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篇1

近年，紹興市檔案局(館)在市委、市政府的支持下，創(chuàng)造性地實施“市級數(shù)字檔案館室一體化及安全管理”建設(shè)項目(以下簡稱“數(shù)字檔案館室一體化”項目)，即以紹興市檔案局(館)為主體，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，將市檔案館館藏檔案和對國家、社會具有保存價值的市級機關(guān)、企事業(yè)單位室藏檔案集中進行數(shù)字化處理，并將數(shù)字檔案進行館室交換、登記備份等安全管理的一項基礎(chǔ)性信息化建設(shè)項目。

一、實施“數(shù)字檔案館室一體化”項目的基本背景

(一)加強軟硬件建設(shè)，全面落實設(shè)施和人才保障

1.主動爭取政府支持，共創(chuàng)數(shù)字檔案室建設(shè)優(yōu)良的軟硬件環(huán)境。一直以來，紹興市檔案局積極爭取將檔案信息化建設(shè)納入政府電子政務(wù)和信息化建設(shè)規(guī)劃，并統(tǒng)一實施。隨著信息化建設(shè)的全面推進，市政府投入大量資金，建設(shè)了較為完備的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、信息化加工等硬件設(shè)備和配套設(shè)施等，創(chuàng)造了較好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為檔案信息化提供了較好的硬件保障。為使數(shù)字檔案室建設(shè)有一個統(tǒng)一可靠的檔案管理系統(tǒng)，早在2004年，紹興市檔案局主動與市政府信息中心密切協(xié)作，共同開發(fā)了作為市政府統(tǒng)一的辦公自動化系統(tǒng)―_紹興市協(xié)同辦公系統(tǒng)組成部分的檔案管理系統(tǒng)，并不斷完善升級。此系統(tǒng)可以實現(xiàn)市級部門單位產(chǎn)生的電子文件從產(chǎn)生、交換、歸檔、整理、移交到數(shù)據(jù)中心存儲、利用、進館的網(wǎng)絡(luò)化集成化管理。2006年年底，該系統(tǒng)通過國家檔案局組織的科研項目驗收，目前已在市級機關(guān)72家部門(單位)使用。

2.加強培訓，全面提升檔案隊伍信息化素質(zhì)。多年來，紹興市檔案局將提高檔案人員的信息化水平作為加強檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性內(nèi)容，每年有計劃、有步驟地組織各類檔案信息化業(yè)務(wù)培訓。特別是2005年以來，全面實施檔案網(wǎng)上年檢，主動加壓，不斷創(chuàng)造檔案人員信息化工作的實踐鍛煉機會。通過網(wǎng)上年檢，有效地實施了檔案工作行政監(jiān)管，提升了機關(guān)企事業(yè)單位檔案人員信息化技能，加強了機關(guān)企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。

(二)以標準規(guī)范和典型引路，全面務(wù)實數(shù)字檔案室建設(shè)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

1.開拓創(chuàng)新，形成統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標準規(guī)范。紹興市檔案局(館)在調(diào)研的基礎(chǔ)上，先后制定了《紹興市市直機關(guān)、企事業(yè)單位檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》、《紹興市數(shù)碼照片檔案管理暫行辦法》、《紹興市市直機關(guān)單位檔案網(wǎng)上年檢辦法(試行)》等一批檔案信息化建設(shè)規(guī)范，建立了一套較為完善的信息化操作流程以及信息數(shù)據(jù)格式、存儲、保管、利用等技術(shù)性標準。2009年5月，在全省率先出臺《紹興市直機關(guān)、企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)標準》，對管理體制、設(shè)備設(shè)施、數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)字化、開發(fā)利用以及數(shù)字檔案登記備份做出了全面的具體規(guī)定，可操作性強，從而使數(shù)字檔案室建設(shè)走上科學規(guī)范、有章可循的軌道。

2.精心指導，成功創(chuàng)建一批可供示范的數(shù)字檔案室。數(shù)字檔案室建設(shè)基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化和電子文件檔案化三個方面。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是指建成室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、音像檔案、照片檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，電子文件檔案化是將本單位在辦公自動化系統(tǒng)上運行的電子文件導人到檔案管理系統(tǒng)進行歸檔，實現(xiàn)規(guī)范化管理。紹興市數(shù)字檔案室建設(shè)起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直機關(guān)、企事業(yè)單位檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)任務(wù)。近年來，紹興市檔案局在試點的基礎(chǔ)上，成功創(chuàng)建了一批示范數(shù)字檔案室。鑒于數(shù)字檔案室建設(shè)的復雜性，紹興市檔案局在工作中對照標準，穩(wěn)扎穩(wěn)打，力求管理體制、設(shè)備設(shè)施、數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)字化、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)全面推進，成熟一個驗收一個。2008－2010年連續(xù)三年，在紹興市委、市政府組織召開的全市檔案工作會議上，每年都確定一家先進單位介紹數(shù)字檔案室建設(shè)的經(jīng)驗。

(三)勇于探索創(chuàng)新，高標準推進數(shù)字檔案館建設(shè)

1.加強檔案館基礎(chǔ)平臺建設(shè)，創(chuàng)造良好的服務(wù)環(huán)境。2008年7月，占地43.5畝，建筑面積21477平方米，總投資1.0562億元的市檔案館新館勝利竣工。搬入新館以后，作為國家檔案局確定的地(市)級數(shù)字檔案館建設(shè)試點單位，紹興市檔案館按照國家檔案局的指導意見，對業(yè)已建成的數(shù)字檔案館進行系統(tǒng)分析，查找薄弱環(huán)節(jié)，合力組織攻關(guān)，以檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)為重點，全面推進目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，聯(lián)合開發(fā)檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)軟件。這是一個集檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用、編研為一體的檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)用兩年來，檔案館綜合業(yè)務(wù)做到了流程化、規(guī)范化管理，極大地提高了局(館)機關(guān)的運行效率，初步實現(xiàn)了局(館)綜合業(yè)務(wù)運行規(guī)范化、管理科學化、服務(wù)利用現(xiàn)代化。2009年11月份該項目通過了國家檔案局技術(shù)部組織的驗收。

2.加快數(shù)字化步伐，優(yōu)化完善數(shù)字檔案館建設(shè)。紹興市數(shù)字檔案館建設(shè)起步較早。搬入新館后，紹興市檔案館依托綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，優(yōu)化了儲存和利用服務(wù)功能，加快了館藏檔案的數(shù)字化步伐。目前，市檔案館已建成目錄數(shù)據(jù)共306萬條，全文掃描共141萬件781萬頁，專題數(shù)據(jù)庫共10個。形成了一整套數(shù)字檔案館工作規(guī)范。2009年12月，在國家檔案局召開“全國數(shù)字檔案館建設(shè)方案制定及應(yīng)用推廣”項目驗收會上，紹興市檔案局(館)作了經(jīng)驗介紹。

二、“數(shù)字檔案館室一體化”的初步實踐

2009年上半年，紹興市檔案局在全面調(diào)查的基礎(chǔ)上，形成了翔實的調(diào)研報告(以下簡稱報告)。報告建議市級各部門(單位)的檔案數(shù)字化工作，原則上由市檔案局集中統(tǒng)一安排，所需經(jīng)費由市財政統(tǒng)一解決，各相關(guān)部門(單位)不再自行承擔檔案數(shù)字化工作。報告提出，集中開展市級部門(單位)檔案數(shù)字化工作，有利于加快推進數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，有利于確保數(shù)字化工作質(zhì)量以及安全管理，有利于實現(xiàn)檔案數(shù)字化設(shè)備設(shè)施的整合，有利于集約使用財政資金。

報告在報送市委、市政府有關(guān)領(lǐng)導后，引起重視。2010年2月，紹興市

發(fā)改委批復，同意以市檔案局(館)為主體，實施“數(shù)字檔案館室一體化及安全管理”建設(shè)項目，項目總投資1685萬元，建設(shè)資金由市財政安排。實施期限為2010－2012年。主要建設(shè)內(nèi)容包括：1.數(shù)字檔案館室一體化建設(shè)；2.檔案館館藏檔案數(shù)字化處理；3.館、室藏數(shù)字化數(shù)據(jù)容災(zāi)備份系統(tǒng)建設(shè)；4.網(wǎng)建設(shè)；5.電子數(shù)據(jù)登記備份建設(shè)。

與此同時，配合“數(shù)字檔案館室一體化”項目的實施，紹興市委、市政府“兩辦”轉(zhuǎn)發(fā)市檔案局關(guān)于《紹興市直部門、單位2010－2012年數(shù)字檔案室建設(shè)工作計劃》，對市直133個機關(guān)部門(單位)的數(shù)字檔案室建設(shè)做出具體安排，其中2010年列入計劃的有33個單位。為確保計劃完成，市委、市政府還將數(shù)字檔案室建設(shè)及登記備份工作列入今年對市級機關(guān)部門崗位目標責任制的考核內(nèi)容，首批10多個部門(單位)檔案的集中數(shù)字化工作已經(jīng)開展。

在數(shù)字化工作過程中，紹興市檔案局(館)特別注重加工質(zhì)量，明確要求數(shù)字化成果既要符合機關(guān)企事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)要求，也要符合檔案館業(yè)務(wù)標準，以實現(xiàn)館室之間的有效銜接與共享。為此，市檔案局定期召開局(館)監(jiān)督指導處、技術(shù)處和保管利用處相關(guān)人員以及項目經(jīng)理參加的工作例會，及時研究、統(tǒng)一有關(guān)業(yè)務(wù)要求與標準，制定了一整套有效的工作流程和規(guī)章制度，從而形成齊抓共管的工作機制，確保了項目的順利進展。預(yù)計整個項目完成后，不僅市級部門(單位)的數(shù)字檔案室全面推進，紹興市數(shù)字檔案館建設(shè)水平也將大大得到提升，其中全文數(shù)據(jù)庫總量將會達到4500~頁?？梢赃@樣說，實施“數(shù)字檔案館室一體化”項目，是紹興市檔案信息化建設(shè)推進中的工作機制創(chuàng)新，也是構(gòu)建區(qū)域性公共檔案信息資源管理和服務(wù)總平臺的有效路徑。

三、實施“數(shù)宇檔案館室一體化”項目的認識與思考

以實施“數(shù)字檔案館室一體化”項目為重要載體，紹興市確定全市“十二五”檔案信息化建設(shè)的總體目標是，市直133個部門(單位)以及檔案工作目標管理已通過省級認定的市直企事業(yè)單位，在2012年底前全面完成數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)；縣(市、區(qū))80％以上的機關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)和國有企事業(yè)單位在“十二五”末完成數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)。與數(shù)字檔案室建設(shè)同步，全面實施電子文件與數(shù)字檔案登記備份。市、縣兩級檔案館在2012年前全面建成數(shù)字檔案館，實現(xiàn)數(shù)字檔案遠程服務(wù)功能，并根據(jù)國家容災(zāi)要求，建立館際間異地備份庫。通過三年時間努力，紹興市檔案館真正建成紹興市級電子文件和數(shù)字檔案的安全保管、交換共享和登記備份中心。

筆者認為，這是一個積極又穩(wěn)妥的目標，經(jīng)過努力是能夠?qū)崿F(xiàn)的。尤其是“數(shù)字檔案館室一體化”項目的實施，為數(shù)字檔案館建設(shè)水平的進一步提高和市級部門(單位)數(shù)字檔案室建設(shè)的全面完成提供了保障。

(一)全面實現(xiàn)館室數(shù)字檔案業(yè)務(wù)銜接，為檔案館室建設(shè)奠定業(yè)務(wù)和技術(shù)基礎(chǔ)

據(jù)初步統(tǒng)計，市直部門、單位僅需要掃描的紙質(zhì)檔案就達到3721萬頁。此外，還有32312張照片、3110盒錄像(音)帶需要數(shù)字化。這些部門與單位絕大多數(shù)屬于進館單位，室藏檔案遲早都要接收進市檔案館。如何避免檔案數(shù)字化工作“兩張皮”，既達到市級部門(單位)數(shù)字檔案室自身建設(shè)的要求，同時又滿足數(shù)字檔案館建設(shè)的各項業(yè)務(wù)需求，以避免重復勞動，這是一個新課題。因此，解決館室有關(guān)業(yè)務(wù)問題的銜接，特別是解決檔號對接、案卷級和文件級條目的完善、案卷質(zhì)量的統(tǒng)一等業(yè)務(wù)問題成為實施數(shù)字檔案館室一體化項目的重要內(nèi)容，或者說是數(shù)字檔案館、室建設(shè)共同面I臨的任務(wù)。當然，引導和規(guī)范檔案數(shù)字化工作并有序管理，確保數(shù)字檔案的完整、系統(tǒng)、安全、真實、有效，更是實施館室一體化項目的應(yīng)有之義。檔案數(shù)字化工作的成果――數(shù)字檔案，既是數(shù)字檔案室的主體，也將直接成為數(shù)字檔案館的主要源頭。自2010年起，各機關(guān)單位向紹興市檔案館移交實體檔案，原則上同時移交對應(yīng)的電子文件與數(shù)字檔案。這將從根本上解決實體檔案接收――檔案數(shù)字化，再接收――再數(shù)字化這樣一種傳統(tǒng)數(shù)字檔案館建設(shè)的模式，從而促使數(shù)字檔案館建設(shè)走上可持續(xù)的良性發(fā)展軌道。

(二)加快推進數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，為全面實施檔案登記備份奠定物質(zhì)基礎(chǔ)

縣級以上檔案行政管理部門和同級國家綜合檔案館對本行政區(qū)域內(nèi)具有重要保存價值的電子文件和數(shù)字檔案進行登記認證和數(shù)據(jù)備份，是新形勢下浙江省確保檔案安全與整合檔案信息資源的創(chuàng)新之舉。筆者認為，數(shù)字檔案室建設(shè)與檔案登記備份工作關(guān)系緊密，數(shù)字檔案室建設(shè)為檔案登記備份提供物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案登記備份工作又反過來促進數(shù)字檔案室建設(shè)。數(shù)字檔案即檔案數(shù)字化成果，是檔案登記備份的主要數(shù)據(jù)形式之一。紹興市出臺的數(shù)字檔案室建設(shè)業(yè)務(wù)標準規(guī)定，數(shù)字檔案室建成后，目錄數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)字化成果應(yīng)制作三套備份，其中兩套在本單位保存(一套聯(lián)機，一套脫機)，一套在市檔案局(館)登記備份。現(xiàn)已有一批機關(guān)單位的數(shù)字檔案實施登記備份。目前，結(jié)合“數(shù)字檔案館室一體化”項目，市檔案登記備份中心建設(shè)所需的各種軟硬件設(shè)備設(shè)施正在陸續(xù)到位，下一步擬爭取科技立項，研制登記備份中心平臺建設(shè)所需要的系統(tǒng)軟件，同時，爭取市政府信息中心支持，對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)升級完善，實現(xiàn)市級各部門(單位)電子文件和數(shù)字檔案向市檔案館的在線實時傳輸。

顯然，隨著“數(shù)字檔案館室一體化”項目的成功實施和數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)的全面完成，電子文件與數(shù)字檔案登記備份工作也將在紹興得到全面推進。

(三)實施雙向備份，共創(chuàng)雙贏格局，為實現(xiàn)檔案信息資源整合與共享開辟新的有效途徑

紹興市委、市政府要求，各部門、單位數(shù)字檔案室建成后，其電子文件和數(shù)字檔案及時在市檔案局(館)登記備份，同時市檔案館提供館藏對應(yīng)全宗數(shù)據(jù)庫一套給所在單位，以方便利用。這樣做，必將進一步調(diào)動機關(guān)、企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)以及檔案進館的積極性，更好地實現(xiàn)檔案信息資源共建共享、互聯(lián)互通。無論是市級部門、單位將數(shù)字化成果向市檔案局(館)進行移交和備份，還是市檔案館將館藏數(shù)字檔案復制對應(yīng)進館單位，都將使對方極大地擁有館(或室)藏檔案的電子數(shù)據(jù)。由于這種整合不是類似接收實物檔案那種占有式的整合，而是合作式的、以資源共享為目的的整合，既不是你吃掉我，也不是我吃掉你，從而實現(xiàn)真正意義上的雙贏或共贏。通過增加檔案信息資源，在更大范圍提供利用，極大地方便相關(guān)單位乃至全社會檔案信息資源的利用。同時，登記備份的主要目的之一是，確保數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全。這也是確保數(shù)字檔案絕對安全的最后一道屏障。應(yīng)當說，這是一件利國利民的好事情，必將得到大多數(shù)單位的理解和支持。