檔案進(jìn)行檔案數(shù)字化，后再所有檔案數(shù)字化，開展時應(yīng)將檔案實體進(jìn)行整理，使其符合掃描的要求。整理方法為：掃描前對較厚不易掃描的案卷先拆卷，把卷皮封面復(fù)印、編號，檢查卷內(nèi)檔案內(nèi)容，如果沒有頁碼的，先要用鉛筆輕輕寫上頁碼，以免卷內(nèi)頁碼在掃描、著錄過程中發(fā)生混亂。檢查案卷是否有卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)文件是否吻合，如不吻合需重新著錄，沒有卷內(nèi)目錄的要補(bǔ)上。如遇卷內(nèi)目錄不符合數(shù)字化系統(tǒng)錄入要求，則需重新建立卷內(nèi)目錄，為卷內(nèi)條目和卷內(nèi)電子文件的對應(yīng)導(dǎo)入作好準(zhǔn)備。對于破損、存放不當(dāng)起皺、折痕較深的檔案，則采用裱糊、熨燙的方法進(jìn)行整理。對有些薄、脆、已損壞的檔案，采用塑料薄膜模板保護(hù)的方法，進(jìn)行掃描。（2）強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理，檔案數(shù)字化加工的程序環(huán)節(jié)較多，包括條目的補(bǔ)錄、數(shù)字化加工文件的選擇、圖像的掃描、掃描后條目及圖像的檢驗等，如果沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，就會影響檔案數(shù)字化的質(zhì)量。（3）組織施工單位、建設(shè)單位等資料員培訓(xùn)，從檔案源頭抓起，確保以后形成的檔案符合檔案規(guī)范化要求。

5.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)“前處理”階段中，還應(yīng)確立保證系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的措施。

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一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

數(shù)字化檔案管理是檔案館建設(shè)在信息時代的必然要求，是檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設(shè)綜合實力的體現(xiàn)。在具體實施過程中，對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行收集、加工、整理和保管。隨著數(shù)字技術(shù)處理和內(nèi)容管理技術(shù)的飛速發(fā)展，新的檔案管理必然以數(shù)字化檔案管理的方式存在。

二、數(shù)字化檔案管理的重要性

當(dāng)前，計算機(jī)的廣泛使用，形成了大量的數(shù)字檔案信息。檔案信息數(shù)字化隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生的一種新型的檔案信息形態(tài)。采用數(shù)字化檔案管理，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。

（一）數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢。數(shù)字化檔案管理把傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案，從而節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，查閱起來方便迅速，避免了反復(fù)印制資料所造成的紙張和人員的浪費(fèi)。數(shù)字化檔案管理查詢資料非常簡單，能使資料及時歸檔，盡快提供利用，提高辦公效率。

（二）數(shù)字化檔案管理的作用。在數(shù)字化檔案管理中，計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域廣泛使用，促進(jìn)了檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，實現(xiàn)了檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮了檔案信息的增值作用，進(jìn)一步發(fā)揮和提升了檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

（三）數(shù)字化檔案管理的效率。在工作中，檔案因經(jīng)常外借翻閱而產(chǎn)生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成不便。檔案資料經(jīng)過數(shù)字化加工，各職能部門都能通過檔案管理系統(tǒng)查詢或利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，有效地保護(hù)檔案實體的安全，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實現(xiàn)資源共享。

三、實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新思路

（一）進(jìn)一步提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息分析也成為一項非常重要的工作，這就要求檔案管理隊伍素質(zhì)也隨之提高。有針對性地對廣大檔案工作者進(jìn)行檔案知識的培訓(xùn)、教育，堅持用新思路、新體制、新機(jī)制、新方式，堅持以人為本，全面提高素質(zhì)教育。加快檔案數(shù)字化建設(shè)，在短時間內(nèi)培養(yǎng)一批高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，要使檔案工作者掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，掌握計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段來管理檔案，不斷推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息共享，早日實現(xiàn)數(shù)字化檔案室。

（二）建立數(shù)字化管理的個性化服務(wù)。檔案工作人員通過發(fā)揮自主的管理能力、研究能力和創(chuàng)新精神，做好個性化服務(wù)。檔案管理利用自己獨(dú)特的檔案信息和能力，根據(jù)用戶的實際任務(wù)搜集選擇各種信息，為用戶提供多樣化的動態(tài)性檔案管理服務(wù)，通過幫助用戶解決他們自身難以解決的問題來實現(xiàn)價值，從而構(gòu)成強(qiáng)大的檔案管理資源體系。

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【摘要】隨著信息時代的發(fā)展，檔案管理已由紙質(zhì)管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。文章探討了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要性和必要性，并結(jié)合目前地方高校紙質(zhì)檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀和存在的問題，提出初步解決措施。

關(guān)鍵詞 地方院校；紙質(zhì)檔案；數(shù)字化；對策

在全球信息化和信息資源共享的趨勢下，社會對數(shù)字化檔案的客觀需求日益加強(qiáng)，傳統(tǒng)的檔案管理手段面臨著巨大的沖擊。因此，國家檔案局于2011 年頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中，把“加快數(shù)字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設(shè)，完成國家數(shù)字檔案館建設(shè)總體規(guī)劃的編制工作，對電子檔案進(jìn)行安全有效的管理” 列入主要目標(biāo)。在這樣的背景下，近三年檔案管理也由紙質(zhì)時代向數(shù)字化時代邁進(jìn)，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化作為實現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作就顯得尤為重要。而作為培養(yǎng)人才的地方高校的檔案部門與其它檔案部門相比，在硬件和軟件上存在著一定的差距，因此對地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行分析探討尤為必要，只有在對檔案數(shù)字化有清楚認(rèn)識的基礎(chǔ)上，才能更好地解決好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化之路，為今后的地方院校數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。

一、地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要性

（一）提高效率，降低成本。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用現(xiàn)代的科技設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和拍攝，加工成圖像或數(shù)字文本，然后存儲在光盤、磁帶、磁盤等載體上，并且在電腦上進(jìn)行識別的數(shù)字圖像處理過程。經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案可以在計算機(jī)上得到很好地保存，需要查尋時方便快捷，可以大大提高效率。地方院校檔案部門實行紙質(zhì)檔案數(shù)字化，能使數(shù)字檔案資源不斷豐富，學(xué)校的各院（系）、各部門以及校友、社會公眾能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢，利用所需要的檔案數(shù)據(jù)原文（件）信息，避免了紙質(zhì)檔案利用方式對檔案實體的多次借出或復(fù)印所造成的大量時間和人力的浪費(fèi)，有效提高工作效率，降低檔案保管和利用的成本。

（二）保護(hù)庫存檔案安全的最大化。一直以來，由于傳統(tǒng)的檔案保存方式是紙質(zhì)檔案和目錄管理，不僅需要大量的庫存空間，而且查找利用必須到庫房，工作量大，管理成本較高，且檔案容易受到損壞，如紙張發(fā)黃、發(fā)霉、變脆等。而檔案管理由紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案為主后，可以通過一定的權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱復(fù)制或打印，減少了對庫存紙質(zhì)檔案查閱和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的受損速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案管理又必須盡可能延長檔案壽命的矛盾，從而最大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效管護(hù)，確保檔案實體的完整與安全。

（三）提升檔案工作者的形象和社會地位。在以紙質(zhì)檔案為主的高校，檔案工作者大多仍從事于比較機(jī)械的手工勞動，工作效率低下，這在一定程度上影響了公眾對檔案工作者的評價。紙質(zhì)檔案的全文數(shù)字化管理，既是各級檔案管理部門與時俱進(jìn)，實施國家檔案事業(yè)“十二五”規(guī)劃的大事，是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體措施，也是適應(yīng)信息時展的需要和現(xiàn)階段檔案工作的亮點工程。地方院校檔案數(shù)字化項目完成得好，檔案的價值得到充分發(fā)揮，檔案工作對本校的發(fā)展及服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)等發(fā)揮的作用就顯著，可以大大提高檔案工作者的社會地位。

二、地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化面臨的問題

（一）缺乏數(shù)字化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。目前，紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)是《紙制檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T，31-2005）》。這一規(guī)范盡管為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開展提供了技術(shù)指導(dǎo)和支持，但與紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作相配套的管理規(guī)范尚未建立完善，如數(shù)字化的掃描流程、掃描件使用的文檔和表格等，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范較少或各系統(tǒng)、各省市自行其是，或標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容不盡全面，尤其是一些地方高校，由于檔案硬件設(shè)施、技術(shù)水平相對落后，還必須同時接受省級、地( 市) 檔案行政管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和管理，在面對某些標(biāo)準(zhǔn)前后不一、上下不一時，無所適從。再加上檔案管理軟件及有關(guān)設(shè)備硬件的差異，直接影響著數(shù)字化過程中形成的電子數(shù)據(jù)的規(guī)范性和共享性，制約著信息交流的程度和范圍，直接影響檔案信息化建設(shè)的步伐。

（二）缺乏檔案數(shù)字化背景下高校檔案工作復(fù)合型人才。信息化背景下，檔案信息化建設(shè)需要既精通檔案業(yè)務(wù)知識，又掌握現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等信息技術(shù)的復(fù)合型人才。受地方高?，F(xiàn)行人事制度的影響，目前地方高校檔案隊伍整體素質(zhì)普遍偏低，年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)不合理，計算機(jī)水平較差，一直以來，習(xí)慣并固守于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的工作模式。往往是懂計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員不了解檔案業(yè)務(wù)，精通檔案業(yè)務(wù)的人員對數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)研究不夠，有的甚至認(rèn)為檔案數(shù)字化是計算機(jī)人員的事，對此項工作的重要性及自身的責(zé)任和義務(wù)沒有較好地把握，服務(wù)意識和綜合素質(zhì)不強(qiáng)。

（三）紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程存在安全隱患，工作流程銜接性較差。為了保護(hù)檔案的安全，優(yōu)化工作流程，地方院校檔案部門大多根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的檔案安全措施，如紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取、掃描、數(shù)字轉(zhuǎn)換、掛接等環(huán)節(jié)的保管制度。但由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，參與掃描、掛接等諸環(huán)節(jié)的人員多，加上計算機(jī)硬件、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出等不確定因素，檔案信息的安全得不到保障。（四）重視不夠，經(jīng)費(fèi)投入不足。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化要求具備相應(yīng)的軟件和硬件條件，要人力、物力和財務(wù)支撐。如購置計算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀及相關(guān)軟件，聘請專業(yè)技術(shù)人員或直接將數(shù)字化工作外包。在大部分高校尤其是一些地方院校，由于經(jīng)費(fèi)困難，學(xué)校必須將有限的資金投入到關(guān)系學(xué)校生存發(fā)展的教學(xué)和科研工作中，對學(xué)校檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入相當(dāng)有限。

三、地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)思路

（一）提高思想認(rèn)識，加強(qiáng)硬件投入。首先，面對信息化的時代要求，地方院校的各級部門應(yīng)當(dāng)在思想上有明確的認(rèn)識，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要性和必要性。在信息化時代中，信息公開是必然的要求，而且其公開程度將會越來越高。這樣一來，檔案的社會性質(zhì)就必然會不斷地得到強(qiáng)化，檔案所涉及到的對象和檔案利用的范圍也會不斷地逐漸擴(kuò)大。作為培養(yǎng)地方社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展人才的高校，應(yīng)當(dāng)首先充分地認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，提高思想認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，發(fā)揮高校檔案信息資源在地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用。

其次，在有了思想上的明確認(rèn)識后，要做好建設(shè)規(guī)劃。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項龐大的系統(tǒng)工程，地方院校在以往的工作中留下了大量的學(xué)生培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、校園基礎(chǔ)建設(shè)、上級文件等檔案，需要花費(fèi)大量的人力、物力和財力來進(jìn)行數(shù)字化。這種數(shù)字化過程不是一蹴而就的，得對館藏檔案進(jìn)行調(diào)查，要求對檔案的類型、數(shù)量、利用情況和保存狀況有一個很好的了解。然后再根據(jù)情況做一個統(tǒng)籌計劃，然后進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，包括掃描儀、服務(wù)器等硬件配套設(shè)備的采購，數(shù)字化時間進(jìn)度的安排，專職人員和專項經(jīng)費(fèi)的安排等，從實際和長遠(yuǎn)的目標(biāo)保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的效果，早日對重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，在保證檔案數(shù)字化正常建設(shè)的同時，也能滿足檔案館正常功能的運(yùn)行。

（二）做好培養(yǎng)或人才引進(jìn)工作。要適應(yīng)信息時代檔案工作發(fā)展的需要，必須有一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的檔案工作隊伍。在地方院校，以前因受管理體制和思想認(rèn)識等的影響，往往認(rèn)為檔案室是一個不重要的部門，忽視了檔案部門的作用，因此普遍存在檔案人員配備不足或不合理的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案工作人員素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，從而影響了地方院校檔案部門所發(fā)揮的作用。因此，在以后的工作中，除了得引進(jìn)檔案專業(yè)的人才以外，更應(yīng)當(dāng)考慮挖掘現(xiàn)有檔案工作人員的潛力，通過送出去參加培訓(xùn)班、研討學(xué)習(xí)、考察學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)進(jìn)修學(xué)習(xí)等多種形式，使他們的業(yè)務(wù)知識、能力和技術(shù)得到不斷地更新，促使整個部門的業(yè)務(wù)素質(zhì)也得到提高，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作順利進(jìn)行創(chuàng)造條件。

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1． 科學(xué)性原則

在館藏檔案數(shù)字化時，如果將全部館藏數(shù)字化，對于繼承和保護(hù)人類寶貴的文化財富無疑是最為完美的。然而由于檔案鑒定工作長期滯后，使得檔案館中存在著大量未經(jīng)鑒定或鑒定后未作銷毀的檔案，如果將這些檔案全部數(shù)字化，不僅會增加管理和維護(hù)的負(fù)擔(dān)，而且也是資金的巨大浪費(fèi)。因此，館藏數(shù)字化應(yīng)遵循科學(xué)性原則，從實際出發(fā)，對館藏檔案進(jìn)行篩選，確定數(shù)字化的范圍，分清輕重緩急，分階段、分層次、分步驟進(jìn)行。優(yōu)先對具有館藏特色和地方特色的檔案，館藏珍本、孤本，用戶急需的利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。

2．系統(tǒng)性原則

館藏檔案數(shù)字化的系統(tǒng)性包含兩層含義：一是保持檔案信息資源的系統(tǒng)性。在進(jìn)行館藏檔案數(shù)字化時，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將館藏檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案資源的效用。對重點或特色檔案更應(yīng)保持系統(tǒng)、連貫和完整，保持檔案信息內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。二是保持?jǐn)?shù)字化軟硬件的系統(tǒng)性。即軟硬件配置、對象數(shù)據(jù)庫數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等在數(shù)字化的不同實施階段應(yīng)保持一致，保證數(shù)字化技術(shù)、軟硬件的可繼承性，以確保數(shù)字化系統(tǒng)內(nèi)在的可持續(xù)發(fā)展性。

3．整體性原則

從宏觀上看，館藏檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館眾多對象數(shù)據(jù)庫中的一個節(jié)點，它是數(shù)字檔案館的一個有機(jī)組成部分。毫無疑問，館藏檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該融入到數(shù)字檔案館檔案資源建設(shè)的總體規(guī)劃之中。因此館藏檔案數(shù)字化必須遵循整體性原則，即實體館藏必須根據(jù)數(shù)字檔案館建設(shè)要求制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以及檔案信息資源共建共享的計劃來進(jìn)行自身館藏檔案信息的數(shù)字化，并和其他實體檔案館相互協(xié)作，從而確定各自館藏檔案資源數(shù)字化的范圍。通過實體館際的協(xié)作發(fā)展，形成一個互為補(bǔ)充、互為利用、互為推動的地區(qū)性或全國檔案信息資源體系，并提供網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)，從而充分發(fā)揮數(shù)字檔案館的作用。

4．特色性原則

在遵循整體性原則的同時，各檔案館的館藏數(shù)字化建設(shè)還需各具特色。特色是檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的生命。選擇本館獨(dú)有的，具有資源優(yōu)勢的專題和項目開發(fā)建設(shè)特色數(shù)字化檔案信息資源系統(tǒng)、特色檔案信息數(shù)據(jù)庫，有利于形成優(yōu)勢，避免重復(fù)建設(shè)，實現(xiàn)網(wǎng)上檔案信息資源優(yōu)勢互補(bǔ)和資源共享。特色化是現(xiàn)代化建設(shè)分工協(xié)作的一個表現(xiàn)，也是網(wǎng)絡(luò)時代檔案館生存和發(fā)展的關(guān)鍵。各實體檔案館要想擁有更多的利用者和謀求自身的長遠(yuǎn)發(fā)展，必須首先確定自己的檔案資源特色，并在確定館藏特色資源范圍后，逐步形成自己的獨(dú)特性和全面性。所謂獨(dú)特性，是指要保證所建立的對象數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)具有惟一性，不能和其他館的數(shù)據(jù)重復(fù)，突出檔案資源的地方特色。所謂全面性，是指在建立特色數(shù)據(jù)庫時，要保證檔案信息的完整性和全面性。

5．通用性原則

在館藏檔案文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的過程中，檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等的建設(shè)要注意通用性原則，又稱標(biāo)準(zhǔn)化原則，即在檔案文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的過程中必須遵守國際和國內(nèi)通用的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議或格式、數(shù)據(jù)加工標(biāo)準(zhǔn)和檔案文獻(xiàn)分類標(biāo)引、著錄規(guī)則等標(biāo)準(zhǔn)的原則與要求，以確保數(shù)字化檔案信息產(chǎn)品的通用性和標(biāo)準(zhǔn)化，符合網(wǎng)上傳輸與檔案信息資源共享的要求。這樣建成的檔案信息數(shù)據(jù)庫才能適應(yīng)各種通用的軟硬件要求，方便遠(yuǎn)程利用者對各種檔案信息的存取和利用。

6．可行性原則

在傳統(tǒng)檔案文獻(xiàn)資源數(shù)字化或開發(fā)新建數(shù)字化檔案信息資源時，必須根據(jù)數(shù)字檔案館建設(shè)需要、人才物投入力度量力而行。在可行性、最優(yōu)化方面著重分析擬建檔案數(shù)據(jù)庫（數(shù)字化檔案信息資源）所擁有的或預(yù)期擁有檔案信息資源豐富的程度，檔案信息內(nèi)容系統(tǒng)性、完備性程度，開發(fā)周期，檔案信息數(shù)字化加工設(shè)備、技術(shù)水平與能力，檔案信息數(shù)字化經(jīng)費(fèi)保障力度，人才隊伍的數(shù)字化建設(shè)經(jīng)驗、信息技術(shù)水平與能力等。在檔案信息專題或全文數(shù)據(jù)庫開發(fā)上要避開開發(fā)周期長，數(shù)據(jù)規(guī)模過大，數(shù)據(jù)采集難度大，數(shù)據(jù)更新速度慢等弊端，以確保檔案信息數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程與質(zhì)量。

7．安全性原則

數(shù)字化檔案信息常常在網(wǎng)上傳播利用，最大問題是保密難，所以數(shù)字化檔案信息資源，特別是上網(wǎng)的檔案信息資源必須嚴(yán)肅對待安全保密問題。安全性包括防泄密與防數(shù)據(jù)丟失兩個方面。防泄密、防病毒攻擊或停電等意外事故造成數(shù)據(jù)丟失和系統(tǒng)破壞是數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)中的重大原則問題。必須予以高度重視，采取切實有效的安全措施和手段，如數(shù)據(jù)加密、限制使用范圍、建立數(shù)據(jù)備份，制作只讀光盤等。

8．“用戶至上”原則

館藏檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的出發(fā)點和最終目的是滿足利用者需要，提供社會利用。因此在檔案信息數(shù)字化建設(shè)的規(guī)劃、決策中，我們應(yīng)形成以利用者需求為中心的服務(wù)觀念，即為滿足利用者需要的原則。在此理念指導(dǎo)下，館藏檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)從利用者的角度出發(fā)，分析網(wǎng)絡(luò)時代不同用戶利用檔案的心理和需求，不同利用者關(guān)心的焦點、熱點問題。在充分權(quán)衡各種問題的需求程度、重要程度的基礎(chǔ)上，選擇、確定館藏檔案信息資源數(shù)字化的優(yōu)先順序和內(nèi)容，從而在更大程度上及時滿足利用者對檔案信息資源的需求，提高利用者獲取檔案信息的質(zhì)量。在選擇硬件轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)檔案文獻(xiàn)問題上，也必須遵守滿足需求的原則。

9．高仿真原則

在檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換時應(yīng)使生成的拷貝對檔案文獻(xiàn)原件有較高的保真度。這就需要在轉(zhuǎn)換工作中仔細(xì)地關(guān)注檔案文獻(xiàn)的重要細(xì)節(jié)，以免丟失信息。為了使數(shù)字拷貝盡量地再現(xiàn)檔案原件的本來面目，除非為彌補(bǔ)設(shè)備的缺陷，一般不宜對圖像信息進(jìn)行處理。要尋求使數(shù)字化后的檔案文獻(xiàn)達(dá)到準(zhǔn)確復(fù)制效果的方法，不能造成原始檔案信息的丟失。另外，檔案文獻(xiàn)數(shù)字化處理過程中應(yīng)慎用壓縮技術(shù)。文件壓縮可以使大文件變小，方便檔案文獻(xiàn)的傳送、存取及拷貝，但文件壓縮程度越大，數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險越高。因此，對于數(shù)字檔案信息的存儲不提倡壓縮。

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關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；加工過程；問題

1 檔案數(shù)字化加工過程中技術(shù)問題

檔案數(shù)字化過程需要應(yīng)用到多種技術(shù)，在技術(shù)的相互作用下，實現(xiàn)大量的檔案資料資源共享和共建功能，在這樣的情況下，標(biāo)準(zhǔn)化處理數(shù)據(jù)則是檔案數(shù)字化過程的關(guān)鍵，也是值得注意的問題之一。一旦一方數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)有偏差，或出現(xiàn)數(shù)據(jù)不規(guī)范現(xiàn)象，對檔案數(shù)字化加工的整體效果都會造成巨大的影響，增加資源共享的難度。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)性差和檔案數(shù)字化加工過程中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)之間有很大的P聯(lián)，因此，需要技術(shù)人員和相關(guān)檔案數(shù)字化加工工作人員盡量避免這一現(xiàn)象的發(fā)生。

通過相互能夠兼容的系統(tǒng)進(jìn)行加工，防護(hù)系統(tǒng)之間相互攻擊和排斥。另外，在檔案數(shù)字化過程中設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該符合國際標(biāo)準(zhǔn)，以及我國中文信息資源標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)字化加工的目的是將地區(qū)檔案館相互貫通，實現(xiàn)全國檔案館以及全球檔案館一體化，進(jìn)而達(dá)到資源共享功能。所以，在這樣的要求下，檔案數(shù)字加工過程中，操作的標(biāo)準(zhǔn)性決定這一目標(biāo)是否能夠完成，按照相應(yīng)數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)資源取舍標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行檔案系統(tǒng)設(shè)計，才能保障檔案數(shù)字化加工順利進(jìn)行。

2 檔案數(shù)字化加工過程中質(zhì)量問題

辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)在社會上應(yīng)用較長時間，但是大部分應(yīng)用企業(yè)或個人對檔案數(shù)字化管理并不重視，加上以往數(shù)據(jù)管理模式和企業(yè)管理制度的影響，導(dǎo)致檔案數(shù)字化利用率較低。計算機(jī)在整個檔案數(shù)字化加工過程中充當(dāng)文字錄入功能和編輯、打印功能，通過人力輸入，而檔案數(shù)據(jù)不但只有眼前的資料還有網(wǎng)絡(luò)上大量的數(shù)據(jù)檔案，這樣的工作方式不但浪費(fèi)人工資源，還對開發(fā)質(zhì)量造成了較大的影響。

檔案數(shù)字化加工過程對質(zhì)量要求較高，因此應(yīng)該選擇適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，工作過程中不但要將質(zhì)量放在首位，還要保證檔案流失現(xiàn)象的出現(xiàn)，合理選擇數(shù)字化處理設(shè)備和相機(jī)、速拍儀的使用能夠?qū)n案數(shù)字化加工過程中的質(zhì)量有一定的保證。

當(dāng)實體檔案便于拆卷和恢復(fù)的情況下，應(yīng)選擇高速文檔掃描儀等設(shè)備，以確保數(shù)字化產(chǎn)品較高的質(zhì)量。

3 檔案數(shù)字化加工過程中安全問題

檔案數(shù)字化加工過程最為主要的便是安全性，無論在檔案信息載體安全性上能夠體現(xiàn)，在檔案安全傳輸上也能體現(xiàn)出安全性對檔案數(shù)字化過程的重要性。首先，載體安全指的是計算機(jī)系統(tǒng)，也就是軟件對信息的存儲功能安全和計算機(jī)影響對信息安全的影響。其次傳輸安全主要指的是網(wǎng)絡(luò)防御能力，也就是對黑客和病毒的防御能力，一旦發(fā)生黑客和病毒便會泄露信息，嚴(yán)重?fù)p害加工過程的整體效率。因此，信息安全是保障檔案數(shù)字化加工過程是否能按時完成、質(zhì)量完成的基礎(chǔ)。

針對這一現(xiàn)象，筆者認(rèn)為在檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)利用技術(shù)和手段設(shè)置密集的防御系統(tǒng)，加強(qiáng)訪問控制功能。增強(qiáng)安全意識，建立章程制度，明確個人責(zé)任，提高檔案安全保密工作的重視程度。加強(qiáng)檔案搬運(yùn)過程中安全管理機(jī)制，保障檔案的安全，設(shè)立監(jiān)控系統(tǒng)和防盜系統(tǒng)，設(shè)立監(jiān)督人員，保障檔案的絕對安全性。做好檔案掃描錢的準(zhǔn)備工作，合理使用數(shù)字化設(shè)備，保障原件的完好性。嚴(yán)格按照規(guī)范數(shù)字化加工場地進(jìn)行管理，工作人員必須持有有磁卡的工作牌才能進(jìn)入檔案室工作區(qū)域。嚴(yán)格把控數(shù)字化產(chǎn)品的驗收和收尾，設(shè)立專門人員進(jìn)行驗收，按照檔案整理-檔案掃描和圖像處理等步驟標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案數(shù)字化加工過程中需要考慮到方方面面，且需要成熟的管理制度和監(jiān)管制度，注意檔案數(shù)字化加工過程的安全、質(zhì)量和技術(shù)問題，為檔案數(shù)字化的實現(xiàn)打下堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[3]朱麗梅.檔案信息化建設(shè)的績效評價研究[D].華南理工大學(xué)，2014.

篇8

一、數(shù)字化中期：目錄優(yōu)先，注重源頭，確保質(zhì)量

1. 確保目錄數(shù)據(jù)庫的規(guī)范和完善

雖然檔案信息全文數(shù)字化是數(shù)字化工作的方向，但在全文檢索還無法大規(guī)模實現(xiàn)的今天，機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)仍是檔案檢索的主戰(zhàn)場，構(gòu)建規(guī)范和完善的目錄數(shù)據(jù)庫是檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的第一步。各學(xué)校應(yīng)首先補(bǔ)充完善案卷級與文件級機(jī)讀目錄，特別是辦學(xué)歷史悠久和館藏檔案數(shù)量大的學(xué)校；其次，應(yīng)檢查已有機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量和規(guī)范，目錄信息能否規(guī)范、準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容。

2. 重視電子文件的接收

電子文件的接收是減輕檔案數(shù)字化工作壓力的有效途徑，每推遲一年接收電子文件，就意味著以后要多花人才物力對其進(jìn)行數(shù)字化工作。目前，大部分學(xué)校都實現(xiàn)了校園辦公自動化，但都著重于文件資料的流轉(zhuǎn)利用，至于歸檔保存則是另一回事。因此，學(xué)校檔案部門應(yīng)主動與本單位信息部門商討，將檔案信息化管理納入校園信息化工程，以實現(xiàn)電子文件的網(wǎng)上傳輸和歸檔，對于還未實現(xiàn)校園一體化的單位，則應(yīng)要求在紙質(zhì)文件歸檔同時要求提交電子版。

3. 做好全文數(shù)字化檔案的校驗工作

全文數(shù)字化是一項工作量相當(dāng)龐大的工程，但學(xué)校專職檔案管理人員往往人數(shù)偏少，因而檔案全文數(shù)字化工作一般都委托給數(shù)字化處理專業(yè)公司來做。數(shù)字化專業(yè)公司常常是在短期內(nèi)加班加點完成委托的數(shù)字化處理任務(wù)，至使檔案管理人員無法逐個對圖像文件進(jìn)行校驗。因此，各學(xué)校在與數(shù)字化處理專業(yè)公司簽訂數(shù)字化處理技術(shù)委托合同時，應(yīng)明確寫明數(shù)字化處理的質(zhì)量要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢查方法以及質(zhì)量問題的解決辦法等。在實踐過程中，除了數(shù)字化專業(yè)公司指定專人負(fù)責(zé)數(shù)字化處理中的校驗工作，還應(yīng)安排檔案管理人員進(jìn)行抽樣校驗工作，校驗工作與專業(yè)公司數(shù)字化處理工作同步，做到隨掃隨校，發(fā)現(xiàn)錯誤，立即重掃，確保不會出現(xiàn)圖像歪斜、污點、大小不一等情況。

二、數(shù)字化后期：統(tǒng)籌兼顧，安全第一，講求實效

1. 統(tǒng)籌兼顧，保證數(shù)字化工作可持續(xù)

檔案數(shù)字化工作牽涉多個業(yè)務(wù)部門，只有統(tǒng)籌和兼顧好各種關(guān)系，數(shù)字化工作才能可持續(xù)。一是要善于共享、利用本校的軟硬件設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)資源，避免不必要的重復(fù)投資；二是要合理分配部門內(nèi)人員和技術(shù)，避免有限資源的不合理分配；三是要根據(jù)館藏實際情況配置適用的設(shè)備，避免不必要的高起點、高標(biāo)準(zhǔn)和盲目跟風(fēng)；四是要合理安排每年的工作進(jìn)度，避免不切實際、盲目樂觀地定數(shù)量、定進(jìn)度；五是要借檔案數(shù)字化之機(jī)，進(jìn)一步規(guī)范紙質(zhì)檔案管理，避免數(shù)字化檔案被隨意訪問、篡改、復(fù)制等破壞檔案原始憑證性和真實性所帶來的嚴(yán)重后果。

2. 確保數(shù)字化工作的安全

首先，檔案數(shù)字化過程中要大量利用檔案實體，因而應(yīng)加強(qiáng)檔案實體流通過程的監(jiān)控，保證檔案實體不丟失、不損壞，確保絕對安全；其次，要選擇安全的檔案信息存儲設(shè)備。數(shù)字檔案信息能否長期存取與存儲介質(zhì)息息相關(guān)，一旦存儲介質(zhì)受損，其數(shù)據(jù)也將不復(fù)存在。因此，應(yīng)選擇優(yōu)質(zhì)、安全的存儲介質(zhì)來確保數(shù)字檔案信息的安全，如光盤、移動硬盤、服務(wù)器等。再次，要做好檔案信息備份。數(shù)字化處理的檔案信息應(yīng)備份兩套以上，其中原件封存保管，復(fù)件用于對外查閱利用和異地保存，同時做好原件與復(fù)件數(shù)據(jù)的比對校驗工作，確保備份信息可讀、可還原，并做好數(shù)據(jù)信息備份時的登記工作。最后，應(yīng)做好信息數(shù)據(jù)庫的日常維護(hù)，以防止數(shù)據(jù)的丟失、破壞、更改、非法下載復(fù)制、病毒侵襲、系統(tǒng)崩潰、硬件損壞等不安全因素。

篇9

人事檔案信息數(shù)字化管理是適應(yīng)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)發(fā)展的表現(xiàn)，對于提高人事檔案的管理水平和質(zhì)量有著重要意義。然而，當(dāng)前的人事檔案信息數(shù)字化管理在安全性、技術(shù)和人員素質(zhì)等方面還存在較為嚴(yán)重的問題，嚴(yán)重影響人事檔案信息數(shù)字化管理的效果基于此，詳細(xì)分析人事檔案信息數(shù)字化管理中出現(xiàn)的問題，并提出若干對策。

關(guān)鍵詞：

人事檔案信息；數(shù)字化管理；

人事檔案記載著人的生平，包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌等，對人事檔案進(jìn)行合理管理可以有效保證信息資料的完整性。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式為手工管理，為了做好一份人事檔案資料，管理人員常常需要花費(fèi)大量時間進(jìn)行資料收集，期間還要做好各種記錄工作。這樣的人事檔案管理工作效率較低，且不利于紙質(zhì)資料的保存。現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為人事檔案管理提供了新的管理方式，即人事檔案信息數(shù)字化管理。人事檔案信息數(shù)字化管理是以信息技術(shù)為核心的檔案管理，對于提高人事檔案管理的工作效率有著重要意義。然而，目前我國的人事檔案信息數(shù)字化管理仍然面臨不少問題，阻礙了我國人事檔案的進(jìn)程。

一、人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題

1.計算機(jī)環(huán)境和技術(shù)問題。

人事檔案信息數(shù)字化管理對計算機(jī)核心技術(shù)的依賴性較高。首先，要加強(qiáng)對人事檔案信息的環(huán)境管理。信息技術(shù)和計算機(jī)軟件對外部環(huán)境有一定要求。如空氣濕度不能太過，否則易產(chǎn)生漏電現(xiàn)象，拷貝資料用的U盤容易受灰塵等影響，有可能造成無法讀取數(shù)據(jù)的后果等。其次，科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代的速度非常快，計算機(jī)軟件必將經(jīng)常更新。然而軟件技術(shù)的更新卻有可能與硬件設(shè)施不匹配，從而導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)的流失，不利于人事檔案管理。

2.信息安全性問題。

信息技術(shù)的安全性問題一直存在于發(fā)展中。自科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展以來，衍生出了各種安全問題，如網(wǎng)絡(luò)黑客、計算機(jī)病毒、惡性插件等。這些計算機(jī)技術(shù)問題都會使計算機(jī)上的數(shù)據(jù)信息泄露或被竊取，不利于保障人事檔案資料的保密性。當(dāng)然，人事檔案信息數(shù)字化管理中的信息安全問題與人員的安全管理意識也相關(guān)。人事檔案管理人員只看到數(shù)字化管理對工作效率的提高，卻忽略了對信息管理的重視，導(dǎo)致人事檔案信息數(shù)字化未得到妥善的信息安全管理。

3.檔案信息數(shù)字化管理人員的素質(zhì)低。

人事檔案信息數(shù)字化管理對管理人員有三方面的要求：專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能以及計算機(jī)操作技能。與傳統(tǒng)的人事檔案管理相比，第三項要求是現(xiàn)在的管理人員普遍缺乏的技能，而新時期人事檔案的管理工作相關(guān)的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)知識也產(chǎn)生了相應(yīng)變化。然而，就總體情況而言，管理人員的素質(zhì)并未隨著新型管理方式的發(fā)展而提高，我國現(xiàn)階段的人事檔案信息數(shù)字化管理人員的素質(zhì)仍然有待提高。

二、人事檔案信息數(shù)字化管理對策

1.建立適當(dāng)?shù)娜耸聶n案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)。

人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)由計算機(jī)硬件設(shè)施和軟件組成，硬件和軟件的匹配度高才能促使操作系統(tǒng)更加完整。因此，在對人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇時要充分考慮到各方面因素，主要包括以下幾點。第一，選擇該操作系統(tǒng)時，計算機(jī)中原有的數(shù)據(jù)和信息是否會被刪除。計算機(jī)操作系統(tǒng)的不同很有可能改變信息的格式等，使數(shù)據(jù)無法讀出或者缺損。為防止這類情況發(fā)生，必須充分考慮數(shù)據(jù)是否會缺失等問題。第二，該操作系統(tǒng)本身是否具有安全性，是否有自帶的惡意插件或病毒以及對信息的保密程度如何等。對存有安全隱患的軟件和系統(tǒng)堅決不予考慮，否則將會導(dǎo)致本計算機(jī)數(shù)據(jù)的流失，且選擇的操作系統(tǒng)應(yīng)該對信息具有較強(qiáng)的保密性，使人事檔案信息不易被復(fù)制和盜用。

2.提高人事檔案信息數(shù)字化管理人員的整體素質(zhì)。

有關(guān)部門應(yīng)該通過加強(qiáng)培訓(xùn)的方式提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，培訓(xùn)內(nèi)容包括新時期人事檔案管理的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能以及計算機(jī)操作技能。計算機(jī)技能培訓(xùn)應(yīng)該是培訓(xùn)的重中之重，要求管理人員必須通過培訓(xùn)切實掌握扎實的應(yīng)用計算機(jī)的能力。為提高培訓(xùn)的效果，相關(guān)部門可以采用實踐操作的方式對信息管理人員進(jìn)行考核。有效的培訓(xùn)活動能夠為人事檔案信息數(shù)字化管理培養(yǎng)出優(yōu)秀的人才隊伍。其次，培訓(xùn)過程中要著重提高人事檔案信息數(shù)字化管理人員對信息安全的重視，使人事檔案信息數(shù)字化管理人員認(rèn)識到信息安全對人事檔案管理工作的重要性，要求管理人員在實際操作中能夠自覺防范網(wǎng)絡(luò)病毒，保障信息管理的安全。

三、結(jié)語

人事檔案信息數(shù)字化管理目前存在的主要問題為計算機(jī)環(huán)境要求更加嚴(yán)密，計算機(jī)軟件和硬件更新?lián)Q代的速度快、信息安全收到威脅以及管理人員素質(zhì)有待提高。人事檔案信息數(shù)字化管理能夠有效減少人事檔案管理工作的時間，提高檔案管理的質(zhì)量，必須予以重視，選取適當(dāng)?shù)娜耸聶n案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)并通過培訓(xùn)提高管理人員的綜合素質(zhì)，為人事檔案信息數(shù)字化管理提供優(yōu)秀的人才隊伍，促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。

作者：黃金勇 單位：國家新聞出版廣電總局七〇五五甲臺

參考文獻(xiàn)

[1]周軍.人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題與對策[J].襄樊職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2011(2)：138-140.

篇10

[關(guān)鍵詞]檔案信息 數(shù)字化 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

中圖分類號：N9211 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）13-0314-01

一、檔案數(shù)字化的概念

數(shù)字化本質(zhì)就是將人們感受到的信息抽象為可以度量的用符號表達(dá)的數(shù)字、數(shù)據(jù)，再將這些數(shù)字、數(shù)據(jù)按照一定的數(shù)字化模型轉(zhuǎn)換為一系列計算機(jī)可以識別的二進(jìn)制代碼，從而可以通過計算機(jī)對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的處理、儲存、傳輸，這就是數(shù)字化的基本過程。檔案數(shù)字化無疑就是將存儲于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，在信息化技術(shù)日益發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化也隨之迅速發(fā)展起來。事實上，各種原始的檔案資料數(shù)字化具有技術(shù)的可行性，在我們描述信息的二進(jìn)制序列過程中，無論采樣的頻率有多高，總是存在于實際事物的差別。

檔案是人們處理事務(wù)過程中遺留下來的副產(chǎn)品，它使人們進(jìn)行社會實踐活動附帶的產(chǎn)物，或者它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果。盡管不能機(jī)械地理解原始性的含義，但是毫無疑問檔案的歷史性、真實性是其本質(zhì)屬性。

檔案信息數(shù)字化的工程不能成為一種時尚，而要在保證檔案基本屬性的情況下借助于現(xiàn)代信息技術(shù)擴(kuò)展其作用范圍，提高其效率。因此需要從檔案的特點、成本、效益等方面綜合考慮，確定出數(shù)字化與非數(shù)字化的界限，按照科學(xué)合理的方案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。

二、檔案管理數(shù)字化的目標(biāo)

檔案有兩種基本價值，一種是歷史憑證價值，從檔案的基本屬性和檔案的內(nèi)容、形式、特征看，檔案是真實可靠的，具有法律效力；另一種是情報信息價值，從檔案的信息存儲和所反映的內(nèi)容來看，檔案信息可供各項工作借鑒、參考。由此可見檔案管理的主要價值體現(xiàn)在真實的憑證作用方面，而對效率要求相對處于較次要的地位。

對現(xiàn)實中的信息完全數(shù)字化的優(yōu)勢，在于其強(qiáng)大的計算機(jī)處理能力、高效的查詢功能及信息管理與共享能力，在效率優(yōu)先的前提下數(shù)字化是必須的工作。而對檔案的數(shù)字化處理必須結(jié)合其檔案利用的特點與數(shù)字化的優(yōu)勢，找出一個最好的結(jié)合點。

因此，我個人認(rèn)為檔案管理信息化的目標(biāo)是在保證檔案原始憑證性、真實性、安全性的前提下，利用數(shù)字化的優(yōu)勢，提高其管理、查詢與傳輸效率，擴(kuò)展其服務(wù)功能特別是數(shù)據(jù)挖掘功能。

三、檔案管理的數(shù)字化現(xiàn)狀與問題研究

現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)大部分基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了檔案的編目、檢索、統(tǒng)計、出借等日常管理，其本質(zhì)是在原有的檔案管理體系上附加了計算機(jī)軟件，這在一定程度上提高了檔案管理工作的效率。但就當(dāng)前現(xiàn)狀而言，檔案管理數(shù)字化工作面臨著一些問題。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案管理數(shù)字化的界限問題

檔案中哪些內(nèi)容數(shù)字化、哪些內(nèi)容以原始的內(nèi)容保存或者二者都進(jìn)行，都不能十分明確，極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設(shè)備將其內(nèi)容全部數(shù)字化。

2、檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)問題

檔案信息數(shù)字化無相關(guān)電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，不同檔案部門數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)格式不統(tǒng)一，盡管可以通過大量元數(shù)據(jù)來克服這樣不一致的問題，但不利于網(wǎng)絡(luò)條件下的檔案信息的高效率共享。

3、檔案數(shù)字化信息的管理問題

工作不協(xié)調(diào)，數(shù)字化過程與對數(shù)字化信息的管理不能同步進(jìn)行，所有原始材料的數(shù)字化雖然技術(shù)上容易實現(xiàn)，但是對于較大型的檔案管理部門數(shù)字化將是漫長的工作，即使完全數(shù)字化了，將會涉及大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的檢索、轉(zhuǎn)存及管理。如果相應(yīng)的檢索和驗證管理軟件跟不上的話會使問題復(fù)雜化，許多前期工作將會前功盡棄。

4.檔案數(shù)字化信息的安全性問題

數(shù)字化后的電子信息安全性與可靠性問題十分突出，如何保證數(shù)字化后的信息不被隨意訪問、篡改、復(fù)制是一個十分復(fù)雜的問題。要解決這樣的安全問題，需要利用計算機(jī)數(shù)據(jù)安全技術(shù)，單從技術(shù)特征來說要解決的問題是數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性，涉及的技術(shù)包括數(shù)據(jù)加密與數(shù)字水印。檔案信息是需要長期保存的，這將導(dǎo)致加密密鑰的管理變的十分困難，因為密鑰安全性不僅在于計算的復(fù)雜性，而且還在于不斷更新，而數(shù)字水印技術(shù)在一定程度上必然導(dǎo)致原始數(shù)字信息的失真，從而進(jìn)一步破壞檔案的原始憑證。

以上數(shù)字化過程中，如何平衡各個影響因素，需要我們仔細(xì)分析，事實上，以上所有問題都是由界限不清晰帶來的，即所有檔案材料中，哪些部分?jǐn)?shù)字化、哪些內(nèi)容不數(shù)字化不是十分明確。

四、檔案管理的數(shù)字化界限劃分

如果從檔案管理的主要作用來分析，既然是用來作為憑證的，其效率要求相對來說較低。對所要求的憑證信息在一日內(nèi)一般都能查詢確定，就目前的管理體系來說完全能夠達(dá)到其所要求的效率。因此，數(shù)字化的作用在于提高利用效率的同時，擴(kuò)展原有檔案信息的利用價值，即除了其憑證功能外擴(kuò)展其分析價值，通過對以前檔案資料的統(tǒng)計分析及信息挖掘為決策未來提供必要的支持

在實現(xiàn)了對檔案的目錄、案卷、出借、查詢、統(tǒng)計等基本外延信息計算機(jī)管理的基礎(chǔ)上，我們可以將進(jìn)一步的檔案內(nèi)容數(shù)字化按照需求分為兩種，一種是以方便管理應(yīng)用為主要需求的數(shù)字化工程，一種是以分析應(yīng)用為主要需求的數(shù)字化工程。對于大部分單位的檔案管理來說，前者不具有普遍性，因此通過分析我們知道，從應(yīng)用的角度分析其所帶來的好處只是檢索速度的提高與信息共享的方便，但是，以上均不是檔案管理信息主要利用價值的體現(xiàn)，因為其存儲、檢索與安全維護(hù)的代價是巨大的，況且對大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的管理與應(yīng)用會增加檔案利用的復(fù)雜性，從成本利益及安全角度考慮也是不科學(xué)的。

所以，以分析應(yīng)用為主的數(shù)字化實現(xiàn)才是最佳的選擇，它可以在保證檔案管理最基本特征及利用價值的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代信息技術(shù)擴(kuò)展其利用價值，通過對其以前的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，從而為決策分析提供服務(wù)。在此前提下應(yīng)該建立檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉庫、原始檔案材料三級管理與應(yīng)用模式。

1.檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)是對檔案材料存在與利用信息的數(shù)字化及管理系統(tǒng)，具體數(shù)字化及管理的內(nèi)容主要包括：檔案的實物存儲位置信息、屬性信息、審核信息、出借利用信息、統(tǒng)計信息等。

2、數(shù)據(jù)倉庫

與事務(wù)處理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不同，數(shù)據(jù)倉庫是從多個數(shù)據(jù)源中收集的一個信息倉儲，是整合的、主題導(dǎo)向的、長期積累的且內(nèi)容不頻繁更換的數(shù)據(jù)集合。采用數(shù)據(jù)倉庫的技術(shù)，將來源于不同檔案部門管理信息的信息資源復(fù)制集中到一個數(shù)據(jù)庫中，形成一個資源信息中心。

由于數(shù)據(jù)倉庫不常被修改，也不用于通常的事務(wù)處理，只是用于查詢、數(shù)據(jù)挖掘、分析，因此其一定程度的數(shù)據(jù)冗余是允許的。另外，數(shù)據(jù)倉庫的特性也是符合檔案管理的基本應(yīng)用要求的。

基于數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)的單向流動保證了數(shù)據(jù)的安全性，分布于各個檔案部門的數(shù)據(jù)單向地轉(zhuǎn)儲到數(shù)據(jù)倉庫中可以在兩方面保證數(shù)據(jù)的安全性，即使從數(shù)據(jù)共享的角度來看，作為數(shù)據(jù)倉庫的用戶來說，本質(zhì)上只有只讀權(quán)限，堵塞了數(shù)據(jù)的安全漏洞。

建立數(shù)據(jù)倉庫時，數(shù)字化的內(nèi)容并不需要所有的原始檔案材料，而可以是能反映原始檔案信息內(nèi)容與作用的摘要信息。它既能夠作為查詢與信息共享的數(shù)據(jù)源，又可以作為數(shù)據(jù)挖掘從而進(jìn)行決策分析的數(shù)據(jù)源。