導語：如何才能寫好一篇高校檔案資源整合，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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[關鍵詞]高校檔案；資源整合；途徑

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.141

[中圖分類號]G647.24 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）12-0-01

高校檔案是不可忽略的信息系統(tǒng)，是學校各職能部門正常運轉的重要保障，也是學校進行現(xiàn)代科學管理的信息基礎。特別是在學校的目標定位和現(xiàn)代科學管理中，檔案工作有著舉足輕重的作用。

隨著現(xiàn)代高校教育的不斷發(fā)展，很多高校已經(jīng)開始合并。在高校管理工作中，高校檔能夠案體現(xiàn)高校的教學、科研及管理活動，因此，對高校檔案進行管理有著十分重要作用。在檔案管理工作中，通過資源整合，能使檔案管理更加合理有效，從而為高校教育及發(fā)展提供更好的服務。本文就高校檔案資源整合工作進行簡單分析。

1 高校檔案資源整合中應注意問題

1.1 防止整合工作片面性

在高校合并之后，整合高校內(nèi)的檔案資源，是一項十分龐大的系統(tǒng)性的工程。在檔案資源整合過程中，要理順全局，明確和學校檔案資源卷宗管理有關的體系。對不同高校的而言，其存在情況也各不相同，要單獨管理原來各個學校中的卷宗。對學校合并之后得到的檔案資源，應確立新卷宗，進行統(tǒng)一的、科學化規(guī)范管理。這樣一來，即能夠保證學校合并之前檔案的完整性及其延續(xù)性，也能夠保證學校合并之后檔案資源統(tǒng)一完整。

1.2 整合過程中不要操之過急，一步一步到位

整合高校合并之后的檔案資源，工作量十分巨大，工作內(nèi)容比較繁雜。因此，應依據(jù)實際情況，統(tǒng)籌規(guī)劃，逐漸實施，在整合過程中，注意選擇方式，保證一步一個臺階，穩(wěn)妥踏實，逐步進行。對大多高校而言，在整合檔案的過程中，由于任務緊，為爭取更多時間，等不到相關制度及細則出臺，便開始實施工作。由于缺乏經(jīng)驗，各部門要分工明確，發(fā)揮專業(yè)特長，避免職責分工不明，造成工作上的被動，浪費時間、精力、人力、財力、物力，且成效不明顯。

1.3 整合過程中注意運行先進手段及形式

對高校檔案資源整合而言，其目的就是使檔案信息資源實現(xiàn)社會化共享，所以在管理過程中應當結合現(xiàn)代化手段。目前，傳統(tǒng)的手工操作模式，已無法適應時代的需求，面臨淘汰的局面。日常檔案資源整合過程前期，很多高校過分強調(diào)對整合實體的占有性，從而嚴重脫離檔案管理模式變革，僅選擇實體整合模式，未嘗試虛擬整合模式，跟不上現(xiàn)代信息技術發(fā)展步伐，制約檔案資源的信息化。

2 整合高校檔案資源的有效措施

2.1 明確指導思想及工作目標

整合高校檔案資源，屬于一項長期性的工作，應依據(jù)高校內(nèi)的實際情況，統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步實施。首先，應明確指導思想，在對檔案信息資源進行整合的過程中，以學校事業(yè)的科學發(fā)展大局為核心，拓展檔案服務渠道，使高校檔案資源整合有效實現(xiàn)，從而保證檔案事業(yè)健康發(fā)展。其次，應明確工作目標。以本校檔案資源和管理現(xiàn)狀為依據(jù)，以資源特色整合為入手點，規(guī)劃建設檔案資源的方案，實現(xiàn)深層次整合檔案資源，使檔案資源利用效益達到最大化。在管理檔案信息資源方面，應建立起全校性職能機構，比如，可建立檔案館組織實施全校各個部門的檔案信息資源，合理配置、優(yōu)化整合、開發(fā)利用、統(tǒng)籌管理學校的檔案資源，建立檔案信息資源多級保障體系。

2.2 建立健全檔案整合規(guī)章制度

在檔案資源整合過程中，順利完成工作的制度保障就是規(guī)章制度。保證規(guī)章制度健全、合法，能夠保證檔案資源依法整合、依規(guī)開展，同時能夠提高各個部門的責任意識。對整合檔案資源而言，其最終目的就是更好地利用檔案資源。只有建立起可行的規(guī)章制度及細致的整合方案，明確指導思想，精確劃分工作目標及職責分工，保證在整合過程中相關部門充分理解、大力支持，才能使整合檔案資源工作由量變達到質變，做到精益求精。

2.3 推進信息化建設，提高利用檔案的工作效率

在檔案資源整合過程中，要進一步加強信息網(wǎng)絡建設，選擇合理的計算機管理系統(tǒng)，使其與學校實際情況相適應，并保證成為一種比較成熟的系統(tǒng)。在收集、整理、編目和檢索、利用等一些服務中，自動化管理主要功能，另外，將原本各個院系及部門中的檔案管理的相關數(shù)據(jù)，向新檔案管理系統(tǒng)中進行安全遷移。與此同時，隨著校務檔案管理一體化不斷推進，網(wǎng)上開放檔案與授權查閱得以逐漸實現(xiàn)，從而提高服務質量及工作效率。

2.4 加強館庫系統(tǒng)建設

整合檔案資源之后，檔案數(shù)量會有所增加，要擴充豐富的檔案資源，讓信息多樣化，應有效改善檔案館庫功能設置及庫容，從而使其與今后工作需要相適應。加強館庫系統(tǒng)建設，并將其納入高校整體規(guī)劃中，重點首要考慮。

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一、高校圖書館檔案信息資源的整合與開發(fā)利用重要作用

圖書館是高校的重要組成部分，作為高校學術研究的基礎保障之一，能夠全面對外展示高校獨特的學術氛圍和特征，樹立良好的公眾形象。高校圖書館的檔案信息資源整合與開發(fā)利用對于圖書館的長遠發(fā)展有著非比尋常的意義。

（一）為高校圖書館發(fā)展提供重要參考資料。高校圖書館從最初創(chuàng)建就開始了相應的檔案記錄工作，圖書館工作的每個細節(jié)均有所記錄，在圖書館發(fā)展速度日益變快的環(huán)境下，檔案能夠為其提供重要的參考資料，使圖書館的長遠發(fā)展有據(jù)可依。在圖書館的人員調(diào)動、業(yè)務水平、發(fā)展規(guī)劃等眾多方案的制定過程中，檔案信息資源都發(fā)揮著重要的參考作用。

（二）高校圖書館發(fā)展的重要依托。檔案信息整合與開發(fā)利用的綜合水平，反映出高校圖書館的綜合能力，完整全面的檔案體系，是圖書館進行發(fā)展規(guī)劃的重要基礎。圖書館檔案信息源自于高校日常工作中，直接反映著高校圖書館的綜合工作成果，也是圖書館工作規(guī)律的具體表現(xiàn)。良好的整合檔案信息能夠全面體現(xiàn)圖書館的工作情況，幫助圖書館工作人員及時發(fā)現(xiàn)不足并加以規(guī)避，能夠作為圖書館發(fā)展的有力依托。

（三）促進高校圖書館資源優(yōu)化分配。高校圖書館資源優(yōu)化分配，主要是指人力資源分配和資金分配。作為圖書館日常管理建設工作的重要因素，圖書館檔案信息能夠把人員的知識水平、綜合業(yè)務能力、過往工作經(jīng)驗等相關信息進行全面反映，也能夠成為圖書館資歷較老工作人員平時考核的重要參考信息。如果圖書館內(nèi)有新來工作人員，也能夠根據(jù)檔案信息盡快掌握高校圖書館相關信息，提高工作效率，促進高校圖書館管理工作水平的提高。資金的分配主要是指通過對館內(nèi)圖書等相關儲備資源的檔案信息進行大致了解，總而將有限的資金轉變?yōu)閳D書館長遠發(fā)展的推動力。

二、高校圖書館檔案信息資源整合的具體方法

高校圖書館檔案信息的開發(fā)和利用以良好的整合為重要基礎，按照國家教委2008年新頒布的《高等學校檔案管理辦法》等相關文件的要求，對高校圖書館檔案信息資源整合的方法進行總結，包含了如下幾個部分：

（一）完善基礎保障。主要包含了人力、物力、財力等多個方面，大致分為兩個方面。一方面，高校應該正視檔案信息管理工作的重要性派遣高素質型綜合人才負責相關工作。另一方面，鑒于高校圖書館檔案信息的龐大規(guī)模，應當提供相應的資金支持，使得圖書館檔案信息的整合具備相應經(jīng)濟基礎。

（二）信息整合范圍的拓展。高校圖書館檔案信息資源具有較強的專業(yè)性和學術性特征，且需要對其進行全面整合后再加以拓展。目前其主要內(nèi)容包含了圖書館業(yè)務信息、人事信息、校內(nèi)黨政機關管理信息及后勤資料的整理等多個方面。對圖書館房展的各方面因素都有影響。

（三）整合體制和管理系統(tǒng)的優(yōu)化。檔案信息資源的整合工作在圖書館綜合體制和管理系統(tǒng)中占有重要地位，通過對高校圖書館檔案信息的優(yōu)化，能夠將檔案進行細致分類并加以存儲，實現(xiàn)圖書館管理工作的規(guī)范化。管理體制和系統(tǒng)的優(yōu)化，則是通過制定詳細、全面、準確的條例，完善并優(yōu)化管理體制，使日常高校圖書館檔案信息管理工作有章可循，循序漸進，逐漸進步。

三、高校圖書館檔案信息資源開發(fā)利用的具體方法

（一）完善日常工作，拓寬服務渠道。圖書館的檔案信息資源和圖書館的職能基本保持一致。在日常工作中，應當加強對檔案信息的嚴格區(qū)分、鑒別，在錄入時以方便日后使用為原則，進行檔案目錄、分類索引的制作。另外在充分利用圖書館基礎資源的前提下，拓展服務渠道，在保證機密文件安全的情況下，開設檔案信息查閱、咨詢等服務。

（二）檔案資源的互享。隨著計算機技術的逐漸普及，高校圖書館的網(wǎng)絡化趨勢也日益明顯。高校圖書館的網(wǎng)頁和高校校園網(wǎng)的互相融合，是圖書館發(fā)揮自身作用的重要平臺。圖書館應該篩選代表性的檔案信息，通過后期加工，存儲到校園網(wǎng)資源庫中，并不斷更新相關內(nèi)容，擴大知識儲備，方便相關人員的使用。

（三）館內(nèi)檔案信息資源的整合。由于檔案信息自身的特點，通常高校圖書館的檔案信息內(nèi)容較為散亂，缺乏完整的系統(tǒng)構建，并且多為實用價值較低的原始信息粗略資料。對于大部分合并高校來說，合并之前各高校的圖書館檔案信息各不相同，使得合并后的檔案信息較為繁多，一部分較為寶貴的資料因較為分散而放棄整合。對此，高校圖書館在進行檔案信息的開發(fā)利用時，應該確定大致方向，制定縝密計劃，有規(guī)律的篩選出具有代表性意義和實用價值的各類型檔案信息?？梢愿鶕?jù)年限劃分整理館內(nèi)檔案信息資源，方便日后對檔案信息資源查閱實用。

此外，還可以選擇適當時期，整理館內(nèi)檔案信息資源，對外進行展覽，在此過程中，結合大眾意見，完善圖書館檔案管理工作的不足之處。

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關鍵詞：云計算 高校 數(shù)字化 檔案管理 實現(xiàn)和應用模式

1.高校數(shù)字化檔案管理發(fā)展過程中面臨的主要問題

高校數(shù)字化檔案管理的發(fā)展實踐面臨的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，高校數(shù)字化檔案資源日益增多與資源存儲空間有限和資源異構的矛盾。目前，電子檔案資源已經(jīng)成為高校檔案文獻資源的重要組成部分。大量遞增的數(shù)字化檔案信息資源，給高校檔案管理過程中對海量數(shù)據(jù)的存儲帶來了持續(xù)的壓力，不但加重了高校檔案管理中對基礎設施建設的負擔，還使對海量數(shù)據(jù)信息進行可靠訪問這一問題也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。另外，隨著高校數(shù)字化檔案建設的不斷深入，不斷出現(xiàn)大量異構的檔案信息資源，包括“信息孤島”、“信息煙囪”等信息資源分散、孤立的狀態(tài)比較嚴重。第二，高校數(shù)字化檔案資源建設與服務之間的矛盾。高校數(shù)字化檔案資源建設總的涉及到兩個方面的內(nèi)容：傳統(tǒng)形態(tài)的檔案向數(shù)字化檔案的轉化以及數(shù)字化檔案的存儲和流通。目前高校數(shù)字化檔案資源建設和管理中重建設而輕服務的現(xiàn)象一定程度的存在。不同用戶在個性化信息檔案需求以及知識服務等方面的要求日益增長，而高校數(shù)字化檔案資源利用效率低下以及服務層次不高的現(xiàn)狀使檔案信息服務與用戶對檔案信息的需求這一矛盾日益加劇，一定程度的制約了高校數(shù)字化檔案建設的發(fā)展。第三，高校數(shù)字化檔案資源利用與檔案資源保護之間的矛盾。檔案資源具有特殊性，面臨著保密和著作權保護等問題。因此高校數(shù)字化檔案資源管理中，在用戶的權限設定、數(shù)字化資源加密以及數(shù)字化檔案資源復制制度等方面都面臨許多問題。上述問題必然會對高校數(shù)字化檔案管理中的資源共享、用戶服務以及檔案信息安全等方面帶來不利影響，制約高校數(shù)字檔案資源價值的發(fā)揮與利用。

2.云計算在高校數(shù)字化檔案管理中應用的優(yōu)勢

云計算在高校數(shù)字化檔案管理和應用中有以下優(yōu)勢：第一，云計算能夠提供完善的信息資源服務能力，有利于提高數(shù)字檔案館的管理和服務水平。基于云計算構建的數(shù)字化檔案服務平臺能夠有效利用各種數(shù)字化資源，使高校數(shù)字化檔案管理獲得更大程度的資源伸縮度，形成資源集成化。將高校數(shù)字化檔案的信息檢索、數(shù)字參考咨詢等業(yè)務訪問向云端遷移，實現(xiàn)一站式服務，大大的提高數(shù)字檔案館的管理和服務水平，并大大的降低服務成本。第二，云計算能夠提供多樣化和個性化的服務，促進數(shù)字檔案館職能不斷改變，實現(xiàn)以用戶為中心的服務模式，放大高校數(shù)字化檔案館的應用潛，提高數(shù)字檔案館的信息服務效率。第三，云計算有利于降低數(shù)字檔案館的工作成本，提供安全可靠的資源存儲能力。云計算對信息資源實施集中存儲的策略，檔案資源存儲于由“云”提供的由數(shù)量眾多的服務器組成的數(shù)據(jù)存儲中心，由數(shù)據(jù)中心對數(shù)字化檔案資源進行統(tǒng)一管理、資源分配、均衡負載和控制安全等等，能夠有效解決數(shù)字化檔案資源的存儲問題，還提供了低成本和高安全性的數(shù)字化檔案利用策略[1]。

3.基于云計算的高校數(shù)字化檔案管理的主要實現(xiàn)和應用模式

云計算概念的提出給高校數(shù)字化檔案管理帶來了新的信息服務與管理模式。以下嘗試從三個方面論述云計算環(huán)境下高校數(shù)字化檔案管理的主要實現(xiàn)和應用模式。

3.1基于云計算的高校數(shù)字化檔案資源整合框架

云計算環(huán)境下的高校數(shù)字化檔案資源整合的出發(fā)點就是實現(xiàn)資源的有效共享。因此，在云計算背景下，高校數(shù)字化檔案館的構建就是要為用戶提供靈活的部署和應用服務方式，對來自不同服務平臺和系統(tǒng)的服務進行整合，提供開放的API接口，實現(xiàn)統(tǒng)一的認證服務[2]。從邏輯結構上看，把云計算環(huán)境下的高校數(shù)字化檔案資源整合框架分為四層，包括基礎設施層、資源層、平臺層、應用和服務層。

3.2基于云計算的高校數(shù)字化檔案用戶的業(yè)務實現(xiàn)機制

針對高校數(shù)字化檔案的業(yè)務特點，云計算環(huán)境下高校數(shù)字化檔案用戶的業(yè)務實現(xiàn)機制可以采用“云+端”的形式?？擅枋鋈缦拢骸霸啤倍擞煞植嫉木W(wǎng)絡、計算、存儲等基礎設施構成，幾乎所有的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)和應用都可存儲在“云”里。云端作為服務端存在，對外提供接口供客戶端調(diào)用。包括PC、手機、PDA等統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)終端，數(shù)據(jù)終端只需要擁有瀏覽器和操作系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡接入“云”，經(jīng)驗證授權后，即可使用云中的檔案資源。

3.3基于云計算的高校數(shù)字化檔案資源的虛擬存儲機制

大量數(shù)字化檔案資源，給數(shù)字檔案館的存儲帶來了巨大的壓力。云存儲可以將各種物理存儲單元通過軟、硬件技術轉化成為一個邏輯的虛擬存儲單元，并共同對外提供數(shù)據(jù)存儲和業(yè)務訪問功能。在高校數(shù)字化檔案館的應用中，采用典型的網(wǎng)絡虛擬存儲作為云存儲的具體實現(xiàn)[3]。

4.結束語

高校應充分利用云計算提供的強大資源整合能力來提高高校數(shù)字檔案管理的整體業(yè)務能力和服務水平，論文的研究對于高校數(shù)字檔案館的資源建設、管理模式、應用服務方式等方面都具有一定的積極意義。

參考文獻：

[1] 胡亞南.云計算在檔案信息資源管理中的應用初探[J].蘭臺世界，2011，3月下

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[關鍵詞]大數(shù)據(jù)；高校；檔案；服務

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.24.112

[中圖分類號]G717.24；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）24-0-01

每一場信息技術變革都對人們的生活與認知方式產(chǎn)生深遠的影響，高校檔案信息服務人員必須認識大數(shù)據(jù)時代自我提升的緊迫性與必要性，從傳統(tǒng)檔案信息服務理念中轉變過來，積極探索基于大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息服務水平提升的有效策略，提升檔案信息服務的能力與水平。

1 高校檔案信息服務水平提升的必要性

1.1 高校檔案信息服務水平提升是順應大數(shù)據(jù)時代的必然要求

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息量龐大、數(shù)據(jù)信息類型豐富、數(shù)據(jù)信息的密度偏低、信息處理速度快。大數(shù)據(jù)時代的這些特點，迫切需要高校檔案信息服務做出相應的改變，采取有效的措施實現(xiàn)自身的新發(fā)展，否則就難以滿足大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，難以發(fā)揮高校檔案信息資源的價值。

1.2 高校檔案信息服務水平提升是數(shù)據(jù)信息服務的時代需求

大數(shù)據(jù)時代，人們的信息獲取觀念產(chǎn)生了重大轉變，社會需要信息供體轉變信息供給方式，樹立“數(shù)據(jù)為主”的信息服務觀念。高校傳統(tǒng)的檔案信息服務顯然已經(jīng)難以適應社會以“數(shù)據(jù)為主”的信息服務理念，必須基于社會檔案信息服務需要，建立新型的檔案信息服務模式，順應信息時代的要求。

1.3 高校檔案信息服務水平提升是促進自我發(fā)展的內(nèi)在要求

大數(shù)據(jù)時代，信息量巨大，資源類型豐富，高校檔案信息服務面臨著新的發(fā)展形勢。高校檔案信息傳統(tǒng)服務已經(jīng)表現(xiàn)出一定的滯后性，服務面不廣，服務缺乏靈活性、便捷性，大大制約了高校檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。高校檔案管理工作只有進一步提升檔案信息服務水平，才能實現(xiàn)由內(nèi)而外的發(fā)展，擴大檔案管理工作影響力。

2 大數(shù)據(jù)時代高校檔案信息服務水平提升策略

2.1 基于大數(shù)據(jù)理念合理定位，深挖高校檔案信息資源價值

2.1.1 基于大數(shù)據(jù)理念合理定位

大數(shù)據(jù)時代，信息資源的價值是所有信息供體與需求對象關注的重點。高校檔案信息服務水平的提升必須基于大數(shù)據(jù)時代檔案信息供給與需求特點，科學合理定位高校檔案信息服務方向。高校根據(jù)檔案信息服務定位，做到因校制宜，因人定制，積極尋找適合高校檔案管理特點的大數(shù)據(jù)技術產(chǎn)品，提升檔案信息服務的智能化水平。

2.1.2 推動高校檔案信息資源增值

大數(shù)據(jù)為高校檔案資源的挖掘創(chuàng)造了便捷的條件，也為檔案資源的共享搭建了平臺。高校檔案信息資源管理者，必須利用大數(shù)據(jù)時代資源量巨大、信息類型豐富等優(yōu)勢，深入挖掘高校檔案信息資源價值，擺脫狹隘的檔案資源建設觀念，拓展檔案信息資源建設的廣度與深度。

2.2 推動檔案信息資源內(nèi)外整合，構建智能化信息服務平臺

2.2.1 加強信息資源整合意識

大數(shù)據(jù)時代，高校檔案工作要獲得更好發(fā)展，必須根據(jù)大數(shù)據(jù)時代資源結構特點，進一步優(yōu)化檔案信息資源結構，拓展資源建設的視角，推動高校傳統(tǒng)檔案資源與最新檔案信息資源整合，發(fā)揮高校檔案資源自身優(yōu)勢；同時，加強高校檔案資源與第三方高校檔案資源、網(wǎng)絡檔案資源的整合，使高校檔案資源建設走出封閉式建設模式，利用外在檔案信息資源進一步優(yōu)化高校檔案資源結構。

2.2.2 提高服務平臺智能化水平

大數(shù)據(jù)時代的一個顯著特點是信息處理速度快速，因此，高校檔案信息服務人員必須借助信息技術優(yōu)勢，進一步提高檔案信息服務平臺智能化水平。高校要根據(jù)檔案信息服務定位，完成檔案信息服務平臺的更新與升級，為用戶提供快速、便捷的檔案信息服務。

2.3 充分運用云計算的架構優(yōu)勢，推動高校檔案數(shù)字化升級

2.3.1 推動信息數(shù)字化升級

高校檔案信息管理者要提升服務水平，必須推動檔案信息的數(shù)字化升級。檔案信息的數(shù)字化升級是一項復雜的工作，既要保證檔案信息數(shù)字化升級的技術含量，又要確保檔案信息數(shù)字化升級過程中的信度。

2.3.2 凸顯云技術架構優(yōu)勢

為了進一步提升檔案信息數(shù)字化升級效率，高校要充分利用云技術優(yōu)勢，發(fā)揮云技術在高校檔案信息數(shù)字化建設中的架構優(yōu)勢，突出檔案信息資源運用的靈活性與可擴展性，滿足用戶更高層次的檔案信息需求。

2.4 加強檔案信息服務思想認識，探索檔案服務多元化模式

2.4.1 樹立資源共享理念

大數(shù)據(jù)時代，信息資源服務理念應該是發(fā)揮檔案信息資源的最大價值。高校檔案信息服務必須轉變思想理念，根據(jù)檔案資源的運用價值與權限進行合理分類，在確保檔案資源安全的前提下，進一步加強檔案資源共享理念，使檔案信息資源發(fā)揮更大的價值。

2.4.2 探索多元服務模式

大數(shù)據(jù)背景下，檔案是一種資源，能夠被轉化為實際的價值。這就需要高校檔案信息服務人員積極探索多元化服務模式，從服務高校行政部門，向服務全校師生、服務社會轉變，最大程度上發(fā)揮高校檔案資源的價值。檔案信息資源的多元化服務模式需要進一步深化，根據(jù)資源類型與用戶群體特征，構建多元化、個性化、業(yè)務化檔案信息服務新模式。

3 結 語

高校檔案信息服務人員必須提升服務意識，加強實踐探索，基于大數(shù)據(jù)時代特點，積極探索高校檔案信息服務水平提升的有效路徑，使高校檔案工作貼近時代需求，始終煥發(fā)出生命力，推動高校檔案事業(yè)發(fā)展。

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關鍵詞：檔案；管理；信息化；建設；攻關

1 高校檔案管理信息化的內(nèi)容及意義

高校檔案管理涉及多個相關學科，諸如計算機、網(wǎng)絡、管理以及信息等。高校檔案管理信息化建設的主要內(nèi)容包括基礎設施建設、應用系統(tǒng)開發(fā)、檔案信息資源整合、標準規(guī)范以及安保體系等四個方面的建設。

1.1 基礎設施建設和應用系統(tǒng)開發(fā)

檔案管理信息化建設的基礎設施涉及硬件和軟件兩個方面。其中，應用系統(tǒng)的開發(fā)作為軟件支持存在，其基本要求是軟件操作簡便，易于廣泛推廣，具備組卷、分卷、維護以及查詢等多種功能；管理界面友好；軟件可及時更新，修補漏洞；較高的兼容性。

硬件建設需要同時考慮以下三個問題。首先，數(shù)字化校園與數(shù)字檔案和數(shù)字檔案館的建設同步，其次，將存儲和備份電子文件的相關硬件設備作為內(nèi)部局域網(wǎng)建設的重點，第三，提高本地備份及存儲電子文件的硬件配置，建設異地備份設備及網(wǎng)絡。

1.2 檔案信息資源整合

高校檔案信息資源的整合需要注意以下幾個方面的問題。第一，高校各單位檔案部門收集并歸檔已有的電子文件，及時錄入信息數(shù)據(jù)庫，避免資源的流失；第二，對將要接收的電子文檔提前做好準備工作，包括組織、技術和人員上的準備，建立數(shù)據(jù)中心，統(tǒng)一接收和管理高校各單位信息資源，開通檢索服務；第三，建設檔案網(wǎng)站或者數(shù)字檔案館，成立數(shù)字化服務中心，為各單位提交信息提供高效服務。

1.3 標準和規(guī)范的制定

高校檔案管理工作的重要職能之一是制定和完善標準、規(guī)范，其依據(jù)為《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》 等相關政策法規(guī)。建立的規(guī)范和標準需要滿足實際需求，能夠科學的指導高校檔案管理信息化建設的全過程，確保信息化建設、管理和運作過程有章可循，保證規(guī)范化、標準化以及制度化的檔案管理信息化建設大方向不變。其主要職責為高校電子文件信息采集、管理、存儲格式標準、執(zhí)行細則等標準與制度的建立；制定電子文件歸檔、整理、公布、利用的格式要求和工作規(guī)范； 建立和完善電子文件保管、存儲及安全利用的制度等。

1.4 安保系統(tǒng)的建設

信息安全是檔案管理工作首先需要確保的重點之一。安保體系的建設主要包括計算機網(wǎng)絡等硬件安全系統(tǒng)的建設，同時還包括內(nèi)外網(wǎng)隔離、網(wǎng)絡防火墻、文檔加密、訪問控制、用戶訪問認證以及網(wǎng)絡密鑰的管理，雙管齊下，確保數(shù)字檔案系統(tǒng)信息傳遞的安全。

2 高校檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀及問題

2.1 高校檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀

2.1.1基礎設施薄弱，管理手段老化

目前國內(nèi)許多高校在信息化基礎設施建設上投入力度不夠，用普通計算機代替專業(yè)服務器，在管理方式和方法上也一直沿用傳統(tǒng)的管理手段，效率低下，缺漏較多。雖然在一定程度上利用了計算機存儲和網(wǎng)絡技術，但是并未形成一體化的系統(tǒng)。生成與接收電子文檔，是高校檔案管理系統(tǒng)的基礎功用，但是目前的現(xiàn)狀是高校檔案管理的軟件與配套程序建設速度慢，管理不科學，制約了信息化建設的步伐。

2.1.2檔案管理方式落后、檔案結構不合理

從目前的檔案管理方式來看，從業(yè)人員缺少科學化管理的培訓，多數(shù)從業(yè)者并非檔案專業(yè)，專業(yè)知識匱乏，沒有系統(tǒng)、科學的檔案管理知識，對已有管理系統(tǒng)掌握不夠深入。

從檔案結構來看，目前多數(shù)高校關注的檔案類別多為紙質，而對視頻、音頻以及其他實物檔案的關注不夠。而且從檔案涉及的方面來說，多為教學、會議以及其他文字記錄的檔案，而對設備、基建檔案，以及高校日常工作中的檔案記錄較為缺乏。此外，檔案收集工作滯后，不夠全面，導致了檔案可復用性差，利用價值較低。

2.1.3高校檔案管理開發(fā)利用率較低

目前，高校檔案管理仍舊受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，重保管輕利用，已經(jīng)收錄的檔案資料無法惠及教職工與學生，利用效率低下，檔案因此失去了應有的參考價值，導致高校檔案資源的極大浪費，長此以往將會形成惡性循環(huán)，極大的影響檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。此外，檔案利用的壟斷局面仍舊存在，高校檔案多數(shù)被行政人員利用，同時還有一部分科研人員，雖然目前各大高校已經(jīng)致力于擴大檔案利用人群，但是力度仍舊不夠，同時宣傳乏力，沒有對宣傳形成有效的縱深，因此收效甚微。如何打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，改變落后的管理理念，推廣先進、科學的管理方法，是檔案從業(yè)人員需要認真考慮的問題。

2.2 高校檔案管理信息化建設進程出現(xiàn)的問題

2.2.1 投資規(guī)模大與資金來源少的矛盾

檔案信息化建設需要大量的資金作為后盾，其建設速度受到資金來源及穩(wěn)定性的制約。信息化建設中基礎設備的投資包括服務器、交換機、掃描儀、微縮設備等，這類設備需要大量的資金來購置。此外，內(nèi)部局域網(wǎng)的建設，光纖接入以及購買帶寬，購置、維護軟件以及進行安全防護等，都需要資金支持。電子產(chǎn)品高速的升級換代和較短的生命周期也導致了大量資金的投入。但是由于資金來源較少，籌措困難，兩者的矛盾日益激化，影響信息化建設的發(fā)展。

2.2.2 建設任務重，進程緩慢

高校檔案信息化建設的任務中，第一，需要對現(xiàn)存的檔案資源進行處理，利用掃描、微縮等手段，將之數(shù)字化；第二，對數(shù)字化的文檔按照檔案管理標準進行分類整理，并錄入數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用；第三，建設網(wǎng)絡應用平臺，給用戶提供遠程服務；第四，采用隔離技術，應用數(shù)據(jù)備份和加密對檔案進行保護，防止來自網(wǎng)絡的惡意訪問，避免由于工作人員誤操作而導致的刪除、修改等，確保檔案信息的安全以及可用；第五，不斷升級管理系統(tǒng)的同時，要對現(xiàn)存電子文檔進行升級轉換，確保其可用，避免電子檔案資源的損毀；第六，由于檔案管理信息化建設進程的繁重任務導致其不可能在短時間內(nèi)完成，因此對于檔案管理人員來說，除進行數(shù)據(jù)化處理與維護外，還要對現(xiàn)存的紙質文檔進行妥善的保管和處理，工作量較大，任務繁重。在檔案管理信息化建設完全完成，并納入檔案工作運行管理體制之前，如果文檔復制、掃描等技術沒有較大發(fā)展，財政投入沒有較大突破的前提下，這個過程將持續(xù)數(shù)年時間。

2.2.3 隊伍建設要求高與人才缺乏的矛盾

檔案信息化管理人員需要具備新的思想觀念，扎實的專業(yè)知識和技能，較高的寫作水平以及綜合素質。需要的人才類型是有熟練的計算機技能、網(wǎng)絡安全技能、獲取以及運用情報信息的能力、檔案專業(yè)知識豐富的復合型人才。檔案信息化人才引進的主要阻力首先是體制問題，難以引進有效的競爭手段，其次是冗余人員多，導致工資待遇普遍較低，難以吸引高層次人才。老面孔，老方法，效率低下，進展緩慢，是目前檔案部門工作的現(xiàn)狀。

2.2.4 應對環(huán)境變化能力差，服務方式轉變困難

由于長期以來的檔案管理模式與管理理念影響，當前高校檔案管理普遍表現(xiàn)出思想陳舊、不思進取的現(xiàn)狀，抵御外來風險能力較差，缺乏核心競爭力。這種檔案管理模式在信息化背景下已經(jīng)不再適用，信息化背景下的檔案管理以用戶的需求作為主要目標，需要從業(yè)人員真正更新、轉變服務理念，拓展檔案管理的服務業(yè)務，提高服務質量。

3 加快檔案管理信息化建設的策略

3.1 加快統(tǒng)一標準建立，統(tǒng)一管理

建立統(tǒng)一標準，有利于不同高校系統(tǒng)之間資源的共享與整合，同時也有利于對整個集成系統(tǒng)進行安全保護。系統(tǒng)可以按照標準進行相應的操作，提高系統(tǒng)可操作性，同時避免由于標準不一致而導致的系統(tǒng)內(nèi)部漏洞等安全問題。該標準的制定由信息化部門進行安排、實施，保證接口以及底層設備和數(shù)據(jù)格式等的一致性，避免數(shù)據(jù)冗余和資金浪費現(xiàn)象。

3.2 應用現(xiàn)有系統(tǒng)，整合信息資源

各高校應當以現(xiàn)有的應用系統(tǒng)作為基礎，對校內(nèi)各二級單位施行統(tǒng)一標準管理，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)一次采集，長久利用的目的，節(jié)省人力物力和財力。第一，規(guī)劃建設校級信息數(shù)據(jù)中心，整合各單位分散的資源，統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集格式；第二，提高硬件水平，統(tǒng)一底層數(shù)據(jù)庫以及相關接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，加大應用系統(tǒng)投入。這樣可以有效避免硬件的重復建設等問題的發(fā)生。

3.3 加強安全保護體系的建設

信息安全問題包括兩個方面，從技術層面來講，各高校應當建立有效的用戶認證機制，訪問準入機制以及安全加密機制，應用各種硬件保護和軟件保護技術對系統(tǒng)實現(xiàn)安全保護；從管理角度來考慮，首先應當健全管理制度，提高管理人員實施、監(jiān)督等方面的警覺性，定期巡檢、實時監(jiān)控，明確各部門職責和相關負責人，定期進行安全培訓，提高工作人員解決問題的能力；另外還應當建立應急反應體系，在發(fā)生網(wǎng)絡安全事件時，能夠及時、有效的進行處理，從問題的發(fā)現(xiàn)、處理以及事后補救等多個方面進行全方位考慮。

3.4 變革組織機構，健全人才引進機制

變革現(xiàn)有的比較陳舊和落后的組織機構，對于加快檔案管理信息化建設具有重要作用。新的組織機構和人才引進機制應當具有以下幾個方面的優(yōu)勢。首先，能夠充分調(diào)動基層工作人員的工作熱情，使其能夠將創(chuàng)造性的想法實施，增加部門工作活力；其次，分工明確，責任到人，各部門各司其職，提高系統(tǒng)整體的工作效率；第三，有利于人才的引進以及留用，組織機構的變革能夠為部門發(fā)展帶來新的活力，能夠吸引高端人才的留用，有利于壯大人才隊伍。

4 結語

高校檔案管理信息化程度是高校教學質量、學術水平以及管理水平的體現(xiàn)，也是構建數(shù)字校園的關鍵所在，是信息化社會給高校檔案管理工作提出的必然要求。各高校應當積極建設統(tǒng)一標準，整合校內(nèi)資源，加快建設信息化的檔案管理系統(tǒng)，變革陳舊的思想觀念與組織機構，提高競爭力，適應新環(huán)境下的變化，努力實現(xiàn)其標準化、制度化、科學化、現(xiàn)代化的高校檔案管理信息化建設目標。

參考文獻

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[3]初慶華.淺談高校檔案管理信息化模式研究. 華章. 2013（04）.

篇6

關鍵詞：信息資源共享；高校；檔案管理模式

一、高校共享檔案信息資源的必要性

在社會信息資源中，高校的檔案信息資源屬于重要組成部分，基于社會信息不斷完善發(fā)展的大背景，信息資源共享已經(jīng)可以對高校檔案信息資源的實際效用進行充分發(fā)揮，體現(xiàn)信息資源共享為高校檔案信息管理提供的理想形式。隨著網(wǎng)絡資源的越發(fā)成熟，檔案信息資源的有效整合與充分共享，可以為現(xiàn)代社會提供和諧的空間環(huán)境，以有效契機的形式助力檔案事業(yè)發(fā)展。因此，高校共享檔案信息是滿足社會發(fā)展需求的必然趨勢。

1、維護知情權

高校共享檔案信息資源可以對公眾的知情權進行有效維護，保障大眾知曉高校檔案信息中的多樣內(nèi)容。高校傳統(tǒng)檔案信息僅限于校內(nèi)師生使用，使大眾缺少渠道去了解知識與查閱資料。但是在信息化與網(wǎng)絡化發(fā)展的現(xiàn)代社會，高校共享檔案信息，可以為大眾查閱信息提供更多的渠道，促進其根據(jù)信息開展有效研究，提升其個人能力，推動社會進步。人們借助網(wǎng)絡環(huán)境可以進行有效溝通與信息資源高效利用，加強高校檔案信息資源與社會大眾的聯(lián)系，在彼此強化了解的基礎上，提升高校檔案信息的基本公共服務能力，為高?；谛畔⒐蚕斫n案管理新模式奠定基礎。

2、提供共享環(huán)境

高校共享檔案信息資源可以將更好的共享環(huán)境提供給社會，高校內(nèi)部的檔案信息資源整合與利用，可以將良好的信息技術環(huán)境提供給社會。社會不斷完善網(wǎng)絡基礎設施、健全檔案信息化設施、實施總體建設等，都需要多媒體技術與網(wǎng)絡通信技術的支持。但是現(xiàn)階段的檔案信息資源相關的技術并不完善，而我國高校檔案信息資源可以在技術不成熟的情況下，借助數(shù)據(jù)采集與查閱實現(xiàn)技術的革新，進而可以借助多種途徑與渠道為社會網(wǎng)絡信息共享環(huán)境提供發(fā)展機遇?，F(xiàn)階段，人們的工作環(huán)境與生活習慣都密切聯(lián)系信息資源，使人們逐漸增強自身信息共享意識，促使信息真實性出現(xiàn)轉變，在對個體信息權益進行維護的同時，我國社會化信息環(huán)境也開始趨向成熟化發(fā)展。

二、基于信息資源共享的高校檔案管理模式建立路徑

1、建立信息服務中心

高?；谛畔①Y源共享，建立檔案管理模式，需要建立信息服務中心。在信息資源共享下，我國高校建立信息服務中心，需要在觀念、具體操作以及服務功能建設等方面采取措施，促進高校檔案管理新模式實現(xiàn)有效構建。在觀念層面，建立信息服務中心，需要轉變觀念。高校的信息服務中心屬于機構之間溝通與連接的紐帶，是對現(xiàn)代功能進行充分利用的管理機構。現(xiàn)代社會屬于知識經(jīng)濟時代，高校檔案管理實際效益的標尺已經(jīng)發(fā)展為信息與信息技術含量，在信息資源共享背景下，加強高校內(nèi)部檔案信息資源的共享，增強其科學管理功能，使傳統(tǒng)硬性管理發(fā)展為軟性管理,有利于提升檔案價值含量與知識含量，提高檔案信息資源的經(jīng)濟效益與社會效益。因此，高校需要對自身檔案管理觀念進行轉變，改革檔案信息對應服務的舊機制與舊制度，建立具備開放性特征的新型社會化服務機構。在具體操作方面，高校也需要加強信息服務中心建設工作。高校建立檔案管理模式，創(chuàng)建信息服務中心，本質上是滿足我國檔案管理體制要求的必然結果，可以具體、物化地表現(xiàn)文件的內(nèi)部運動規(guī)律。因此，高校針對檔案管理建立的信息服務中心，是同時具備檔案保管、整理、查詢、利用以及處理等功能的機構，區(qū)別于傳統(tǒng)高校檔案管理，這種新型管理模式可以有效降低管理的經(jīng)濟成本，提升管理工作效率。信息服務中心包括檔案服務部門、檔案處置部門與檔案保管部門等職能部門，其特點是具備檔案管理傳統(tǒng)專業(yè)技能素養(yǎng)，同時，具備開發(fā)檔案信息資源的能力，能夠促進信息傳播，提供高效信息服務。在服務功能建設方面，高校針對檔案管理建設信息服務中心，需要做到重視服務功能的建設。建設服務功能需要在服務的高度、深度與廣度等三個層面開展工作：在服務高度層面，高校需要圍繞自身發(fā)展目標，在各項事務工作中融入服務功能，利用現(xiàn)代信息技術獲取檔案信息資源，對其價值進行深度挖掘，以此為基礎，保證自身為用戶提供的信息資源具有較高價值，提升資源優(yōu)質性；在服務深度層面，高校需要專業(yè)化處理檔案信息，對信息資源配置進行優(yōu)化，在不同類別與角度等層次上開展信息資源整合工作，在保證信息資源服務滿足用戶需求的同時，提升信息傳播質量；在服務廣度層面，信息服務中心保存的檔案信息資源主要是校內(nèi)日常生活中產(chǎn)生的信息資源，這些資源需要具備保存價值，大量的信息收集與儲存可以為高校專業(yè)化管理檔案信息提供基礎，促進高校向社會提供檔案信息資源有效共享的平臺。

2、構建用戶反饋模式

高?；谛畔①Y源共享，建立檔案管理新模式，需要在創(chuàng)建信息服務中心的基礎上，構建用戶反饋模式。高校結合信息資源共享發(fā)展目標建立檔案管理模式，離不開高校檔案用戶的反饋信息，因此，高校在信息資源共享下構建用戶反饋機制具有一定的必要性。檔案信息管理中的用戶反饋內(nèi)容主要是不同用戶在信息資源共享條件下，使用信息后按照自身需求提出的建議性反饋?；诖?，我國高校的檔案管理工作者需要按照反饋信息，及時回復用戶建議，根據(jù)建議完善檔案管理反饋體制。例如，高?？梢苑治隹偨Y高校畢業(yè)生反饋專業(yè)設置方面的建議，深入研究高校專業(yè)設置，考慮市場經(jīng)濟需求，實現(xiàn)自我調(diào)節(jié)，提升專業(yè)設置合理性與檔案管理實效性。高校建立反饋模式，也可以跟蹤記錄專業(yè)科研活動，在分析記錄的基礎上，調(diào)整科研檔案信息管理工作，還可分析畢業(yè)生反饋情況，以此客觀評價檔案管理工作，使檔案信息開發(fā)與檔案管理獲得原始數(shù)據(jù)，提升高校檔案管理的針對性與實效性。

3、完善信息集成體系

在信息資源共享背景下，高校革新檔案管理模式，需要完善信息集成體系。我國高校之間的信息資源共享程度較低，在一定程度上，造成高校檔案資源的浪費。因此，高校需要完善信息集成體系，為高校檔案信息資源有效共享提供保障。完善信息集成體系，建設新型檔案管理模式，有利于我國各大高校有效共享信息資源，促進不同高校檔案信息資源構成具備整體性的信息集成體系，提升檔案管理便捷性。當前形勢是我國高校正致力于建設自身檔案信息共享，為高校之間的信息聯(lián)系提供基礎。但是外界條件與自身條件等多方面的限制，會制約高校之間檔案信息資源向共享發(fā)展的腳步，影響其集成體系建立。并且我國不同高校使用的相關軟件與系統(tǒng)不同，在很大程度上影響集成體系的完整性。因此，高校需要豐富化信息集成體系、信息資源化檔案系統(tǒng)，以此保證信息共享獲得相應物質基礎，提升信息共享可操作性。我國高?；谛畔①Y源共享，建立檔案管理模式，也需要在創(chuàng)建信息集成體系的過程中，加強高校與高校之間的聯(lián)系，更新信息系統(tǒng)的同時更新檔案管理模式，實現(xiàn)二者統(tǒng)一，促進高校檔案管理新模式有效構建。

4、創(chuàng)建數(shù)字化管理模式

基于信息資源共享，高校建立檔案管理模式，需要創(chuàng)建數(shù)字化管理模式。高?；谛畔①Y源共享，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以為檔案信息資源數(shù)字化共享提供保障，提升高校管理檔案的便捷性。創(chuàng)建數(shù)字化管理模式，高校需要從以下四方面開展工作：一、高校檔案管理需要數(shù)字化建設檔案目錄，對文件目錄實施數(shù)字化管理，有效滿足用戶的不同信息檢索需求；二，高校檔案管理創(chuàng)建數(shù)字化管理模式，需要對檔案信息的數(shù)字化進行完善，借助原始文件掃描與檔案信息處理，保證檔案信息資源的完整性，使其圖像文件不被破壞，從而對對應檢索工作也可進行進一步的編制；三，在檔案信息資源對應的管理系統(tǒng)中，銜接庫存數(shù)據(jù)與檔案相關數(shù)據(jù)，使用戶檢索與查詢檔案信息資源的時間相應減少，提升信息資源共享效率；四，建設數(shù)字化管理模式，需要對檔案管理數(shù)字化發(fā)展步伐進行加快推進，對相關信息處理技術進行加強，保證數(shù)字化管理標準更加完善與規(guī)范，以此降低檔案信息資源的共享盲目性，為高校檔案數(shù)字化管理質量提供保障。當然，在建設數(shù)字化檔案管理模式的過程中，高校也需要對硬件設施與軟件設施加強維護與引進，從而有效提升高校檔案管理實效性。

結語

綜上所述，在信息化高速發(fā)展的現(xiàn)今社會，高校結合信息資源共享，革新檔案管理工作是社會發(fā)展的必然要求，能夠為高校與社會的共同發(fā)展提供保障。因此，高校在信息資源共享下構建新型檔案管理模式，需要強調(diào)高校共享檔案信息資源的重要意義，結合現(xiàn)有檔案管理實際情況，實施建立信息服務中心、構建用戶反饋模式、完善信息集成體系、創(chuàng)建數(shù)字化管理模式等革新策略，滿足高校建立檔案共享管理模式的發(fā)展需求。

參考文獻：

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自2001年12月教育部門辦公廳發(fā)出《關于加快推進教育系統(tǒng)政務信息化建設的通知》以來，全國各高校政務信息化建設迅速發(fā)展。高校檔案部門緊跟高校檔案信息化發(fā)展的步伐，在發(fā)展與建設的將近10年里，取得了明顯的成效。但是，隨之高校檔案信息化進程中也出現(xiàn)諸多不足之處。下面，就其檔案信息化建設過程中的利與弊談點個人見解。

一、高校檔案信息化建設的重要意義

傳統(tǒng)的高校檔案，是一種完全封閉式的內(nèi)部資源，管理模式也只是原始簡單地保管。隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展，高校檔案數(shù)量急劇增加、內(nèi)容頁日漸豐富，各種檔案載體也隨之增加，迫切需要科學高效檔案管理辦法和工具。而高校檔案信息化建設正是充分運用了現(xiàn)在化設備和自動化、網(wǎng)絡化的管理方式取代原有的手工管理，完成了檔案采集、儲存、保管、檢索、開發(fā)利用等工作。

1、檔案信息化建設有利于提高檔案工作效率。

隨著檔案信息化建設的實施，辦公自動化的應用以及檔案網(wǎng)絡管理軟件的運用，從而實現(xiàn)網(wǎng)上收集、移交、儲存、查閱等，這就使得檔案工作變得更為簡便，為檔案部門工作人員節(jié)省了部分時間和精力，能把更多的時間和精力用于檔案資料的整理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計、檔案編研等工作，提高了工作效率，也避免了檔案材料破壞裝訂和因實體借閱造成的磨損。

2、檔案信息化便于查閱利用。

檔案信息化的網(wǎng)絡服務給利用閱讀檔案創(chuàng)造了新的模式。全新的超文本，超媒體閱讀和自動化檢索方式。高校通過檔案信息化，能全天候為利用檔案的師生服務，利用者可通過互聯(lián)網(wǎng)24小時可進入網(wǎng)站閱讀檔案信息。利用者從被動的利用檔案變?yōu)橹鲃拥奶剿鳌?/p>

3、檔案信息化建設有利于高校資源整合優(yōu)化。

檔案中記載著學校過去各項工作執(zhí)行情況和效果，對于學校確定新的方針政策具有重要的參考作用，高校檔案中的教學類、基建類、設備類、科研類、財會類等五大類檔案為學校的教學科研和發(fā)展建設起著關鍵作用。信息資源共享已經(jīng)是發(fā)展趨勢，檔案是信息資源中的一種特殊形式。檔案信息化建設可以讓各種散亂的信息資源實現(xiàn)最優(yōu)化配置并，與高校辦公自動化系統(tǒng)接軌，使得檔案部門的信息與學校教務、科研、設備、財會等重要部門實現(xiàn)資源整合優(yōu)化。檔案信息化建設的本質要求就是建立一個豐富、完整的檔案信息資源庫，并做好相應的數(shù)據(jù)庫維護工作，通過跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨部門的計算機網(wǎng)絡，檔案信息資源與其他信息資源一起構成綜合的網(wǎng)絡信息資源，從而實現(xiàn)高校信息資源庫的整合優(yōu)化達到共享的目的。

二、高校檔案信息化建設中出現(xiàn)的弊端及對策

全國大部分高校都已經(jīng)啟動了檔案信息化建設工作，然而在各高校進行檔案信息化建設的工作中也逐漸顯露出了檔案信息化的一些弊端，如何避其弊正是現(xiàn)在要討論的問題。

1、檔案信息數(shù)字化后的安全保存問題

大量紙質檔案通過掃描上傳到檔案管理軟件，傳統(tǒng)檔案保護與管理手段已無法確保這些檔案信息的完整與安全。個別檔案利用者可直接通過復制與原始檔案一致的內(nèi)容，進行篡改，也可在電子文件上的簽名、印章修改。由于紙質檔案材料轉化為電子文件后是保存在磁盤、硬盤、光盤等介質上，而這些介質一旦出現(xiàn)損壞，就意味著所有的電子檔案信息都會遺失。而磁盤硬盤的保存條件和環(huán)境要求是很高的。因此對于軟盤、磁盤、硬盤等的保護要做到：購買統(tǒng)一規(guī)格磁盤硬盤，確保質量;保證它們的存放環(huán)境，注意存放的空間和溫濕度的控制，溫濕度分別為14-20攝氏度，40%-50%內(nèi);定期每2年把原有的磁盤、硬盤、光盤上的材料轉儲一次，作為檔案信息的備份。

除了檔案信息資源的保存問題，還存在檔案信息的網(wǎng)絡安全問題。檔案信息網(wǎng)絡的安全受到載體損害、設備故障或破壞、操作失誤、程序缺陷、病毒、網(wǎng)上竊聽與篡改、黑客攻擊、技術淘汰等眾多因素的威脅。一旦出現(xiàn)以上情況，檔案信息數(shù)據(jù)庫會出現(xiàn)遺失，錯亂，甚至會導致檔案信息外泄等情況發(fā)生。高校應該采取有效措施對數(shù)字化檔案資源進行安全管理和維護，要做到：有效地應用身份認證、文件加密、權限控制、安全審計、病毒防護、防火墻、安全備份等安全技術，確保檔案信息資源的安全、有效和網(wǎng)絡系統(tǒng)正常運行。

2、檔案信息化的投入成本大于利用價值

高校檔案信息化建設的前期需要投入大量資金購買設備，如高校檔案管理軟件系統(tǒng)、計算機、掃描儀、大量磁盤硬盤、交換機、服務器。在信息化建設前期需要投入大量的人力來進行檔案信息數(shù)字化，而在信息化建設后期也會遇到檔案管理設備老化及更換的問題，這些都需要高校對檔案部門的投入大量的人力和物理。而在近幾年里，由于全國各大高校都紛紛檔案信息化建設，在過程中發(fā)現(xiàn)了問題：為了實現(xiàn)檔案的信息化，高校進行盲目的投入和建設，使得檔案信息化建設的投入和檔案利用價值出現(xiàn)反比例現(xiàn)象，即檔案信息化建設投入成本大于檔案利用率，檔案資源被浪費。所以各高校在檔案信息化建設過程中，不能盲目的投入和建設，要認真結合本校實際情況以及檔案服務對象的特點，按輕重緩急、先易后難的方式開展檔案信息化建設的工作，避免造成人力、物力、財力的浪費。

3、檔案信息化缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范

高校在檔案信息化建設中出現(xiàn)了缺乏相關標準的規(guī)范和支撐的問題：許多高校出現(xiàn)了檔案信息化建設中各自為政、標準不一的局面，只能自我摸索、自我完善、自我發(fā)展，處于獨立開發(fā)與封閉自我建設的模式。而檔案信息化作為一項復雜的社會工程，涉及項目管理，技術應用和業(yè)務運行等方面，如缺少標準來規(guī)范，整個工作如散沙一盤。在建設高校檔案信息化的過程中，應當借助于各種規(guī)范及標準的制定和落實，分工協(xié)作和技術工作提供依據(jù)及標準。在建設檔案信息化網(wǎng)絡的溝通信息的共享更加需要統(tǒng)一的規(guī)范和統(tǒng)一的標準，高校的檔案部門立足于檔案信息化建設并根據(jù)國內(nèi)標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出統(tǒng)一的信息化建設標準，有效推進檔案信息化建設。

4、檔案管理人員業(yè)務水平偏低

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一、高校檔案管理的特點

1、高校檔案管理的社會性。高校是出人才、出科研成果的地方，歷史使命決定了高校與社會的廣泛聯(lián)系。高校所招收的學生來自于社會，又在畢業(yè)后走向社會。近百年或十幾年的教學過程中，學校積累了造就培養(yǎng)人才全過程的檔案材料，反映了學生的學業(yè)、學歷、文體生活以及思想修養(yǎng)、政治素質等方面情況。高校的科研課題、技術產(chǎn)品設計對象都是選自社會，產(chǎn)生的成果服務于社會。高校保存了國家和相關單位科研項目試驗、試制全過程的檔案材料，還包括已經(jīng)應用于社會的科研成果鑒定、技術專利、技術轉讓，以及新產(chǎn)品招投標等若干方面的檔案材料。由此而決定了高校與社會客觀廣泛的聯(lián)系，所以社會利用高校檔案是必然結果和大勢所趨。

2、高校檔案管理的綜合性。高校在培養(yǎng)人才過程中，有開展教學活動的第一課堂，還有實習工廠、研究院所的試驗室，此外，學生還要有針對性地參加社會實踐活動。高校檔案除了具有反映學校管理的文書檔案之外，還包括教學活動中形成的教育專業(yè)檔案、教職工管理的人事檔案、財務活動中形成的會計檔案和科研活動中形成的科技檔案，以及產(chǎn)業(yè)檔案、房地產(chǎn)檔案等等。而記述上述各種校務活動的檔案材料，構成了高校檔案的綜合性。

3、高校檔案管理的系統(tǒng)性。高校檔案材料形成部門龐雜，形成的檔案載體種類多、數(shù)量大，成為一個獨特的檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括紙質載體檔案、實物檔案，還包括電子檔案、聲像檔案；除了傳統(tǒng)管理方式之外，還包括虛擬形態(tài)的網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)。多元檔案管理及其形成的一系列文件整理、借閱利用、復制傳真等管理活動，構成了復雜的高校檔案管理的系統(tǒng)性。

4、高校檔案管理的通用性。院校檔案管理活動的基本規(guī)律決定了各個院校各專業(yè)在教育體制、理念，教育方式、方法，教學內(nèi)容和標準，以及教學周期、管理制度等若干方面的共性。因此，記錄和反映這些教學活動的高校檔案和高校檔案管理，也必然存在著共同的特點。某一院校的某一專業(yè)的教學大綱、教學計劃和教材，不但在同一院校的同一專業(yè)的幾屆同年級的教學活動中可以連續(xù)使用多年，而且還可以在不同院校相同專業(yè)的同年級教學中相互借鑒，或直接加以利用。隨著我國高教事業(yè)不斷發(fā)展進步，教學改革不斷深化，教學與世界接軌的步伐不斷加快，那么，某些教學理念，管理體制等宏觀管理活動，不僅在某一個國家之內(nèi)，甚至在全世界范圍之內(nèi)，也可以相互借鑒，相互使用。所以，高校檔案管理的通用性，就是高校檔案管理活動的一大典型特征。

5、高校檔案管理步入市場而產(chǎn)生的競爭性。市場經(jīng)濟體制的完善，從客觀上決定了高校各項管理活動必須與市場接軌，必須逐步適應市場競爭格局這一局面。檔案管理屬于高校管理活動的一部分，在高校以市場需求為導向而培養(yǎng)各類人才，高校教育與社會人才市場良性互動的發(fā)展過程中，學生檔案信息資源必然為社會所需，必須與人才信息數(shù)據(jù)庫相銜接。在學?？蒲谢顒泳o密圍繞國家科研項目與應用技術試產(chǎn)開發(fā)過程中，在高校與企業(yè)“產(chǎn)學研”強強聯(lián)手運作中，高校科研產(chǎn)品、技術發(fā)明專利又將成為科技市場的“熱手貨”。高?？蒲袡n案信息將按照市場準入法則，逐步步入市場競爭領域。這是高校檔案管理工作發(fā)展的大勢所趨。

我們探討高校檔案管理特點，就是為了發(fā)現(xiàn)和掌握高校檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律，更好多更快地發(fā)揮高校檔案的社會作用，更好地為本校及全社會服務。

二、高校檔案管理產(chǎn)生的作用

1、在教育評估方面的作用。開展高等教育評估是提高高校教育質量的一項重要舉措。然而，評估教育質量與檔案利用密不可分。豐富系統(tǒng)的檔案材料，全面準確的檔案信息，是高校開展教育評估工作的基礎和依據(jù)。無論評估工作日程安排、評估內(nèi)容、操作程序、指標確定，最終都憑借大量的檔案材料，才能對一個高校作出全面、公正、準確地評估。

2、在教學改革中的作用。高等教育體制改革、教學改革、高校教職工隊伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠發(fā)展的重大活動。不管改革從哪一方面下手，進行到何種程度，取得何種成果，都與高校檔案和高校檔案管理水平密切相關。比如，全國教育資源的整合配備，高等教育發(fā)展規(guī)劃的制訂，某些高校撤并、重新組合，乃至某一高校的專業(yè)增加或更新；課程設置、教學計劃安排、師資隊伍建設、教學管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案之過程。而上述改革都需要在依靠檔案信息和檔案數(shù)據(jù)，在總結經(jīng)驗基礎上的方案論證、修改，以確保改革穩(wěn)步推進和最終成功。

3、在科學研究工作中的作用。高校為培養(yǎng)出社會急需、專業(yè)對口、就業(yè)率高的人才，離不開科研工作。一所高校能否具備高精尖科學研究水平，也是衡量該校教育水平、教育質量的重要標準。高?？茖W研究工作首先得力于本?？萍紮n案的利用?？茖W技術是第一生產(chǎn)力?？萍紮n案是具有潛在利用價值的生產(chǎn)力要素。充分發(fā)掘利用高?？萍紮n案資源，將高?？萍紮n案中的先進科技成果，直接為發(fā)展高?？茖W研究工作，為積累高?？萍紝嵙?，為國家科技發(fā)展、經(jīng)濟建設和社會進步服好務，與企業(yè)合作，走出一條產(chǎn)學研良性互動的廣闊大道，都依賴于高?？萍紮n案價值的全面、系統(tǒng)與深入發(fā)揮。

篇9

［關鍵詞］ 圖書館； 管理； 發(fā)展趨勢

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 20. 044

［中圖分類號］ G251 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）20- 0074- 01

0 引 言

高校作為培育人才以及進行科研工作的教育部門，對于提高我國科技水平具有重要的作用。而高校圖書館作為提供信息技術支持的重要部門，其文獻數(shù)據(jù)庫資源是實現(xiàn)科研教學順利進行的重要保障。隨著我國高校的不斷擴招以及國家對科研要求的不斷提高，高校圖書館管理工作也面臨較大的挑戰(zhàn)。如何順應新時期對于圖書館管理的新要求，建設信息化、數(shù)字化、資源結構合理化的圖書館已經(jīng)成為高校圖書館管理工作的重點。實現(xiàn)以人為本的服務理念，并不斷實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫資源的信息化建設，是新形勢對于高校圖書館的進一步要求，對于推進圖書館工作的優(yōu)化完善也具有重要的意義。

1 我國圖書館管理現(xiàn)狀問題分析

由于圖書館管理工作未能及時緊隨教育科研體制進行轉型，在我國高校圖書館建設過程中出現(xiàn)了較多的問題，現(xiàn)階段影響我國圖書館現(xiàn)代化建設的問題主要有以下幾方面：

（1） 圖書館管理制度落后?，F(xiàn)階段我國高校圖書館管理制度落后，信息檔案管理缺乏統(tǒng)一標準，檔案裝訂整理混亂，造成師生借閱查詢困難，檔案及文獻資料丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生。

（2） 高校圖書館管理工作不到位。圖書館管理作為一項復雜繁瑣的系統(tǒng)工程，管理工作不到位容易造成檔案材料缺乏完整系統(tǒng)性，造成師生在借閱過程中對各種信息資料檢索困難，這對于圖書館信息資料的開發(fā)利用十分不利。

（3） 圖書館信息資源利用效率較低。隨著信息化以及數(shù)字化的不斷發(fā)展，對于高校圖書館管理工作要求也不斷提高。但是部分高校由于信息化數(shù)據(jù)化認識程度不足，建設步伐緩慢，大量信息數(shù)據(jù)資料雖經(jīng)過館藏，但是難以得到充分利用，造成信息數(shù)據(jù)資源的浪費。

2 新時期對高校圖書館管理發(fā)展趨勢的要求

（1） 加強高校圖書館與師生的溝通協(xié)調(diào)。高校圖書館管理對象是各類信息數(shù)據(jù)資源，而服務主體是師生等借閱群體，因此為了滿足教學科研以及適應高校不斷發(fā)展對于信息數(shù)據(jù)資源的要求，應加強圖書館與借閱者之間的溝通交流，促進高校管理互動化。

（2） 提高資源管理的專業(yè)性。高校圖書館由于資金投入的限制，因此為了提高管理水平，應提高資金利用效率，結合高校實際特色建立先進的不斷更新完善的動態(tài)資源數(shù)據(jù)庫，為教學以及科研工作提供專業(yè)的信息服務。

（3） 實現(xiàn)高校信息服務的高效性。實現(xiàn)高效的借閱服務是提高圖書館管理工作水平的重要手段，應不斷借助先進的網(wǎng)絡技術，簡化節(jié)約形勢以及手續(xù)，以現(xiàn)代化的管理工作方式促進服務效率，從整體上提高現(xiàn)階段圖書館管理工作水平。

（4） 促進圖書館的進一步開放。高校作為人才培養(yǎng)以及科學教研的基地，在圖書館的管理上應實現(xiàn)圖書館的進一步開放。充分利用網(wǎng)絡化技術，結合社會圖書資源建立具有社會服務特性的知識庫，為高校內(nèi)部以及社會提供必要的信息技術支持。

3 高校圖書館管理優(yōu)化發(fā)展完善措施

（1） 在圖書館管理過程中，樹立以人為本的服務理念。隨著信息技術的不斷創(chuàng)新以及網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，高校圖書館應努力實現(xiàn)工作重心的轉變，確定以人為本的圖書館管理以及服務觀念。在圖書館日常管理工作中，明確高校圖書館借閱者的服務主體地位，滿足維護師生的利益需求，為高校師生提供豐富的信息服務。此外，在圖書館管理工作中，應加強與借閱師生之間的溝通與交流，并促進借閱師生參與到豐富圖書館的館藏資源的工作中，不斷優(yōu)化圖書館管理工作方式，提高管理綜合效率。

（2） 借助于不斷完善的信息化以及網(wǎng)絡技術，充實圖書館的館藏資源，并積極促進資源共享工作的開展。高校圖書館的主要目的在于為師生進行科研工作提供必要的信息數(shù)據(jù)支持，隨著各類科學技術的不斷發(fā)展，圖書館應不斷更新圖書館各類信息資源以提供最新的信息數(shù)據(jù)。借助于信息網(wǎng)絡技術，不斷豐富完善圖書館的電子資源，實現(xiàn)圖書館館藏資源的充分合理的利用。同時應不斷改善圖書館管理體系，實現(xiàn)高校圖書館與各級學院、教務等相關部門的聯(lián)系，實現(xiàn)各項數(shù)字資源的共享，通過對各類信息數(shù)據(jù)進行分析、整合以及重組，為學校師生提供時效性以及可用性較好的信息資料，滿足學校師生科研工作對于信息的需求。

（3） 為圖書館信息化建設提供必要的設備等軟硬件支持，不斷完善圖書館檔案管理水平。為了保證信息數(shù)據(jù)管理工作的順利開展，應提供用于圖書館管理工作的計算機以及各類管理軟件系統(tǒng)，通過各類信息設備、存儲設備以及服務器等設施，建立高校內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)管理庫，實現(xiàn)檔案信息的充分利用。對于圖書館的檔案管理工作，首先應依照國家檔案法等相關規(guī)定，建立適合高校實際情況的檔案管理系統(tǒng)，在圖書館檔案的收集整理以及存檔保管等過程中，明確管理人員的職責權限，保證各項規(guī)章制度得到遵守。

（4） 結合高校實際情況建立具有特色的高校圖書館，并不斷完善高校之間的館際互借制度。由于不同的高校專業(yè)發(fā)展特點不同，因此高校圖書館在工作開展過程中，應避免追求面面俱到的館藏資源，應基于自己的優(yōu)勢學科建立具有一定深度性的信息資源，實現(xiàn)信息資源的有效利用。此外，應加強高校之間的館際互借制度，在高校的館藏資源上實現(xiàn)共享，通過各自的優(yōu)勢資源彌補在某些專業(yè)信息資源上的短缺，提高信息數(shù)據(jù)資源的最大利用。在高校之間建立互借制度或者是信息資源共享平臺，并將各類數(shù)據(jù)資源整合利用，形成高校之間豐富的信息數(shù)據(jù)資源。

篇10

【關鍵詞】 協(xié)同辦公 信息化技術

一、引言

隨著教育信息化發(fā)展的不斷深入，高校在計算機、網(wǎng)絡建設的基礎上，開展協(xié)同辦公系統(tǒng)建設，實現(xiàn)辦公的無紙化、網(wǎng)絡化和協(xié)同化。協(xié)同辦公系統(tǒng)的引入對高校提高辦公效率、規(guī)范辦事流程、提升管理水平、實現(xiàn)科學決策有著重要意義[1]。

二、協(xié)同辦公系統(tǒng)的概念

協(xié)同辦公系統(tǒng)是在辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展基礎上的新概念，是將計算機網(wǎng)絡現(xiàn)代化辦公和現(xiàn)代化辦公功能相結合的新型辦公方式[2]。它的核心是工作流，理念是協(xié)同工作。工作流（Workflow）包括能夠自動運行的工作流引擎和對流程進行配置的工具，解決的主要問題是：為某個業(yè)務目標的實現(xiàn)，在眾多的參與者之間，讓計算機按預定規(guī)則自動傳遞信息、文檔或任務。協(xié)同工作是通過柔性協(xié)作流程的使用，以網(wǎng)狀溝通為技術目標，實現(xiàn)信息、業(yè)務和資源三方面的協(xié)同。與傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)相比，協(xié)同辦公系統(tǒng)具有跨平臺化、個性化和隨時辦公的特點。

三、蘭州城市學院協(xié)同辦公系統(tǒng)的總體架構

該系統(tǒng)架構主要包括以下幾個方面：（1）用戶接入層的內(nèi)網(wǎng)門戶網(wǎng)站平臺（2）業(yè)務層的業(yè)務應用平臺 （3）基礎數(shù)據(jù)平臺（4）應用支撐平臺。

用戶接入層的功能如下：用戶接入層通常采用B/S結構，主要擔負用戶與業(yè)務應用軟件的

對話功能，通常由用戶登錄界面和單位門戶網(wǎng)站前臺構成。

業(yè)務應用平臺的功能如下：整個協(xié)同辦公系統(tǒng)的全部功能都是通過業(yè)務應用平臺實現(xiàn)，

且業(yè)務應用平臺更多關注的是功能之間的關聯(lián)。對于用戶接入層提出請求，業(yè)務層根據(jù)不同的請求提供不同的服務，并且返回最終結果。業(yè)務應用平臺包括輔助工作平臺和辦公應用平臺。其中輔助工作平臺能實現(xiàn)以下功能：即時交流、短信通知、電子郵件、移動（手機）辦公、查詢統(tǒng)計、全文檢索。辦公應用平臺是整個協(xié)同辦公的核心，能實現(xiàn)公務管理、會議管理、信息管理以及綜合辦公的功能。

基礎數(shù)據(jù)平臺的功能如下：： 基礎數(shù)據(jù)平臺是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲中心，集中存儲所有文檔、資料和信息， 并提供數(shù)據(jù)資源和信息交換服務，包括政務辦公數(shù)據(jù)庫、應急處理數(shù)據(jù)庫、檔案管理數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)庫。

應用支撐平臺的功能如下：以工作流技術為核心，通過該技術實現(xiàn)政務管理、政務處理等功能，并搭建內(nèi)部辦公、信息門戶以及內(nèi)容管理等系統(tǒng)。通過統(tǒng)一用戶和統(tǒng)一權限管理、實現(xiàn)用戶的單點登錄，對信息資源進行統(tǒng)一管理和維護。該應用支撐平臺不但提供二次開發(fā)接口，而且提供異構系統(tǒng)間的集成，跨部門的業(yè)務整合等功能。應用支撐平臺主要包括系統(tǒng)硬件平臺、系統(tǒng)軟件平臺、網(wǎng)絡平臺三個部分。

四、結束語

本文以蘭州城市學院協(xié)同辦公系統(tǒng)整體架構為例，具體闡述了用戶接入層、業(yè)務應用平臺、基礎數(shù)據(jù)平臺、應用支撐平臺這四個部分的主要功能。該協(xié)同辦公系統(tǒng)充分考慮電子政務的建設需求和通用性，注重功能組合和信息資源整合，是各單位領導日常處理政務和業(yè)務的支撐系統(tǒng)，在提高辦公效率的同時也規(guī)范了行政流程，提高了學校行政管理水平、公眾服務水平和社會滿意度。

參 考 文 獻

[1]徐曉玲，劉衛(wèi)，崔偉.淺析無紙化辦公下檔案資源整合構建的策略[J].通訊世界，2016，2： .