導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理實(shí)踐報(bào)告，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

高校檔案記載著高校的發(fā)展歷史、教學(xué)活動(dòng)、人才培養(yǎng)計(jì)劃以及科研成果，由于自身工作的特殊性，這些檔案內(nèi)容具有十分重要的學(xué)術(shù)研究?jī)r(jià)值，無論是對(duì)高校，還是社會(huì)發(fā)展都具有重要的促進(jìn)作用。檔案質(zhì)量管理工作開展中，主要是指檔案管理人員運(yùn)用科學(xué)手段和專業(yè)技術(shù)，形成完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，確保檔案管理工作質(zhì)量。檔案質(zhì)量管理工作核心內(nèi)容主要是在檔案管理工作基礎(chǔ)上，進(jìn)一步為高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。由此看來，加強(qiáng)高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)研究是十分有必要的，對(duì)于后續(xù)理論研究和實(shí)踐工作開展具有一定參考價(jià)值。

一、高校檔案管理質(zhì)量現(xiàn)狀

檔案工作作為高校日常管理工作中重要內(nèi)容，檔案管理工作質(zhì)量高低直接影響到高校日常教育事務(wù)的開展，而構(gòu)建完善的檔案質(zhì)量管理體系涉及內(nèi)容較廣，是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，需要工人員綜合能力、服務(wù)意識(shí)、制度完善和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等多個(gè)方面提供保障。但是就當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀來看，其中仍然存在一系列問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.檔案管理工作認(rèn)知存在局限

就檔案管理工作認(rèn)知角度來看，存在十分明顯的局限性。多數(shù)人對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知停留在資料整理，是一項(xiàng)十分枯燥、乏味的工作，沒有什么發(fā)展前途，這就導(dǎo)致很多檔案管理人員對(duì)工作的敷衍了事，責(zé)任意識(shí)欠缺，難以全身心投入工作中，嚴(yán)重影響到檔案管理工作質(zhì)量。

2.檔案管理工作不規(guī)范

檔案管理工作開展中，無論是資料搜集和管理工作，還是借閱制度都存在明顯的缺陷和不足，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是由于高校對(duì)于檔案管理工作重視程度不高，實(shí)際工作開展中未能更加規(guī)范的開展，檔案的分類存放和借閱都存在著明顯的缺陷，很容易造成檔案資料的丟失和損壞。檔案資料在借閱過程中，受到領(lǐng)導(dǎo)干部的影響尤為嚴(yán)重，很多領(lǐng)導(dǎo)說一句話就會(huì)影響到檔案管理工作正常開展，無法遵循檔案借閱流程進(jìn)行[1]。

3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后

就檔案管理工作現(xiàn)狀來看，傳統(tǒng)的管理工作模式已經(jīng)無法滿足實(shí)際工作需求，迫切的需要對(duì)管理理念、管理內(nèi)容和管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，應(yīng)用更多現(xiàn)代化管理技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。諸如，在檔案管理工作中計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備和溫度調(diào)控設(shè)備的應(yīng)用，均是當(dāng)前檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必備品。但是由于高校長(zhǎng)期對(duì)檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度不足，存在明顯的缺陷和不足，嚴(yán)重影響到檔案管理工作有序開展。

4.檔案管理獎(jiǎng)懲體系不完善

檔案管理工作開展中，如何能夠?yàn)楣芾砉ぷ髻|(zhì)量提供更堅(jiān)實(shí)的保障，管理工作人員在其中所起到的作用是尤為突出的。這就需要完善的約束機(jī)制，促使管理人員能夠有序開展工作，提升檔案管理工作質(zhì)量[2]。對(duì)于表現(xiàn)良好的檔案管理人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，工作敷衍了事的人員則給予嚴(yán)厲懲罰，以此來調(diào)動(dòng)員工工作積極性，提升檔案管理工作質(zhì)量。

二、高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)對(duì)策

1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，營(yíng)造良好的工作氛圍

高校檔案質(zhì)量管理工作開展中，主要是檔案管理工作人員積極參與其中，運(yùn)用科學(xué)合理的管理方法，充分發(fā)揮檔案管理的作用，有針對(duì)性的建立一套完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，確保檔案管理工作能夠有效落實(shí)到實(shí)處，提升管理質(zhì)量。基于此，首先，應(yīng)該號(hào)召檔案管理部門所有領(lǐng)導(dǎo)干部、工作人員的積極參與，實(shí)現(xiàn)全方位的配合，根據(jù)相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，確保檔案資料能夠及時(shí)歸檔，提升檔案管理質(zhì)量[3]。其次，對(duì)檔案管理全方位監(jiān)控。高校建立完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，加強(qiáng)工作監(jiān)督是尤為必要的，并且貫穿于檔案資料的收集、整理、審核、分類以及使用等全過程，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作問題，及時(shí)有效的制止，尋求合理措施予以解決，確保檔案管理工作能夠落實(shí)到實(shí)處。最后，應(yīng)用先進(jìn)管理技術(shù)手段。通過應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和統(tǒng)計(jì)方法，有針對(duì)性解決檔案管理中存在的缺陷和不足。

2.建立完善的檔案管理制度，為檔案管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)

為了確保高效檔案管理工作能夠有序開張，有章可循，健全和完善檔案管理制度是尤為關(guān)鍵的，促使高校檔案合理利用、規(guī)范整理，健全各方面的管理制度，確保檔案資料的收集、整理、分類、利用等過程都能夠有章可循，形成更加全面的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有針對(duì)性解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，提升檔案管理工作質(zhì)量[4]。完善檔案管理部門的崗位職責(zé)，根據(jù)工作計(jì)劃有針對(duì)性開展檔案管理工作，更加細(xì)致、全面。此外，還應(yīng)該強(qiáng)化檔案質(zhì)量管理意識(shí)，確保檔案資料完整、清晰、無缺陷，實(shí)現(xiàn)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，提升檔案管理效率。

3.強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)力度，提升人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，工作十分枯燥、單調(diào)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)高低，對(duì)檔案管理工作質(zhì)量影響十分深遠(yuǎn)。這就需要結(jié)合高校實(shí)際情況，有針對(duì)性的優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，定期組織培訓(xùn)和考核，強(qiáng)化檔案管理人員綜合素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)，全身心投入工作中，提升工作質(zhì)量。

篇2

作為基層黨員干部，在黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)過程中，需要充分做好檔案管理工作。在履行自身檔案管理職責(zé)的同時(shí)，推動(dòng)我黨開展黨政建設(shè)?；诋?dāng)前實(shí)踐活動(dòng)檔案管理內(nèi)容，主要包括以下幾個(gè)方面：一是黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)的動(dòng)員大會(huì)、學(xué)習(xí)上級(jí)文件、民主評(píng)議黨員、組織生活會(huì)、總結(jié)大會(huì)等考勤、會(huì)議內(nèi)容記錄存檔；二是黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)動(dòng)員大會(huì)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（督導(dǎo)組）檢查指導(dǎo)工作的講話材料、實(shí)施方案、組織機(jī)構(gòu)、民主評(píng)議表等各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行編目存檔；三是將實(shí)踐活動(dòng)中涉及到的學(xué)習(xí)材料、學(xué)習(xí)書籍等進(jìn)行存檔；四是接收上級(jí)文件、制定黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)學(xué)習(xí)教育環(huán)節(jié)工作方案、計(jì)劃、安排編目存檔；五是對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話內(nèi)容、開展黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)的各種照片、組織觀看教育篇電影編目存檔；六是在“11”項(xiàng)專項(xiàng)整治、深入開展“公與私”“對(duì)與錯(cuò)”“榮與辱界限”專題討論材料編目存檔；七是推動(dòng)黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)網(wǎng)上工作紀(jì)實(shí)編目存檔；八是學(xué)習(xí)蘭考縣委開展專題民主生活會(huì)情況，領(lǐng)導(dǎo)班子專題民主生活會(huì)記錄資料、領(lǐng)導(dǎo)班子談心記錄、黨員干部自我剖析材料、撰寫黨性分析材料、開展民主評(píng)議黨員工作方案編目存檔，充分豐富檔案管理員自身的管理知識(shí)水平，優(yōu)化存檔工作；九是黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)學(xué)習(xí)第一階段“回頭看”征求意見、民主評(píng)議黨員、解決“”問題群眾測(cè)評(píng)，對(duì)該項(xiàng)工作開展中涉及到的內(nèi)容進(jìn)行存檔；十是黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)專題民主生活會(huì)情況總結(jié)報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)班子整改方案、領(lǐng)導(dǎo)班子成員整改計(jì)劃、黨員整改承諾書等編目存檔;十一是單位教育實(shí)踐活動(dòng)“回頭看”情況專題報(bào)告、學(xué)習(xí)黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)學(xué)習(xí)筆記記錄、大記事等編目存檔;十二是單位的制度匯編，管理規(guī)定、立行立改、簡(jiǎn)報(bào)等存檔[1]。通過上述檔案管理工作內(nèi)容，進(jìn)一步明確黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)開展過程中，檔案管理的具體方法與涵蓋內(nèi)容，為進(jìn)一步探索活動(dòng)檔案管理方法奠定基礎(chǔ)。

2黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)檔案管理的進(jìn)一步思考

2.1重視檔案編研

黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)的開展，是當(dāng)前我黨加強(qiáng)群眾基礎(chǔ)建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容。對(duì)于在實(shí)踐活動(dòng)中涉及到的檔案管理內(nèi)容，需要遵循“精益求精”的原則，達(dá)到精準(zhǔn)信息記錄的目的。并且在進(jìn)行活動(dòng)檔案編制的過程中，基于多角度以及多層次進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)檔案的編研工作的開展。在檔案編研工作開展中，實(shí)現(xiàn)縱向與橫向的剖析，深入挖掘當(dāng)?shù)娜罕娐肪€實(shí)質(zhì)內(nèi)涵，分析實(shí)踐活動(dòng)的實(shí)際脈絡(luò)與實(shí)踐歷程。采取多種方式開展多層次、全方面檔案編制工作，確立多載體。如:攝影、錄像以及照片等多載體檔案管理與存儲(chǔ)。關(guān)于此項(xiàng)內(nèi)容，檔案當(dāng)中涉及到的各項(xiàng)因素，檔案管理部門需要進(jìn)行單獨(dú)編制，最大限度上深入挖掘檔案資源的內(nèi)在價(jià)值。

2.2強(qiáng)化檔案宣傳

首批開展黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)的部門與單位，在健全與編制完善的活動(dòng)檔案之后，需要重視采取積極有效的管理手段對(duì)互動(dòng)檔案進(jìn)行管理。同時(shí)，現(xiàn)代媒體的增多，使得通信水平得到迅猛發(fā)展。對(duì)于黨的群眾路線教育實(shí)踐檔案，可采取多種大眾傳媒載體，進(jìn)行檔案的宣傳工作。只有這樣，既能夠深入了解與開展黨的群眾路線實(shí)踐活動(dòng)，還能夠?qū)?shí)踐活動(dòng)中涉及到的單位以及相應(yīng)部分檔案管理工作狀況進(jìn)行借鑒，加強(qiáng)黨建工作，并為其提供全面的服務(wù)[2]。

2.3擴(kuò)寬利用層面

對(duì)黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)檔案管理，是實(shí)現(xiàn)黨政建設(shè)的重要途徑。檔案當(dāng)中涉及到的內(nèi)容，不但是對(duì)當(dāng)時(shí)活動(dòng)教育狀況的直觀體現(xiàn)，更是對(duì)未來黨政建設(shè)提供信息支撐的前提條件。基于活動(dòng)檔案的利用與管理狀況，各層級(jí)檔案行政管理部門，需要對(duì)單位內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行檢查與指導(dǎo)，加強(qiáng)黨政建設(shè)力度，發(fā)揮對(duì)黨建工作的指導(dǎo)作用。對(duì)不同層面進(jìn)行分析，檔案管理工作需要在基層單位當(dāng)中積極開展，保證基層項(xiàng)目的建設(shè)，為指標(biāo)體系的建立與考察提供良好的發(fā)展環(huán)境。

2.4建立監(jiān)督組織機(jī)構(gòu)

基于政治層面的角度進(jìn)行分析，以對(duì)人民、歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，重視加強(qiáng)群眾路線的實(shí)踐教育工作，依法執(zhí)行與監(jiān)督檔案內(nèi)容，將群眾的路線教育實(shí)踐工作納入到單位監(jiān)督管理的范疇中，制定專項(xiàng)負(fù)責(zé)人，實(shí)現(xiàn)對(duì)活動(dòng)檔案內(nèi)容的管理與監(jiān)督，制定規(guī)范化的監(jiān)督體制，健全與完善編制信息的規(guī)范化建設(shè)，負(fù)責(zé)整個(gè)教育實(shí)踐活動(dòng)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，進(jìn)而明確檔案的編制與管理。監(jiān)督組織機(jī)構(gòu)作為監(jiān)督活動(dòng)檔案完整性的組織，由單位從事檔案建檔與管理的人員負(fù)責(zé)，為規(guī)范化管理體系提供人力支持，為實(shí)現(xiàn)并開展黨建工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[3]。

3結(jié)論

篇3

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)；項(xiàng)目檔案；收集管理；處理對(duì)策；

中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-01-00-01

流體物理研究所是中國(guó)工程物理研究院下屬研究所，成立于1958年，現(xiàn)有研究人員830余人，主要從事核武器和高新技術(shù)武器的研制、開發(fā)及成果轉(zhuǎn)化工作。近十年，我所承擔(dān)了多項(xiàng)國(guó)家重大固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)，先后建成了“神龍”系列直線感應(yīng)加速器和Z箍縮初級(jí)試驗(yàn)平臺(tái)等具有國(guó)際先進(jìn)水平的大型科學(xué)裝置和多個(gè)大型爆轟試驗(yàn)設(shè)施，2013年榮獲國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資管理（技術(shù)創(chuàng)新）先進(jìn)單位。

我所固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目特點(diǎn)是：工藝技術(shù)創(chuàng)新和專業(yè)面廣、建設(shè)跨度時(shí)間長(zhǎng)，參與建設(shè)單位多，項(xiàng)目檔案與城建檔案有共性也有其特殊性。近幾年，我所承擔(dān)的項(xiàng)目進(jìn)入驗(yàn)收密集階段，根據(jù)目前已通過國(guó)家驗(yàn)收的幾個(gè)項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)，就收集管理中存在的共性問題進(jìn)行探討。

一、檔案收集管理過程中存在的共性問題及現(xiàn)象

（一）項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性與分類收集的問題

按國(guó)家重大項(xiàng)目建設(shè)規(guī)定，項(xiàng)目檔案包括工程準(zhǔn)備、施工和竣工驗(yàn)收各階段文件。其中工程準(zhǔn)備階段文件包括勘察、論證、立項(xiàng)、批復(fù)、計(jì)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、合同等文件，類別涉及文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等，項(xiàng)目檔案收集過程中，常常存在著分類管理和單個(gè)項(xiàng)目檔案管理之間的矛盾。由于不同門類檔案的收集方式、歸檔范圍、保管期限、檔號(hào)編制與項(xiàng)目檔案管理要求的不同，使項(xiàng)目檔案在系統(tǒng)性或目錄索引編制上顯得凌亂、條理不清晰，成為項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收中質(zhì)疑最多的問題。

（二）基建檔案重復(fù)組卷與復(fù)印件問題

接收歸檔的基建檔案中存在重復(fù)組卷文件及較多的復(fù)印件，如設(shè)計(jì)變更單、圖紙會(huì)審記錄、經(jīng)濟(jì)技術(shù)核定單在管理文件、施工文件、工程審核報(bào)告書中重復(fù)；施工組織方案在投標(biāo)文件、施工文件、監(jiān)理文件中重復(fù)；特種設(shè)備質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告（驗(yàn)收記錄、合格證等）在施工文件、基建驗(yàn)收文件、單項(xiàng)驗(yàn)收文件、專項(xiàng)（環(huán)境影響、安全、職業(yè)衛(wèi)生等）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等處重復(fù)。重復(fù)多以復(fù)印附后方式出現(xiàn)，頁數(shù)遠(yuǎn)多于正件，顯著影響了項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和庫存量。

（三）設(shè)備檔案的完整性問題

科研用科學(xué)裝置和試驗(yàn)系統(tǒng)的研制大部分采用自行研制的方式完成，除科研中形成的項(xiàng)目論證、實(shí)施方案、技術(shù)總結(jié)等科技檔案由科研室產(chǎn)生并收集外，進(jìn)口設(shè)備涉及采購(gòu)、涉外環(huán)節(jié)的資料由相關(guān)單位或部門產(chǎn)生及歸檔。隨著進(jìn)口設(shè)備被列入專項(xiàng)工程檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)，驗(yàn)收中出現(xiàn)較多的問題是：建設(shè)單位歸檔文件中政府采購(gòu)、招投標(biāo)等資料不完整、涉外資料為復(fù)印件、部分設(shè)備隨機(jī)資料項(xiàng)目歸屬不清晰。

二、產(chǎn)生問題的原因及應(yīng)對(duì)措施

上述問題的產(chǎn)生與我院檔案管理和項(xiàng)目管理模式密切相關(guān)。

（一）項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性管理

項(xiàng)目管理采用院、所兩級(jí)管理，其中，基建檔案、設(shè)備檔案由所級(jí)管理，已納入項(xiàng)目統(tǒng)一管理。而國(guó)家重大項(xiàng)目的各種批復(fù)通常由行政主管部門采用紅頭文件的方式逐級(jí)下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)，根據(jù)我院檔案管理的傳統(tǒng)做法，“紅頭文件”在院、所兩級(jí)文書檔案和科技檔案分別歸檔管理，客觀上一個(gè)項(xiàng)目的檔案被“四分五裂”存在各處，項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，由各責(zé)任

（二）基建檔案和設(shè)備檔案完整性問題

基建和設(shè)備檔案的問題產(chǎn)生主要有兩方面的因素：檔案人員業(yè)務(wù)水平和項(xiàng)目管理責(zé)任制的落實(shí)。

一方面，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接影響到其指導(dǎo)和管理的項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。近年來，我所加強(qiáng)了檔案只是培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，每個(gè)項(xiàng)目指定專職檔案管理員，在日常管理中，積極與項(xiàng)目管理員和負(fù)責(zé)人溝通，主動(dòng)跟進(jìn)項(xiàng)目，加強(qiáng)前端控制和過程管理，認(rèn)真做好子項(xiàng)檔案的預(yù)驗(yàn)收和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，使項(xiàng)目檔案處于可控狀態(tài)。

另一方面，大型項(xiàng)目施工周期長(zhǎng)，參建單位多。如果組織單位、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、實(shí)施單位相互之間的職責(zé)及分工不明確，管理責(zé)任制落實(shí)不到位，原件在實(shí)施或管理部門留存，最后建設(shè)單位檔案人員的業(yè)務(wù)水平再高也難以形成一套完整的，能反映整個(gè)項(xiàng)目過程的原始憑證檔案，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案歸檔不夠完整、復(fù)印件多，影響項(xiàng)目檔案整體質(zhì)量。目前在項(xiàng)目管理中采取的措施包括強(qiáng)化責(zé)任制和歸檔前檢查。

三、結(jié)語

根據(jù)我所固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的一些經(jīng)驗(yàn)和對(duì)以上問題的分析，要做好固投項(xiàng)目檔案管理，主要有以下幾點(diǎn)體會(huì)：

（一）明確歸檔責(zé)任，分段收集控制

項(xiàng)目檔案獨(dú)立管理，項(xiàng)目一旦立項(xiàng)，項(xiàng)目管理部門應(yīng)聯(lián)合檔案管理部門明確檔案管理方式和責(zé)任人，明確各階段的歸檔責(zé)任單位，外協(xié)責(zé)任單位應(yīng)在合同中明確歸檔要求及相應(yīng)職責(zé)。檔案收集過程中，指定項(xiàng)目檔案管理員，制定歸檔計(jì)劃，按項(xiàng)目進(jìn)度分段、分項(xiàng)收集整理，及時(shí)檢查檔案質(zhì)量和完整性情況，并依據(jù)歸檔要求和合同進(jìn)行追溯或考評(píng)，確保項(xiàng)目檔案的完整性和質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和指導(dǎo)，實(shí)踐鍛煉穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍

項(xiàng)目檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接決定所指導(dǎo)的項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量。除必備的檔案管理專業(yè)知識(shí)外，很多經(jīng)驗(yàn)往往是在實(shí)際過程中不斷摸索總結(jié)出來的。只要在實(shí)踐中重視檔案在項(xiàng)目管理中的作用，讓檔案人員在工作中獲得相應(yīng)的成就感，產(chǎn)生立足本職、愛崗敬業(yè)的信念，同時(shí)保障崗位持續(xù)培訓(xùn)，就能培養(yǎng)出一批業(yè)務(wù)扎實(shí)、持續(xù)穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍。

（三）系統(tǒng)清晰的檔案文件級(jí)目錄

篇4

衛(wèi)生計(jì)生局檔案管理是其發(fā)展的基礎(chǔ)，我國(guó)當(dāng)前的檔案管理模式可分為三種形式，第一種是檔案室形式，第二種是檔案庫房形式，第三種是專業(yè)檔案室形式。隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式因其自身的局限，不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，改革勢(shì)在必行。根據(jù)衛(wèi)生檔案的特點(diǎn)，具體分類如下：

1、職業(yè)衛(wèi)生管理機(jī)構(gòu)和責(zé)任制檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)衛(wèi)生管理機(jī)構(gòu)設(shè)立、職業(yè)衛(wèi)生管理人員一覽表、職業(yè)病防治責(zé)任制文件等。

2、職業(yè)衛(wèi)生管理制度和操作規(guī)程檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)衛(wèi)生管理制度和操作規(guī)程一覽表、職業(yè)衛(wèi)生管理制度文本、崗位職業(yè)衛(wèi)生操作規(guī)程文本、職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件一覽表、職業(yè)衛(wèi)生法律、法規(guī)等。

3、職業(yè)病危害因素種類清單、崗位分布及作業(yè)人員接觸情況檔案：建立的內(nèi)容一般有）本檔案目錄、生產(chǎn)工藝流程圖、職業(yè)病危害因素清單、崗位分布及人員接觸情況表、人員變動(dòng)表、接觸職業(yè)病危害人員勞動(dòng)合同、產(chǎn)生職業(yè)病危害的設(shè)備、材料及警示標(biāo)識(shí)一覽表、產(chǎn)生職業(yè)病危害的設(shè)備、材料等。

4、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施配置表、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施及定期檢定證書、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施檢修、維護(hù)、更換匯總表等。

5、工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素檢測(cè)、評(píng)價(jià)報(bào)告與記錄檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)病危害因素濃度（強(qiáng)度）日常監(jiān)測(cè)記錄、職業(yè)病危害因素檢測(cè)整改一覽表、職業(yè)病危害檢測(cè)、評(píng)價(jià)委托書、機(jī)構(gòu)資質(zhì)、職業(yè)病危害因素檢測(cè)報(bào)告與評(píng)價(jià)報(bào)告、職業(yè)病危害現(xiàn)狀評(píng)價(jià)（檢測(cè)）報(bào)告回執(zhí)表等。

1.衛(wèi)生計(jì)生局檔案室管理的模式

檔案管理的模式又單位的性質(zhì)不同、管理的方式等，有很多種模式，就現(xiàn)有的檔俺管理來看，主要有以下幾種模式：

（1）衛(wèi)生計(jì)生局內(nèi)部設(shè)立檔案室，有專職檔案管理員，有專門辦公室和檔案庫房，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案工作的行政管理和檔案保管。

（2）衛(wèi)生計(jì)生局只設(shè)立檔案庫房，沒有檔案行政管理辦公室，設(shè)專職或兼職檔案管理員，由檔案管理員負(fù)責(zé)檔案行政管理工作和檔案管理工作，稱為機(jī)關(guān)檔案庫房模式。

（3）負(fù)有某一行業(yè)檔案監(jiān)管職能的專業(yè)管理機(jī)關(guān)設(shè)置的組織形式，即設(shè)有檔案保管機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)衛(wèi)生計(jì)生局的檔案管理工作，履行行業(yè)檔案行政管理工作職能，指導(dǎo)和監(jiān)督行業(yè)內(nèi)檔案工作，稱為專業(yè)檔案室模式。

2.衛(wèi)生計(jì)生局檔案管理工作存在的問題

檔案的管理工作由于檔案比較多，比較復(fù)雜，因而在管理起來也會(huì)存在著一些漏洞，隨著工作的開展，應(yīng)該及時(shí)發(fā)展，及時(shí)更改，具體歸納工作中存在的問題如下：

（1）制度建設(shè)和執(zhí)行力度不足現(xiàn)階段，不少檔案管理部門普遍存在制度建設(shè)缺位等現(xiàn)象，甚至沒有制定相應(yīng)的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的管理。

（2）管理模式相對(duì)落后，檔案管理的信息化、數(shù)字化水平較低。

（3）檔案管理平臺(tái)以人工管理為主，導(dǎo)致檔案信息化水平普遍不高，管理平臺(tái)的工作效率大受制約。

（4）專業(yè)人才培養(yǎng)和輸出相對(duì)較少，人才資源緊缺。

3.衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理模式面臨的改革環(huán)境

隨著社會(huì)的發(fā)展，時(shí)代的變遷，檔案的管理工作也要跟上時(shí)代的步伐，才能服務(wù)于社會(huì)，取得經(jīng)濟(jì)效益。因此，衛(wèi)生計(jì)生委的檔案管理模式也敲響了改革的警鐘。

（1）社會(huì)經(jīng)濟(jì)的變化，檔案管理的重要性日顯突出。

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人員的構(gòu)成發(fā)展跟大的變化。不同時(shí)期，衛(wèi)生計(jì)生委需要通過檔案的管理，提供精確的數(shù)據(jù)，以便社會(huì)發(fā)展的管理。尤其是中國(guó)在轉(zhuǎn)型的時(shí)期，社會(huì)成員各個(gè)層次的比例，包括年齡、性別、學(xué)歷等等，都會(huì)影響到社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)政策的制定等等。

（2）政府信息公開推動(dòng)衛(wèi)生計(jì)生委檔案利用意識(shí)的提高

由于檔案的發(fā)展歷程不是很快，檔案的社會(huì)利用意識(shí)一直不高。政府在職能轉(zhuǎn)變的過程中，提出構(gòu)建民主、透明政府的要求，這就要求衛(wèi)生計(jì)生委的檔案也要透明化，具有提高社會(huì)對(duì)政府的監(jiān)督意識(shí)和查閱市民信息意識(shí)，以及推動(dòng)衛(wèi)生計(jì)生委檔案利用意識(shí)提高。

（3）檔案信息化發(fā)展，給檔案集約管理提供可能。

隨著信息時(shí)代的到來，通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的普及，使衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理工作也隨之發(fā)生了相應(yīng)的變化。檔案載體從紙質(zhì)，發(fā)展到了紙質(zhì)、縮微膠片、光盤、硬盤、磁帶等多種載體并存的時(shí)代。信息化的發(fā)展以及檔案管理信息化技術(shù)的成就，給衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理改進(jìn)，帶來了新的契機(jī)，并為檔案集約化管理提供可能。

4.改進(jìn)衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理工作的措施

針對(duì)衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理工作中存在的問題，現(xiàn)將整改措施如下：

（1）完善制度建設(shè)，強(qiáng)化執(zhí)行實(shí)效

在新的環(huán)境下，衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破，要實(shí)現(xiàn)科學(xué)的可持續(xù)發(fā)展，這就要求必須堅(jiān)持用制度管人管事，建立健全的機(jī)制和管理制度，使衛(wèi)生計(jì)生委的檔案管理制度完善，并具有很高的執(zhí)行效率。

（2）創(chuàng)新管理模式，提高衛(wèi)生計(jì)生委的檔案信息化水平。要積極運(yùn)用現(xiàn)代科技水平，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理的手段，提高衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理的信息化水平，做到提高服務(wù)質(zhì)量和效率。衛(wèi)生計(jì)生委的檔案管理信息化目的，是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學(xué)、合理、高效地輔助檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量和效率。

（3）拓展管理平臺(tái)，構(gòu)建衛(wèi)生計(jì)生委檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。衛(wèi)生計(jì)生委的檔案數(shù)據(jù)庫平臺(tái)建設(shè)是利用數(shù)字信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化，達(dá)到信息資源共享的的效果。因此，提升檔案管理水平，是推動(dòng)檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型的一個(gè)重要舉措。

（4）加強(qiáng)組織建設(shè)，提高檔案管理的人才素質(zhì)。作為新時(shí)期的衛(wèi)生計(jì)生外的檔案管理者，必須與時(shí)俱進(jìn)，努力提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)新時(shí)期衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理的發(fā)展和要求。

篇5

關(guān)鍵詞檔案管理；藥檢機(jī)構(gòu)；問題及對(duì)策

作者簡(jiǎn)介　孫紅兵，玉林市食品藥品檢驗(yàn)所檔案室館員，廣西玉林537000

中圖分類號(hào)　G271　文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼　A　文章編號(hào)　1672―2728(200s)08―0149―04

藥品檢驗(yàn)所是國(guó)家藥品監(jiān)督質(zhì)量保證體系的重要組成部分和技術(shù)依托部門，是《藥品管理法實(shí)施辦法>規(guī)定執(zhí)行國(guó)家對(duì)藥品監(jiān)督檢驗(yàn)的法定專業(yè)機(jī)構(gòu)，其中心工作是承擔(dān)依法實(shí)施藥品審批和藥品質(zhì)量監(jiān)督檢查所需的藥品檢驗(yàn)工作，主要職責(zé)是依法對(duì)藥品在生產(chǎn)、流通、使用等環(huán)節(jié)的質(zhì)量實(shí)施技術(shù)監(jiān)督檢驗(yàn)。隨著藥品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)工作的不斷深化，使搞好藥檢所檔案管理工作成為了搞好當(dāng)前藥檢所整體管理工作的基礎(chǔ)。

藥檢檔案即藥品檢驗(yàn)、鑒定檔案，是藥檢機(jī)構(gòu)在藥品檢驗(yàn)實(shí)踐、科研、培訓(xùn)和管理活動(dòng)中直接形成的，反映了藥檢機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)實(shí)力和檢驗(yàn)水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價(jià)值”的屬性，還具有材料分散性、時(shí)效性強(qiáng)等自己的特性。其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務(wù)兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級(jí)工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計(jì)劃、總結(jié)、教學(xué)管理有關(guān)通知、決定、檢驗(yàn)事故、差錯(cuò)、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質(zhì)的檔案；藥檢業(yè)務(wù)部分檔案材料主要有：檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告、藥品標(biāo)準(zhǔn)、中藥材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資料等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導(dǎo)致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨(dú)特個(gè)性的檔案。藥檢檔案是指導(dǎo)藥檢、促進(jìn)藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生，為藥監(jiān)工作提供堅(jiān)強(qiáng)有力的技術(shù)支撐的寶貴財(cái)富。

一、當(dāng)前藥檢所檔案管理中存在的主要問題及原因分析

主要表現(xiàn)在以下一些方面：

1　領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)及重視不夠。廣西于2003年對(duì)藥檢機(jī)構(gòu)進(jìn)行體制改革，撤銷除自治區(qū)藥檢所外的其他原按地(市)、縣行政區(qū)劃設(shè)置的91個(gè)各級(jí)藥檢所，重新設(shè)置由自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局直接管理的南寧、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8個(gè)相當(dāng)于副處級(jí)的區(qū)域藥檢所至今，雖基本設(shè)置有檔案庫房，卻只有桂林、玉林兩個(gè)藥檢所實(shí)現(xiàn)了符合檔案管理要求的大集中統(tǒng)一保管并通過了檔案行政管理部門評(píng)審驗(yàn)收(其中。桂林藥檢所綜合檔案室于2004年取得了檔案室合格證，玉林藥檢所綜合檔案室于2005年達(dá)標(biāo)定級(jí))。

2　檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差，保管條件落后。大部分藥檢所因建所時(shí)間短，檢驗(yàn)及辦公場(chǎng)地小、場(chǎng)所少，故未設(shè)檔案室或檔案專人、專庫，檔案放在辦公室的柜子里，有的還是木柜；沒有落實(shí)防火、防盜、防潮等“八防”安全措施，沒有空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備。有個(gè)別原在已獲得“科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理自治區(qū)級(jí)”的市級(jí)藥檢所基礎(chǔ)上組建的區(qū)域藥檢所，在近年檔案管理工作普查及現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查時(shí)就因檔案庫房條件簡(jiǎn)陋、專用檔案存放空間未保證等硬件問題而未能得以更名換證。

3　檔案管理格局不明晰。管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。藥檢所檔案管理一般由行政辦公室負(fù)責(zé)。由于歷史沿革等原因和藥檢所行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、圖書檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)科室管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案格局。

4　檔案管理制度不健全。檢查督促考核未認(rèn)真落實(shí)。在藥檢所管理中，一般均按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證／審查認(rèn)可(驗(yàn)收)評(píng)審準(zhǔn)則》及其繼承和發(fā)展準(zhǔn)則――《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求，制定了適用于各所較為健全的《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》《記錄管理冊(cè)》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊(cè)和各科室、各類人員的崗位工作職責(zé)，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施。雖然自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局對(duì)各藥檢所的《年度工作目標(biāo)管理考評(píng)細(xì)則》要求各單位設(shè)立專門的檔案室并規(guī)范化、認(rèn)真抓好檔案管理工作，但藥檢所卻未真正認(rèn)真實(shí)施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。

5　對(duì)藥檢機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的飛速進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延也隨之發(fā)生變化。藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備及其使用時(shí)產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，各藥檢所根據(jù)自己的理解和實(shí)踐“因地制宜”管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

6　檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊。檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在學(xué)歷層次、理論水平、專業(yè)素質(zhì)等方面參差不齊，與時(shí)展要求懸殊是目前我國(guó)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍的普遍現(xiàn)象，很多檔案部門是隨便可以往里塞人的地方，是安排老弱病殘的地方。在藥檢系統(tǒng)中還有表現(xiàn)為專職少、兼職多，專項(xiàng)管理經(jīng)驗(yàn)不足，管理觀念不強(qiáng)；在人才培養(yǎng)中，重視藥檢技術(shù)人員素質(zhì)及動(dòng)手能力的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入培訓(xùn)計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

7　檔案管理水平不高。現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢所管理中的廣泛運(yùn)用，藥檢所管理手段在不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開發(fā)和利用，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。

8　未將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢所近、遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標(biāo)、檢驗(yàn)項(xiàng)目及能力等都會(huì)作比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，必將影響藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，影響藥檢所整體管理水平的提高，影響實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定和能力認(rèn)可。

9　監(jiān)管關(guān)系的變化，使藥檢檔案受到較高重視。一方面藥品檢驗(yàn)報(bào)告是判定一個(gè)藥品是否符合規(guī)定的法律文書，若該被檢藥品被判不符合規(guī)定，監(jiān)管相對(duì)人輕者被課以小額罰款，重者被處幾萬、幾十萬乃至上百萬巨額罰款，甚至是取消經(jīng)營(yíng)許可證、生產(chǎn)許可證或是藥品批準(zhǔn)文號(hào)的嚴(yán)厲處罰，超出了一般藥品生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和使用機(jī)構(gòu)的承受能力，使監(jiān)管相對(duì)人存在戒心；另一方面隨著我國(guó)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，民眾購(gòu)買被稱作特殊商品的藥品比日用品還方便，致使常規(guī)意義的消費(fèi)者觀念被引用至治療活動(dòng)中，由于藥品費(fèi)用居高不下，當(dāng)藥品治療效果不理想時(shí)，就怪罪藥品質(zhì)量、怪罪藥品生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)單位，要求賠償。這其中，具有仲裁性和公正性的藥品檢驗(yàn)報(bào)告就成為了雙方裁決質(zhì)量爭(zhēng)議的焦點(diǎn)。而藥檢報(bào)告質(zhì)量尚有一定缺陷，使提高藥檢報(bào)告書寫質(zhì)量及其可溯源性，完善藥檢報(bào)告管理成為了藥檢檔案管理的重要內(nèi)容。

10　藥檢檔案開發(fā)利用少。主要是由于檔案的內(nèi)向性、封閉性，加上決策者及檔案管理員本身缺少對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，檔案室在單位中又處于弱勢(shì)地位，館藏建設(shè)被作為檔案室的后臺(tái)工作、傳統(tǒng)工作，主要精力放在前臺(tái)，重保管、輕利用，編研成果不多，檔案利用實(shí)例不匯編、不發(fā)表，使其應(yīng)有的文化功能沒有得到充分發(fā)揮，很少直接影響大眾的生活品質(zhì)。

綜上所述，藥檢所檔案管理已面臨深刻的變化，出現(xiàn)的問題既是我國(guó)現(xiàn)代體制出現(xiàn)的一種轉(zhuǎn)折，也是科技不斷發(fā)展的必然。隨著經(jīng)濟(jì)全球化、信息化時(shí)代和我國(guó)新一輪大部委制、“大衛(wèi)生”形勢(shì)下衛(wèi)生、藥監(jiān)機(jī)構(gòu)改革的到來，藥檢所須正視現(xiàn)實(shí)，調(diào)整管理思路以改進(jìn)檔案管理方法，重視藥檢檔案管理工作以應(yīng)對(duì)新形勢(shì)要求。

二、做好當(dāng)前藥檢所檔案管理工作的主要對(duì)策

1　依法治檔是搞好藥檢檔案管理工作的根本。可采取多種形式，大力加強(qiáng)和廣泛開展《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《廣西壯族自治區(qū)檔案管理?xiàng)l例》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《廣西壯族自治區(qū)檔案人員崗位培訓(xùn)管理辦法》等法律法規(guī)的宣傳教育、學(xué)習(xí)貫徹活動(dòng)，實(shí)施《藥品檢驗(yàn)檔案管理規(guī)范》，增強(qiáng)藥檢所干部職工的檔案法制意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使藥檢檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都得到保障，做到依法治檔。

2　領(lǐng)導(dǎo)高度重視是搞好藥檢檔案管理工作的關(guān)鍵。一個(gè)單位檔案工作的好壞，與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有著直接的關(guān)系，尤其是藥檢檔案管理工作面對(duì)新形勢(shì)下存在的難度增大問題，領(lǐng)導(dǎo)重視與否起著決定性作用。因此，改變檔案工作的從屬地位，需強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替將來著想”的態(tài)度，提高對(duì)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)重要性、必要性的認(rèn)識(shí)，把綜合檔案室建設(shè)特別是檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備配置、檔案保護(hù)、人員培訓(xùn)等列入本單位發(fā)展規(guī)劃，并根據(jù)財(cái)政經(jīng)費(fèi)經(jīng)常性增加情況適時(shí)予以遞增，任何情況下不占用綜合檔案室設(shè)施、設(shè)備，不改變檔案室及其庫房用途。此外，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)明確：對(duì)檔案“實(shí)行集中統(tǒng)一保管”原則只是加強(qiáng)檔案工作的第一步，而確保檔案收集齊全完整、豐富室(館)藏，進(jìn)而提高檔案對(duì)藥檢、藥監(jiān)事業(yè)發(fā)展服務(wù)的效能，才是檔案管理工作的目的。

3　建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)是搞好藥檢檔案工作的前提。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視平時(shí)材料的積累和歸檔，可在全區(qū)食藥監(jiān)管系統(tǒng)各藥監(jiān)局及其所轄各行政、業(yè)務(wù)科室、稽查大隊(duì)和各藥檢所明確專、兼職檔案人員，使每個(gè)單位從橫向(藥檢――藥監(jiān))到縱向(檔案室――各業(yè)務(wù)、檢驗(yàn)室，稽查隊(duì))組成一個(gè)檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，并將管理工作納入單位、科室、個(gè)人的目標(biāo)責(zé)任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式，確保無論是在藥監(jiān)局、還是藥檢所的各行政、業(yè)務(wù)檢驗(yàn)科室還是稽查工作的各個(gè)階段、各個(gè)環(huán)節(jié)，都能從組織上保證檔案、文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。

4　加強(qiáng)制度建設(shè)是搞好藥檢檔案管理工作的保證。第一，建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機(jī)制和各項(xiàng)規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，明確崗位責(zé)任制，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行；完善檔案工作程序，理順單位、科室和檔案室之間的關(guān)系，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一綜合管理，使檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)和每一個(gè)方面都有規(guī)范化的要求，保證檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)不脫節(jié)。

第二，堅(jiān)持檔案檢查驗(yàn)收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。因?yàn)樗帣z檔案是藥檢所科學(xué)技術(shù)和藥品檢驗(yàn)工作的歷史，它不僅真實(shí)地反映本單位科技活動(dòng)的現(xiàn)狀，說明整個(gè)科技工作歷史的進(jìn)程。還為當(dāng)前的業(yè)務(wù)工作和科研工作服務(wù)，為今后的工作服務(wù)，是珍貴的科技資源和科技儲(chǔ)備。

第三。將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，同樣作為藥檢所質(zhì)量管理體系的組成部分，納入單位年度目標(biāo)管理責(zé)任制，與業(yè)務(wù)工作一樣同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)，不但與各科室、各崗位人員的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，做到獎(jiǎng)罰分明，還要在評(píng)優(yōu)、晉升、進(jìn)修政策上給予一定傾斜，以促進(jìn)檔案工作人員和專兼職文檔人員主動(dòng)收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統(tǒng)性。

第四，設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎(jiǎng)勵(lì)基金(或勞務(wù)費(fèi))和藥檢科研項(xiàng)目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時(shí)形成并在完成后按時(shí)向所綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。

5　提高檔案人員素質(zhì)是搞好藥檢檔案管理工作的基礎(chǔ)。針對(duì)藥檢系統(tǒng)檔案人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時(shí)間和素質(zhì)參差不齊，且基礎(chǔ)管理薄弱、人員變動(dòng)性大、檔案業(yè)務(wù)生疏等現(xiàn)狀，著重在提升檔案室的軟實(shí)力、檔案工作的生命力、檔案事業(yè)的保障力、檔案隊(duì)伍的戰(zhàn)斗力上下功夫，切實(shí)加強(qiáng)和提高檔案人員素質(zhì)。

第一，以人為本，加強(qiáng)藥檢檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。一是重視智力引進(jìn)工作，可采取引進(jìn)檔案專業(yè)人才或通過向社會(huì)公開招錄所學(xué)專業(yè)為檔案學(xué)、歷史學(xué)、漢語言文學(xué)或計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的辦法，吸收一些基本素質(zhì)好、愿意從事檔案工作的大學(xué)本科畢業(yè)生充實(shí)到藥檢檔案工作隊(duì)伍中來，壯大藥檢檔案人才隊(duì)伍。二是拓寬人才培養(yǎng)渠道，有重點(diǎn)、有方向地培養(yǎng)造就藥檢檔案事業(yè)發(fā)展急需的人才，如對(duì)單位內(nèi)部綜合素質(zhì)好、有發(fā)展?jié)摿?、志愿獻(xiàn)身檔案事業(yè)的同志進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)和深造，促使他們施展才華，促進(jìn)人才脫穎而出。

第二，注重教育，努力提高檔案工作人員的政治思想水平。一是要改變舊傳統(tǒng)。樹立新觀念，用“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建和諧社會(huì)的理念和改革開放、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的思維方式指導(dǎo)檔案工作；二是要改變以往的封閉管理，由重視管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暲?；三是要改變傳統(tǒng)的靜態(tài)管理，由坐等、送交轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集。

第三，加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力和管理水平。加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是一項(xiàng)需要持之以恒的工作。一要組織檔案人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)；二要辦好崗位培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和藥檢檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)、歷史、文化、法律等檔案?jìng)鹘y(tǒng)方面管理知識(shí)和系統(tǒng)工程原理和方法、縮微技術(shù)和數(shù)碼復(fù)印新技術(shù)應(yīng)用等現(xiàn)代管理、現(xiàn)代科技實(shí)踐技能和新技術(shù)的學(xué)習(xí)，吸取和總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，以達(dá)到理論知識(shí)和實(shí)踐能力有機(jī)結(jié)合；三要與時(shí)俱進(jìn)加強(qiáng)檔案上崗和崗位繼續(xù)教育，建設(shè)新檔案管理模式，使全系統(tǒng)檔案工作人員適應(yīng)檔案工作特別是新形勢(shì)下藥檢檔案工作發(fā)展需要；四要多走出去參加培訓(xùn)或開展學(xué)術(shù)講座，學(xué)習(xí)一些院?；虬l(fā)達(dá)地區(qū)先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，拓寬工作思路，促進(jìn)管理科學(xué)化，提升檔案管理水平。

篇6

【關(guān)鍵詞】檔案 管理 質(zhì)量

一、檔案質(zhì)量管理的含義和特點(diǎn)

檔案質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作人員以科學(xué)方法為手段,充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用,建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平,以保證檔案的高質(zhì)量。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn):

全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員,如各處(室)所的領(lǐng)導(dǎo)、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合,嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量,人人有責(zé)”的觀念。只有這樣,才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性,也才能保證電子文檔的及時(shí)傳輸和電子文檔的及時(shí)歸檔。全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個(gè)過程都實(shí)行質(zhì)量管理。科學(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來解決檔案的質(zhì)量問題,不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二、建立檢查檔案管理制度

1.提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識(shí)

提高檔案管理的認(rèn)識(shí)是保證檢查檔案質(zhì)量的前提。檢查檔案包括的內(nèi)容比較多,一般包括:檢查準(zhǔn)備階段資料:檢查通知書、檢查實(shí)施方案、檢查提綱等;檢查實(shí)施階段資料:檢查工作底稿及其附件、詢問筆錄、檢查報(bào)告、檢查報(bào)告送達(dá)通知、送達(dá)回執(zhí)、被檢查單位的書面意見或說明、相關(guān)的調(diào)研資料等;檢查結(jié)論及總結(jié)資料:檢查結(jié)論及處理決定、處罰告知書、檢查工作總結(jié)、檢查情況匯總表、有關(guān)請(qǐng)示及回復(fù)文件等;檢查整改資料:入庫單、調(diào)賬憑證復(fù)印件及檢查問題和管理建議的整改情況等。

檢查檔案的形成是由每一個(gè)環(huán)節(jié)中的資料匯集而成的,是一項(xiàng)全面、細(xì)致的工作。一項(xiàng)檢查工作從檢查內(nèi)容的確定,檢查方案的制定,檢查通知書的下發(fā),檢查工作的開展,到檢查報(bào)告的撰寫、處理決定的落實(shí)、違紀(jì)違規(guī)問題的整改等,整個(gè)過程都必須有嚴(yán)格的工作規(guī)則來制約。因此,提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識(shí),是做好檔案管理工作的前提。

2.全員參與、分工負(fù)責(zé),是保證檔案質(zhì)量的重要手段

檢查檔案質(zhì)量與業(yè)務(wù)工作質(zhì)量緊密相連,統(tǒng)一檔案整理、裝訂工作的規(guī)范要求,更能夠提高檢查人員遵守檢查規(guī)則的意識(shí),高質(zhì)量地完成檢查工作。實(shí)踐證明,建立具體檢查人員負(fù)責(zé)檔案整理、專職檔案管理人員再進(jìn)行復(fù)核的工作制度,是保證檢查檔案質(zhì)量的有效方法。檢查人員一般對(duì)違紀(jì)問題比較清楚,掌握檢查的整體情況,能夠全面、及時(shí)的完成從資料取舍到檔案整理的一系列工作,既保證檢查資料的完整性,又保證其相關(guān)性。

3.加強(qiáng)檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理,是提高檔案質(zhì)量的制度保障

檢查檔案的管理水平是隨著一定時(shí)期檢查工作的內(nèi)容和檢查方式的變化以及檢查規(guī)則制度的完善而逐步提高的。為了能夠適應(yīng)檢查工作發(fā)展要求,檢查檔案管理工作重心也應(yīng)由事后控制與管理轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂婆c管理。只有在檢查過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決影響檔案質(zhì)量的問題,加強(qiáng)檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理,不斷發(fā)現(xiàn)、研究和解決新問題,才能不斷適應(yīng)監(jiān)督檢查工作的發(fā)展要求,保證檢查檔案的質(zhì)量。

4.積極推進(jìn)信息化進(jìn)程,是提高檔案管理質(zhì)量的必然要求

隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的普及,財(cái)政檢查機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)代化顯得尤為迫切。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存、檢索、編目、借閱等,不僅能減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高工作效率,還可以節(jié)省存放空間。如果采用人工和計(jì)算機(jī)相結(jié)合的方法管理檢查檔案,則既可以使案卷整齊規(guī)范,查找時(shí)一目了然,又能夠?yàn)椴殚喺咛峁┭杆?、?zhǔn)確、快捷的查找方式,有利于提高檔案工作質(zhì)量。

三、完善檔案管理自身制度

1.必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí)

檔案質(zhì)量的提高,與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著密切關(guān)系。其中,領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)最為關(guān)鍵,領(lǐng)導(dǎo)通知必須提高認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變觀念,認(rèn)清檔案管理的重要性,認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨,要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè),因此要求從事檔案工作的人員,特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo),要牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí),用較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量。

2.建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制

要不斷提高檔案人員素質(zhì),加強(qiáng)管理,完善規(guī)章制度,建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說,就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感,要有良好的服務(wù)意識(shí),要有默默無聞、無私奉獻(xiàn)的檔案人精神。檔案工作又是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的工作,檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低,對(duì)檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。領(lǐng)導(dǎo)要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的計(jì)劃,使他們的業(yè)務(wù)知識(shí)能更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。

3.運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等功能,同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能,利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn),能及時(shí)、大量地提供檔案信息,提高了工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域,以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案,將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體,在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位,給檔案工作注入生機(jī)和活力。

總之,檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé),提高檔案管理人員的意識(shí),檔案科學(xué)管理,用豐富科技信息資源,推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明,只有好工作思路和方法,才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。

參考文獻(xiàn):

篇7

關(guān)鍵字：會(huì)計(jì)檔案；管理；問題；思考

中圖分類號(hào)： E232.5文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)不可或缺的工具，真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地記錄著企業(yè)開展工作活動(dòng)以來的原始情況。會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是檢查企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是由人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中留存下來的歷史真跡，是一筆寶貴的歷史文化財(cái)富，對(duì)國(guó)家、企業(yè)、社會(huì)、個(gè)人都具有重要的利用價(jià)值。比如，當(dāng)清查拖欠費(fèi)用、固定資本、稅費(fèi)、生產(chǎn)成本及訴訟等細(xì)節(jié)問題時(shí)，就可以發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案作為經(jīng)營(yíng)管理的憑證支持和參考作用。

1、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

1檔案室簡(jiǎn)陋、條件差、管理方式落后，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。會(huì)計(jì)檔案室設(shè)施不齊全、落后陳舊，檔案裝備不統(tǒng)一，辦公場(chǎng)所空間狹小，會(huì)計(jì)檔案都沒足夠的地方保存。檔案管理信息化進(jìn)程緩慢，大多數(shù)企業(yè)未裝配檔案管理專業(yè)軟件和先進(jìn)的檔案技術(shù)設(shè)備，原因是這些軟件使用起來雖然方便，但價(jià)格相對(duì)高，對(duì)使用人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)要求也很高，所以現(xiàn)在的多數(shù)會(huì)計(jì)檔案不能快捷地搜索，而要通過人工去翻閱目錄查找，會(huì)計(jì)檔案的整理也采用手工方式，從而不能滿足檔案工作的需要。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案工作是保管資料、實(shí)物的事務(wù)性工作，不是企業(yè)的主要工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付上面的檢查和提供借閱、查檔就行了，忽視了在平時(shí)工作中對(duì)會(huì)計(jì)檔案的搜集整理和歸類工作，導(dǎo)致忽然想查找有利用意義的會(huì)計(jì)憑證、賬簿及報(bào)表等資料都找不著，這表明了對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作缺乏細(xì)心了解，忽視會(huì)計(jì)檔案對(duì)個(gè)人、集體和企業(yè)利益的重要性，這種輕視會(huì)計(jì)檔案管理工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的檔案管理制度需求。

1.2移交會(huì)計(jì)檔案不及時(shí)、不完整、不嚴(yán)密。實(shí)務(wù)中存在有些財(cái)務(wù)人員未能在會(huì)計(jì)年度終了及時(shí)歸檔，而是按自己的時(shí)間整理歸檔會(huì)計(jì)檔案，從而導(dǎo)致一些會(huì)計(jì)資料的遺失或損毀。財(cái)務(wù)部對(duì)會(huì)計(jì)檔案移交工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。在會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，只移交電子形成的資料，而對(duì)于當(dāng)年手中收集的所需歸檔資料隨處亂放，不作為移交的內(nèi)容之一，容易導(dǎo)致在年度歸檔時(shí)缺少應(yīng)歸檔的附件原始憑證，還有些企業(yè)在歸檔時(shí)，將合同、報(bào)告等單獨(dú)從憑證后抽出來裝訂，結(jié)果造成這些重要的合同與會(huì)計(jì)憑證無關(guān)聯(lián)性，查找起來也顯得特別困難，使會(huì)計(jì)檔案存在不完整，證據(jù)鏈缺失。會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)不嚴(yán)密，一些移交檔案的資料員或者檔案管理人員工作馬虎，隨便檢查，隨便清理，該簽字的不簽字，檔案人員對(duì)移交過來的會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)沒認(rèn)真核查，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案無法一致對(duì)應(yīng)，從而忽視檔案移交工作的基本要求和程序。還有，財(cái)務(wù)資料員檔案意識(shí)淡薄，對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作重視程度不夠，只注重本職工作，而在工作中形成的關(guān)鍵和重要資料卻不注意收集、整理和保管，導(dǎo)致檔案不完整，缺乏系統(tǒng)性和原始性。

1.3檔案管理人員和移交會(huì)計(jì)檔案的資料員對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)以及業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。例如，財(cái)務(wù)資料員未正確區(qū)分會(huì)計(jì)檔案的保管期限，造成會(huì)計(jì)檔案管理混亂；有些財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的范疇理解不夠完整全面，在實(shí)務(wù)中沒把握好哪些屬于會(huì)計(jì)檔案，哪些屬于非會(huì)計(jì)檔。由于檔案人員時(shí)常更換，缺乏相對(duì)穩(wěn)定性，而且檔案人員的業(yè)務(wù)技能不夠熟練，對(duì)檔案管理工作沒有精益求精和鉆研的精神。還有很多人認(rèn)為檔案工作枯燥無味，是與外人隔絕、浪費(fèi)青春的工作，從而很多人都不愿意從事此項(xiàng)工作。移交會(huì)計(jì)檔案的資料員覺得歸檔工作可以敷衍了事，檔案管理人員也這樣覺得的話，后續(xù)就會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的不真實(shí)和不完整；也有另外一種情形：會(huì)計(jì)檔案借出后，檔案管理人員不及時(shí)要求借閱人歸還，時(shí)間久了，造成會(huì)計(jì)檔案丟失或主要的附件丟失；在崗的專責(zé)人員一身多職，不會(huì)很重視檔案管理，沒有時(shí)間去理會(huì)計(jì)檔案，有時(shí)只是應(yīng)付一下而已。

2、對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行思考

2.1統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理重要性的意識(shí)，規(guī)范管理。各企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放，完整歸檔，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的日程中，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案設(shè)備的更新，完善檔案庫，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案保管和利用的信息化體系建設(shè)。

2.2建立健全會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。必須將檔案管理工作納入日常化工作，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化、有序化、合理化，明確要求、責(zé)任，制定檔案工作管理目標(biāo)，并建立健全一套檔案管理制度，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序，使會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依。

2.3提高會(huì)計(jì)工作人員和會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化、完整性、真實(shí)性整理的熟知、熟練程度決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。會(huì)計(jì)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備業(yè)務(wù)知識(shí)和職業(yè)道德素養(yǎng)。因此，各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)工作人員和會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，樹立職業(yè)責(zé)任心和科學(xué)管理意識(shí)，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能作為會(huì)計(jì)工作人員和會(huì)計(jì)檔案管理工作人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，從而提升會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量水平，對(duì)企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展起到重要作用。

2.4不定期抽查檔案的保管情況。公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或?qū)徲?jì)負(fù)責(zé)人應(yīng)不定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行抽查，包括會(huì)計(jì)檔案是否裝訂好，擺放整齊，按類別放好；檔案柜上貼的檔案清單是否與實(shí)質(zhì)存放的會(huì)計(jì)檔案一致、完整，看有沒丟失憑證或賬簿，擺放是否有規(guī)律，是否按時(shí)間順序擺放，發(fā)現(xiàn)問題要當(dāng)場(chǎng)指正并避免類似情況發(fā)生。

3、結(jié)語

總之，會(huì)計(jì)檔案的收集、征集、整理、保管、保護(hù)、鑒定與利用、制度建設(shè)都是不容忽視的。提高會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)程度，做好會(huì)計(jì)檔案的保管工作，使得企業(yè)規(guī)范化、科學(xué)化生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，記錄著企業(yè)真實(shí)完整的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

參考文獻(xiàn)：［1］陳會(huì)改.基層國(guó)土所檔案管理存在問題與思考［J］.檔案與建設(shè)，2013（8）

［2］杜江華.檔案管理存在的問題和解決途徑［J］.時(shí)代報(bào)告：學(xué)術(shù)版，2013（1）

篇8

一，招投標(biāo)檔案管理面臨的實(shí)際問題

我們通過實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)企業(yè)的招投標(biāo)檔案管理依然存在著以下幾個(gè)方面的問題。

問題一：招投標(biāo)檔案的數(shù)量龐大，給企業(yè)造成嚴(yán)重的管理負(fù)擔(dān)。目前企業(yè)主要是依據(jù)《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法實(shí)施條例》(以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施條例》)的五十六條所規(guī)定的“招標(biāo)人或者其委托的招標(biāo)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)妥善保管招標(biāo)過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”之要求，來確定本企業(yè)的招投標(biāo)檔案的保管期限。由于每個(gè)項(xiàng)目所形成的招投標(biāo)歸檔文件資料較多，尤其是那些未中標(biāo)單位的標(biāo)書數(shù)量很多，加之缺乏細(xì)化的保管期限劃分，已經(jīng)給許多企業(yè)的檔案庫房造成了巨大的壓力。如果不能及時(shí)地解決這一問題，必然會(huì)給企業(yè)帶來沉重的管理負(fù)擔(dān)，增加企業(yè)的檔案管理成本，影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。

問題二：招投標(biāo)檔案的完整性不夠。一般來說，招投標(biāo)檔案應(yīng)該是每個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目活動(dòng)的完整的、系統(tǒng)的歷史記錄，是企業(yè)圍繞著招投標(biāo)項(xiàng)目的準(zhǔn)備、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和中標(biāo)等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的各種有保存價(jià)值文件材料構(gòu)成的有機(jī)體系。但是，從目前一些企業(yè)的招投標(biāo)檔案管理的實(shí)際情況看，不完整的問題還是比較嚴(yán)重的。

問題三：招投標(biāo)檔案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。據(jù)筆者的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些企業(yè)的招投標(biāo)檔案管理依然延續(xù)較落后的手工管理模式，缺乏必要的檢索工具，隨意存放現(xiàn)象嚴(yán)重。所以，在查找利用時(shí)，只能憑管理人員的記憶，在庫房里翻找。

問題四：招投標(biāo)檔案的管理規(guī)范和管理制度不健全。從調(diào)查的企業(yè)情況來看，招投標(biāo)檔案的管理基本上是無相關(guān)的制度可循，管理人員一般只是憑經(jīng)驗(yàn)在管理。這種情形的存在，在一定程度上表明企業(yè)的檔案管理制度建設(shè)還存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。

二、招投標(biāo)檔案管理問題的成因分析

1　法規(guī)制度規(guī)定的模糊性和粗放性

我國(guó)招投標(biāo)檔案管理的直接法律和法規(guī)依據(jù)就是《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法》(以下簡(jiǎn)稱《招投標(biāo)法》)和《實(shí)施條例》，但這兩個(gè)法律法規(guī)文件對(duì)招投標(biāo)檔案的管理所提出的要求和具體規(guī)定都比較粗放和模糊，甚至在這兩個(gè)法律法規(guī)文件中都沒有出現(xiàn)“招投標(biāo)檔案”的字樣。這可以在一定程度上表明這兩個(gè)法律法規(guī)文件的制定者的“檔案管理意識(shí)”是比較淡薄的?！墩型稑?biāo)法》只是在第二十八條中提到“招標(biāo)人收到投標(biāo)文件后，應(yīng)當(dāng)簽收保存，不得開啟”；在第三十六條中提到“開標(biāo)過程應(yīng)當(dāng)記錄，并存檔備查”?！秾?shí)施條例》也只是在第三十三條中規(guī)定“招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)如實(shí)記載投標(biāo)文件的送達(dá)時(shí)間和密封情況，由接收人簽字并存檔備查”，在第五十六條中規(guī)定“[存檔及書面報(bào)告]招標(biāo)人或者其委托的招標(biāo)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)妥善保管招標(biāo)過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”。這樣的規(guī)定，只是給招投標(biāo)檔案的管理提供了一個(gè)非常模糊的框架，并且存在著較大的主觀隨意性。

企業(yè)在招標(biāo)過程中形成的文件資料不一定都具有保存價(jià)值，所以沒有必要也沒有可能保存所有的文件資料，否則就會(huì)陷入“有文必檔”所造成的檔案管理“陷阱”，大大增加企業(yè)的檔案管理成本，降低企業(yè)檔案管理的效益。按照一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目至少有三方參與的法律規(guī)定，企業(yè)要為保存所有沒有中標(biāo)單位提交的“投標(biāo)書”負(fù)擔(dān)高額的管理費(fèi)用，十五年以上的保管期限的規(guī)定，也會(huì)使企業(yè)難以克服檔案庫房空間不足的實(shí)際問題。同時(shí)，數(shù)量龐大的“招投標(biāo)檔案”也會(huì)使企業(yè)難以用相同的成本投入來切實(shí)提高企業(yè)檔案的管理質(zhì)量，招投標(biāo)檔案的信息化管理水平的提高，更會(huì)變得舉步維艱。因此，這種粗放式的法律法規(guī)規(guī)定，是必須加以改變的現(xiàn)實(shí)，否則將會(huì)給有關(guān)企業(yè)造成更為嚴(yán)重的問題。

2　招標(biāo)業(yè)務(wù)工作流程中關(guān)鍵性節(jié)點(diǎn)缺乏控制、歸檔范圍不清

就目前而言，一些企業(yè)的招標(biāo)項(xiàng)目檔案之所以存在“掛一漏萬”的問題，就是因?yàn)樗鼈儧]有明確的全程管理思想，沒有把握住招投標(biāo)過程中的關(guān)鍵性“節(jié)點(diǎn)”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存價(jià)值的招投標(biāo)過程文檔沒能及時(shí)“捕獲”，并最終造成招標(biāo)項(xiàng)目檔案不齊全、不完整的不良后果。另外，一些企業(yè)缺乏對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目歸檔文件范圍的必要制度規(guī)定，也是造成招投標(biāo)檔案完整性受損的重要原因。如果一個(gè)企業(yè)在開展招標(biāo)活動(dòng)中注意把握好招標(biāo)活動(dòng)過程的關(guān)鍵點(diǎn)，如登記、預(yù)審、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和中標(biāo)等“節(jié)點(diǎn)”，注意做好相關(guān)文件資料的備案管理，確保招投標(biāo)歸檔文件資料齊全、系統(tǒng)和完整的控制目標(biāo)，還是可以順利實(shí)現(xiàn)的。

3　招投標(biāo)檔案管理缺乏必要的理論支持和指導(dǎo)

在目前的檔案學(xué)應(yīng)用理論研究成果中，我們只能零星地找到一些研究招投標(biāo)檔案管理的文章，而且多數(shù)都是業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)介紹層次的研究成果，很難對(duì)目前的國(guó)家政策制定和相關(guān)法律法規(guī)及管理制度的完善產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的推動(dòng)作用。有鑒于此，我國(guó)企業(yè)的招投標(biāo)檔案管理失范也就不奇怪了。缺乏科學(xué)檔案管理理論指導(dǎo)的實(shí)踐，包括法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)制度的建設(shè)，都會(huì)是相對(duì)盲目的。為此，強(qiáng)化檔案管理理論的建設(shè)，充實(shí)能夠指導(dǎo)企業(yè)招投標(biāo)檔案管理方面的思想內(nèi)容，是我國(guó)檔案學(xué)研究者必須直面的一個(gè)現(xiàn)實(shí)性問題。

4　缺乏成本控制意識(shí)，信息化管理水平低

成本／收益比，是每個(gè)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中都必須要考慮到的一個(gè)非常實(shí)際的問題。如果沿用現(xiàn)在的招投標(biāo)檔案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就無疑會(huì)給企業(yè)造成較大的管理壓力，如若長(zhǎng)期持續(xù)下去，也會(huì)造成有關(guān)企業(yè)管理積極性的下降，粗會(huì)最終損害國(guó)家利益、企業(yè)利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理規(guī)定，以及落后的文檔管理理念和制度要求，不僅會(huì)造成招投標(biāo)檔案管理的整體質(zhì)量下降，而且也會(huì)給目后的招投標(biāo)檔案資源的開發(fā)利用帶來不良影響。

基于上述認(rèn)識(shí)，筆者認(rèn)為目前必須采取切實(shí)的改進(jìn)策略，積極行動(dòng)起來，才能真正找到解決問題的出路。各有關(guān)企業(yè)與其采取消極觀望的態(tài)度和被動(dòng)的行動(dòng)方案，毋寧率先變革，積極探索招投標(biāo)檔案的科學(xué)、合理、有效的管理方式，并努力通過自身的管理實(shí)踐加以驗(yàn)證。

三、解決招投標(biāo)檔案管理問題的基本對(duì)策建議

通過研究和分析目前現(xiàn)有的成功經(jīng)驗(yàn)和有關(guān)新的政策和規(guī)定，我們提出以下幾個(gè)方面的解決問題的對(duì)策和建議，供企業(yè)在管理招投標(biāo)檔案的實(shí)踐中參考。

1　治標(biāo)不如治本，國(guó)家有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)立即著手修訂《實(shí)施辦法》，通過總結(jié)各部門和地區(qū)比較成功的經(jīng)驗(yàn)、規(guī)定和做法，

進(jìn)一步明確規(guī)定各種招投標(biāo)檔案的保管期限。目前，我國(guó)中央和地方又陸續(xù)出臺(tái)了一些與招投標(biāo)檔案管理相關(guān)的政策、行政規(guī)章，其中的一些規(guī)定可以作為我們進(jìn)行《實(shí)施辦法》修訂工作的重要依據(jù)。例如，《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》中所規(guī)定的國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件歸檔范圍和保管期限，就比較明確具體。該文件規(guī)定：招標(biāo)文件、委托招標(biāo)文件的保管期限為30年，評(píng)標(biāo)文件、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及打分表、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知的保管期限為10年；中標(biāo)的投標(biāo)文件(正本)的保管期限為永久；未中標(biāo)的投標(biāo)文件，終驗(yàn)后保存2年。政府采購(gòu)文件保存10年。再如，《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》規(guī)定的水利工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件材料歸檔范圍與保管期限為：招標(biāo)文件、招標(biāo)修改文件、招標(biāo)補(bǔ)遺及答疑文件長(zhǎng)期保存，投標(biāo)書、資質(zhì)資料、履約類保函、委托授權(quán)書和投標(biāo)澄清文件、修正文件保存期限為永久；開標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議文件及中標(biāo)通知書長(zhǎng)期保存。《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》規(guī)定“招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件：由建設(shè)單位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投標(biāo)檔案管理辦法》規(guī)定：“大型基礎(chǔ)設(shè)施、市政工程、公共建筑和市級(jí)以上重點(diǎn)工程的招投標(biāo)檔案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投標(biāo)檔案保管至工程竣工后三年。未中標(biāo)單位的投標(biāo)文件保管期限為半年(自開標(biāo)之日起計(jì)算)”。《湖北省建設(shè)工程招投標(biāo)交易檔案管理辦法》規(guī)定：“招投標(biāo)檔案管理人員應(yīng)遵守國(guó)家《保密法》，合理劃分招投標(biāo)檔案密級(jí)和保管期限。原則上一般工程招投標(biāo)檔案應(yīng)保存五年，重大工程項(xiàng)目招投標(biāo)檔案應(yīng)保存五至十年，投標(biāo)文件副本可保存半年至一年時(shí)間”。還有揚(yáng)州市、寧波市、河北省、遼寧省等地都在投標(biāo)檔案管理辦法中做了相應(yīng)的規(guī)定。

根據(jù)上述有關(guān)規(guī)定的精神，企業(yè)的招投標(biāo)檔案的保管期限可以做如下劃分規(guī)定：招標(biāo)文件、委托招標(biāo)文件的保管期限為30年；評(píng)標(biāo)文件、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及打分表、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知的保管期限為10年，中標(biāo)的投標(biāo)文件(正本)的保管期限為永久，未中標(biāo)的投標(biāo)文件，可保存6個(gè)月到2年。

2　梳理招投標(biāo)工作的業(yè)務(wù)流程，明確招投標(biāo)檔案的形成節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)招投標(biāo)檔案的全程控制。各有關(guān)企業(yè)可以根據(jù)自己的招標(biāo)工作的業(yè)務(wù)活動(dòng)特點(diǎn)，認(rèn)真梳理招標(biāo)工作的業(yè)務(wù)工作流程，明確招投標(biāo)檔案形成的重要節(jié)點(diǎn)，標(biāo)明各節(jié)點(diǎn)需要形成的文件種類，并實(shí)行全程管理控制，確保招投標(biāo)文件資料的有序形成、積累和歸檔，避免缺失和失控，維護(hù)每個(gè)項(xiàng)目尤其是重大招標(biāo)項(xiàng)目檔案的完整性。

篇9

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;科研檔案管理;意義;方法

醫(yī)院科研工作作為衡量醫(yī)院整體水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)，其對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療水平的發(fā)展，尤其是解決臨床疑難病癥，提高整體醫(yī)療水平具有重要價(jià)值[1]。故加強(qiáng)醫(yī)院科研工作，尤其對(duì)于大型三級(jí)甲等醫(yī)院，在促進(jìn)“科教興院”方面意義非常?？蒲袡n案是科研活動(dòng)實(shí)施過程的文字記錄與實(shí)驗(yàn)依據(jù)，作為醫(yī)院研發(fā)和開展新技術(shù)的重要形式，在一定意義上促進(jìn)醫(yī)院自有知識(shí)產(chǎn)權(quán)成功地轉(zhuǎn)化。實(shí)際工作中如何更好地加強(qiáng)科研檔案管理統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)于提高醫(yī)院科研效率，推動(dòng)醫(yī)院整體發(fā)展意義重大[2]。本研究結(jié)合我院近年在醫(yī)院科研檔案管理統(tǒng)計(jì)分析中的經(jīng)驗(yàn)，提出相應(yīng)管理對(duì)策，現(xiàn)報(bào)告如下。

一、科研檔案統(tǒng)計(jì)管理在促進(jìn)醫(yī)院科研新項(xiàng)目申報(bào)中的價(jià)值

醫(yī)院科研新項(xiàng)目申報(bào)作為醫(yī)院科研管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，越來越受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及衛(wèi)生主管部門的重視。尤其在科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力的今天，隨著科學(xué)事業(yè)的發(fā)展，本院近年來申報(bào)的國(guó)家級(jí)、省級(jí)和市級(jí)科研項(xiàng)目逐漸增多，且所獲得的科研立項(xiàng)等級(jí)、數(shù)量和支助金額檔次升高，以上指標(biāo)作為醫(yī)院科研事業(yè)發(fā)展的標(biāo)志，在提高醫(yī)院科研項(xiàng)目申報(bào)質(zhì)量及水平，提升醫(yī)院影響力等方面具有十分重要的作用，而有效地做好科研檔案的統(tǒng)計(jì)管理在提升科研課題申報(bào)質(zhì)量，促使課題按時(shí)按質(zhì)按量完成上具有重要作用。首先，科研檔案統(tǒng)計(jì)管理能在醫(yī)院科研項(xiàng)目的選題可行性方面提供參考價(jià)值[3]。其科研選題是科研立項(xiàng)的敲門磚，明確可行性及社會(huì)價(jià)值的科研選題，是科研項(xiàng)目是否獲得立項(xiàng)的關(guān)鍵。有效的科研檔案統(tǒng)計(jì)管理措施，有利于研究人員對(duì)本院既往或前期研究課題的了解，獲得醫(yī)院相關(guān)研究成果，了解本院研究條件及研究?jī)?yōu)勢(shì)，為科研選題提供參考。

二、科研檔案統(tǒng)計(jì)管理在科研項(xiàng)目實(shí)施過程中的價(jià)值

獲得立項(xiàng)的科研課題多數(shù)研究周期在2到4年之間，某些重大項(xiàng)目或國(guó)家級(jí)項(xiàng)目研究周期更長(zhǎng)。做好科研項(xiàng)目研究過程中所有數(shù)據(jù)、資料的歸總，對(duì)于促使項(xiàng)目研究的順利進(jìn)行、成果獲得、項(xiàng)目的順利結(jié)題具有重要作用。首先，針對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中所形成的檔案資料，如中期檢查報(bào)告、階段性成果（階段與專利等）以及項(xiàng)目變更情況及資料，本科項(xiàng)目參與人員的變更情況、項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容的調(diào)整以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算、使用情況等。確保項(xiàng)目實(shí)施過程中原始記錄的真實(shí)性和可靠性。以上材料作為項(xiàng)目必須材料，其對(duì)項(xiàng)目的完整性，確保項(xiàng)目的順利進(jìn)行和驗(yàn)收意義重大。其次，科研檔案統(tǒng)計(jì)管理，在促進(jìn)項(xiàng)目成果轉(zhuǎn)化過程有積極促進(jìn)意義。因醫(yī)院科研成果形成均需要通過大量的數(shù)據(jù)收集，其中最主要的是病例資料的收集與總結(jié)，其中原始數(shù)據(jù)和資料作為第一手資料，在科研論文撰寫中的作用無可取代。

三、醫(yī)院科研檔案統(tǒng)計(jì)管理措施

（一） 提高科研人員加強(qiáng)科研資料歸檔處理意識(shí)。針對(duì)科研資料與檔案的統(tǒng)計(jì)管理意識(shí)是，科研人員針對(duì)科研檔案科學(xué)認(rèn)識(shí)及對(duì)檔案管理結(jié)構(gòu)充分信任的過程。對(duì)于醫(yī)院科研項(xiàng)目，醫(yī)院科研人員需在日常工作中，加強(qiáng)與科研檔案管理部門的溝通，另外，檔案管理工作人員則應(yīng)積極為科研人員提供全面的可供參考的資料，并增進(jìn)相互之間的信任感，促使科研人員認(rèn)識(shí)到對(duì)科研檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化統(tǒng)計(jì)管理的價(jià)值與意義。

（二）建立健全醫(yī)院科研檔案統(tǒng)計(jì)管理制度。通過健全的科研檔案管理制度，可嚴(yán)格約束檔案管理過程，進(jìn)而確保科研檔案管理規(guī)范化和程序化，從而更好地發(fā)揮科研檔案管理的價(jià)值。針對(duì)醫(yī)院科研資料的管理，在制定醫(yī)院科研檔案管理制度時(shí)需結(jié)合本院實(shí)際情況、科研能力及所立項(xiàng)項(xiàng)目檔次，明確檔案管理制度中工作人員職責(zé)，建立科研檔案資料借閱保密制度，同時(shí)為有需要的人員提供便捷借閱檔案資料的途徑。

（三）明確科研檔案歸檔范圍。鑒于多數(shù)科研機(jī)構(gòu)科研檔案歸檔困難或不明確問題，為促進(jìn)檔案歸檔過程的有序性及重點(diǎn)突出，需明確醫(yī)院檔案管理范圍，及時(shí)進(jìn)行所需歸檔檔案分類。

四、總結(jié)

醫(yī)院科研聲譽(yù)和能力是醫(yī)院發(fā)展、提高醫(yī)院知名度的重要組成方面，其作為臨床實(shí)踐、醫(yī)學(xué)研究依據(jù)，并可為教學(xué)提供幫助。其中有效的科研檔案統(tǒng)計(jì)管理，對(duì)于評(píng)價(jià)科研成果、衡量醫(yī)院科技管理水平，提高醫(yī)療水平具有重要價(jià)值。

（項(xiàng)目名稱：醫(yī)院科研檔案管理統(tǒng)計(jì)分析與管理對(duì)策研究 項(xiàng)目編號(hào)：2014RKX065 管理部門：濰坊市科學(xué)技術(shù)局，研究起止年限：2014年12月至2015年12月）

【參考文獻(xiàn)】

[1]谷士鵬.試析醫(yī)院科研檔案管理工作.黑龍江檔案，2014，13（2）：143.

[2]高偉偉，時(shí)鋼.建立科學(xué)的醫(yī)院科研檔案管理機(jī)制初探.大家健康，2014，8（5）：313-314.

篇10

關(guān)鍵詞：檔案管理；部門立卷；實(shí)物展示；檔案宣傳；開放利用

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 (2012) 06-0171-01

一、研究目的和意義

國(guó)家教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（2008年9月1日起施行）中規(guī)定“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對(duì)已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制。對(duì)重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化，加工成電子檔案保管（第三章檔案管理中第二十一條）”、“高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是……編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源……組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作……利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能……(第二章機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備第八條)”。

要達(dá)到上述規(guī)定要求，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)與模式已經(jīng)呈現(xiàn)出很大局限性，不能充分適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代檔案管理人員對(duì)信息的展示、處理、查詢、維護(hù)等信息管理習(xí)慣和公眾接受信息的習(xí)慣。縱觀目前各大高校檔案館或檔案室，在部門立卷、實(shí)物展示、檔案宣傳、開放利用等方面，多媒體管理技術(shù)或者難覓蹤跡，或者僅起到少部分展示功能，這完全與信息時(shí)代不相匹配。隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息越來越多地涵蓋了更多內(nèi)容，由原來單一的文字之外，還包含了圖像、聲音、視頻等多媒體信息。但是，縱觀各大高校檔案館或檔案室，對(duì)多媒體技術(shù)的應(yīng)用仍然主要停留在對(duì)多媒體檔案的初步采集上，尚缺乏更深層次的應(yīng)用。因此，在檔案管理中如何充分利用多媒體技術(shù)，使檔案管理利用進(jìn)入到更高層次的發(fā)展階段是高等院校的迫切任務(wù)。

二、研究計(jì)劃和主要內(nèi)容

（一）研究計(jì)劃：整個(gè)實(shí)施過程計(jì)劃經(jīng)歷三個(gè)相互銜接而又交叉進(jìn)行的階段：通過調(diào)研分析、理論探索，確定研究目標(biāo)和內(nèi)容，規(guī)劃和設(shè)計(jì)信息化時(shí)代基于多媒體技術(shù)的高校檔案管理模式階段；在高校檔案管理實(shí)踐中檢驗(yàn)并不斷改進(jìn)管理模式階段；項(xiàng)目總結(jié)及形成基于多媒體技術(shù)的高校檔案管理模式階段。具體實(shí)施計(jì)劃如下：1.項(xiàng)目的規(guī)劃和設(shè)計(jì)階段。主要進(jìn)行項(xiàng)目的總體規(guī)劃與設(shè)計(jì)；調(diào)研分析我國(guó)各高校檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題，梳理、總結(jié)已有的工作經(jīng)驗(yàn)；初步規(guī)劃和設(shè)計(jì)基于多媒體技術(shù)的高校檔案管理工作模式等。2.高校檔案管理工作模式實(shí)踐、評(píng)價(jià)和完善階段。主要完成高校檔案管理工作模式的實(shí)踐；高校檔案管理工作模式形成性評(píng)價(jià)與改進(jìn)；高校檔案管理工作模式的總結(jié)性評(píng)價(jià)與修訂。3.確立高校檔案管理工作模式和項(xiàng)目總結(jié)階段。主要進(jìn)行總結(jié)項(xiàng)目研究取得的經(jīng)驗(yàn)和成果，形成項(xiàng)目研究報(bào)告；形成有推廣價(jià)值的高校檔案管理工作模式。

（二）研究的主要內(nèi)容：主要?dú)w納為以下四個(gè)方面。

1.部門立卷。在當(dāng)前的部門立卷工作中，各大高校普遍使用培訓(xùn)班或者說明書的方式。但是，無論采用哪一種培訓(xùn)方式，效果都不佳。因此，利用多媒體技術(shù)制作視頻向?qū)к浖_展培訓(xùn)，能有效地解決以上問題，提高工作效率。多媒體技術(shù)制作視頻向?qū)к浖?，能快速指?dǎo)檔案員進(jìn)行文件的立卷，能達(dá)到一定的效果。步驟如下：(1)制作：利用攝像機(jī)將各種類別的立卷過程分別拍成多媒體視頻。再利用多媒體后期制作軟件premiere或edius、after effects進(jìn)行后期處理制作成美觀大方，簡(jiǎn)潔方便的視頻軟件，若視頻內(nèi)容較多，可借助于office軟件中的powpoint進(jìn)行各視頻內(nèi)容鏈接，生成.exe文件，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)播。同時(shí)，在制作視頻時(shí)，可將符合立卷要求的與不符合要求的操作進(jìn)行對(duì)比示范，加深檔案員的印象，能在一定范圍內(nèi)提高歸檔的質(zhì)量。(2)使用：利用校園網(wǎng)，將多媒體視頻檔案向?qū)旖拥叫@網(wǎng)上，無需安裝其它播放軟件，也可使校內(nèi)人員觀看。這樣使用起來十分的簡(jiǎn)單方便。另外，利用多媒體QQ群，在線交流交答疑，可提高檔案員歸檔的效率和質(zhì)量。2.實(shí)物展示。目前，由于實(shí)物檔案的載體各有不同，形狀不一，很多檔案館(室)都沒有充裕的空間和足夠的裝具來陳列，不得不將實(shí)物檔案放之高閣，導(dǎo)致實(shí)物檔案的利用率不高。針對(duì)這種情況，可利用多媒體技術(shù)用音頻、視頻等多媒體的表現(xiàn)形式，展示各種實(shí)物檔案及其背景信息。同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)，利用者可以簡(jiǎn)易地了解到整個(gè)實(shí)物檔案庫存的信息，為利用者提供便利。3.檔案宣傳。高校檔案是學(xué)校歷史發(fā)展的見證[1]。是學(xué)校管理與教學(xué)的真實(shí)歷史記錄，是豐富的資源庫。一般來說，現(xiàn)在各高校檔案管理都進(jìn)入了信息化；也使用了檔案管理軟件。或此軟件是網(wǎng)絡(luò)版的，不僅僅檔案員可查看，其它校內(nèi)教師或工作人員也可查看。但是查看的內(nèi)容有限，只可查看常規(guī)的內(nèi)容，不能看全貌。因此，充分利用多媒體技術(shù)，可將一些靜態(tài)的典型事例加工制作成動(dòng)態(tài)的多媒體視頻。方便查詢者了解相關(guān)檔案信息。除此之外，也可購(gòu)置多媒體的電子展廳，按不同主題將歷史印記用虛擬的參觀功能再現(xiàn)現(xiàn)實(shí)。進(jìn)而擴(kuò)大了檔案宣傳，增強(qiáng)了檔案的渲染力。4.開放利用。多媒體強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)交互功能，提高了館藏信息的輸出力，為進(jìn)一步規(guī)范高校檔案管理的服務(wù)體創(chuàng)造了條件。(1)充分利用多媒體技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息檢索技術(shù)個(gè)性化。針對(duì)不同類目的標(biāo)識(shí)和索引，可以充分利用多媒體技術(shù)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)操作的便捷化。(2)利用QQ在線聊天視頻，實(shí)現(xiàn)檔案員之間強(qiáng)有效的交互功能。檔案員之間通過語音或視頻，能快速地解決檔案管理之間出現(xiàn)的問題。

三、研究的學(xué)術(shù)價(jià)值、應(yīng)用價(jià)值及社會(huì)影響

（一）以石家莊學(xué)院檔案管理為例，探討在高校檔案管理中如何廣泛運(yùn)用多媒體技術(shù)，改善檔案工作管理手段和信息環(huán)境，拓寬高校檔案管理服務(wù)功能等問題，因此研究工作在構(gòu)建新型檔案管理模式方面有一定的理論價(jià)值。（二）本課題的研究實(shí)踐和成果推廣，不僅僅對(duì)石家莊學(xué)院的檔案建設(shè)與管理有促進(jìn)作用，而且對(duì)高校檔案管理領(lǐng)域提高多媒體技術(shù)應(yīng)用深度和層次方面具有較強(qiáng)的實(shí)踐推廣價(jià)值，并促進(jìn)高校管理信息化進(jìn)程。

四、研究遇到的問題及尚需深入研究之處

（一）人員的配備。因檔案員的工作較繁瑣，人員太少導(dǎo)致檔案管理效率不高，影響正常的運(yùn)轉(zhuǎn)。（二）人員的綜合素質(zhì)。檔案管理要經(jīng)常實(shí)施、維護(hù)、內(nèi)容更新，若檔案員的綜合素質(zhì)跟不上，檔案管理的運(yùn)作也會(huì)陷入尷尬的局面。（三）經(jīng)費(fèi)問題。利用多媒體技術(shù)制作各類音頻、視頻、向?qū)к浖刃枰度胼^多的資金，若經(jīng)費(fèi)不到位，也會(huì)影響檔案管理的使用效果，降低檔案管理的使用檔次。

參考文獻(xiàn)：

[1]呂杏.信息化時(shí)代基于多媒體技術(shù)的高校檔案管理改革與創(chuàng)新.文史博覽(理論),2010(3):55-56